La gestión financiera empresarial es la base para el crecimiento y el éxito de cualquier negocio.
Las empresas que mantienen un control estricto de los ingresos, gastos e inversiones pueden tomar decisiones más estratégicas, evitar problemas de efectivo y garantizar la sostenibilidad a largo plazo.
Sin embargo, muchos empresarios aún enfrentan desafíos para administrar las finanzas de manera eficiente.
Si desea mantener su empresa saludable y en crecimiento, lea este contenido para comprender la importancia de la gestión financiera y consulte los consejos que ayudarán a optimizar este proceso en su negocio.
¿Qué es la gestión financiera empresarial?
La gestión financiera empresarial consiste en planificar, controlar y analizar las finanzas de una empresa. Esto incluye procesos como la gestión del flujo de caja, la elaboración de presupuestos, las inversiones, los gastos y los beneficios.
El enfoque de esta gestión es garantizar que la empresa tenga los recursos suficientes para operar, crecer y enfrentar imprevistos sin comprometer su sostenibilidad.
La importancia de controlar las finanzas de tu negocio
Tener un control eficiente sobre la salud financiera de la empresa evita problemas como la falta de capital de trabajo, el endeudamiento y las dificultades para pagar a proveedores y empleados, además de permitir numerosas acciones beneficiosas para el negocio, tales como:
- Reducción de desechos;
- Optimización del uso del capital;
- Anticipación de riesgos y previsibilidad de ingresos;
- Expansión del negocio sin comprometer la sostenibilidad;
- Identificación de oportunidades de mejora en los procesos financieros.
Con una buena gestión financiera, es posible aumentar la rentabilidad, crecer de manera sostenible y mejorar los procesos internos.
Además, vale la pena señalar que las finanzas organizadas demuestran solidez y transparencia, por lo que son un factor esencial para garantizar el acceso al crédito y las inversiones.
Los pilares de la gestión financiera empresarial
Hay algunos factores que juegan un papel esencial en la salud financiera del negocio y deben tratarse con cuidado para garantizar resultados positivos a largo plazo.
Descubra cuáles son los 4 pilares de la gestión financiera a continuación.
Gestión del flujo de caja
El flujo de caja realiza un seguimiento de todas las transacciones financieras de la empresa, desde los ingresos y las inversiones hasta los gastos y las retiradas.
Registrar las entradas y salidas es la base para garantizar la liquidez del negocio, planificar mejor sus inversiones y evitar problemas financieros.
Algunas prácticas que contribuyen a una buena gestión del flujo de efectivo incluyen:
- Registrar todas las transacciones financieras diariamente;
- Hacer proyecciones futuras para anticipar períodos de ingresos altos y bajos;
- Controlar los plazos de pago y recepción para evitar el incumplimiento y la falta de capital de trabajo;
- Utilice software financiero para automatizar registros y análisis, aumentando la precisión y la eficiencia del monitoreo.
El gran problema es organizar las entradas y salidas para que los fondos estén disponibles cuando sea necesario.
Para ello, es fundamental realizar una previsión de flujo de caja, sincronización con condiciones de pago, negociación con proveedores y clientes y, en algunos casos, la búsqueda de líneas de crédito o financiación para cubrir posibles brechas temporales.
Gestión de inversiones
Las inversiones estratégicas son grandes aliadas para el crecimiento sostenible de cualquier empresa. Son esenciales para expandir las operaciones, mejorar la infraestructura y aumentar la competitividad en el mercado.
Sin embargo, para que traigan buenos rendimientos, es necesario evaluar la viabilidad financiera de cada inversión.
Para ello, la gestión de inversiones implica el análisis de riesgos y oportunidades, un paso esencial para identificar alternativas que estén verdaderamente alineadas con los objetivos del negocio.
Algunos pasos importantes para garantizar una buena gestión son:
- Evaluar el retorno de la inversión (ROI) para medir la efectividad de las aplicaciones;
- Seguir las tendencias del mercado para identificar oportunidades de crecimiento;
- Diversificar las inversiones para evitar concentrar los recursos en un único activo del mercado;
- Mantenga una reserva financiera para hacer frente a imprevistos y evite comprometer el capital de trabajo con inversiones a largo plazo.
Gestión de activos y pasivos
Los activos representan los activos y derechos de la empresa. Esto incluye bienes raíces, equipos, inventarios y cuentas por cobrar, por ejemplo.
Los pasivos, por otro lado, son obligaciones financieras, incluidas las deudas, el pago de proveedores y los impuestos a pagar.
Mantener un equilibrio entre ambos es uno de los pilares para asegurar la salud financiera de tu empresa.
Con una buena gestión de activos, pueden generar más valor para el negocio. Mientras tanto, controlar los pasivos ayuda a evitar riesgos financieros innecesarios.
Algunas estrategias importantes para este manejo incluyen:
- Evitar el endeudamiento, priorizando las fuentes de financiación más ventajosas;
- Mantener un control de activos actualizado, con el correcto registro de los activos de la empresa;
- Supervise regularmente los activos para garantizar que siempre se utilicen de manera eficiente;
- Renegociar deudas, si es necesario, para obtener mejores condiciones de pago y evitar problemas financieros más complejos.
Gestión de crisis
Ninguna empresa, por muy bien preparada que esté, es inmune a las crisis financieras. Ya sea por factores internos como la mala gestión, o por factores externos, como las fluctuaciones del mercado, pueden ocurrir adversidades y es necesario saber cómo afrontarlas.
Por lo tanto, la gestión de crisis es un pilar esencial de la gestión financiera. Ayuda a superar los períodos difíciles con resiliencia, asegurando la continuidad de la operación.
La buena gestión de crisis debe tener prácticas como:
- Renegociar las condiciones de pago con proveedores y acreedores;
- Crear un fondo de emergencia para garantizar recursos en tiempos difíciles;
- Revisar los gastos y reducir costos innecesarios sin comprometer la operación;
- Mantener un plan de contingencia, que defina acciones rápidas para minimizar los impactos en tiempos de crisis.
Errores a evitar en la gestión financiera empresarial
Muchas empresas terminan cometiendo errores que comprometen sus finanzas y obstaculizan el crecimiento. Identificar estas fallas y corregirlas lo antes posible puede prevenir problemas graves, como la deuda excesiva y la falta de capital de trabajo.
Con esto en mente, hemos enumerado los principales errores en la gestión financiera empresarial:
Para evitar estos errores, que pueden convertirse en grandes obstáculos para tu empresa, es importante adoptar buenas prácticas en la gestión financiera, como veremos a continuación.
Cómo gestionar las finanzas de la empresa en 8 pasos
A pesar de ser la base del éxito en el mercado, la gestión financiera empresarial sigue siendo un desafío para la mayoría de las empresas brasileñas.
Según una encuesta realizada por Itaú, en asociación con el Instituto Locomotiva, este es considerado un punto de dificultad por el 90% de los líderes de pequeñas y medianas empresas en Brasil.
Para enfrentar este escenario y optimizar la gestión financiera en tu negocio, hemos separado 8 consejos prácticos que te ayudarán a desarrollar un proceso eficiente. Compruébalo a continuación.
1. Prepare su plan financiero
Una planificación bien estructurada permite una toma de decisiones estratégicas más segura y ayuda a reducir los riesgos financieros, por lo que este es el primer paso para garantizar una gestión eficiente en su empresa.
Este documento debe presentar proyecciones de ingresos, gastos, inversiones y metas a corto, mediano y largo plazo.
Para preparar esta información, analice el historial financiero de la empresa, identifique patrones de facturación y cree escenarios para anticipar desafíos y oportunidades.
2. Estructura un plan de cuentas
El estudio realizado por Itaú, destacado anteriormente, reveló que la creación y mantenimiento de una reserva para imprevistos fue la principal dificultad financiera identificada, reportada por el 79% de los líderes.
Como hemos visto, este es uno de los errores más comunes en la gestión financiera de las empresas. Pero un plan de cuentas bien estructurado puede ayudar a evitar este tipo de problema.
El plan de cuentas organiza todos los ingresos y gastos de la empresa en categorías específicas, como costos fijos, costos variables, impuestos e inversiones.
Tener este plan bien definido facilita el análisis financiero y, con ello, la identificación de cuellos de botella y la toma de decisiones.
Para garantizar una mayor precisión, puede utilizar un sistema de gestión financiera que automatice esta estructuración.
3. Establece tu capital de trabajo
El capital de trabajo representa los recursos financieros necesarios para cubrir los gastos operativos del negocio, que incluyen costos como el pago de salarios, proveedores y facturas básicas.
Calcular este factor es fundamental para evitar problemas de liquidez y garantizar que la empresa continúe operando incluso durante períodos de bajos ingresos.
Para definir su capital de trabajo, controle constantemente el flujo de efectivo de la empresa y recuerde mantener una reserva financiera para emergencias.
4. Identificar y categorizar costos y gastos
Además de la dificultad para mantener una reserva financiera, otro factor identificado como un desafío para las empresas por la encuesta Itaú está relacionado con la gestión de costos.
Para el 75% de los encuestados, el control de costos y la reducción de gastos aparecen como la principal adversidad en la rutina corporativa.
Saber exactamente a dónde va el dinero de su empresa es un paso fundamental para mantener el control financiero y superar este desafío.
Para ello, es necesario diferenciar los costes de los gastos y categorizar cada movimiento financiero. Aquí, cabe destacar la definición de cada concepto:
- Costos: son gastos relacionados con la producción o entrega del servicio, como materias primas y mano de obra;
- Gastos: Estos son gastos administrativos y operativos, como alquiler, marketing y facturas de servicios públicos.
5. Supervise de cerca el flujo de efectivo
El control del flujo de caja, como vimos anteriormente, es esencial para garantizar que las facturas se paguen a tiempo y que la empresa tenga un saldo positivo para operar.
Este monitoreo debe ser una prioridad en su empresa, pero no debe limitarse a los registros de entradas y salidas de cada día.
Una buena gestión busca proyectar el flujo de caja de los próximos meses para desarrollar estrategias a largo plazo y asegurar una mejor previsibilidad en las acciones.
6. Usa indicadores para realizar un seguimiento de tu desempeño
Los indicadores financieros ayudan a analizar la salud financiera del negocio e identificar tendencias tanto en crecimiento como en desafíos.
Algunos de los principales KPI (Key Performance Indicators) para la gestión financiera empresarial son:
- Ticket promedio: cantidad promedio gastada por los clientes en cada compra;
- Rotación de inventario: eficiencia de la gestión de productos y reposición de mercancías;
- Margen de beneficio: cuánto gana realmente la empresa después de cubrir sus costos;
- Ratio de liquidez: la capacidad de la empresa para hacer frente a sus obligaciones financieras.
Monitorear estos indicadores regularmente le permite corregir fallas y ajustar estrategias de acuerdo con el contexto de la empresa.
7. Analizar informes para evaluar la salud financiera
Además de monitorear los indicadores, trate de generar informes financieros frecuentes para tener una visión completa de la empresa. Algunos informes clave son:
- Balance;
- Informes de flujo de caja;
- P&L (Estado de Resultados).
Con los datos que presentan estos documentos, es posible identificar tendencias, evaluar el impacto de decisiones pasadas y proyectar el futuro financiero de su negocio.
8. Apuesta por la tecnología para optimizar los procesos
En los casos en los que el flujo de movimientos es alto, la gestión en tiempo real se convierte en una dificultad para los equipos y, para solucionar estos obstáculos, la tecnología aparece como una gran aliada.
Permite un registro de datos más preciso y confiable, creando proyecciones que están en línea con la realidad de la empresa.
Los sistemas eficientes automatizan procesos, reducen errores y ofrecen informes detallados para facilitar el control de las finanzas de la empresa.
Con un buen software para la gestión financiera empresarial, puede integrar diferentes sectores, controlar las cuentas por pagar y por cobrar en tiempo real, automatizar procesos rutinarios, como la emisión de facturas y mucho más.
La digitalización aporta eficiencia y seguridad, reduciendo los riesgos y asegurando una administración más estratégica.
TOTVS Gestión Financiera – Línea Gesplan
Una forma de enfrentar los desafíos y desarrollar una gestión financiera efectiva es contar con las tecnologías adecuadas, como TOTVS Gestión Financiera – Línea Gesplan.
El sistema ayuda a garantizar una mayor agilidad en el procesamiento, mantener un flujo de caja bien organizado, automatizar las conciliaciones y también controlar con precisión las transacciones financieras.
También puede proyectar inversiones, préstamos y financiamiento, así como administrar el presupuesto de ingresos y gastos.
Al estar en la nube, el software también tiene una integración completa con los principales ERP del mercado para centralizar su operación y simplificar aún más su rutina comercial.
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Conclusión
Independientemente del tamaño o sector de su empresa, mantener un control financiero estricto y bien estructurado es la forma de superar los desafíos comunes, optimizar los recursos y garantizar un crecimiento sostenible.
Para ello, es necesario adoptar buenas prácticas de gestión financiera empresarial, como el monitoreo constante del flujo de caja, la planificación de inversiones y el monitoreo de indicadores financieros clave.
Como hemos visto en este contenido, la tecnología es un gran facilitador en este viaje de optimización de procesos.
Combinado con sistemas como TOTVS Gestión Financiera – Línea Gesplan, pequeños ajustes en la rutina de la empresa pueden marcar la diferencia en la rentabilidad y la estabilidad financiera a largo plazo. Para garantizar esto en su negocio, aproveche y consulte también nuestro contenido sobre control de presupuesto empresarial.
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