La implementación y el éxito de factura electrónica en América es el fruto del esfuerzo de las Administraciones Públicas y Tributarias de los diferentes países del continente, que vieron en la factura electrónica un elemento clave para el avance y la transformación digital.
Inicialmente, la facturación electrónica fue concebida como un instrumento de control para evitar fraudes fiscales y alcanzar una mayor transparencia tributaria. Sin embargo, pronto comenzaron a notarse los grandes beneficios que aporta la factura electrónica tanto para las empresas como para la sociedad, lo que incentivó su masificación.
En 2007, Argentina fue el primer país en hacer obligatoria la factura electrónica. Tras este avance, varios países latinoamericanos se unieron a esta tendencia y también implementaron la obligación. De esta manera, México, Brasil y Chile fueron los siguientes en adoptar obligatoriedad de la factura electrónica.
Guatemala se unió al grupo de países con obligatoriedad en 2012 y, hoy en día, son numerosos los estados que cuentan con la obligación, lo que ha permitido mejorar la gestión tributaria y las relaciones empresariales a internacional. Entre dichos países encontramos Ecuador, Honduras, Perú, Uruguay y Bolivia.
Cuáles son las instrucciones paso a paso para que las empresas en Latino América se adapten a la nueva legislación:
- Confia en un socio tecnológico estratégico:
Más que implementar un sistema de gestión que incluya factura electrónica y se integre con el software de envío de los documentos a Administraciones Públicas y Tributarias de los diferentes países, las compañías de Latino América deben buscar establecer una alianza con su proveedor de tecnología. No basta firmar un contrato e instalar el ERP. Es necesario contar con un socio que entienda el negocio, la realidad de la empresa, el mercado y el país, que tenga alcance y estructura internacional y esté dispuesto a estar presente siempre que sea necesario.
- Organizar la información internamente:
Para que la factura electrónica esté preparada y enviada correctamente a la Administración Pública y Tributaria, es fundamental que la empresa organice toda la información interna. No solo en lo que respecta a los empleados, sino también a todo lo relacionado con el negocio en sí. El refinamiento de los datos hará que la empresa mejore sus procesos administrativos, incluso en relación con la nómina. Mitigar los errores es una de las mejores formas de ganar tiempo, aumentar la productividad y ahorrar recursos.
- Unificar electrónicamente todos los datos de la nómina:
Después de organizar la información corporativa, el siguiente paso es digitalizar los datos, sacando todo del papel, y luego unificarlos en un mismo sistema de gestión. Esta etapa es muy importante. Al migrar todo esto al ERP, que ya gestiona toda la empresa, la información se centraliza, no se pierde, se pone a disposición de todo aquel que necesite acceder a ella y, así, se minimizan los errores.
- Asegurar la integración con el sistema de Administración Pública y Tributaria:
Finalmente, es necesario iniciar la habilitación del sistema de la empresa con el software que utiliza el gobierno para recibir la factura electrónica. Y para transmitir correctamente los datos, es necesario asegurarse de que su sistema de gestión esté integrado con la Administración Pública y tributaria. Este es un punto importante y que refuerza la necesidad de que las empresas establezcan una asociación tecnológica sólida. No se trata solo de asegurar la emisión electrónica del documento correctamente, sino principalmente de tener a tu lado un verdadero aliado que te traerá no solo la solución completa e integrada, si no también apoyo y atención para resolver las dudas y problemas que puedan surgir en el proceso.
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