El presupuesto de construcción tiene varios tipos de información sobre un proyecto de construcción, principalmente financiera.
Es a partir de ella que es posible estimar y definir los costos requeridos para su ejecución.
Mucho más que una burocracia, el presupuesto de construcción es un documento valioso para la construcción, a pesar de que está relegado por varias empresas.
Hasta el punto de que, en muchos casos, las obras ya comienzan incluso sin tener un presupuesto definido.
Lo importante es entender que una obra no ocurre de manera homogénea, incluso en proyectos similares.
Los costos varían y las condiciones cambian cada día, a menudo impulsadas por factores externos. Estar preparado, por lo tanto, es lo mínimo para las empresas que buscan eficiencia financiera y control de gastos.
Es una garantía para una buena gestión de la construcción.
Sin embargo, un presupuesto eficiente necesita un gran volumen de datos y metodologías detalladas. No se trata solo de estimaciones en una hoja de cálculo.
Pero un control asertivo y proactivo de los servicios, materiales y equipo necesario para el éxito del trabajo.
Si quieres saber más sobre la importancia de esta práctica y cómo presupuestar el trabajo, ¡continúa leyendo este artículo para averiguarlo!
¿Qué es un presupuesto de construcción?
Una parte esencial de la planificación de un proyecto, el presupuesto de construcción es un documento que tiene como objetivo predecir y controlar correctamente los costos relacionados con la finalización de una construcción.
Es decir, el presupuesto no solo define una “regla” para limitar el gasto, sino que sirve de apoyo en el control de costos durante el avance del proyecto.
Después de todo, el presupuesto de construcción es un documento que tiene en cuenta varios aspectos de la construcción y la empresa, y por lo tanto es fundamental para una gestión eficiente de la construcción.
Es decir, los valores allí definidos no se retiran en base a un cálculo holístico.
Por el contrario, el presupuesto de obras se basa en una serie de factores, tales como:
- las condiciones financieras de la empresa;
- valores de la fuerza de trabajo;
- costos de materiales (que generalmente son volátiles);
- e incluso obligaciones legislativas naturales sobre el tipo de trabajo.
Así, destaca como una verdadera mano derecha para la buena gestión de las obras.
Este es también un punto que vale la pena reforzar:
El presupuesto de obras es un documento a menudo relegado por su nivel de detalle. Sin embargo, es precisamente la profundización analítica lo que lo hace tan efectivo e importante.
Y quizás sea por la falta de interés de las empresas en la materia que las pérdidas sean tan cuantiosas.
Así es, pérdidas que afectan a todas las empresas constructoras y desarrolladoras del mundo.
Los datos del FMI (Fail Management Institute, una de las consultoras de construcción más influyentes del mundo) muestran que alrededor del 90% de los proyectos de infraestructura del mundo son víctimas de retrasos y exceso de presupuesto.
Es decir, casi todos los proyectos de construcción en el mundo pueden sufrir ráfagas presupuestarias.
Esto se debe principalmente a que el presupuesto no se hace ni se gestiona de la mejor manera. Un error que puede costar mucho.
¿Cómo funciona un presupuesto de construcción?
El presupuesto de obras es el resultado del trabajo conjunto de algunos sectores implicados en la obra. A continuación es como hablamos de cada uno de ellos en detalle:
- Compras: Área que evalúa proveedores y prestadores de servicios, manteniendo una cartera activa de socios comerciales. Esto evita la dependencia exclusiva de un solo proveedor.
- Planificación: El equipo de planificación sirve para conciliar todas las etapas del proyecto con una mirada financiera, que tiene en cuenta la logística, las técnicas de construcción y el cronograma. Le da un aspecto más global al presupuesto, mejor dimensionando los costos.
- Ingeniero(s) de la obra: finalmente, el aporte de los responsables del proyecto y del sitio de construcción es crucial para comprender cómo será su toma de decisiones y su estilo de trabajo y gestión. Su contribución puede favorecer el presupuesto, evitando costos y trabajo innecesarios.
Por lo tanto, con un trabajo detallado y conjunto, es posible determinar correctamente los costos del trabajo, entendiendo qué recursos se necesitarán.
Por lo tanto, es posible definir un margen de beneficio viable.
El presupuesto de obras es una herramienta que da mayor autonomía a la empresa constructora o promotora, ya que existe un gran poder de previsibilidad de costes.
Así, la empresa tiene mayor capacidad para negociar con proveedores, controlando asertivamente las inversiones.
¿Por qué es importante presupuestar las obras?
El presupuesto de construcción puede ser determinante en el éxito del proyecto, pues a partir de él es más fácil cumplir plazos, gestionar gastos y tomar las mejores decisiones.
Con el presupuesto de obras creado antes del inicio de la operación, varias variables contribuyen a una estimación del costo total del proyecto, que debe ser lo más cercano posible al valor estipulado.
Entre algunas ventajas que aporta esta documentación, podemos mencionar:
Control de costes
El presupuesto establece un límite viable para las inversiones y recursos utilizados en el trabajo, convirtiéndose en una herramienta que no solo orienta el gasto, sino que sirve de base para su control futuro.
Por lo tanto, puede analizar el documento en relación con el sitio de construcción para comprender qué pasó o no del valor delimitado, así como las razones para ello.
Control en la gestión y planificación de obras
El presupuesto de construcción es uno de los pilares de una buena gestión de la construcción.
Es la base de la planificación, y permite a los gerentes monitorear analíticamente cómo ocurre cada etapa de la construcción en la práctica.
Por lo tanto, es posible comparar el cronograma de tareas del sitio de construcción con el plan de acción anterior y con el presupuesto, lo que permite comprender el progreso y las posibles fallas.
Flexibilidad en la negociación con proveedores
Sin un presupuesto, es posible que su equipo de compras deba ejecutarse para garantizar los materiales y la mano de obra para algunas (o incluso todas) las partes del trabajo.
Esto influye en sus costos y pone a su empresa “en manos” de los proveedores.
Ya con presupuesto, la realidad es otra.
Con una comprensión temprana de sus necesidades y plazos, puede negociar mejores condiciones e incluso ampliar la gama de proveedores.
¿Cuáles son los pasos para la preparación de un presupuesto de construcción?
Como puede aprender, el presupuesto de obras no es un documento estandarizado. Es decir, no es lo mismo para todas las obras. Aquí, la ayuda de datos es esencial para comprender el tipo de construcción a la vista.
Diferentes materiales, equipos y técnicas de construcción pueden causar impactos que varían en el resultado final del presupuesto.
Intente ver el presupuesto de un competidor y uno de los presupuestos de su empresa para el mismo trabajo. Por supuesto, el valor final cambiará.
Lo ideal es construir al máximo un documento asertivo, reforzando no solo su poder de gestión, sino su potencial de competencia ante el mercado.
Estudio de variables
¿Qué puede generar costes en tu trabajo? ¿Lo has pensado? Bueno, es hora de catalogar todo esto, de lograr lo que se llama “estudio de variables“.
Esta es una encuesta proactiva de todos los posibles costos involucrados en el proyecto.
Sin embargo, no pienses que funciona para:
Debe organizar esta información, entendiendo cuántos y qué recursos se requerirán para cada uno de estos pasos.
Esta organización puede participar de varias maneras, como por pisos del edificio o incluso por partes estructurales (estructura principal, eléctrica, hidráulica, de acabado, etc.).
Evaluar los costos
Es necesario llevar a cabo una evaluación asertiva de los costos relacionados con la construcción.
Sin embargo, debe entenderse que existe una división entre estos valores, consistente con la gestión de los costos directos e indirectos.
Costos directos
Los costos directos son aquellos relacionados con el sitio de construcción, como los gastos con los equipos y los materiales necesarios.
En el caso de la mano de obra, la medición varía según la experiencia y el número de trabajadores. Por lo tanto, se “mide” en forma de dinero.
Los materiales y equipos tienen costos unitarios, como por paquete, saco, kilo, metro cuadrado o metro cúbico.
En lo alto
Los costos indirectos, por lo tanto, están fuera del sitio de construcción. De hecho, son los gastos necesarios para que la obra se lleve a cabo, aunque no son inversiones directas en suministros de construcción.
Entre los ejemplos de costos indirectos, tenemos seguros, gastos de oficina, salarios de empleados, entre otros.
Estipular la fecha límite
Es necesario que tu equipo también se encargue de la tarea de fijar plazos para el trabajo. Hablamos en plural porque hay diferentes pasos que deben cumplirse, no solo la entrega final del trabajo.
Un edificio residencial, por ejemplo, necesita tener listo el 50% del proyecto para que pueda ser evaluado por las instituciones financieras en caso de búsqueda de afiliación a programas de crédito.
En esta parte, es importante pensar de manera óptima:
Los plazos muy ajustados pueden influir negativamente en la calidad del trabajo, así como los plazos muy largos, que afectan especialmente al bolsillo de la empresa constructora.
Evaluar los beneficios
Para evaluar las ganancias, debe calcular el factor BDI (Beneficios y Gastos Indirectos).
Se calcula sobre el costo directo, relacionando los costos indirectos, las ganancias y los impuestos sobre el valor.
Así que llegas al precio de venta final.
¿Qué se necesita para un buen presupuesto de construcción?
Cabe destacar que, aunque el presupuesto no sea 100% exacto, debe tener un nivel de exactitud determinado, que esté directamente relacionado con la información y las acciones adoptadas durante la ejecución.
Pero, ¿cómo hacer un presupuesto de trabajo de forma segura y eficiente?
Verificación y análisis
En la gestión de las obras, y especialmente en la cuestión presupuestaria, es fundamental considerar su viabilidad.
Esto sucede para definir qué y cómo se construirá, en nombre de quién, por qué razón y si el retorno de la inversión (ROI) será satisfactorio.
Del mismo modo, también es extremadamente importante obtener conocimiento de la alineación del proyecto con la legislación local.
Es decir, saber si obedece a todas las normas legales, para evitar multas y sanciones que pueden conllevar más costes y tiempo.
Estudio de documentación
El presupuesto de construcción tiene una fase dedicada al estudio de la documentación requerida para el inicio de una construcción, así como los costos que se requerirán.
En esta etapa, es interesante contar con una base de datos y contactos que sea capaz de dirigir un documento en particular al responsable más adecuado, con todo lo necesario para evitar retrasos en el cronograma financiero físico.
Decisiones asertivas y seguras
¿Alguna vez te has parado a pensar que el mercado de la vivienda puede cambiar en un tiempo relativamente corto?
Por lo tanto, es necesario tratar de predecir si las ganancias logradas por la construcción aumentarán o disminuirán en el momento en que se complete el proyecto.
Esto solo es posible cuando se toman decisiones guiadas a través de datos concretos y confiables.
Se debe hacer un cálculo con la duración media de la obra, incluyendo posibles retrasos y otros imprevistos, además de considerar la estabilidad de la economía.
Tecnología para la presupuestación de obras
Una operación en el área de construcción no tiene una tarea sencilla. Por el contrario, hablamos de un sector de trabajo pesado y complejo, que involucra innumerables elementos para asegurar el éxito de un proyecto.
Aun así, es un sector algo reacio a la tecnología, no necesariamente en el sitio de construcción, sino en el backoffice.
La tecnología, sin embargo, puede servir como aliada en la gestión de los procesos constructivos, especialmente en los pasos que preceden a la mano de obra.
Un ejemplo es el ERP para obras y proyectos, que permite la gestión del alcance de tus proyectos, incluyendo herramientas que facilitan el control del presupuesto de obras.
La gran ventaja de la tecnología es su potencial para la integración de datos, que facilita la construcción de un documento de naturaleza detallada.
De esta manera, su equipo no pierde tiempo y es capaz de entregar un presupuesto asertivo, alineado con las necesidades de la empresa y los objetivos del proyecto.
¿Por qué invertir en tecnología para presupuestar obras de construcción?
En cada etapa de un proyecto de construcción, es muy importante confiar en las instalaciones que aporta la tecnología, un sistema para las empresas de construcción.
Con el presupuesto de obras no es diferente. ¿Cómo puede ayudar a que este proceso sea más eficiente?
Consideración de variables
La consideración de variables se encarga de identificar toda la información referente a la obra que pueda generar algún coste.
Esto incluye todo, desde la mano de obra necesaria hasta las entradas necesarias, la documentación, etc.
Por lo tanto, es necesario organizar los datos, apuntando a la fluidez de las siguientes fases.
Registrarse y acceder a la información manualmente, a través de hojas de cálculo, puede no ser lo ideal, ya que lleva tiempo y es más susceptible a errores de entrada.
Con un software para el presupuesto de construcción, todo el proceso está integrado y automatizado, con cada paso constructivo descrito en detalle, impactando directamente en la composición de los costos.
Composición de costes
Los costos que componen una obra pueden ser directos o indirectos.
Así, es necesario elaborar un cálculo de la cuantitativa de la obra, que debe realizarse a partir de especificaciones técnicas del proyecto y su memorial descriptivo, incluyendo factores como la productividad de los empleados, las horas dedicadas a tareas y los relaves, por ejemplo.
Un error en este paso puede costar mucho dinero para el proyecto en su conjunto, pues un fallo en los cálculos puede traer cambios muy discrepantes en el presupuesto final de la obra, invalidando todo el trabajo realizado hasta el momento.
Una vez más, un programa de presupuesto de construcción es un poderoso aliado en la validación de valores y sumas.
Aumento de la productividad
Elaborar un presupuesto no es tarea fácil, ni mucho menos.
A través de las funcionalidades de un software que ayuda en este proceso, su equipo puede eliminar gran parte del trabajo de búsqueda de datos e información, lo que resulta en una mejor eficiencia en la productividad empresarial.
Gracias a las automatizaciones, los caminos se acortan y, en poco tiempo, es posible tener a mano un informe detallado.
De esa manera, su empresa no pierde un tiempo precioso y puede comenzar el plan de acciones lo antes posible.
Registrar información con los pasos del proyecto
Con un programa, puede registrar toda la información sobre el proyecto.
De esta manera, puede realizar un seguimiento del progreso de los procesos, ya sea en el backoffice o en el sitio de construcción.
El registro de información le ayuda a comprender cómo se está llevando a cabo el trabajo (y si está en línea con el presupuesto), con una lectura de toda su línea de tiempo.
Automatización de tareas
Un software de gestión de la construcción debe permitir el monitoreo en tiempo real del progreso de su construcción.
De esta manera, alimentará el sistema con información actualizada sobre su progreso, notificando a las partes interesadas sobre, por ejemplo, la necesidad de cambios en el presupuesto, con notas directas del trabajo.
Integración de datos
Finalmente, la integración de datos, que hace posible todo este potencial de control.
La solución elegida debe integrar los sectores de la empresa y la obra, siendo lo suficientemente moderna como para adaptarse a ambos entornos, recopilar y compartir información.
¿Qué evaluar al invertir en software para presupuesto y obras?
Ahora que conoces la importancia del presupuesto de obras y cómo un software que ayuda en este proceso marca la diferencia, ¿sabes cómo elegir el mejor proveedor?
Hemos creado algunos consejos para ayudar a guiar su proceso de elección, consulte:
Fiabilidad del proveedor
No sirve de nada invertir en software si no se puede confiar en el proveedor, ¿verdad?
Búsqueda de la historia de la empresa, así como de la gama de soluciones que ofrece a las empresas que son sus clientes.
Lo más adecuado es elegir la opción que tenga más confianza en el mercado, lo que se traducirá en calidad y soporte para su empresa.
Tiempo de implementación
Su empresa necesita una solución inmediata. Por lo tanto, uno de los criterios debe ser la velocidad de implementación y la facilidad de uso de la herramienta.
Trate de responder, junto con el proveedor potencial, si se requiere capacitación para los empleados y si hay suficiente documentación disponible.
Integración de sectores
Piénsalo:
¿Está buscando una herramienta única para ayudar en el presupuesto de obras, o una plataforma de soluciones que integre los sectores y contribuya por igual a todos los procesos de su empresa, acelerando todos los aspectos de los proyectos de construcción?
La opción más completa suele ser la más adecuada para su empresa, ya que le da un mayor poder de control sobre los procesos.
Seguridad de los datos
No te dejes atrapar por las bromas: los proveedores comprometidos con la seguridad de los datos de tu empresa establecen altos niveles de protección, con soluciones certificadas y soporte técnico para evitar fugas.
Además, la infraestructura de la solución tecnológica debe admitir innovaciones que favorezcan la protección de la información, desde la más básica hasta la más sensible, estableciendo niveles de acceso para un mejor control del flujo de datos.
Soporte eficiente
Finalmente, el soporte técnico debe ser de primera clase.
Surgirán dudas y problemas, es algo natural, sobre todo para soluciones que reciben actualizaciones constantes.
Es la misión del soporte, con un nivel de servicio satisfactorio, satisfacer sus necesidades, acelerando la solución de problemas.
Aprende también: BIM: cómo está revolucionando la construcción
OBRAS Y PROYECTOS DE CONSTRUCCIÓN DE TOTVS
¿Conoces las Obras y Proyectos de Construcción de TOTVS? El ERP de TOTVS para la construcción es la solución ideal para optimizar la gestión de sus proyectos.
TOTVS Obras y Proyectos de Construcción proporciona un control completo de la operación, permitiendo una mejor gestión de los plazos, costes, contratos y toda la documentación realizada de forma ágil y sin burocracia.
Así, pasos como las obras presupuestarias se llevan a cabo así, en un abrir y cerrar de ojos y con unos pocos clics.
Las cotizaciones y el análisis de costos se pueden desarrollar utilizando recursos dedicados, integrados y altamente tecnológicos.
No es por menos que la solución se utiliza en 8 de las 20 empresas constructoras más grandes de Brasil.
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Conclusión
A lo largo de este contenido, mostramos la importancia de un buen presupuesto de obras, además de hablar de las acciones que contribuyen a su eficiencia, y cómo la tecnología es fundamental para optimizar estos procesos, haciéndolos más seguros y, en consecuencia, rentables.
TOTVS es una empresa de origen brasilero con más de 25 años en el mercado, sinónimo de productividad, con software especializado que atiende a pequeñas, medianas y grandes empresas.
En el segmento de la construcción no es diferente.
Ahora que ya sabes por qué y cómo presupuestar obras, ¿qué tal conocer nuestro sistema de construcción, que puede traer una renovación en tu rutina y el éxito de tu organización?
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