Feedback: importancia, tipos, técnicas, cómo dar y recibir

TOTVS LATAM | 26 abril, 2022

Mejorar el rendimiento operativo del negocio es una misión continua y que, cada día, presenta nuevos retos. Una de las formas de superarlos es construir un ambiente de trabajo comprometido, propositivo y basado en una cultura de retroalimentación continua.

La retroalimentación es quizás uno de los anglicismos más populares presentes en la vida cotidiana del brasileño.

Mucho más allá de las empresas, es un término utilizado libremente por las personas en su día a día.

Y esta presencia revela el peso del término: la retroalimentación es extremadamente importante para las personas, las organizaciones y los proyectos.

Establecer una rica cultura de feedback continuo, ya sea positivo, negativo o constructivo, es uno de los pilares para que tu empresa vaya más allá, alcanzando objetivos y consiguiendo resultados.

En este sentido, vale la pena entender más sobre el tema, ¿verdad? Eso es lo que comprobarás en esta completa y definitiva guía de feedback en las empresas. Entre los temas, exploremos:

  • ¿Qué es la retroalimentación? ¿Para qué sirve?
  • ¿Qué tan importante es la retroalimentación?
  • ¿Cuáles son los tipos de retroalimentación?
  • Aprende sobre algunas técnicas de retroalimentación
  • ¿Cómo dar retroalimentación?
  • ¿Cómo hacer un feedback por escrito?
  • ¿Cómo recibir comentarios?
  • ¿Cómo aplicar la retroalimentación en la práctica?
  • Feedback y feedforward: ¿cuáles son las diferencias?
  • La importancia de la tecnología para la gestión del sector de RRHH

Vamos, ¿de acuerdo? ¡Comprobar!

¿Qué es la retroalimentación? ¿Para qué sirve?

La retroalimentación es cualquier intercambio de información entre empleados y líderes (ya sea formal o informalmente) sobre su desempeño, habilidades o capacidad para trabajar en equipo.

Es una de las actividades más básicas en un negocio y sirve para varios propósitos, desde la corrección de errores hasta el enriquecimiento profesional.

Tanto los líderes como los colegas, entre ellos, pueden retroalimentarse mutuamente.

Cuando se hace correctamente, el proceso ayuda a crear un ambiente de trabajo más armonioso, así como a fortalecer la cultura organizacional.

Esto se debe a que la retroalimentación organizacional no es simplemente una crítica al desempeño reciente de un empleado.

Es una conversación que debe abordar las fortalezas, debilidades y oportunidades de mejora operativa y estratégica que preocupan a una persona en el lugar de trabajo.

Por lo tanto, hay diferentes tipos de retroalimentación, y todos deben estar equilibrados dentro del día a día, para no comprometer la productividad, el crecimiento y el entusiasmo del empleado.

De hecho, según datos publicados por Harvard Business Review, el 69% de los empleados dijeron que darían más por la empresa si sus esfuerzos fueran reconocidos.

Y ya ves: es algo que los propios empleados anhelan.

Según las estadísticas de Office Vibe, ¡el 96% de los empleados dijeron que recibir comentarios regularmente es algo bueno!

¿Qué tan importante es la retroalimentación?

Establecer una cultura de retroalimentación es importante porque ayuda a las empresas a mitigar los malos hábitos, así como a reforzar el comportamiento positivo y permite a los empleados y equipos ser más efectivos en su vida cotidiana.

Lo cierto es que la importancia del tema dependerá únicamente de los objetivos de la empresa y de RRHH a la hora de establecer pautas de feedback.

¿Sería para reducir los errores? ¿Ayudar a los empleados a alcanzar sus objetivos? ¿Mejorar una métrica específica, como la productividad o la tasa de rotación?

Tú eliges, ¡pero los comentarios pueden ayudar con cualquiera de estos puntos que mencionamos!

Y aquí, hablamos de todo tipo de comentarios.

No pienses que solo los cumplidos motivan a los empleados. También según hbr, el 92% de los empleados entrevistados estuvieron de acuerdo en que la retroalimentación negativa, cuando se entrega bien, es efectiva para mejorar su desempeño.

Por lo tanto, establecer una cultura de conversación con el fin de enriquecer el rendimiento y las entregas de los empleados es esencial para el crecimiento del negocio.

¿Cuáles son los tipos de retroalimentación?

Como mencionamos, existen diferentes tipos de retroalimentación que pueden ser aplicadas por las empresas y fomentadas en su cultura.

A menudo pensamos en la retroalimentación como una evaluación vertical y jerárquica, proporcionada por los líderes a sus líderes.

Pero no es así como debería ser la cultura de retroalimentación, al menos no es obligatoria.

Su organización y SU DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS DEBEN ELEGIR LAS MEJORES MANERAS DE APROBAR LAS EVALUACIONES A LOS EMPLEADOS (¡Y TAMBIÉN A LOS LÍDERES, POR SUPUESTO!).

¿Qué tal si echas un vistazo a algunos de los chicos? Vamos, vamos, vamos

Comentarios positivos

La retroalimentación positiva es uno de los tipos que se distinguen por el tono de la conversación. Se pretende alabar el trabajo realizado.

Así, es posible mejorar la relación del empleado con la empresa y sus objetivos, ya que demuestra que su trabajo es apreciado y sus esfuerzos son reconocidos.

Esta es una excelente manera de motivar a los empleados, así como de reforzar sus comportamientos.

Sin embargo, tenga mucho cuidado: nunca abuse de la retroalimentación positiva, ya que puede llevar a los empleados a sentirse menos desafiados en su rol.

Ejemplos de comentarios positivos

Rodolfo, que acaba de entrar en el equipo como asistente de ventas, hizo su primera propuesta comercial para un nuevo cliente.

¡La buena noticia es que el lanzamiento fue tan bueno que convenció al cliente de comprar con la empresa!

En este punto, su líder, después de cerrar el trato, llama a Rodolfo para una conversación y lo felicita personalmente por el trabajo.

Además, su líder también destaca algunos aspectos positivos en la propuesta y que hicieron brillar la mirada del cliente, secuestrando el negocio.

Comentarios negativos

La retroalimentación negativa también se basa en el tono, pero es ese tipo de evaluación que a la gente no le gusta escuchar.

Sobre todo porque es una conversación donde se resaltan las debilidades laborales.

Sin embargo, mientras hablamos, es una evaluación en la que el tono debe estar muy bien pensado, en la que debe prevalecer la inclinación correctiva.

Después de todo, pasar el punto puede causar una sensación de devaluación en el empleado, haciéndote sentir atacado.

Ejemplos de retroalimentación negativa

En la segunda propuesta que Rodolfo elaboró, terminó por no intentar entrar en algunos detalles y el terreno de juego no atrajo al potencial cliente.

Es decir, la empresa perdió la venta.

Su líder volvió a llamarlo a una conversación privada, en la que explica su pobre desempeño y que X puntos de su propuesta perjudican al negocio.

Además, su dirigente le pide a Rodolfo que explique su propuesta, detallando las razones para que la elabore de esa manera.

El resultado fue una discusión proactiva, que culminó en un plan de acción detallado para evitar estos errores en el futuro.

Retroalimentación constructiva

La retroalimentación constructiva es un análisis centrado en el trabajo y no en la persona.

El contenido varía: puede estar impregnado de puntos positivos y negativos, con el objetivo de ayudar al profesional a desarrollarse de la mejor manera.

Después de todo, la retroalimentación constructiva se crea en base a las observaciones hechas sobre el desempeño y el resultado del empleado.

Es una mejor evaluación aplicada cuando se basa en un punto específico para ser compartido con el individuo, y eso lo beneficia directamente.

Ejemplo de retroalimentación constructiva

Desde la última conversación, el trabajo de Rodolfo ha mejorado exponencialmente, pero aún debe mejorarse de alguna manera, como la prospección de clientes.

Para ayudar a Rodolfo, su líder organizó una reunión para discutir estos puntos.

En él, te cuenta lo satisfecho que está con sus avances, puntuando sus mejores entregas.

Además, también destaca algunas desventajas y oportunidades de mejora, compartiendo consejos y consejos sobre cómo mejorar en estos aspectos.

Comentarios personales

El feedback personal tiene una mirada más informal, marcada por el momento y la objetividad del mensaje.

Se suele aplicar en el momento en que hay reconocimiento (ya sea positivo, negativo o constructivo), en conversación privada o incluso frente a compañeros de trabajo.

Uno de los objetivos es denotar un aspecto de la entrega del empleado, destacándolo, para que quede en tu memoria.

Ejemplo de retroalimentación personal

Rodolfo, quien lleva 8 meses en la compañía, ha ido alcanzando sus metas mes tras mes. Es un punto culminante del equipo de asistentes y está tendiendo un buen camino hacia el ascenso.

Por ello, por su productividad y eficiencia, su líder la elogia por los resultados que ha aportado a la empresa.

Es una forma de motivarte, posicionarlo como parte relevante de la estrategia de la empresa y también servir de motivación para los compañeros.

Aprende sobre algunas técnicas de retroalimentación

Ahora, ¿cómo aplicarás la retroalimentación organizacional? Existen diferentes técnicas que pueden ser útiles en el escritorio.

Como mencionamos, a menudo una política de retroalimentación vertical basada en la jerarquía no es suficiente.

Es posible diversificar el método evaluativo del desempeño de sus empleados y también del liderazgo. Entre las principales técnicas, podemos mencionar:

Comentarios 360º

La evaluación 360º es una herramienta que busca proporcionar una visión completa del desempeño de alguien.

Funciona de la siguiente manera: el empleado en cuestión recibe múltiples evaluaciones anónimas y confidenciales de su trabajo de personas que trabajan a su alrededor.

Es común incluir compañeros de trabajo, subordinados directos, clientes a los que sirve y también a sus líderes.

Además, la propia persona evaluada suele hacer una autoevaluación de su trabajo.

De esta manera, es posible obtener una visión amplificada de sus fortalezas y debilidades.

Además, el sistema de retroalimentación 360° ayuda a la empresa y al evaluador a crear un plan de desarrollo individual.

Se aplica ampliamente a profesionales en posiciones de liderazgo, pero también se puede usar con empleados en diferentes posiciones.

Comentarios sándwiches

El sándwich de retroalimentación tiene un nombre, al menos curioso, pero entenderás por qué.

En esta técnica, un superior, líder o incluso colega “empaqueta” una crítica constructiva o retroalimentación negativa entre dos comentarios positivos.

Es decir, la persona comienza ofreciendo retroalimentación positiva, empalma con un comentario negativo o constructivo y termina con otra retroalimentación positiva.

Esta es una técnica muy popular en las empresas, pero se enfrenta a cierta resistencia, especialmente de aquellos que ahora comienzan a especializarse en el tema.

El argumento principal es que cualquier evaluación profesional debe basarse en un comentario directo al punto.

Entonces, si es para ofrecer comentarios negativos, que sea una reunión solo para abordar ese problema.

Retroalimentación SCI

La retroalimentación de SCI tiene como objetivo desarrollar el liderazgo en los empleados de una organización. El acrónimo se refiere a los pilares que trabaja la técnica: situación, comportamiento e impacto.

  • Situación: la primera parte de la evaluación busca contextualizar la situación que reveló la necesidad de conversación. Algo así como “No lograste superar los objetivos del mes pasado…”.
  • Comportamiento: Ahora, es hora de describir el comportamiento del empleado en la situación. Sin juicios, basados en un lenguaje no violento. Sería algo así como: “No pudiste superar los goles del mes pasado. Me di cuenta de que parece desmotivado y que había algunos retrasos al llegar al trabajo…”.
  • Impacto: Es la parte donde el oficial de retroalimentación explica los resultados del comportamiento de la persona evaluada. Aquí, es esencial explicar que esta es una percepción personal.

Al final, la retroalimentación de SCI sería así:

No lograste superar los goles del mes pasado. Noté que pareces desmotivado y que hubo algunos retrasos cuando llegaste al trabajo. Me gustaría entender la situación, ya que afecta los resultados de nuestra industria y también en el progreso de los proyectos, causando retrasos que perjudican a algunos colegas y la calidad general de nuestras entregas“.

Al final de la conversación, es fundamental que la persona responsable de realizar el procedimiento trate de encontrar, junto con los evaluados, formas de mejorar, eludir o evitar situaciones similares.

Como dar feedback?

Ahora que sabe más sobre la teoría detrás de la retroalimentación organizacional, ¿tiene alguna idea de cómo comenzar a realizar evaluaciones para los empleados?

Hemos elaborado algunas recomendaciones para ayudarlo a entregar comentarios de manera más eficiente, capacitar a los empleados y poder cambiar sus comportamientos. Vamos, ¿de acuerdo?

  • En primer lugar, elija una técnica para aplicar a su negocio, así como una frecuencia para los comentarios;
  • Antes de cualquier reunión, prepare y comprenda exactamente qué puntos abordar;
  • Si necesita que un empleado mejore su desempeño, aborde solo una mejora importante a la vez;
  • Al discutir el desempeño de los empleados, vincule las fallas de los empleados con su impacto real en el negocio y el trabajo diario de los compañeros de trabajo;
  • La retroalimentación debe resultar en un plan de acción con sesiones de retroalimentación planificadas previamente a intervalos regulares;
  • En un entorno de evaluación del desempeño, proporcione comentarios positivos y constructivos, brindando la oportunidad de discusión.

¿Cómo dar retroalimentación al jefe? ¿Y la empresa?

La retroalimentación no es solo un proceso de arriba hacia abajo. Es posible que los empleados se reúnan para pasar una evaluación al jefe o a la empresa en su conjunto.

Pero, ¿cómo hacerlo?

Sin pies detrás, puede adoptar algunas técnicas para esto, como la retroalimentación de 360 °, por lo que anonimiza las revisiones y opiniones, lo que hace que el proceso sea más agradable.

Sin embargo, la premisa de la conversación sigue siendo la misma: basar los argumentos en la objetividad, la claridad y la sinceridad.

Tanto para la empresa como para el jefe, el proceso debe ser transparente, con una clara intención de proponer mejoras, críticas constructivas y posibles debilidades que deben ser consideradas.

¿Cómo hacer un feedback por escrito?

Una de las formas de proponer comentarios es por escrito, más comúnmente por correo electrónico. En horarios de oficina en casa o en cualquier lugar, puede ser una salida para aquellos que no tienen tiempo para una videoconferencia.

Pero, ¿cómo escribir la evaluación? Entre los diversos ejemplos de comentarios escritos en Internet, simplificaremos e indicaremos algunos puntos por los que debe pagar:

  • Hacer una introducción objetiva, explicando el motivo de la evaluación;
  • Utilizar la técnica de retroalimentación SCI, porque contextualiza mejor el punto negativo o positivo;
  • Sea siempre cordial y mantenga un canal abierto para que el evaluado pueda responder, justificando acciones o respondiendo preguntas.

¿Cómo recibir comentarios?

Ahora, ¿qué pasa si te llaman para recibir comentarios? Ciertamente, a todos les gusta escuchar cumplidos, pero siempre hay puntos de mejora que deben ser comentados.

Entonces, ¿cuál es la etiqueta para recibir comentarios? Hemos separado algunos puntos:

  • Saber escuchar;
  • Gracias por los comentarios;
  • Nunca seas grosero;
  • No te pongas a la defensiva;
  • No tomes los comentarios como algo personal;
  • Si hay una necesidad de justificar las acciones, hágalo después del discurso del evaluador;
  • Intenta establecer un plan de acción de desarrollo que corrija los puntos de mejora mencionados.

Feedback y feedforward: ¿cuáles son las diferencias?

Hoy en día, muchas empresas aprovechan dos métodos de evaluación: feedback y feedforward. ¿Sabes cuáles son las diferencias?

Mientras que el feedback busca evaluar comportamientos, actitudes y el desempeño de un pasado reciente de la persona en la empresa, feedforward trae una mirada al futuro, con el fin de dirigir a la persona a alcanzar metas y objetivos.

La única diferencia es el orden cronológico.

El feedback sirve para analizar temas del pasado, mientras que el feedforward sirve más como una visión de futuro, basada en consejos que desarrolla el profesional y muestra cómo puede llegar a un determinado punto.

La importancia de la tecnología para la gestión del sector de RRHH

La retroalimentación parece ser una tarea completamente manual, ¿verdad? Sin embargo, sepa que la tecnología puede ayudar con todo el proceso de evaluación de los empleados y líderes de la empresa.

Un sistema de recursos humanos, por ejemplo, puede integrar actividades y centralizar los datos de rendimiento, conectando toda la experiencia del empleado en una matriz digital.

Además, es posible modernizar y hacer más asertiva la toma de decisiones en el área.

Rendimiento y objetivos de TOTVS RH

¿Qué pasaría si pudiera optimizar la gestión de los empleados y modernizar todo el proceso de evaluación del desempeño? ¡Cuente con el rendimiento y los objetivos de TOTVS RH!

El sistema proporciona todas las características para que su departamento de recursos humanos controle el rendimiento de los empleados, con características tales como:

  • Retroalimentación;
  • Colegiado;
  • Desarrollo y Mentoría;
  • Evaluación y Gestión de Metas;
  • Evaluación y Gestión del Desempeño.

Y luego, ¿qué tal simplificar la gestión de las revisiones de desempeño en su negocio con TOTVS RH Performance and Goals?

Conclusión

Su estrategia de retroalimentación es la columna vertebral para una cultura organizacional eficiente.

Sin embargo, no se trata simplemente de observar las acciones de los empleados e informar sus opiniones, es necesario confiar en técnicas y métodos que realmente están probados en el mercado.

Y, por supuesto, el uso de sistemas de recursos humanos, como TOTVS RH Performance and Goals, es una adición que garantiza una mayor flexibilidad y eficiencia al evaluar a los empleados. Ahora, ¿quieres seguir aprendiendo sobre el tema? ¡Echa un vistazo a lo que son las habilidades blandas y aprende a desarrollarlas en tu equipo!

RRHH transformación digital

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