En el segmento de la construcción no hay lugar para improvisaciones y errores recurrentes. Para que todo en una construcción salga según lo planeado, debe haber una buena gestión de la construcción, centrándose en la mejor ejecución de los procesos.
Por lo tanto, depende de los arquitectos e ingenieros asegurarse de que todo salga bien durante las obras. Con el uso de tecnologías y sistemas para mejorar la gestión, los procesos se han simplificado y los resultados han mejorado cada vez más.
Todo con acciones que no necesariamente se restringen a la obra, sino que comienzan en el back office, en la planificación.
En este artículo, hablamos más sobre cómo promover una buena gestión de la construcción para evitar pérdidas y llevar a cabo los proyectos de manera eficiente. Además, comprenderás el papel de la tecnología para jugar una mejor gestión.
¿Qué es la dirección de obra y para qué sirve?
La gestión de la construcción consiste en planificar y controlar las etapas de una construcción, para garantizar que los recursos financieros, materiales y humanos se utilicen de manera eficiente. Para ello, busca anticiparse a los problemas, implementar soluciones y optimizar los procesos.
Es una forma de garantizar que la calidad del trabajo no se vea comprometida dentro de la obra.
También es posible cumplir con la previsión financiera acordada en el presupuesto inicial, evitando la necesidad de nuevas inversiones o el despilfarro de recursos.
La estrategia también se extiende a la correcta gestión del personal, coordinando y supervisando la actuación de todo el diverso equipo que comúnmente ocupa los puestos en un proyecto de construcción civil.
En otras palabras, no se trata solo de organizar los procesos, sino de garantizar el éxito de cada proyecto, asegurando que cada etapa tenga la mejor planificación y ejecución posibles.
De esta manera, la gestión se aplica en la dirección de un proyecto: cómo se deben tomar las decisiones para lograr los objetivos específicos y generales de la obra.
¿Cuál es la diferencia entre gestión de obra y gerenciamiento de obra?
La gestión de la construcción es un proceso más integral, que implica la organización y la planificación general de la construcción, mientras que la gestión de la construcción se centra en el control operativo y la ejecución práctica del proyecto.
Los conceptos son complementarios, pero tienen diferencias importantes entre sí.
La gestión de las obras incluye la administración de los recursos financieros, humanos y materiales, además de la definición de objetivos, plazos y control de calidad durante toda la ejecución de la obra.
Podemos decir que es la visión macro del proyecto, fundamental para garantizar que todo salga según lo previsto, alineado con los objetivos estratégicos del proyecto.
La gestión de la construcción, por otro lado, monitorea el progreso de las actividades directamente en el sitio de construcción, asegurando que se cumpla el cronograma, que los recursos se asignen de manera eficiente y que la ejecución esté de acuerdo con las normas regulatorias de construcción civil.
Es decir, mientras que la gerencia puede decidir sobre las tecnologías o métodos de construcción a adoptar, por ejemplo, la gerencia supervisa el uso de estos métodos en la construcción diaria.
Los dos conceptos son indispensables para el éxito de una construcción y, cuando se integran, garantizan la eficiencia, el control de costos y el cumplimiento de los plazos.
¿Cómo funciona la dirección de obra?
En la práctica, la dirección de obra se ocupa de gestionar materiales, recursos y personas durante la ejecución de un proyecto, utilizando siempre técnicas y estrategias de gestión que permitan al equipo y a la empresa alcanzar los objetivos establecidos.
Trabaja en varios frentes, tanto en la planificación, coordinación como también en la ejecución y verificación de una obra.
Para ello, la administración cuenta con un equipo especializado en todo el proceso constructivo, con capacidad para hacer frente a los problemas y gestionar tanto el equipo como la ejecución de la obra en sí.
Entre los pasos que componen la gestión, podemos destacar:
- Contratar mano de obra;
- Cumplir con el presupuesto de la obra;
- Garantizar la seguridad en el trabajo;
- Dirigir el trabajo de acuerdo con el alcance;
- Gestionar a los profesionales y sus entregas;
- Respetar el horario predefinido en la medida de lo posible;
- Supervisar internamente la ejecución de los procesos;
- Mantener una buena relación con las partes interesadas del proyecto;
- Definir los materiales de construcción, coordinar su compra y controlar su uso, evitando el desperdicio.
En estas tareas, el papel del directivo es fundamental.
Sin embargo, una o dos personas nunca serán suficientes para controlar el flujo de información. Es por eso que cada vez más empresas buscan apoyo en tecnología.
En general, es posible señalar en función de la dirección de obra la necesidad de dirigir la construcción para que logre, en todos los ámbitos, los objetivos establecidos.
Ya sea en relación con la calidad, el tiempo, el presupuesto y otras pautas definidas.
¿Por qué es esencial la gestión de la construcción en la construcción civil?
La dirección de obra es fundamental para el funcionamiento de una empresa del sector de la construcción. A menudo, su importancia radica más en coordinar el flujo de información y organizar la comunicación entre las partes.
Este es un problema observado por las empresas más grandes en el campo.
Según datos de un estudio de Autodesk, el 52% de los retrabajos en los proyectos se deben a datos incorrectos y fallos de comunicación.
Sin una buena gestión, que alinee los temas de comunicación e información, centralizando las ejecuciones, es difícil hacer que el equipo sea productivo.
La investigación de Autodesk también reveló que el 35% del tiempo de los profesionales de la construcción (más de 14 horas a la semana) se dedica a actividades no productivas, como la búsqueda de información sobre proyectos, la resolución de conflictos y también el tratamiento de errores y retrabajos.
Por lo tanto, es necesario establecer estrategias realmente efectivas para entregar el proyecto de acuerdo con el alcance.
Estas son las principales ventajas que proporciona una buena gestión:
- Productividad: con una buena gestión, es posible organizar y optimizar los procesos, lo que garantiza un flujo de trabajo más productivo y estratégico;
- Entregas a tiempo: tener una buena gestión de la construcción es sinónimo de organización, lo que se refleja directamente en entregas más eficientes, dentro del cronograma previsto en la planificación;
- Anticipación de problemas: cuando hay una buena planificación del proyecto, es posible evaluar los riesgos y, sobre todo, definir acciones para prevenirlos y resolverlos rápidamente y con el mínimo daño;
- Control de materiales: un buen jefe de obra evita el desperdicio de insumos vigilando el uso y asegurándose de que sea el adecuado según sea necesario. Esto se traduce en un control preciso y también en un ahorro para el proyecto;
- Ayuda en la gestión de personas: con un sistema de gestión, es posible integrar varias áreas involucradas en el proyecto, centralizar la gestión de personas y, así, optimizar el seguimiento del rendimiento y la comunicación entre el equipo;
- Reducción de costos: retrasos, contrataciones equivocadas, retrabajos y otros problemas pueden surgir de una mala planificación y generar un aumento en los gastos, algo que se puede solucionar con una gestión eficiente de la construcción;
- Ayuda en la gestión de la calidad: con una gestión eficiente, es posible diseñar un plan coherente con los recursos y la capacidad productiva de su equipo. Así, se encuentran formas de optimizar las rutinas de producción, agilizando y ampliando la calidad de las entregas;
- Seguimiento del avance del proyecto: una buena gestión establece un cronograma de entregas, así como un medio para los informes de cada responsable, creando una “regla” que mide el progreso de la construcción. Esto permite un seguimiento en tiempo real, con una evaluación constante del progreso y los ajustes.
¿Cómo hacer una buena gestión de la construcción?
La gestión de obras en la construcción civil genera muchos desafíos, como la contratación de un equipo capacitado y el alquiler de equipos. Sobre todo cuando hay que mantener todo esto dentro del presupuesto.
Por esta razón, hemos separado a continuación algunos consejos que pueden ayudar a optimizar los procesos y hacer que todo salga como se espera.
Planificación
Al igual que en otros ámbitos, una buena planificación es la base de todo proyecto que se lleva a cabo en el sector de la construcción civil. Y esto implica armonía entre los equipos que trabajan en la ejecución de las actividades.
Además, también es importante crear un cronograma realista, con el que sea posible cumplir con los plazos en condiciones reales.
Por lo tanto, es esencial organizar los pasos, los plazos y los recursos.
La planificación debe contener una previsión de las dificultades y problemas que puedan surgir, y que sean capaces de impactar negativamente en factores como el horario de trabajo.
Todo esto hay que tenerlo en cuenta antes de determinar los objetivos, para que sea posible cumplirlos.
En otras palabras, esta alineación de expectativas es esencial en la gestión.
Gestión de equipos
Seleccionar a las personas adecuadas para las actividades también es muy importante para que el desarrollo del trabajo salga bien.
Por lo tanto, el gerente necesita gestionar las actividades, además de crear una relación de confianza con el equipo.
Debe ser un referente a seguir, rodeándose de conocimientos sobre todos los temas que involucran al segmento y que pueden ser útiles para el proyecto.
Además, los profesionales implicados deben tener conocimientos técnicos para realizar sus actividades con precisión.
Comunicación efectiva entre sectores
Ninguna etapa del proyecto se completará sin una comunicación transparente y cercana entre los sectores involucrados.
Reunir a los responsables es fundamental en la construcción de una buena gestión de la construcción.
De esta manera, al establecer proximidad y procesos que integren el flujo de información, es más fácil que el proyecto se desarrolle.
Los datos que hemos aportado anteriormente solo muestran esto: la comunicación es a menudo el talón de Aquiles de una construcción.
Por lo tanto, integre las áreas, centralice los documentos con una buena gestión dedicada y cree mecanismos de aprobación que se compartan.
Por lo tanto, ningún avance se convierte en el resultado de una decisión puramente individual, sino más bien en el resultado de un consenso compartido.
Monitoreo constante
Es necesario monitorear cada paso de la construcción.
Ten en cuenta que sin informes y encuestas detalladas sobre el rendimiento de tu equipo, no sabrás el nivel de eficiencia de la operación.
Esta acción le permite una visión amplia y completa de la obra, incluso antes de que comience hasta después de su entrega.
La centralización de la información, algo que se facilita con el uso de la tecnología, es fundamental para que tu dirección de obra tenga este diferencial.
Informes detallados
¿Cómo tomar decisiones relevantes para el avance de una obra? Sobre una base puramente holística, es fácil abrir lagunas para errores y fallas.
¿Recuerdas cuando dijimos que, en la construcción civil, no se toleran estos detalles?
Con una gestión de la construcción eficiente, especialmente si está respaldada por el uso de un sistema tecnológico, es posible tener informes detallados sobre cada etapa del servicio en cuestión.
Así, podrás basar tus decisiones en datos precisos que realmente pueden impactar, en muy poco tiempo, en tu proyecto.
Veamos un ejemplo.
Digamos que la parte hidrosanitaria tiene problemas con un proveedor específico.
Por lo tanto, en la última semana, el trabajo del equipo se mantuvo muy retrasado. ¿Cómo solucionarlo?
En primer lugar, la obtención de esta información solo sería posible con la ayuda de un informe en profundidad.
En segundo lugar, el documento serviría como base para comprender lo que tendría que cambiar (proveedor, calidad del producto y tiempo de entrega).
Todo de forma ágil, a través de la integración entre el back-office y la obra, con información e informes seguros en la nube y a los que se puede acceder en cualquier momento.
Hacer frente a imprevistos
Una obra en construcción es un lugar lleno de imprevistos. Si ya ocurre en una reforma residencial, en un proyecto de gran envergadura es aún más frecuente.
La ventaja de una buena gestión de la construcción es que permite el desarrollo de soluciones para diversos imprevistos.
Por lo tanto, usted y su equipo tienen planes B, C (y etc.) que facilitarán la toma de decisiones. Aquí, el acceso a información actualizada en tiempo real también contribuye a acciones asertivas que tienen un impacto en el corto plazo.
¿Quién debe gestionar las obras?
La gestión debe ser realizada por profesionales cualificados que tengan conocimientos técnicos y experiencia en el sector de la construcción. Generalmente, los responsables de esta función incluyen:
- Arquitectos;
- Ingenieros civiles;
- Gerentes de proyecto;
- Administradores especializados en la zona.
Son profesionales capacitados para planificar, organizar y supervisar todas las etapas de un proyecto, desde el presupuesto hasta la entrega final.
Las empresas constructoras suelen tener equipos multidisciplinares, en los que cada miembro desempeña funciones específicas en el proceso de gestión.
El ingeniero civil, por ejemplo, puede centrarse en garantizar que la ejecución siga las especificaciones técnicas y reglamentarias. El arquitecto, por otro lado, puede estar más involucrado en la planificación del diseño y la funcionalidad del espacio.
Independientemente del tamaño del proyecto, la elección de quién se encargará de esta gestión debe tener en cuenta la complejidad del proyecto y la necesidad de garantizar la eficiencia, la economía y la calidad.
¿Cómo puede ayudar la tecnología en la gestión de obras en la construcción civil?
El uso de herramientas de gestión de la construcción es una necesidad para las empresas que desean mantenerse al día con los movimientos del mercado y, especialmente, mejorar sus procesos para obtener mejores resultados.
Una acción segura para asegurar una buena gestión es contar con un software especializado en construcción civil, que permita un control total del alcance, plazos, costos, contratos, documentación y flujo de caja.
Esta función permite un seguimiento detallado de cada etapa de las obras y proyectos.
Es posible hacer una gestión completa, desde la planificación hasta la ejecución, entregando a tiempo y dentro del presupuesto previsto.
También es importante que la tecnología de gestión elegida muestre el cronograma de actividades, además de dimensionar el equipo y la mano de obra necesarios.
¿Por qué invertir en un software de gestión de la construcción?
La decisión de poner su empresa en otro nivel en la construcción civil, respaldada por un sistema de gestión, puede marcar la diferencia para su negocio. Sin embargo, sabemos que es un paso complejo.
Pero sepa que muchas organizaciones han estado cambiando su mentalidad y encontrando grandes beneficios.
Una encuesta realizada por la Cámara de Comercio de EE. UU. encontró que el 70% de los contratistas creen que el uso de la tecnología puede mejorar la productividad, el cronograma de construcción e incluso mejorar la seguridad en el sitio de construcción.
Todavía hay muchos otros beneficios que, en la práctica, pueden transformar sus entregas. Echa un vistazo a algunos de ellos:
Integración de datos
El software le brinda más poder para integrar industrias y centralizar el almacenamiento y el procesamiento de datos.
De esta manera, se mapea cada ejecución y se registra su rendimiento para su posterior lectura.
Además, los documentos se almacenan con total seguridad y jerarquía de acceso, evitando que personas no autorizadas los vean y editen.
También hay una forma de establecer reglas para crear copias, así como para compartir documentos.
Informes
El software proporciona una función moderna para crear informes personalizados y detallados, lo que permite una vista extensa de cada ejecución.
Además, los datos están disponibles en paneles de control a los que puede acceder en cualquier momento cualquier persona del equipo que tenga acceso a la herramienta.
Es una forma de controlar los entregables y garantizar que se cumpla el alcance del proyecto, así como las obligaciones en cuanto al cronograma y presupuesto.
Automatización de procesos
Las tareas repetitivas y manuales, que pesaban sobre los hombros de su equipo, se pueden automatizar con funciones de automatización.
Un ejemplo es la posibilidad de crear horarios de tareas para el equipo involucrado, excluyendo la necesidad de reuniones que perjudiquen la rutina productiva del empleado.
Gestión de datos e información
El uso de un sistema permite un mejor control del flujo de información, así como el intercambio de datos y documentos.
Así, es posible integrar a los responsables e involucrados en cada etapa del avance de la obra, reforzando el control del plan de acción.
Presupuestos más precisos
Todo el mundo sabe que el presupuesto es una parte vital del trabajo, creado incluso antes de que comience. Es necesario combinar la calidad con un coste asequible para la empresa.
El software ayuda en esta parte con características específicas, contribuyendo a un precio asertivo de cada parte del proyecto. De este modo, se integran todas las estimaciones de gastos en un solo documento, además de poder crear estándares para utilizarlos en varios proyectos.
Ejecución del programa
Con un mayor control sobre los procesos y la información, es más fácil ceñirse al cronograma preestablecido, cumpliendo con los objetivos originales del alcance del proyecto.
Todo a través de una línea de tiempo que da un mayor poder de visualización y comprensión de las tareas realizadas y las que están por completar, en relación con la disponibilidad de insumos y también del equipo.
Gestión de la calidad
Con este control, se terminan refinando las ejecuciones para reducir los errores. Así, establece un excelente nivel de calidad en cada etapa del proyecto.
La integración de la información también ayuda en este punto, reduciendo los riesgos de imprevistos que afecten a tu planificación.
TOTVS Tecnologías para la Construcción
TOTVS, la mayor empresa de tecnología de Brasil, cuenta con un sistema de gestión completo para el segmento de construcción civil dirigido tanto a empresas constructoras y promotoras como al mercado inmobiliario.
Con TOTVS Construcción, usted tiene una solución completa y robusta para satisfacer todas las demandas estratégicas del sector de la construcción civil.
El sistema ofrece un mayor control sobre los plazos, los costes, los contratos y toda la documentación involucrada en las diferentes etapas.
Así, se gana en eficiencia desde la planificación hasta la ejecución del proyecto, consiguiendo una gestión más ágil y optimizada de las obras.
Aportan una mayor movilidad a los procesos, permitiendo un seguimiento en tiempo real con un acceso fácil y centralizado a datos importantes sobre el proyecto, en cualquier lugar y en cualquier momento.
¿Qué tal adoptar estas soluciones para modernizar su gestión de la construcción, con el apoyo y soporte completo de TOTVS para que su empresa entregue proyectos con la máxima calidad, menores costos y alta eficiencia?
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Conclusión
Como hemos visto, una gestión eficiente de la construcción es esencial para llevar a cabo y completar un proyecto.
Con esto en mente, la implementación de tecnologías especializadas puede ser la solución ideal para automatizar procesos y garantizar una mayor productividad.
Herramientas que actúan desde la planificación hasta la ejecución, para que las entregas se realicen a tiempo y dentro de los costes previstos.
Así, se tiene más control sobre los materiales, el horario y las actividades de los profesionales, lo que puede ayudar a anticiparse a los problemas y, sobre todo, a reducir los costes.
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