WMS es una solución de gestión de almacenes que mejora el rendimiento de las empresas, integrando los procesos de negocio, desde la fábrica hasta el envío de productos.
Se trata de una respuesta tecnológica al nuevo nivel de exigencia de los consumidores, que vuelcan sus preferencias de compra al entorno online. En este sentido, el sector logístico necesita ser cada vez más ágil y productivo para atender a este público.
Esto se debe a que, en un mercado cada vez más volátil, cumplir estas expectativas puede marcar la diferencia en la carrera contra los competidores.
Para lograrlo, también es necesario reformular los procesos internos, agilizar los inventarios, mejorar el servicio y optimizar las operaciones. Es decir, estamos hablando de una dinámica que involucra a diferentes segmentos, como el de manufactura, distribución y logística. Así, además de un alto rendimiento, su empresa reduce costes y mejora el nivel de entrega.
En este contenido entenderás cómo los WMS pueden ayudar en todo esto, qué tipos están disponibles, su importancia, así como las razones por las que tu empresa debería invertir en tecnología. ¿Vamos?
¿Qué es WMS (Sistema de Gestión de Almacén)?
WMS es el acrónimo de Warehouse Management System, una solución digital (software o aplicación) que integra procesos, automatiza tareas y ayuda a gestionar la logística de una empresa. Se aplica en almacenes y centros de distribución.
Se trata de una herramienta que representa la innovación en las operaciones logísticas de las empresas, algo que ya considera esencial el 75% de los líderes del sector, según un estudio de Deloitte .
No es de extrañar que, tal y como identificó Dirección de Logística en 2018, los sistemas WMS ya fueran una realidad en el 90% de las empresas.
Esta tecnología proporciona dicha eficiencia al centralizar el control y la operación de varios procesos.
De esta forma, las actividades que antes estaban distribuidas entre varios empleados y ocurrieron sin un control adecuado, quedan registradas y monitoreadas en el sistema. Ellos son:
Fabricación
Entre las necesidades del área de manufactura que ayuda el Sistema de Gestión de Almacén se encuentran:
- existencias;
- separación de artículos;
- recoger;
- impresión de etiquetas;
- direccionamiento;
- entre otros.
Distribución
La distribución es lo que permite un mejor flujo de productos y mercancías a través del almacén.
Cuidar los procesos pilares en esta área de actividad es una de las principales misiones del WMS, actuando comúnmente sobre las siguientes necesidades:
- paletizado;
- preinventario;
- generación de factura;
- impresión de doble etiqueta;
- duración;
- intercambio de información entre sistemas;
- planificación del almacenamiento.
Logística
Aunque parece un software con un rol mucho más operativo, también ayuda en la parte estratégica relacionada con los procesos logísticos.
Desde la recepción hasta la expedición, el WMS facilita la gestión de la ejecución y optimiza la rutina dentro del almacén.
Es el brazo derecho de una estrategia logística moderna, como el cross docking y el ship from store.
Automatización en la gestión de inventarios.
El Sistema de Gestión de Almacén es una herramienta que apoya completamente la gestión de inventarios de su empresa, tomando el control total de las actividades y la gestión de la información.
Es decir, el software opera desde el momento en que el producto llega al stock hasta su envío.
Con tecnología de punta, es posible que las empresas realicen un seguimiento de los movimientos dentro del almacén o CD, así como facilitar todo el proceso de localización y separación de productos y mercancías.
Todo lo que entra y sale entra en el sistema, y tecnologías como RFID, código de barras o Código QR ayudan a controlar la logística interna.
De esta manera, con WMS se agilizan al máximo las actividades que antes requerían mucho tiempo.
Sin demoras, es posible favorecer tu estrategia logística, como el cross docking o el just in time.
¿Cuáles son las principales funciones del sistema WMS?
El Sistema de Gestión de Almacén actúa, por ejemplo, en la zona de picking (separación y preparación de pedidos), focalizando el proceso.
Con el software de gestión de almacenes también es posible medir la productividad del equipo y el tiempo de retrabajo, evitando cuellos de botella y garantizando flujos operativos más fluidos y dinámicos.
Además, la disposición de los artículos en stock según el flujo de ventas debe seguir procesos categóricos, para evitar pérdidas de productos por fechas de vencimiento, por ejemplo.
Otro punto al que se alía el software es el tiempo de inventario. Esto se debe a que poder realizar un seguimiento de las llegadas y salidas de productos te permite cerrar el día más rápidamente, con una descripción sencilla del recuento de artículos y qué destinos están ocupados o desocupados.
¿Cómo funciona un sistema WMS?
Una empresa con un Sistema de Gestión de Almacenes tiene acceso a datos en tiempo real, con actualizaciones sobre el estado de uso de los lineales y la cantidad de mercancías.
Así, los datos se recogen mediante alguna tecnología de seguimiento (RFID, código de barras, Código QR, etc.), que identifica cada tipo de producto y los lineales o espacios de almacenamiento.
En cada ingreso o descarga, los trabajadores utilizan equipos que leen la tecnología y, a través de WiFi o redes móviles, actualizan el sistema en tiempo real.
Así, el WMS se actualiza automáticamente y genera informes asertivos, informando las condiciones del stock, con la clasificación necesaria.
Además, a través del Sistema de Gestión de Almacén, el equipo puede comprobar los espacios vacíos en las estanterías, organizando más rápidamente el trabajo de almacenamiento.
Y, en ocasiones de venta, el sistema señala automáticamente el lugar de donde se debe retirar el producto.
Algunos sistemas también pueden tener otra etapa de actualización: llegar al destinatario, completar el ciclo de venta.
Las principales aplicaciones de un sistema de gestión de almacenes
El sistema de gestión de almacenes opera de punta a punta en el proceso logístico de las empresas, incorporando el factor tecnológico en cada actividad. Así, puede cambiar completamente la rutina del centro de distribución o stock.
En los resultados, sus impactos son muchos, tales como:
- mejora del desempeño;
- mayor rentabilidad;
- simulación de diferentes escenarios;
- mapeo de actividades de la empresa;
- indicadores con información de la empresa;
- Visión estratégica con planificación empresarial.
Y, en la práctica, sus características son muchas. Hemos separado algunos de los principales para que entiendas cómo y dónde utilizar el sistema.
Compruébalo a continuación:
Mapeo de selección
Esta función analiza y separa la mercancía por dirección de picking (preparando los pedidos para su envío), comparando los movimientos diarios con la capacidad máxima de cada mapeo.
Permite la planificación de acciones empresariales en base a simulaciones de posibles escenarios.
De esta manera, es posible visualizar un escenario en el que la tienda crece, con la proyección de separaciones de recolección por período y estacionalidad.
Solicitudes de recogida
Cuando hay demanda de productos, se producen movimientos de stock. Así, cuando la empresa compra un producto, éste permanece en stock hasta que se produce la venta. Posteriormente, el operador recibe una solicitud de carga y entrega.
Por eso, es importante tener control sobre todas las fases de este proceso y poder organizarse.
Utilizando un Sistema de Gestión de Almacenes, la empresa obtiene un análisis de un período determinado y una indicación del mejor mapeo de su dirección de preparación de pedidos.
Curva ABC
La curva ABC es uno de los puntos más importantes de la operación, ya que mejora las reglas de movimiento de stock según la clasificación de productos, que se actualiza automáticamente. También es posible identificar la estacionalidad según el artículo y período.
El objetivo aquí es definir qué elementos deben estar más cerca de las zonas de embarque para que el movimiento sea rápido, evitando el desperdicio de recursos y mano de obra.
Vistas de pantalla única
El Sistema de Gestión de Almacén ofrece una pantalla de análisis de gestión, que destaca una variedad de datos, tales como:
- expedición;
- recibo;
- visualización por período;
- documentos movidos;
- movimientos internos de artículos;
- áreas de inventario que necesitan nuevos recursos.
Todo esto ocurre de manera rápida y dinámica, para garantizar una gestión con acciones estratégicas, enfocadas a resultados y definiendo prioridades.
Gestión
La gestión debe ser verdaderamente integral y significativa para que todas las funcionalidades puedan operar.
El sistema WMS debe ofrecer más que la capacidad de visualizar flujos, sino cambiarlos cuando sea necesario.
De esta manera, podrá gestionar todo el almacén y centro de distribución, ajustando los procesos según sea necesario y provocando impactos positivos y trazables con estas acciones.
Producción
Con el sistema de gestión de almacenes es posible conocer en profundidad la disponibilidad de productos e incluso insumos.
Así, facilita la planificación productiva del día, semana o mes, anticipando las demandas en base a datos reales.
Expedición
El Sistema de Gestión de Almacén permite una mayor organización en la separación de artículos para su despacho, lo que avanza todo el proceso de envío y aporta ganancias de productividad a su empresa.
Almacenamiento
Comprender el espacio físico y la disponibilidad en los estantes de un almacén o centro de distribución es una tarea algo difícil, como habrás notado.
Una de las ventajas de utilizar el Sistema de Gestión de Almacenes es que el sistema facilita y agiliza este paso, indicando de forma asertiva los espacios disponibles para almacenar nueva mercancía.
Este es un recurso indispensable que contribuye a su método de control de inventario, como primero en entrar, primero en salir (FIFO); el primero en expirar, el primero en salir (FEFO); último en entrar, primero en salir (LIFO), entre otros.
¿Qué empresa utiliza WMS?
El sistema de gestión de almacenes es ideal para empresas que buscan automatizar muchas de las tareas asociadas con su inventario.
En la práctica, la herramienta ayuda a las organizaciones a mejorar su eficiencia y precisión mediante un mejor control de los niveles de stock.
Como resultado, WMS puede ser una herramienta indispensable para cualquier empresa que dependa de operaciones de almacén para administrar su negocio.
Ya sean pequeñas, medianas o grandes empresas, el Sistema de Gestión de Almacén puede ayudarlas a controlar el inventario y afrontar diferentes desafíos relacionados con los niveles de demanda.
Los impactos de no tener una herramienta WMS en la gestión de inventarios
Una de las principales pérdidas de una empresa sin el Sistema de Gestión de Almacenes es su rendimiento.
La gestión de inventario arcaica, sin recursos de automatización, puede socavar todos sus esfuerzos por seguir siendo competitivo, ya que interfiere directamente con la calidad de la experiencia del cliente.
De hecho, pueden alejar a su organización de la cima de la competencia, perjudicando sus resultados a corto, mediano y largo plazo.
La falta de automatización es uno de los principales síntomas de los problemas actuales y futuros.
Según los datos publicados en Robotic Business Review , los almacenes automatizados y eficientes han demostrado:
- 76 % más de probabilidades de aumentar la precisión del inventario al 99 % o más;
- 36% mayor probabilidad de reducir los costos laborales en un promedio de 3% anual;
- 40% más de probabilidad de envío consistente el mismo día en que se realiza el pedido.
Además, podemos destacar otros impactos en la empresa, tales como:
- pérdida de calidad: debido a un proceso logístico más dinámico y automatizado, los empleados necesitan más tiempo para tareas estratégicas;
- falta de estandarización: que hace que los empleados se pierdan en las tareas, con la dirección falta de integración y desconexión;
- Baja productividad: sin un sistema esto puede ocurrir y la empresa no puede superar a sus competidores. Esto se debe a que la tecnología integra los sectores de la empresa y optimiza la comunicación.
Descubre 7 beneficios de WMS
Ahora que ha aprendido más sobre el Sistema de Gestión de Almacenes y cómo funciona, ¿qué tal si comprende por qué realmente vale la pena invertir en este sistema?
Mucho más que organizar tu logística, es una solución ideal para mejorar y automatizar el control de stock.
Descubra otras razones para invertir en el sistema ahora:
1. Reducción del tiempo de espera de los pedidos
Tus clientes no tienen que preocuparse: con la tecnología ahorras tiempo en diversas operaciones logísticas.
La lectura de Códigos QR o etiquetas RFID agiliza el registro de entrada y salida de productos, actualizando además otros parámetros como peso, fecha de caducidad y modelo.
Por lo tanto, procesos como la recogida y el envío se realizan más rápidamente, lo que permite una entrega más rápida.
2. Más calidad y eficiencia
Con un sistema WMS, su equipo puede actuar rápidamente para almacenar y localizar artículos.
Así, cada orden de compra que llega activa una serie de funciones que, de forma automática y casi instantánea, facilitan el proceso de separación de productos para su envío.
3. Comunicación interna mejorada
Cualquiera que trabaje en un almacén sabe lo complejo que puede ser el intercambio de información entre el equipo.
El nivel de exigencia en ocasiones distorsiona el flujo de información, que llega a las personas de forma incompleta o incorrecta, generando errores que se traducen en costos.
Con ayuda del Sistema de Gestión de Almacén, la empresa mejora esta parte del trabajo, ya que los datos son asertivos y correctos.
Cada movimiento queda registrado, lo que facilita su control al recibir mercancías y enviarlas.
4. Información en tiempo real
Un complemento al punto anterior sobre comunicación es que el sistema de gestión de almacenes permite un flujo de información en tiempo real.
Mediante la lectura de códigos de barras, Códigos QR o RFID es posible actualizar todo el control de stock desde dispositivos móviles.
De esta forma, su empresa no corre el riesgo de quedarse sin mercancías de gran volumen, por ejemplo, lo que podría perjudicar el negocio.
5. Optimización del espacio físico
Una mejor lectura de la ocupación de espacios y estanterías permite también un mayor nivel organizativo de los productos, lo que optimiza el espacio físico del almacén.
De esta manera, es posible mejorar las estrategias de flujo de productos dentro de la ubicación, lo que contribuye a procesos logísticos más rápidos y eficientes.
6. Mejor gestión del equipo
El sistema le permite mejorar no solo la gestión de procesos, sino también las tareas de los empleados.
De esta manera, es posible reducir la carga de tareas repetitivas sobre sus hombros y reasignarlas a actividades que son más vitales para el funcionamiento de la estrategia logística.
En otras palabras, reduce (o elimina) la tasa de tiempo inactivo y hace que la rutina productiva del equipo sea más eficiente y enfocada.
7. Reducción de costos
La tecnología es un gran aliado para las empresas que buscan reducir las tasas de error humano. En el caso de la logística es algo muy presente.
Por tanto, el uso de un sistema dedicado puede ayudar, ya que reduce considerablemente los costes laborales en tareas que ahora están automatizadas.
De esta manera, se reduce la tasa de errores y se sufren menos retrabajos, lo que contribuye al bolsillo de la empresa.
¿Y desventajas de WMS?
En la práctica, cualquier inversión en una tecnología tan amplia como WMS puede tener algunas desventajas.
Mira algunos:
- Si su software no está integrado con su sistema financiero, puede crear datos duplicados y provocar posibles errores contables;
- el costo del sistema en sí, así como el tiempo requerido para implementar y aprender sobre el nuevo sistema.
Estas desventajas deben sopesarse con sus ventajas, como una mayor eficiencia y precisión en las operaciones de almacén, lo que puede ahorrarle dinero a su empresa a largo plazo.
Además, existen en el mercado opciones de sistemas que pueden adaptarse al nivel de necesidades de su negocio, sin comprometer la productividad y con una baja curva de aprendizaje.
Por lo tanto, es importante considerar cuidadosamente todos los factores antes de tomar una decisión sobre si invertir o no en un Sistema de Gestión de Almacén para su empresa.
¿Cómo elegir un sistema WMS adecuado para su empresa?
El sistema ideal para tu empresa existe, sólo necesitas saber cómo encontrarlo y cómo encontrar el mejor proveedor.
Después de todo, la relación de su empresa con el desarrollador de la solución no debe ser unilateral y puntual.
Al contrario, buscas una solución que te brinde más para potenciar tu poder estratégico, además de una asociación comercial que comparta tus objetivos, ¿verdad?
Por tanto, busque un sistema y un proveedor que proporcione todo esto:
- funcionalidades: es importante investigar y comprender las principales plataformas del mercado para que el sistema satisfaga las necesidades de su empresa y pueda satisfacer las demandas de su negocio;
- Actualización del sistema: debe consultar el calendario de actualizaciones y conocer el nivel de compromiso del desarrollador con su empresa. Esto se debe a que la solución necesita estar actualizada con las actualizaciones necesarias para su funcionamiento;
- integración con otro software: haga negocios con proveedores que piensen en su capacidad de integración, tengan una suite completa y faciliten el proceso, independientemente de los sistemas que utilice;
- Implementación: necesitas tener un sistema flexible y dinámico, fácil de usar y cuyo entrenamiento no perjudique tu rutina actual. Por tanto, busca empresas que ofrezcan todo el apoyo necesario para ello;
- ROI: la herramienta necesita traer resultados que deben ser analizados constantemente para la toma de decisiones.
¿Cuál es el precio promedio del software WMS?
El precio del Sistema de Gestión de Almacén depende de varios factores. Por tanto, es difícil estipular un valor medio.
Por lo general, la empresa debe evaluar algunos aspectos antes de contratar, como la inversión inicial requerida, la experiencia del desarrollador y, lo mejor de todo, el ROI esperado.
Este tipo de cálculo proporcionará una visión basada en costo-beneficio, en lugar de simplemente costo.
Además, es fundamental elegir una solución constantemente actualizada, referencia en el mercado, integrable con varios sistemas de gestión diferentes y con casos de mercado.
¿Existe algún sistema WMS gratuito en el mercado?
Como cualquier oferta de sistema de gestión gratuito, la promesa de un WMS gratuito suele tener como objetivo introducir la tecnología.
Por tanto, ofrece características y funcionalidades con una capacidad limitada (o un período predefinido).
Es una buena alternativa para probar la herramienta, pero, sin duda, la opción ideal para una empresa con operaciones consolidadas es invertir en una solución completa.
TOTVS WMS SaaS
TOTVS WMS SaaS es un sistema de gestión de almacenamiento altamente flexible, que garantiza a su negocio una alta eficiencia operativa, pérdidas reducidas y un mejor control de inventario.
De esta manera, reduce costos operativos, mejora la calidad del servicio y aumenta la rentabilidad de su operación.
Con TOTVS WMS SaaS, resulta mucho más sencillo trabajar con existencias ideales y organizar una combinación diversa de productos en su almacén o centro de distribución.
Esto sucede porque el control del saldo de stock es completo, permitiendo crear stocks por características, control por lote, fecha de vencimiento o fecha de producción. También es posible crear equilibrios basados en condiciones como color, tamaño y otras especificaciones técnicas.
Así, existe la posibilidad de crear categorías especiales según tu negocio. Un distribuidor de vino, por ejemplo, podría clasificar el inventario por cosecha, país y tipo de uva.
Conclusión
En este contenido entendiste qué es WMS en logística, cómo funciona y sus ventajas y desventajas.
Es importante resaltar que una empresa que busca innovación debe pensar, primero, en la experiencia del cliente. Y esto va mucho más allá del producto entregado, sino de todo el ciclo de compra. Una responsabilidad que se extiende, especialmente, al stock de la compañía y a su sector logístico.
El Sistema de Gestión de Almacenes surgió como una solución a los problemas del ayer, del hoy y del futuro, poniendo a su empresa por delante de la competencia.
Y ahora, ¿qué tal brindar un mejor servicio y entregar más rápido, reduciendo costos y haciendo su operación más eficiente? ¡Sepa que, para ello, es necesario implementar un Sistema de Gestión de Almacén!
TOTVS se basa en la innovación de productos y las especializaciones necesarias para satisfacer las demandas de los más diversos segmentos.
Deja tu comentario