Business Intelligence (BI): cómo funciona e importancia

TOTVS LATAM | 12 octubre, 2021

La inteligencia empresarial se encarga de utilizar estratégicamente los datos en las organizaciones a partir de la recopilación, tratamiento y análisis de toda la información relevante, posibilitando las mejores decisiones empresariales.

Se puede trabajar en cada proceso, actividad, rutina y forma de comunicación para lograr mejores resultados y obtener una mayor ventaja competitiva.

La inteligencia empresarial supone un paso más para que las empresas se reinventen, tanto a nivel interno como externo.

Es decir, es fundamental optimizar y modernizar sus procesos, así como ayudar a un reposicionamiento hacia el público objetivo, clientes, proveedores y competidores.

El uso de la información para influir en la estrategia corporativa es una práctica que siempre ha existido, pero hasta entonces las empresas solo habían arañado la superficie.

Con el apoyo de soluciones tecnológicas y plataformas de analítica, se profundizó el trabajo.

Por lo tanto, las lecturas se volvieron más asertivas, así como la calidad de las percepciones.

Hoy en día, la inteligencia empresarial es un tema candente en la mayoría de las empresas, y es esencial para el éxito de las más grandes o innovadoras.

Por tanto, es más que necesario entender su concepto y cómo aplicarlo en tu estructura organizativa.

Si desea comprender mejor qué es BI y cómo es fundamental en la administración, ¡siga leyendo este artículo y descúbralo!

¿Qué es la inteligencia empresarial (BI)?

BI – Business Intelligence – consiste en recopilar, almacenar, procesar, analizar y aplicar datos, que son fundamentales para tomar decisiones más asertivas.

Según el Glosario de términos de Gartner, BI es “un término amplio que incluye las aplicaciones, la infraestructura y las herramientas, y las mejores prácticas que permiten el acceso y el análisis de la información para mejorar y optimizar las decisiones y el rendimiento”.

Hoy en día, BI es extremadamente importante para definir una estrategia y elaborar un plan de acción.

Proporciona insights y descubrimientos sobre cualquier tema perteneciente al negocio, que se pueden aplicar en la vida cotidiana, ya sea en técnicas operativas, investigación de mercado, estudio público, comunicación, etc.

Cabe señalar que la inteligencia empresarial no es una tecnología, sino un concepto, aunque las herramientas, el software y las soluciones innovadoras pueden ser parte del proceso.

Otro diferencial es su propósito de facilitar los procesos de gestión empresarial, siendo accesible para todos los involucrados.

Como proceso, la inteligencia empresarial busca transformar y replantear la gran cantidad de información sobre un tema relacionado con la empresa.

Así, con una lectura en profundidad de los datos, sus variaciones, características e historia, se busca encontrar inteligencia procesable.

Es decir, insights que se convierten, entonces sí, en inteligencia para luego ser aplicados en la empresa en sus distintos frentes, y especialmente en la planificación estratégica.

¿Cómo surgió la inteligencia empresarial?

Hoy en día se aceptan dos conceptos sobre inteligencia empresarial.

El Business Intelligence más tradicional, escrito con iniciales mayúsculas, surgió en la década de 1960 como un sistema real utilizado para compartir información entre empresas.

En otras palabras, incluso en ese entonces, la intención era explorar el potencial de los datos, sin importar cuán superficiales fueran.

Con los avances tecnológicos de la década de 1980, se desarrolló hasta el punto de ser un recurso más para ayudar en la toma de decisiones. Aun así, era algo más exclusivo e incluso limitado, sin el carácter de servicio que tiene hoy.

El concepto moderno de BI es la evolución natural del tradicional:

Basado en un modelo de servicio, la inteligencia empresarial se aplica con la ayuda de plataformas especializadas.

Hacen que el proceso de análisis de la información sea más sencillo y extremadamente completo.

Tienen características como otorgar mayor autonomía a los usuarios y seguridad de los datos, así como una usabilidad flexible que permite a cualquier persona ingresar al mundo de los datos y generar información valiosa para su negocio.

De hecho, su popularidad solo está creciendo. Los datos de 360Suite muestran que, para 2020, la tasa general de adopción de BI en las empresas fue del 26 por ciento.

¿Cuál es el objetivo principal de la inteligencia empresarial?

El principal objetivo de BI es hacer que la empresa tome decisiones corporativas de manera más asertiva. Con base en información – interna y externa – la empresa dirige su planificación estratégica, sin depender del “ensayo y error”.

Es decir, BI busca promover el estatus de la empresa como empresa competitiva en el mercado, con diferenciales que la distingan de la competencia.

Así, con el acceso a una base de datos y con la ayuda de herramientas tecnológicas, es posible conocer mejor cada frente de negocio.

La calidad real de sus entregas, las necesidades reales de sus clientes y las características reales de sus competidores.

Es decir, su empresa comienza a actuar en base a la inteligencia asertiva, una realidad donde no todas las decisiones son holísticas, sino el resultado de una lectura analítica del mercado.

¿El resultado? Crecimiento y desarrollo general, pero sobre todo financiero.

Según Tableau, una empresa que invierte en una solución de BI puede tener hasta un 127% de ROI en solo 3 años.

¿Cómo funciona la inteligencia empresarial?

La información por sí sola no genera ningún valor para las organizaciones.

Uno de los principales destaques de la inteligencia empresarial es que su recolección de datos suma nuevos puntos de vista y aplicación de estrategias en la práctica, y funciona en empresas de diferentes segmentos.

Pero, ¿cómo funciona realmente el proceso de BI?

Por complejo que parezca, su composición se divide en etapas, clasificadas en: recopilación, análisis, intercambio y seguimiento.

Echemos un vistazo más de cerca a cada uno.

Recopilación

En la recopilación de datos se determina qué tipo de información es útil para el negocio y qué objetivo se quiere alcanzar.

Para analizar y comprender qué estrategias deben adoptarse para aumentar los ingresos, los datos recopilados provendrán de inversiones, ventas y costos de producción, por ejemplo.

Es en esta etapa que también se realiza la limpieza de la base de datos para seleccionar lo realmente interesante según el objetivo del estudio.

Además, si quieres mejorar tu comunicación y alinear la postura de la marca en relación a las expectativas del público, es necesario recopilar datos e historial de interacciones con los clientes, ya sea de redes sociales, comentarios en publicaciones de sitios web, SAC, etc.

Análisis de datos

Una vez recopilada la información, es el momento de definir las métricas encargadas de interpretarlas.

También se establece la organización de datos, lo que facilita la visualización y la comparación.

Además, los informes están disponibles en cuadros de mando, disponibles para consulta y actualización cuando sea necesario.

Intercambio

Cierta información es de interés para sectores específicos de la empresa.

Por lo tanto, los informes deben ser enviados a sus respectivas áreas correspondientes, para que los gerentes y empleados puedan intercambiar ideas y tomar las mejores decisiones.

Seguimiento

Los resultados y conocimientos aportados por el procesamiento de datos deben basarse en un seguimiento y revisión constante, buscando, sobre todo, nuevas fuentes de datos que estén en línea con los movimientos del mercado, el público y las organizaciones.

¿En qué áreas de una organización se puede implementar la inteligencia empresarial?

Una de las principales ventajas de la inteligencia empresarial es que todas y cada una de las organizaciones pueden utilizar los datos para transformar sus operaciones.

La gran discusión, por tanto, gira en torno a la estructura de la empresa: ¿qué sectores pueden beneficiarse de BI?

Para ser justos: podemos considerar a todos. Desde el servicio hasta la operación, desde el soporte administrativo hasta el técnico.

Lo ideal es entender en qué pilares organizativos su empresa carece más de dirección.

Además, es necesario buscar objetivos específicos, como:

Optimización, reducción de costos, calidad, productividad, oportunidades, benchmarking, participación de mercado, entre otros.

Por lo tanto, puede encontrar herramientas específicas o plataformas amplias que tengan las capacidades de análisis que necesita para ayudar a mejorar los procesos.

Supongamos que su empresa busca mejorar las tasas de productividad en el piso de producción.

Si bien la oficina logra entregar los proyectos antes de la fecha límite, la fábrica carece de re trabajos y mantiene un promedio de retrasos que molestan a la junta y afectan la facturación.

Con la ayuda de una herramienta de BI, puede integrar datos de cada sector empresarial. Así, tienes acceso a información en profundidad sobre las etapas de cualquier proyecto.

En el ejemplo específico, podría analizar no solo el tiempo de fábrica del proyecto, sino información y datos calificados sobre su ejecución.

En este caso, el problema detectado no estaría exactamente en la producción, sino en el retraso del proveedor y el tiempo de mantenimiento.

Estas métricas serían relevantes para usted y los gerentes comerciales para elaborar rápidamente un plan de acción para cambiar el proveedor específico (así como mejorar el método de selección).

Además, las métricas de mantenimiento se utilizarían para comprender el nivel de preparación de los técnicos de la planta.

¿Quizás el retraso se debió a la falta de conocimiento de las máquinas?

¿O realmente se trata de modernizar la rutina de inspección, adoptando conceptos como el mantenimiento predictivo?

¿Te das cuenta de que hay un mundo de posibilidades y que todas las ramificaciones pueden servir de tracción para la mejora específica y general de tu empresa?

Inteligencia empresarial frente a big data

A pesar de ser similares, BI y Big Data no son sinónimos.

Se trata de conceptos estrechamente relacionados, incluso “primos”, que corresponden a diferentes fuentes de datos y estilos analíticos.

Ya comprendes qué es la inteligencia empresarial, ¿verdad?

Un concepto que busca encontrar respuestas a preguntas restringidas a la empresa en la lectura de datos comerciales y de mercado.

Este proceso se lleva a cabo mediante el análisis de datos estructurados (una base de datos organizada, por ejemplo), que son catalogados y clasificados en su propio sistema.

Big Data, por otro lado, se trata de algo con mayor alcance.

Cuando solo hablamos de “Big Data”, estamos hablando de la gran masa de datos presentes en el entorno digital, datos que, en su mayor parte, no están estructurados.

Es decir, son fotos, imágenes, archivos de voz, archivos de texto, etc.

Sin embargo, cada empresa puede utilizar estos datos de la forma que desee. Sin embargo, se necesita tecnología para recopilar, almacenar y procesar esta información diferente.

¿Entiende ahora por qué trabajar con Big Data es algo un poco más complejo que BI?

En BI, tus herramientas se alimentan de datos estructurados cuya fuente conoces, porque los programaste para hacer este intercambio. Su análisis es más rápido, al igual que su procesamiento.

Por lo tanto, es posible responder preguntas comerciales específicas.

En el caso de Big Data, el procesamiento requiere más tiempo y es más complejo. Después de todo, replantear los datos no estructurados es una misión real.

Normalmente, la función se utiliza para buscar respuestas más amplias, relacionadas con las preferencias del mercado o del consumidor.

7 razones para que las empresas inviertan en inteligencia empresarial

Una decisión incorrecta puede representar un gran riesgo para su organización.

En este sentido, ¿no sería ideal asumir menos riesgos y asegurar resultados positivos para su empresa?

La inteligencia empresarial es un fuerte aliado para convertir un gran volumen de información en ventajas de desarrollo empresarial.

Los sistemas de BI van acompañados de software, que elimina los cuellos de botella en los procesos que normalmente se realizan de forma manual, como registros de información, archivo de documentos, duplicación de datos y números desactualizados, por ejemplo.

Toda la inteligencia recopilada se monitorea y evalúa con métricas e indicadores confiables.

Es decir, con el análisis histórico es posible tener una noción amplia de decisiones futuras, prediciendo escenarios e identificando oportunidades.

También es posible identificar nuevos nichos de mercado y adelantarse a la competencia al enfrentar los dolores de los consumidores, revisar las asociaciones y adaptarse más fácilmente a los cambios en la economía.

Entre otros beneficios que trae este proceso, es posible señalar:

1. Asistencia en la toma de decisiones

El proceso de comparación de datos y generación de informes le permite analizar escenarios con mayor eficiencia y precisión.

Por lo tanto, cada decisión se toma con base en información asertiva, con riesgos controlados e incluso altos niveles de previsibilidad.

2. Ventaja competitiva en el mercado

Con una mayor comprensión de sus procesos y la percepción de los clientes sobre la empresa, es posible planificar de manera más eficiente.

Después de todo, aprenderá sobre las tendencias, el comportamiento del consumidor y las acciones de la competencia.

Así, siempre estará un paso por delante del mercado, obteniendo una mayor ventaja competitiva.

3. Mejora de los procesos internos

Una empresa optimizada y alineada con una estrategia de Business Intelligence, sabe mirar dentro de su estructura y encontrar errores y oportunidades de mejora.

De esta forma, su negocio no se “resbala” en el lodo y logra mejoras operativas con impactos a corto plazo.

4. Presentación de datos sobre el comportamiento de los consumidores

¿Conoce realmente a su cliente o simplemente cree que lo conoce?

BI le brinda mayor poder sobre su historial, lo que le permite comprender su perfil y mapear tendencias.

Además, con un completo historial de navegación y comportamiento de los usuarios, es posible identificar los retos que tienen en el proceso de compra, sus principales dificultades y dudas respecto a su producto. Fomento de la llamada experiencia del cliente.

5. Identificación de oportunidades

Con BI, su empresa visualiza todo el mercado con lupa.

De esta forma, se distingue de la competencia al identificar oportunidades de negocio y mejora que potencian los resultados.

6. Mayor rentabilidad

Como se leyó un poco antes, BI contribuye a una operación más rentable.

Después de todo, las decisiones asertivas conducen a mejores tratos hechos, además de reducir errores, lo que evita costos innecesarios como los que se generan con el retrabajo, dejando así un margen de ganancia más generoso.

7. Prevención de fallas

Por último, la inteligencia empresarial sirve para mejorar la forma en que lo hace su empresa, en todas las industrias.

Con un análisis cuidadoso de las entregas y la rutina de producción, es posible optimizar los procesos para que se vuelvan esbeltos y estandarizados, reduciendo las fallas.

¿4 consejos esenciales para implementar la inteligencia empresarial en su empresa?

La inteligencia empresarial es un tema que atrae el interés de cualquier gerente que quiera desarrollar su propio negocio. Sin embargo, ¿por dónde empezar a aplicarlo en la empresa?

¡A continuación, hemos separado 4 consejos que pueden ayudarlo al comienzo del proceso!

Defina sus objetivos comerciales

¿Recuerda que antes hablamos sobre la importancia de comprender sus objetivos comerciales y luego adoptar BI?

Eso es exactamente lo que necesita tu empresa en el ámbito estratégico (crecimiento, reducción de costes, mayor cuota de mercado, etc.), ¡para que sepas cómo realizar BI!

Establecer KPI

Ahora debe comprender los indicadores clave de rendimiento para lograr estos objetivos y establecerlos como un objetivo en la planificación estratégica.

Elige una herramienta

No existe BI sin una herramienta tecnológica que permita integrar áreas, datos y aún entregar todo el potencial analítico que requiere el tema.

Por lo tanto, busque opciones realmente completas, que se destaquen en el mercado y se adapten a las necesidades de su empresa.

Involucrar al equipo

Finalmente, reúna al equipo en el proceso de implementación.

Edúquelos sobre el tema y hable sobre la importancia del flujo de datos para que la empresa, y su trabajo, se desarrollen y mejoren.

¿Cuáles son las tendencias de inteligencia empresarial para los próximos años?

No asuma que la inteligencia empresarial seguirá siendo la misma. De hecho, es un tema en constante evolución y muy influenciado por los cambios en el mercado, los consumidores y la competencia.

Todo influye en su Business Intelligence, por lo que es importante mantener los ojos abiertos. Vea 4 de las principales tendencias que pueden afectar su práctica:

Inteligencia artificial

Una demanda que solo crece requiere modelos de producción más adecuados. No hay un equipo para manejar tantos proyectos, entonces, ¿cómo proceder?

¡La inteligencia artificial y el aprendizaje automático emergen como alternativas viables!

Narración de historias en los datos

Los datos comerciales no son información etérea.

Por el contrario, si están unidos, pueden contar historias que, si se interpretan correctamente, pueden indicar un camino hacia el éxito de la empresa.

Una nube

Cada vez más empresas migran sus datos a la nube.

El entorno escalable y moderno ofrece facilidades para almacenar información y hacer que el procesamiento sea más flexible.

Analítica predictiva y prescriptiva

BI permite una mirada extensa a la relación de los datos con su negocio.

En otras palabras, es posible tanto analizar el pasado (análisis predictivo) en busca de insights para las decisiones correctas, como predecir el futuro (análisis prescriptivo) de diversas formas, buscando comprender el efecto de estas decisiones en diferentes escenarios. .

Herramienta de inteligencia empresarial

Y ahora, ¿cuál es el siguiente paso? Después de comprender sus objetivos comerciales, debe encontrar la herramienta de inteligencia comercial que mejor se adapte a su empresa.

Afortunadamente, abundan las opciones, ya que este es un segmento en auge.

Su elección debe apuntar a una solución robusta e innovadora, que aproveche su capacidad analítica y sea el brazo derecho de una reformulación empresarial.

Esta herramienta existe: ¡es BI de TOTVS!

Conoce a TOTVS BI

TOTVS BI es una plataforma completa para analizar datos de mercado, su negocio y consumidores.

Con características increíbles, como un tablero e indicadores que facilitan la comprensión del desempeño de su empresa, es posible extraer información valiosa que lo ayudará a tomar decisiones comerciales.

La plataforma ayuda a su empresa a integrar datos, aprovechar el potencial de Big Data, procesar información, gestionar la entrada de información y realizar todo el gobierno para una mayor protección de la información.

Además, se puede integrar con varios ERP del mercado (y por supuesto, con toda la suite de soluciones TOTVS), además de estar alojado en la nube y con una aplicación móvil.

Increíble, ¿verdad? ¡Entonces vea más sobre las posibilidades de TOTVS BI para su empresa!

Conclusión

A lo largo de este contenido explicamos qué es BI y su importancia para las organizaciones.

Discutimos las principales ventajas de adoptarlo y cómo funciona y se aplica en la práctica.

TOTVS, líder absoluto en software de gestión para empresas en América Latina.

Con sistemas y soluciones que sirven a segmentos de mercado, nuestro software se adapta exactamente a las necesidades de todas las empresas, ya sean pequeñas, medianas o grandes. Nuestro objetivo es brindar mayor productividad a las empresas con tecnologías especializadas.

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