La digitalización de procesos es fruto de la revolución digital que vivimos desde hace unos años.
Hoy en día, las empresas necesitan innovar y adaptarse permanentemente para seguir siendo competitivas y triunfar.
Una de las vías para ello es el uso inteligente de la tecnología en los procesos internos para optimizar el uso de los recursos.
Este uso, por supuesto, implica la digitalización de los procesos administrativos, que es lo que forma la base para otros procesos comerciales.
Por ello, es fundamental entender qué es la digitalización de procesos, los beneficios que aporta a las empresas, sus retos y algunas diferencias conceptuales.
¿Vamos allá?
¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos es la transferencia de datos físicos al entorno virtual, lo que incluye el envío de documentos a la nube, para que sean accesibles desde cualquier lugar rápidamente, utilizando un dispositivo con acceso a internet.
En la práctica, el gerente implementa la digitalización para permitir la ejecución de tareas comerciales en el entorno digital.
¿Quieres un ejemplo? Al comienzo de la pandemia, América del Norte dio el mayor salto en digitalización, con el 60 % de sus productos y servicios total o parcialmente digitalizados, según una investigación de McKinsey en 2020.
A través de software de gestión, aplicaciones, sistemas y sitios web, las empresas pueden realizar muchas actividades que antes se realizaban de manera presencial.
Trabajar, entregar documentos, cerrar tratos, prestar servicios, firmar contratos, todo esto se puede hacer en un entorno digital cuando los procesos están digitalizados.
Objetivos de la digitalización de procesos administrativos
En el mundo empresarial, la digitalización de los procesos administrativos otorga mayor dinamismo a las empresas, entre otros beneficios que señalaremos a continuación.
Sin embargo, además de saber qué es la digitalización de procesos, ¿sabes cuáles son tus objetivos en una empresa? Vea:
- Reducir los errores de rutina y el retrabajo;
- Proporcionar una base para la innovación dentro de la empresa;
- Asegurar la competitividad empresarial en el mercado;
- Reducir los costos de viajes y suministros de oficina;
- Aumente la productividad del equipo y los resultados comerciales.
Tenga en cuenta que no estamos hablando aquí solo de la digitalización de los procesos judiciales, algo común en la ley.
El foco está en los procesos internos de las empresas, independientemente del segmento económico.
Además de entender los objetivos de la digitalización de procesos administrativos, ¿vamos a conocer los beneficios que aportan a las organizaciones?
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de procesos para las empresas?
Al implementar un buen proceso de digitalización en la empresa, el gerente podrá aprovechar una serie de ventajas que la práctica aporta al negocio.
Seguridad de datos
Imagina que iniciaste un proceso de digitalización de documentos en la empresa. El mejor lugar para el almacenamiento es la nube.
Hoy en día, los mejores proveedores de soluciones tecnológicas trabajan con sistemas en la nube, por lo que no le resultará difícil encontrar buenas herramientas.
El punto principal es que este tipo de solución garantiza la seguridad de los datos de varias maneras, como la prevención de pérdidas y extravíos de documentos, encriptación, control de acceso y mucho más.
Si tenía miedo de escanear los procesos físicos de su oficina por falta de seguridad, no se preocupe.
Mayor eficiencia y productividad
Otro beneficio de la digitalización de procesos es la eficiencia de las operaciones.
Con la adopción de tecnologías inteligentes, como un ERP, el gerente puede tener una visión global de las actividades realizadas en la empresa.
La capacidad de analizar datos en tiempo real le brinda información para corregir cualquier error y proponer soluciones rápidamente.
Esta toma de decisiones informada asegura la eficiencia de los equipos así como su productividad.
Pero, ¿cómo impacta positivamente este proceso de digitalización en la productividad? Es simple. Los profesionales dejan de realizar tareas repetitivas, que son asumidas por la tecnología.
Además, con las soluciones digitales se reduce la ocurrencia de errores y retrabajos.
En definitiva, los procesos se vuelven más organizados, ágiles, precisos y eficientes.
Facilidad de intercambio de datos e información.
Su equipo inició un proceso de escaneo de imágenes para tener una base de datos de todas las facturas en papel recibidas en los últimos cinco años.
Con esto, cuando sea necesario identificar un determinado billete, se podrá acceder a la información de forma mucho más rápida y sencilla, ¿no?
Ahora imagine que un empleado del equipo de marketing necesita la validación del equipo de ventas. En un entorno online, basta con marcar al responsable de la tarea para que todos los implicados reciban una notificación.
La facilidad de intercambiar datos e información a través de medios digitales es un gran beneficio de la digitalización de procesos.
Equipos más integrados
El entorno digital reduce las barreras físicas en el trabajo. El proceso de digitalización proporciona así una mayor interacción entre los equipos, incluso si están físicamente distantes.
Recuerde que los datos se basan en un sistema en la nube donde todos trabajan juntos en colaboración.
Ahorro de costes
Cuando hablamos de digitalización de procesos administrativos inmediatamente pensamos en la economía que provoca.
¿Y qué costes se reducen cuando trasladamos una actividad al entorno digital? Pensando en diferentes segmentos económicos, podemos señalar:
- Material de oficina;
- Mantenimiento y desplazamiento de flotas;
- Alojamiento y comida en hoteles;
- Arrendamiento de espacios físicos y costos relacionados con este arrendamiento (facturas fijas de agua, luz, internet y teléfono);
- Gastos de viaje para profesionales (pasaje aéreo, transporte público, gasolina, automóviles por aplicación).
Sustentabilidad
Además de tener un impacto en la reducción de costos, tenemos otro beneficio del proceso de digitalización: la sostenibilidad del negocio.
Con un menor uso de combustibles fósiles en los desplazamientos, se reduce la emisión de gases tóxicos a la atmósfera.
Al usar menos papel, ya que la impresión se convierte en una excepción en la empresa, hay una mayor preservación del medio ambiente.
Acceso a indicadores estratégicos
Con la digitalización de los procesos, los gerentes comerciales comienzan a utilizar software para monitorear y delegar tareas.
Pero esta no es la única funcionalidad de este sistema, que trae datos de gestión relevantes, incluidos indicadores estratégicos.
¿Cuántas horas se dedicaron a la negociación de ese contrato? ¿Cuáles fueron las entregas realizadas en el último mes?
Al tener acceso a estos indicadores de desempeño, el gerente puede medir la productividad de los equipos, identificando puntos de mejora.
Clientes más satisfechos
¿Sabía que el comercio electrónico brasileño creció un 27% y ganó USS$ 30 mil millones en 2021?
Este fuerte crecimiento de las ventas online es fruto de la migración de las compras a internet, que solo es posible con la digitalización de los procesos.
Cuando las empresas están presentes en el entorno digital, sus clientes están más satisfechos, ya que tienen una opción más para comprar productos o contratar servicios.
Y no solo eso: los procesos digitales de atención al cliente dotan a los consumidores de más autonomía en la decisión de compra.
¿Qué sectores pueden beneficiarse de la digitalización de procesos?
Todos los sectores económicos pueden beneficiarse de la digitalización de procesos, que también es apta para micro y pequeñas empresas.
¿Cuáles son los principales retos para la digitalización de procesos?
Ya has visto qué es la digitalización de procesos y sus beneficios. Pero, ¿cómo digitalizar procesos? ¿Hay retos que superar?
Lamentablemente sí. Señalamos cuatro retos principales, ver:
- Expertise: es interesante contar con profesionales cualificados para este tipo de proyectos, pero no todas las empresas disponen de personal propio o son capaces de contratar a trabajadores subcontratados bien cualificados.
- Cambio de mentalidad: todavía existe cierta resistencia (especialmente por parte de los gerentes más tradicionales) en la adopción de tecnologías inteligentes para iniciar el proceso de digitalización de imágenes y documentos.
- Planificación: la planificación de la digitalización es fundamental para no interrumpir o perjudicar las actividades, pero no todos los directivos dan la debida importancia a este paso, que depende directamente de un cronograma.
- Infraestructura: el proceso de digitalización de una empresa requiere infraestructura para el almacenamiento de documentos y puesta a disposición de los datos en el entorno digital, como software, equipos y servidores (según el caso), lo que puede resultar costoso.
Ya hemos hablado de la importancia del proceso de escaneado de documentos e imágenes. Comentábamos que esta digitalización es para trasladar la actividad empresarial al entorno virtual.
Aun así, hay otro término que se usa mucho en este contexto: automatización de procesos. ¿Hay diferencias entre los términos? ¡Sí!
Digitalización y automatización de procesos: ¿en qué se diferencian?
La automatización de procesos es la integración de todos los sistemas y datos de una empresa mediante el uso de tecnología, con el objetivo de tener más productividad y control de las actividades.
El enfoque aquí es realizar tareas de forma automatizada.
La digitalización de procesos es la transferencia de información de un negocio a un entorno digital, ya sea en la nube o en un servidor local, para que todo esté en línea, generando más agilidad y economía.
Básicamente, la actividad o tarea que se realizaba de forma manual o presencial ahora se realiza a través de herramientas digitales.
En cualquier caso, unir la digitalización con la automatización está generando buenas oportunidades de crecimiento empresarial.
Una encuesta realizada por Fortune Business Insights estima que se espera que el mercado global de gestión de procesos comerciales (BPM) crezca de USS$ 11,84 mil millones en 2021 a USS$ 26,18 mil millones en 2028.
Una de las razones aducidas para este crecimiento es la gran necesidad que tienen las empresas de digitalizar los procesos comerciales para lograr los objetivos comerciales, la satisfacción del cliente y una mayor productividad.
Sin embargo, la investigación destaca exactamente la automatización de procesos para impulsar esta gestión durante el período de pronóstico, con un mayor uso de herramientas de automatización de procesos basadas en la nube.
¿Y dónde entra la llamada digitalización?
¿Cómo digitalizar procesos?
La digitalización de los procesos ayuda a la empresa a garantizar una mayor eficiencia. Pero, ¿cómo implementar esto?
Al escanear documentos, por ejemplo, debemos recopilarlos y clasificarlos antes de escanearlos. Posteriormente, se lleva a cabo la indexación y consulta.
En los procesos, necesitamos elegir las herramientas más adecuadas para nuestros procesos de negocio, de acuerdo con nuestros objetivos.
La importancia de contar con buenas herramientas tecnológicas
Las herramientas tecnológicas son el medio de digitalización de los procesos.
Con ellos, el gestor no solo puede trasladar información al entorno virtual, sino también facilitar la ejecución de tareas empresariales en el entorno digital.
Señalamos algunos a continuación:
- Financiero: además de la banca por internet, los ERP suelen tener módulos financieros.
- Comunicación: el software de atención al cliente, los chatbots en sitios web y redes sociales y las aplicaciones de mensajería son excelentes para la atención al cliente.
- Ventas: existen software de ventas específicos para gestionar, además de e-commerces y marketplaces para digitalizar los procesos de venta.
- Gestión: sistemas de gestión de procesos y ERPs para gestionar globalmente la organización, las rutinas de los equipos y los flujos de trabajo.
Aún en términos de gestión, si vamos a tratar con nuevos documentos digitales, necesitamos un sistema de gestión de firmas, como la solución TOTVS.
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TOTVS Suscripción Electrónica es el sistema de gestión de suscripciones de la mayor empresa de tecnología de Brasil.
A través de esta plataforma centralizada, intuitiva y segura, es posible gestionar y ejecutar firmas legalmente válidas.
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