La idea de back office se refiere al back office administrativo/financiero, responsable de solucionar problemas rutinarios en las empresas. Si bien este sector no tiene contacto directo con el cliente, sus procedimientos son fundamentales para los procesos internos, los cuales se reflejan directamente en la rentabilidad de la institución y la satisfacción del cliente.
Se incluyen en este concepto todos y cada uno de los departamentos que dan soporte a otras áreas dentro de las empresas, independientemente del segmento. Esto incluye backoffice financiero, comercial, de recursos humanos, TI, contabilidad y otros. Si quieres saber más al respecto, ¡sigue leyendo y descubre las ventajas y beneficios!
¿Cómo funciona el backoffice?
El sector de back office es importante dentro de cualquier organización que preste servicios o venda productos. Como el objetivo es apoyar las actividades principales de la empresa, los procesos y los empleados no necesariamente son vistos por el cliente final, pero juegan un papel importante en la entrega.
Al analizar los pasos operativos de un negocio tradicional, se encuentra la interacción con el cliente, el pedido de mercancías, la consulta del stock, la planificación de la entrega, el pago, la retención y la fidelización del cliente.
Sin embargo, si hay un cuello de botella en este proceso, como un producto defectuoso o un retraso en la entrega, ya se puede calcular una pérdida, teniendo la insatisfacción del cliente un gran peso en el valor que la organización tiene para el público y el mercado. Es con esto en mente que el gerente debe evitar tomar este riesgo, fortaleciendo las rutinas administrativas/financieras.
¿Qué es el backoffice?
El sistema backoffice es un conjunto de funciones que se desarrollan en una empresa de forma más optimizada y sin la percepción del cliente, es decir, el consumidor no se ve impactado en ningún momento, a pesar de poder sentir las mejoras en su producto o servicio adquirido. .
En las empresas, el back office está presente de diferentes formas a través de un sistema integrado de gestión, realizando actividades y controlando tareas administrativas, financieras, etc.
La importancia del back office en las empresas
Al tener rutinas bien establecidas y estandarizadas, es mucho más fácil reconocer cuando algún paso se sale del ritmo esperado. En los procesos administrativos, sin embargo, es importante recordar que un error aislado puede convertirse en una bola de nieve, impactando negativamente en todas las demás fases de un ciclo de producción.
Al tener control sobre los procesos administrativos, el equipo responsable del back office comercial identifica las brechas, actúa antes de que adquieran mayores proporciones y, muchas veces, soluciona el problema antes de que suceda.
Esto es posible con análisis generados a partir de datos, los cuales pueden ser recolectados a través de sistemas de gestión (ERP) y herramientas tecnológicas (big data).
Veamos ejemplos en algunos segmentos y ventajas del backoffice a continuación:
- En el comercio electrónico: cuando el comprador elige un producto, es necesario que se inicien una serie de procesos y comience su “flujo” dentro de la empresa. Si el artículo está agotado, por ejemplo, será posible identificar la falta del producto incluso antes de que el cliente proceda con la compra, evitando cancelaciones y devoluciones además de la insatisfacción del comprador;
- En la industria: la automatización provista con la ayuda del backoffice tiene un efecto directo sobre equipos y máquinas, además de brindar una gestión escalable que atiende las más diversas necesidades operativas de una fábrica,
- En retail: el back office de ventas organiza las demandas de los empleados que tratan directamente con los clientes, para solucionar problemas de facturación y cobranza, actuando directamente con todo el apoyo administrativo que necesita el área comercial.
Aún existen muchas aplicaciones para empresas de diferentes tamaños y segmentos, en las que un backoffice completo y robusto solo aporta ganancias a la operación.
Por eso es tan importante contar con una estructura que no solo esté organizada, sino también automatizada, con la ayuda de tecnología que permita alternativas para mantener el flujo de ventas a todo vapor.
Beneficios de la automatización de backoffice
Además de ayudar a optimizar procesos básicos para el buen funcionamiento de un negocio y facilitar la integración de la actuación de otros sectores, la automatización del sistema de backoffice es fundamental para construir una buena relación entre empresa y consumidor.
Es poco probable que las fallas y los cuellos de botella se eliminen por completo, independientemente del tamaño de la organización o su campo de actividad. Sin embargo, la automatización del back office ayuda a reducir drásticamente los errores y no permite que se extiendan al cliente que compra productos y servicios.
Reducción y control de costes
Las actividades de back office administrativo generan costos directos e indirectos para la empresa, y la automatización de estas tareas puede reducir significativamente los gastos. Con un trabajo manual reducido, se vuelve mucho más fácil establecer un proceso seguro y mapeado, con menos errores y desperdicio.
Con tareas repetitivas automatizadas, los empleados pueden participar en procesos que requieren mayor poder de decisión y estrategia, además de prescindir del gasto en capacitación. El control de costos también puede ser monitoreado por el gerente a través de tableros que ofrecen una visión más clara e indicadores del sector.
Optimización y fluidez de procesos
Tareas habituales en el sector administrativo/financiero, como la gestión documental, emisión de facturas, órdenes de venta y órdenes de servicio, por ejemplo, demandan una atención y cuidado extra, ya que muchas de ellas tienen valor legal.
Con la automatización, hay una simplificación de los procesos burocráticos, siendo el envío de documentos hecho sin interferencias, de acuerdo a los requerimientos de las políticas internas de la organización y de acuerdo a las normas de la legislación. Por no hablar de la reducción de papel, que evita la duplicidad de información.
Indicadores y análisis más completos
Una empresa genera diariamente una gran cantidad de datos, los cuales deben ser registrados y organizados, posibilitando análisis que ayuden a comprender los resultados en relación a las metas establecidas y que señalen puntos que necesitan mejoras y mayores inversiones.
Las metodologías automatizadas también garantizan la seguridad y la integridad de los datos, a los que solo pueden acceder empleados y gerentes autorizados. La información del nivel de inventario, los resultados de los vendedores, la productividad y el seguimiento de las ventas son posibles con la automatización.
Backoffice en la integración de sectores
En la era de la transformación digital, los canales de interacción, como las redes sociales y la alta conectividad del público, pueden desdibujar los límites de lo que es back office y front office. Esto sucede principalmente porque sectores de empresas que estaban ocultos ahora tienen voz e intercambio directo con los consumidores, como los sectores legales y de marketing.
La tecnología tiene alternativas que brindan integración, estandarización y autonomía. Aplicaciones, tiendas virtuales, sistemas de logística, gestión de contratos y mantenimiento, por ejemplo, todos estos puntos son fácilmente integrados por el ERP.
El cuarteto de módulos principales del software ayuda en la distribución centralizada de tareas y rutinas de cada núcleo de la organización. Estos son: facturación, finanzas, compras e inventario.
Con una visión 360º de la empresa, los gerentes estarán empoderados y cimentados en la toma de decisiones, las cuales deben servir al colectivo y pensar en primer lugar en el bienestar del negocio, en relación a la producción, popularidad, rentabilidad y el bien -ser de empleados.
Lleva las mejores prácticas a tu empresa
Buscar la coherencia y unión en el objetivo de las áreas que conforman el backoffice es fundamental para asegurar un discurso en sintonía y alineado con la misión y valores de la empresa, estableciendo diálogo entre la marca y los clientes.
Entonces, ¿te gustó el contenido? Ahora que comprende la importancia del backoffice en los negocios, puede profundizar un poco más en el tema y consultar nuestro otro artículo.
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