Si quieres que tu empresa crezca realmente, la gestión de indicadores es un proceso indispensable en tu rutina.
Al fin y al cabo, como dice el refrán: “lo que se puede medir, se puede mejorar“.
Y aunque muchas empresas se dedican a definir sus propios indicadores, como una forma de trazar un viaje para alcanzar y superar sus metas, también es necesario complementar este proceso.
Gestionar, monitorear y revisar estos indicadores, los datos y las acciones que influyen en ellos es una tarea compleja. Es como tomar una lupa y desentrañar cada etapa productiva de tu empresa.
Sin embargo, sepa que es posible y, lo que es más importante, esencial para el éxito y el crecimiento sostenible de su organización.
En este contenido, exploraremos el tema en profundidad, presentando una guía completa para la gestión de indicadores.
Aprenda todos los detalles más importantes sobre el tema, cómo implementarlo en su empresa e incluso consulte un consejo tecnológico especial que puede facilitar toda su operación.
¿Vamos? ¡Sigue leyendo con nosotros!
¿Qué es la gestión de indicadores?
La gestión de indicadores es la tarea de monitorear los datos directamente relacionados con las actividades operativas que demuestran los resultados de la empresa. Es la acción constante de gestionar y revisar los indicadores definidos para tu negocio.
¿Sigues y sabes exactamente cuáles son y cuáles son los indicadores de rendimiento de tu organización?
En una empresa, los indicadores son una herramienta de gestión del rendimiento muy eficaz y popular.
Una vez definidos y mapeados, ayudan a los gerentes a comprender los resultados de toda la operación (tanto individuales, sectoriales y generales).
Los indicadores también ayudan a que la rutina de tu empresa sea más productiva y se centre en lo que realmente importa para tu negocio, por esta razón, deben estar totalmente alineados con tu negocio principal.
¿Para qué sirve la gestión de indicadores?
La gestión de indicadores es una actividad estratégica que demuestra si su empresa está logrando las metas y objetivos predefinidos.
Con un buen seguimiento de los indicadores, es posible comprender el progreso de las operaciones en tiempo real. Esto le permite realizar revisiones asertivas a su plan de acción, así como optimizar los procesos con mayor precisión.
Así, puede potenciar cualquier tipo de entrega vinculada a indicadores, como su productividad o la calidad de los productos o servicios.
También vale la pena mencionar que la gestión de indicadores es esencialmente una actividad basada en datos.
Al fin y al cabo, cuando gestionas tu equipo con KPI, los datos siempre van por delante de la toma de decisiones.
Lo que esto significa es que puedes ajustar tu trabajo en función de los datos, recopilados en tiempo real, y que demuestran claramente el impacto de tu equipo en la organización.
¿Cuál es la importancia de una gestión de indicadores bien hecha?
La gestión de indicadores le permite evaluar el rendimiento de su empresa y cómo puede mejorar su rendimiento.
Su importancia radica en que proporciona este poder de “lupa”, identificando exactamente las áreas, actividades o profesionales que deben mejorar tu rendimiento.
Al fin y al cabo, seleccionas un indicador para tu negocio porque proporciona una retroalimentación objetiva sobre la eficacia de la estrategia de una industria o función específica.
Esto significa que, la mayoría de las veces, el indicador es tan valioso como la acción que lo inspira.
Con demasiada frecuencia, las organizaciones adoptan ciegamente los KPI reconocidos por la industria y se preguntan por qué este indicador termina no reflejando su propio negocio, además de no impactar en ningún cambio positivo.
¿Cuáles son los tipos de indicadores?
Ya que hablamos de la importancia de los KPIs, tú que buscas mejorar tu gestión conoces los principales tipos de indicadores que utilizan las empresas.
Hay diferentes categorías, que miden diferentes aspectos de su organización.
De hecho, incluso se puede afirmar que los indicadores clave son diferentes de un tipo de negocio a otro.
Es decir, los KPIs de un distribuidor son diferentes a los de un fabricante, por ejemplo. Todo depende de los objetivos y métricas que influyan en la empresa.
A continuación, explicamos algunos de los principales tipos, con algunos ejemplos para ilustrar mejor su función. Mira esto:
Indicadores financieros y económicos
Una buena gestión financiera no depende solo del control del flujo de caja, sino de todo el control financiero del negocio.
Esto depende de la gestión de indicadores clave para comprender el impulso de la empresa, su capacidad para pagar las facturas y su potencial de ingresos.
Entre los principales indicadores financieros y económicos de un negocio, podemos mencionar:
- Ticket medio;
- Ingresos brutos;
- Predeterminado;
- Ingresos netos;
- Margen de beneficio.
Indicadores de productividad
Los indicadores de productividad son aquellos relacionados con la parte práctica de los resultados de la empresa.
Es decir, el nivel de entrega que llevó a la empresa a su resultado actual.
Los indicadores de productividad más utilizados son:
- Retorno de la inversión
- Nivel de calidad;
- Éxito en las ventas;
- Capacidad de producción.
Indicadores de calidad
Estos KPIs son sumamente importantes en la gestión de indicadores, ya que permiten a la empresa medir su eficiencia y, a su vez, la satisfacción de los clientes.
En otras palabras, si una empresa logró, en un periodo de tiempo, cumplir con el 100% de sus plazos, esto significa una victoria para sus indicadores de calidad.
Sin embargo, además de este ejemplo, hay otros indicadores que se pueden tener en cuenta, como por ejemplo:
- Valor agregado;
- Satisfacción del cliente;
- Fidelización.
Indicadores de ventas
Por último, los indicadores de ventas se consideran una de las principales medidas del éxito de la empresa.
Sirven de ancla para todo lo demás, por lo que siempre deben ser monitoreados.
En la lista de KPIs de ventas más relevantes, podemos mencionar:
- Ventas;
- Tasa de conversión;
- Tarifa de seguimiento;
- Valor de vida útil (LTV).
¿Cómo se gestionan los indicadores?
Antes de pasar a la parte práctica de la gestión, es necesario entender cómo llegar a este punto.
Lo principal es definir los indicadores y métricas que los alimentarán.
En otras palabras, cada indicador depende de diferentes métricas: para medir la rentabilidad, se basará en datos diferentes a los datos en los que se basa la satisfacción del cliente.
Aquí, es importante establecer quién será responsable de recopilar y monitorear estos datos con frecuencia.
En este punto, un sistema de gestión es fundamental, ya que permite automatizar la recogida y hacer que toda la información esté disponible en una interfaz muy completa.
Los datos de ventas, por ejemplo, suelen necesitar ser recopilados y actualizados diariamente. Otros, como los indicadores financieros, pueden actualizarse solo semanalmente o incluso mensualmente.
En cuanto al profesional a cargo, lo ideal es alguien directamente vinculado al control de métricas. Es algo que pueden hacer los propios responsables de los sectores, al fin y al cabo, son ellos los que suelen presentar los informes de KPI.
Además, comunique los indicadores (qué son, su importancia, cómo se miden, etc.) claramente a todos los involucrados.
Si eres responsable de un equipo o tu función está vinculada a un indicador organizacional, debes prestar atención a este punto.
Necesita que sus informes le indiquen exactamente cómo funciona cada impacto de KPI.
De esta manera, los gerentes y tomadores de decisiones entenderán exactamente qué actividades se deben llevar a cabo para resolver problemas y realizar mejoras.
En este caso, el uso de una estrategia como un cuadro de mando integral puede ser muy útil para medir la eficiencia operativa de manera integral.
Junto con un sistema de gestión, la visualización de cada acción realizada se vuelve amplia y, al mismo tiempo, profundizada, ayudándote a medir éxitos, fracasos y oportunidades de mejora.
Después de eso, puede realizar cambios y ver cómo responden los indicadores.
Con este tipo de gestión, puede ajustar sus operaciones como desee y considere oportuno.
Debido a que los KPI tienden a reaccionar rápidamente a los cambios, puede experimentar con diferentes cambios y continuar con los que produzcan los mejores resultados.
5 Ventajas del modelo de gestión por indicadores
Al optar por el modelo de gestión de indicadores, su empresa eleva el nivel de competitividad.
Los KPI ayudan a su empresa a guiar la toma de decisiones basadas no solo en datos, sino también en análisis de tendencias y proyecciones precisas.
De esta manera, los gerentes tienen suficientes insumos a mano para estructurar el mejor plan de acción.
Pero, ¿de qué otras maneras influye el modelo de gestión de indicadores en su negocio? Te mostramos 5 ventajas, échale un vistazo:
Toma de decisiones asertiva
La gestión por indicadores es un modelo de gestión estratégica que acerca los datos a la toma de decisiones.
De esta forma, cada acción o mejora planificada y ejecutada se basa en la información real que presentan los indicadores.
Organización de procesos
Con la gestión de indicadores no hay lugar para el caos administrativo. Al fin y al cabo, cada sector contribuye para mejorar sus indicadores. Es decir, cada uno sabe lo que hace y cómo debe hacerse.
Otro punto es que, durante el ciclo de análisis de indicadores, es común que los gerentes evalúen la eficiencia de cada proceso.
Así, aquellos que aporten poco al negocio serán repensados para que el flujo de producción sea más asertivo.
Optimización de recursos
Otra ventaja relacionada con la gestión de indicadores es que, con su implementación, es más fácil optimizar los recursos.
Al fin y al cabo, al comprender en qué actividades centrarse y cómo actuar para lograr los resultados esperados, es posible planificar exactamente la cantidad/calidad de los insumos y las materias primas utilizadas.
Seguimiento de proyectos
Uno de los beneficios más interesantes de la gestión de indicadores es que mejora la visión de todos los procesos y proyectos.
Al fin y al cabo, una política operativa medida por KPI permite a la dirección analizar los avances (o retrocesos) directamente.
Con un sistema de gestión, este beneficio gana otros niveles de importancia.
La gestión de los KPI en un panel de control inteligente le permite extraer visualizaciones de diferentes proyectos e industrias. Para que pueda responder cualquier pregunta en función de la información en tiempo real.
Con un cuadro de mando rico en información y recursos, los gerentes pueden compartir indicadores entre sí o con los gerentes, mejorando la comunicación.
Aumento de la productividad
Por último, con un modelo de gestión por indicadores, impactas directamente en la productividad del negocio.
Al comprender qué métricas son las más importantes para su operación, así como comprender cómo mejorarlas para impulsar los resultados de la empresa, optimiza todas las acciones operativas.
Así, minimiza los errores estratégicos y hace más asertiva la toma de decisiones, dirigiendo la producción hacia el camino que mejor funcione para el negocio.
Cómo implementar la gestión de indicadores en la práctica
¿Está interesado en ampliar su enfoque de los KPI e implementar una gestión eficiente de indicadores en su empresa? ¡Muy bien! El proceso puede ser bastante sencillo si sabes qué pasos seguir y qué herramientas utilizar.
A continuación, te explicamos cómo adherir a la gestión por indicadores de forma sencilla, compruébalo:
Crear una estrategia
El proceso es realmente sencillo si entiendes en qué debes basar tu modelo. El primer paso es crear una estrategia: es decir, definir objetivos y metas alcanzables.
Ellos son los que servirán de guía para tus indicadores y tu plan de acción.
Esta estrategia es como cualquier planificación empresarial, donde la organización estipula objetivos estratégicos relacionados con sus deseos y necesidades.
Es decir, algunas empresas pueden optar por un enfoque más interesado en el crecimiento escalable. Otros pueden entender que es el momento adecuado para establecerse en el mercado y estabilizar sus finanzas.
Defina qué indicadores utilizará
El momento más importante aquí es este: la definición de indicadores.
Su organización debe elegir KPI que midan los entregables apropiados de cada área del negocio.
Por ejemplo, los ingresos netos son un KPI común para medir el rendimiento financiero de la empresa.
Es fácil de calcular (basta con restar los gastos totales de los ingresos totales) y su interpretación es bastante sencilla: cuanto más alto, mejor.
Pero otros indicadores pueden ser más difíciles de calcular.
Un KPI de satisfacción del cliente, por ejemplo, requiere encuestas para crear la cantidad correcta de datos.
Es importante tener esto en cuenta, para que los procesos de obtención de estos datos sean bastante claros.
En este último caso, por ejemplo, se podría adoptar una herramienta de experiencia del cliente, como el NPS (Net Promoter Score).
Además, intenta ser económico: en la gestión de indicadores, menos es más. Lo ideal para tener en cada sector es entre 4 y 10.
Establece metas
Las métricas son medidas o valores numéricos que cuantifican qué tan bien o mal se está desempeñando su empresa. Y establecer metas para esto ayuda mucho a tener una dirección para tu negocio.
Estas son las métricas que alimentan los indicadores, que a su vez indican el cumplimiento (o no) de los objetivos y metas establecidos.
Por ejemplo, el número de horas que las máquinas de su fábrica están paradas, de forma no programada, en un día o en una semana, puede servir como métrica para entender el indicador de productividad.
Invertir en software
En la gestión de indicadores, el uso de software es fundamental.
Al fin y al cabo, los indicadores no se miden ni se gestionan manualmente.
Las pequeñas empresas pueden incluso hacerlo al inicio de la operación, pero la tendencia es que pronto las necesidades operativas y estratégicas requieran toda la atención del gerente.
El software le permite definir y monitorear indicadores basados en entregas individuales y sectoriales integradas en el sistema.
Con esto, es posible llevar a cabo toda la gestión de KPIs, sus impactos inmediatos, y proyecciones asertivas que guiarán tu toma de decisiones.
Un sistema robusto puede servir a tu empresa de varias maneras, ampliando tu visión de cada proceso que conforma la organización, así como centralizando los datos obtenidos a lo largo de la operación.
ERP da TOTVS
¿Sabes qué tecnología es la idónea para implementar el modelo de gestión de indicadores en tu negocio? ¡ERP de TOTVS, el sistema de gestión empresarial más completo del mercado!
Robusto, flexible y escalable, TOTVS ERP ofrece a su organización todos los recursos para implementar la gestión basada en datos.
Hay varios módulos, que actúan para controlar todo su back office, modernizándolo.
Con esto, monitoreas el rendimiento de cada sector y también automatizas una serie de tareas.
Al centralizar la recopilación de información, también facilita el análisis de datos.
A través de un cuadro de mando inteligente y completo, se pueden generar informes eficientes y en profundidad que muestren la situación real de la empresa y además aporten insights valiosos para añadir más y más valor a cada ejecución.
Entonces, ¿qué te parece revolucionar la gestión de tu negocio con TOTVS ERP? ¡Conozca más sobre el sistema TOTVS!
Conclusión
En esta completa guía, te contamos todo sobre el modelo de gestión de indicadores y su importancia para el crecimiento sostenible de una organización.
Has entendido lo relevantes que son los KPIs para la aplicación de la gestión estratégica, realmente enfocada a los objetivos de negocio.
Además, entendió el papel que tiene el software de gestión en todo el proceso de gestión, seguimiento y análisis de los indicadores clave de rendimiento.
Los datos son cada vez más importantes para que tu negocio crezca.
Por lo tanto, su uso correcto es esencial para que, de forma continua, optimice los procesos, identifique las oportunidades de mercado y logre los mejores resultados.
¡Y recuerde que el uso de un sistema de gestión robusto, como el ERP de TOTVS, puede marcar la diferencia en este viaje!
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