Genera mucha incertidumbre vislumbrar las diferencias entre un proceso de negocios y un proceso de gestión de proyectos. De hecho, en la mayoría de los casos, se cree que estos dos procedimientos son idénticos, pero lo cierto es que son dos estrategias empresariales con diferencias palpables.
Por definición, un proyecto es un conjunto de actividades temporales, generalmente realizadas en grupos cuyo objetivo es producir un bien, servicio o resultado particular. Los proyectos son temporales, con un inicio, un medio y un fin bien delimitados, objetivos claramente definidos y recursos bien planificados para obtenerlos. Desarrollar un software, construir un edificio, producir un automóvil, todas estas actividades pasan por proyectos cuidadosamente diseñados y planificados.
Por su parte, cualquier procedimiento o medida que sigue una empresa para alcanzar sus objetivos comerciales, se le denomina proceso de negocios, o Business Process Management (BPM). A través de este procedimiento, se busca un acercamiento metódico de constitución del flujo de trabajo de una organización para que sea sostenible y capaz de adaptarse a un ambiente cambiante. Esta práctica se enfoca en el cumplimiento de los objetivos propuestos a través de la planeación, ejecución y control del trabajo. Todo proyecto, está definido por un comienzo y un final, sin embargo, la diferencia que posee con el BPM es que no es repetitivo, la gestión por proyectos se basa principalmente en el uso de diferentes procesos para obtener el resultado deseado.
Cuando hablamos de una gestión por proyectos, Project Management Process (PMP), es la integración de todos los métodos, conocimientos, procesos y habilidades que facilitan el cumplimiento de los objetivos predeterminados por alguien, (manager de proyectos, cliente, patrocinador, o algún agente interesado).
La competitividad que se vive hoy en el mundo empresarial, suele estar más asociado hacia la eficacia de sus procesos más que a la consecución de objetivos de negocio. Una ejecución de procesos y/o actividades se puede denominar efectiva cuando satisface las necesidades del cliente, y es sobretodo eficaz, cuando requiere el menor coste posible. El cumplimiento de estos dos principios es determinante para garantizar el éxito y la alta competitividad de una organización.
En este sentido, existe herramientas que buscan facilitar la gestión de los procesos, haciéndolos más eficientes y automatizados. El ejemplo más concreto es un software BPM. Si bien es cierto, los procesos de negocio son complejos ensamblados de modelos, reglas, datos, lógica, servicios y muchos otros elementos (que en conjunto se denominan como metadatos), los cuales son utilizados por BPM para mantener el buen funcionamiento y flujo dentro de las organizaciones, quienes trabajan con procesos están obligados a interactuar con los múltiples sistemas existentes, lo que complica enormemente el desempeño y compromete la productividad. No obstante, cuando se tiene funcionando un software BPM, es fácil lidiar con múltiples sistemas y alinear el trabajo a través de un único entorno de procesos personalizado.
Uno de los puntos fundamentales es la capacidad que debe tener un software de automatizar procesos, siendo este uno de los objetivos principales dentro de una estrategia de BPM. Si bien es común a todas las industrias, hay algunas que pueden sacar mayor provecho dada la complejidad de sus procesos, tales como manufactura y construcción. Mayor precisión, productividad y rentabilidad son solo algunos de los beneficios que un software BPM dotado de automatización puede aportarle al sector de la fabricación. Por ejemplo, un software BPBM puede permitir que los intermediarios de una compañía dedicada a la fabricación de materiales para construcción mejoren su comunicación del staff, potencien sus procesos y verifiquen que todas sus actividades críticas son completadas, ayudando a que los intermediarios asignen, rastreen y completen procesos de negocio claves de manera más ágil, con mayor precisión y menor esfuerzo.
Aunque la tecnología lleva usándose varios años en la industria de manufactura, en el sector de la construcción es algo más reciente, lo que ha dado lugar a una mayor inversión en este tipo de soluciones. Ahora bien, ¿por qué invertir en una solución BPM? Ya sea en la nube u on-premise, una solución de BPM es una herramienta versátil y potente, y sobre todo, cuando se alcanza una integración de proyectos y procesos. Al compartir información y recursos, los equipos de trabajo serán más eficientes en la gestión de los tiempos de ejecución.
En definitiva, las funcionalidades y flexibilidad de una solución BPM pueden cambiar por completo los ratios de productividad de una compañía. No obstante, es recomendable disponer de una solución ágil, adaptada a la organización y, sobre todo, que pueda ser fácilmente utilizada por todos los empleados, sin dejar de lado las facilidades que puede proporcionar para un ágil mantenimiento, clave para la rapidez con la que evolucionan las necesidades del negocio.
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