El espacio de trabajo se virtualiza al ritmo de la demanda de los empleados de tener acceso a su “oficina” desde cualquier lugar y en todo momento.
¿A qué llamamos área de trabajo? Ya no podemos encerrar el término entre las cuatro paredes de la oficina; nos quedarían afuera el home office o la laptop personal que traemos de casa.
El espacio de trabajo evoluciona para ser cada vez menos físico y más digital. Hoy, podríamos decir que es un sitio donde los empleados de una empresa pueden acceder a la información que requieren, desde cualquier dispositivo, donde sea que estén.
Aquí, 5 claves para comprender mejor hacia dónde se dirige el mundo laboral.
1. Menos trabas = Más productividad
En el tren, desde su casa o en la oficina de un cliente: los empleados demandan una mayor movilidad y libertad para ejercer su tarea en distintos sitios y con los dispositivos que prefieran. Esto, claro, los acerca a la tan ansiada “flexibilidad laboral”, y los ayuda a ser más productivos y a estar más satisfechos con su trabajo.
Para lograrlo, el workspace debe permitirles acceder a las aplicaciones que necesiten de manera remota y segura, por medio de un único inicio de sesión ‒de lo contrario, el proceso sería muy engorroso‒ y con herramientas de cloud-computing.
Lo único que el empleado debería proveer es un usuario y una contraseña, para ingresar rápido y fácilmente en su espacio de trabajo digital y personal. Esto nos conduce a la siguiente característica…
2. Un espacio personalizado
No todos los empleados requieren acceso a toda la información corporativa. Su workspace debería estar diseñado a la medida de sus necesidades, como si fuese su huella digital. Esta característica que parecería tan simple ahorra mucho tiempo e incrementa la usabilidad.
Para alcanzar este objetivo, el equipo de sistemas debe conocer cada rol y centralizar las aplicaciones que usan los miembros del staff, para controlar los accesos.
3. Integración y colaboración
Son dos pilares de las áreas digitales de trabajo. Los empleados deberían poder compartir datos rápidamente con sus pares, y obtener ayuda e información con la misma agilidad.
En lugar de usar un “collage” de aplicaciones específicas, se conectan con una única plataforma que concentra lo que necesitan, y que les permite no solo leer documentación, sino editar, dejar comentarios y recibir feedback. La interfaz del workspace, en este sentido, está obligada a ser amigable.
4. Comunicaciones internas, simplificadas
El área digital tiene una fuerte impronta social. A través de la plataforma, los empleados pueden enviarse mensajes instantáneos, sincronizar calendarios, compartir archivos y hasta unirse a videoconferencias.
Esto puede resultar muy útil para facilitar y concentrar las comunicaciones internas en un mismo canal, accesible para todos.
5. La seguridad: una de las mayores preocupaciones
Los ataques cibernéticos están entre los principales temores de las empresas a la hora de implementar un espacio de trabajo digital. Para evitar estas situaciones, debe trazarse una estrategia de seguridad que proteja al empleado en todo momento, que divida su información personal de la corporativa incluso en sus dispositivos particulares, y que permita al equipo de sistemas controlar el acceso a los datos institucionales.
Es, sin dudas, un gran desafío, ¡pero los beneficios lo valen!
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