Gestión de obra: cómo hacerlo, cuál es la importancia y consejos

TOTVS LATAM | 15 noviembre, 2021

Para que todo en una construcción salga según lo planificado, debe haber una buena gestión de las obras, enfocándose en la mejor ejecución de los procesos.

En el segmento de la construcción no hay lugar para la improvisación y los errores recurrentes.

Por lo tanto, corresponde a los arquitectos e ingenieros asegurarse de que todo vaya bien durante las obras.

Ya sea para pequeñas, medianas y grandes empresas, mantener el control es un gran desafío. Los fallos no se toleran y el nivel de demanda es alto.

Sin embargo, gradualmente, la forma arcaica de ejecutar un proyecto, desde la oficina de ingeniería hasta el sitio de construcción, ha ido evolucionando.

El estudio sobre dirección de obra ha cambiado y, con el uso de tecnologías y sistemas para mejorar la gestión, los resultados han mejorado.

Poco a poco, la estrategia se fue reforzando y hoy las empresas de todo el mundo están revolucionando la forma en que entregan sus trabajos.

Todo con acciones que no necesariamente se restringen al sitio, sino que comienzan en el back office, la planificación.

En este artículo hablamos más sobre cómo promover una buena gestión de la obra para evitar pérdidas y llevar a cabo proyectos de manera eficiente. Además, comprenderá el papel de la tecnología en una mejor gestión de la construcción.

¿Qué es la dirección de obra y para qué sirve?

Es parte de la gestión de las obras todo lo que involucre al equipo de dirección, los recursos y el tiempo para que el cronograma de la obra sea debidamente descargado.

También tiene como objetivo detectar cualquier problema y pensar en soluciones.

Es una forma de garantizar que la calidad del trabajo no se vea comprometida dentro del sitio de construcción.

También es posible cumplir con la previsión financiera pactada en el presupuesto inicial, evitando la necesidad de nuevas inversiones o el derroche de recursos.

La estrategia también se extiende a la correcta gestión del personal, coordinando y supervisando las acciones de todo el equipo diversificado que comúnmente ocupan puestos en un proyecto de construcción civil.

En otras palabras, la gestión de la construcción no se trata solo de organizar los procesos, sino de garantizar el éxito de cada proyecto, asegurando que cada etapa tenga la mejor planificación y ejecución posibles.

De esta forma se aplica la gestión en la dirección de un proyecto: cómo se deben tomar las decisiones para que se logren los objetivos específicos y generales de la obra.

¿Cómo funciona la dirección de obra?

En la práctica, la dirección de obra se preocupa por gestionar materiales, recursos y personas durante la ejecución de un proyecto, utilizando siempre técnicas y estrategias de gestión que permitan al equipo y a la empresa alcanzar las metas establecidas.

Trabaja en varios frentes, tanto en la planificación y coordinación como en la ejecución y conferencia de una obra.

Depende de un equipo especializado en todo el proceso constructivo, capaz de afrontar los problemas y gestionar el equipo y la obra.

Entre los pasos que componen la gestión, podemos destacar:

  • Contratar mano de obra;
  • Cumplir con el presupuesto de construcción ;
  • Garantizar la seguridad laboral;
  • Dirigir el trabajo según el alcance;
  • Gestionar profesionales y sus entregas;
  • Respete el horario predefinido tanto como sea posible;
  • Inspeccionar internamente la ejecución de procesos; 
  • Mantener una buena relación con las partes interesadas del proyecto;
  • Defina materiales de construcción, coordine su compra y monitoree el uso, evitando desperdicios.

En estas tareas, el rol del gerente es fundamental.

Sin embargo, una o dos personas nunca serán suficientes para controlar el flujo de información. Es por eso que cada vez más empresas recurren a la tecnología en busca de soporte .

En general, se puede señalar en función de la dirección de obra la necesidad de orientar la construcción para que logre, en todos los ámbitos, los objetivos establecidos.

Ya sea en relación con la calidad, el tiempo, el presupuesto y otras pautas definidas.

¿Por qué la gestión de la obra es fundamental en la construcción civil?

La dirección de obra es fundamental para el funcionamiento de una empresa del sector de la construcción.

A menudo, su importancia radica más en coordinar el flujo de información y organizar la comunicación entre las partes.

Este es un problema señalado por las empresas más grandes en el campo.

Un estudio de Autodesk & Dodge Data & Analytics encontró que el 60% de los contratistas consideran que los principales contribuyentes a la disminución de la productividad laboral son:

  • Los problemas de coordinación y comunicación entre los miembros del equipo del proyecto;
  • Y la falta de calidad de los documentos contractuales.

Es posible ver cómo aparece la “bola de nieve”, ¿verdad? Sin una buena gestión que alinee los temas de comunicación e información, centralizando las ejecuciones, es difícil hacer que el equipo sea productivo.

De hecho, este es un punto en el que la tecnología tiende a ayudar mucho.

Según datos de un estudio de Autodesk, el 35% del tiempo de los profesionales de la construcción se dedica a actividades no productivas, como buscar información de diseño, problemas de resolución de conflictos y también lidiar con errores y re-trabajos.

Por tanto, es necesario establecer estrategias realmente efectivas. De esta forma, es posible realizar la mejor gestión del trabajo y entregar el proyecto según su alcance.

Vea a continuación las principales ventajas que aporta una buena gestión:

Productividad

La productividad es una de las ganancias más grandes e importantes que puede ofrecer una buena gestión.

Esto ayuda a garantizar que las actividades se lleven a cabo de acuerdo con todos los requisitos de calidad y según lo programado.

Un modelo de producción automatizado favorece la optimización de la organización del trabajo, además de ser un indicador de la calidad del servicio prestado en los proyectos. 

Por tanto, la gestión está conectada con la estrategia productiva de la institución.

Reducción de costos

Para generar ahorros de costos, también se necesita una buena gestión.

Esto se debe a que pueden surgir retrasos, contrataciones indebidas y otros problemas debido a una mala planificación y atención de los gerentes.

El trabajo de reelaboración es uno de los factores que más genera gastos innecesarios, por tanto, evitando este problema es posible ahorrar tanto recursos como tiempo a los profesionales.

Control de materiales

Otra ventaja es poder contar con un control de materiales que también se traduce en ahorros.

Un buen director de obra evita el desperdicio mediante un registro de todos los materiales, controlando su uso para que sea el adecuado según sus necesidades.

Así, no será necesario solicitar más materiales para realizar la obra y se cumplirá la previsión de insumos según lo previsto al inicio del proyecto.

Un sistema de gestión puede ser útil para mantener este control de materiales y evitar el desperdicio.

Además, este tipo de sistema ayuda a la hora de verificar datos históricos y crear cálculos más precisos de la cantidad de materia prima necesaria, evitando así el desperdicio de materiales comprados que serán inútiles.

Anticipación del problema

Como se mencionó anteriormente, cuando hay una buena planificación del proyecto, incluso antes de que comience, se prevén posibles riesgos.

Por lo tanto, ya existe una estrategia para que estos problemas se resuelvan rápidamente y con un daño mínimo.

Como resultado, se reducirá el tiempo de respuesta para solucionar una falla u otro problema en el trabajo.

Resolver este tipo de situaciones rápidamente evita que el problema empeore y el proyecto se vea comprometido.

Entregas programadas

Uno de los principales objetivos de la gestión es entregar proyectos dentro del cronograma estipulado.

Esto es posible cuando el gerente planifica la ejecución de las actividades laborales para que se lleven a cabo de manera eficiente y con calidad.

Un problema que preocupa al gerente es no cumplir con el cronograma y necesitar más tiempo para completar el proyecto.

Para evitar esto, es posible tener un sistema de gestión de obra.

Seguimiento del progreso del proyecto 

¿Sabe con certeza hasta dónde llega cada etapa del proyecto?

Con el registro manual o en hojas de cálculo, de forma descentralizada, a menudo es difícil comprender el progreso del proyecto.

Un punto positivo de la dirección de obra es establecer un cronograma de entrega, así como un medio para los informes de cada responsable, creando una “regla” que mide el avance de la obra.

Este es un punto donde el sistema de gestión encaja como un guante, ya que le permite centralizar la información y crear una línea de tiempo visual sobre el desarrollo del proyecto.

De esta manera, es posible comprender más profundamente lo que está funcionando y las oportunidades de mejora para aplicar en el sitio de construcción.

Ayuda en la gestión de la calidad 

Otro factor que casi siempre pasa desapercibido en la obra es la gestión de la calidad.

A menudo, esto se debe a una mala planificación, lo que hace que el calendario sea ajustado y obliga a los equipos a apresurar las ejecuciones.

Con una gestión eficiente, es posible diseñar un plan acorde con los recursos y la capacidad productiva de su equipo. Por lo tanto, encuentra formas de optimizar las rutinas de producción, acelerando algunas entregas.

De esta forma, solo mejora y da más tiempo para una correcta gestión de la calidad, lo que implica mucho trabajo de inspección y verificación de cumplimiento, evitando re-trabajos.

En este proceso, el sistema de gestión puede ayudar mucho, automatizando la generación de informes que sirven de insumo para el equipo de calidad.

Así, es posible, por ejemplo, cambiar de proveedor con antelación, antes de comprometerse con grandes pedidos.

Ayuda en la gestión de personas 

Un tema más relacionado con la implementación de tecnología en la gestión de la construcción: utilizando un sistema de gestión, es posible integrar varias áreas involucradas en el proyecto.

Así, los responsables de partes como hidráulica, saneamiento, infraestructura, así como desarrolladores, constructores y contratistas están al tanto del avance, con la distribución de información correcta.

Además, para el gerente, este control puede ser más específico, entendiendo cómo y qué hace cada uno de los miembros del equipo su trabajo, así como su nivel de entrega, dependiendo de cómo se mapee el desarrollo del proyecto.

Esto es algo que ya ocurre con el uso, por ejemplo, de dispositivos IoT que utilizan Inteligencia Artificial para medir el progreso de la construcción y actualizar a las partes interesadas, así como desbloquear disparadores contractuales en contratos inteligentes.

¿Cómo hacer una buena gestión de obra?

La gestión de la construcción crea muchos desafíos, como contratar un equipo calificado y alquilar equipos. Especialmente teniendo que mantener todo esto dentro del presupuesto.

Por esta razón, a continuación se ofrecen algunos consejos que pueden ayudarlo a agilizar los procesos y asegurarse de que todo salga como se esperaba.

Planificación

Como en otras áreas, una buena planificación es la base de todo proyecto.

Y esto implica armonía entre los equipos que trabajan en la ejecución de las actividades. 

Además, también es importante crear un cronograma realista, con el que sea posible cumplir con los plazos en condiciones reales.

Por tanto, es fundamental organizar etapas, plazos y recursos.

La planificación debe contener una previsión de las dificultades y problemas que puedan surgir, los cuales son capaces de impactar negativamente factores como el horario de trabajo.

Todo esto debe tenerse en cuenta antes de determinar las metas, para que se puedan cumplir.

En otras palabras, esta alineación de expectativas es fundamental en la gestión.

Gestión de equipos

Seleccionar a las personas adecuadas para las actividades también es muy importante para que el desarrollo del trabajo se desarrolle sin problemas.

Por lo tanto, el gerente necesita gestionar las actividades, además de crear una relación de confianza con el equipo.

Para ello, los profesionales involucrados deben tener conocimientos técnicos.

El propio director necesita saber liderar y gestionar para poder ofrecer una gestión de obra eficiente para su empresa.

Debe ser un referente a seguir, rodeándose de conocimientos sobre todos los temas que involucran al segmento y que pueden ser de utilidad para el proyecto.

Comunicación efectiva entre sectores

Ninguna etapa del proyecto se completará sin una comunicación transparente y cercana entre los sectores involucrados.

Reunir a los responsables es fundamental para una buena gestión de la construcción.

Así, al establecer proximidad y procesos que integren el flujo de información, es más fácil que el proyecto se desarrolle.

Los datos que hemos presentado solo muestran esto: la comunicación es a menudo el talón de Aquiles de un edificio.

Por lo tanto, integre las áreas, centralice documentos con una buena gestión dedicada y cree mecanismos de aprobación que sean compartidos.

Por tanto, ningún avance se convierte en el resultado de una decisión puramente individual, sino en el resultado de un consenso compartido.

Monitoreo constante

Es necesario monitorear cada etapa de la construcción.

Tenga en cuenta que sin informes detallados y encuestas sobre el desempeño de su equipo, no sabrá el nivel de eficiencia de la operación.

Esta acción le brinda una visión amplia y completa del trabajo, incluso antes de que comience e incluso después de que se entregue.

La centralización de la información, algo que se facilita con el uso de un sistema de gestión, es fundamental para que tu dirección de obra tenga este diferencial.

Informes detallados 

¿Cómo tomar decisiones relevantes para el avance de una obra? Con una base puramente holística, es fácil abrir lagunas para errores y fracasos. ¿Recuerdas que dijimos que, en la construcción civil, estos detalles no se toleran?

Con una gestión eficiente de la obra, especialmente si se apoya en el uso de un sistema tecnológico, es posible tener informes detallados de cada etapa del servicio a mano.

Por lo tanto, puede basar sus decisiones en datos precisos que realmente pueden afectar su proyecto en poco tiempo.

¿Quieres un ejemplo?

Digamos que la parte hidrosanitaria tiene problemas con un proveedor específico.

Así que durante la semana pasada, el trabajo del equipo se ha retrasado bastante. ¿Cómo resolver?

Primero, obtener esta información solo sería posible con la ayuda de un informe en profundidad.

En segundo lugar, el documento serviría de base para comprender qué debería cambiar (proveedor, calidad del producto y tiempo de entrega).

Todo de forma ágil, a través de la integración entre el back-office y la obra, con información e informes seguros en la nube y accesibles en cualquier momento.

Lidiar con eventos imprevistos

Una obra es un lugar lleno de imprevistos. Si ya ocurre en una reforma residencial, en un proyecto de grandes proporciones es aún más frecuente.

La ventaja de una buena gestión de obra es que permite el desarrollo de soluciones para diversos imprevistos.

Por lo tanto, usted y su equipo tienen planes B, C (y etc.) que facilitarán la toma de decisiones. Aquí, el acceso a información actualizada en tiempo real también contribuye a acciones asertivas que tienen un impacto a corto plazo.

¿Cómo puede ayudar la tecnología en la gestión de las obras de construcción civil?

Una acción infalible para asegurar una buena gestión de la construcción  es contar con un software de gestión de la construcción especializado, que permita un control total del alcance, los plazos, los costos, los contratos, la documentación y el flujo de caja.

Esta característica permite un seguimiento detallado de cada etapa de las obras y proyectos.

Es posible realizar la gestión completa, desde la planificación hasta la ejecución, entregando a tiempo y dentro del presupuesto.

También es importante que la tecnología de gestión elegida muestre el cronograma de actividades, además de dimensionar el equipo y la mano de obra necesarios.

¿Por qué invertir en software de gestión de la construcción?

La decisión de llevar su empresa a otro nivel en la construcción civil, respaldada por un sistema de gestión, puede marcar la diferencia para su negocio. Sin embargo, sabemos que es un paso complejo.

Pero tenga en cuenta que muchas organizaciones están cambiando su forma de pensar y están encontrando grandes beneficios.

Una encuesta realizada por la Cámara de Comercio de EE. UU. Encontró que el 70% de los contratistas creen que el uso de tecnología puede mejorar la productividad, mejorar el cronograma de construcción e incluso mejorar la seguridad en el lugar de trabajo.

Aún quedan muchos otros beneficios que, en la práctica, pueden transformar sus entregas. Mira algunos de ellos:

Integración de datos

El software le brinda más poder para integrar sectores y centralizar el almacenamiento y procesamiento de datos.

De esta forma se mapea cada ejecución y se registra su desempeño para su posterior lectura.

Además, los documentos se almacenan con total seguridad y jerarquía de acceso, evitando que personas no autorizadas los vean y editen.

También hay formas de establecer reglas para crear copias, así como compartir documentos.

Informes

El software proporciona una instalación de vanguardia para crear informes detallados y personalizados que permiten una vista amplia de cada ejecución.

Además, los datos están disponibles en paneles a los que cualquier miembro del equipo que tenga acceso a la herramienta puede acceder en cualquier momento. 

Es una forma de controlar los entregables y garantizar que se cumpla el alcance del proyecto, así como las obligaciones presupuestarias y del cronograma.

Automatización de procesos 

Las tareas repetitivas y manuales, que pesaron mucho sobre los hombros de su equipo, se pueden automatizar con las funciones de automatización.

Un ejemplo es la posibilidad de crear cronogramas de tareas para el equipo involucrado, excluyendo la necesidad de reuniones que afecten la rutina productiva del empleado.

Gestión de datos e información

El uso de un sistema permite un mejor control del flujo de información, así como el intercambio de datos y documentos.

Así, es posible integrar a los responsables e involucrados en cada etapa del avance de la obra, reforzando el control del plan de acción.

Presupuestos más precisos

Todo el mundo sabe que el presupuesto es una parte vital del trabajo, creado incluso antes de que comience. Es necesario combinar calidad con un costo asequible para la empresa.

El software ayuda en esta parte con funcionalidades específicas, contribuyendo a un precio asertivo de cada parte del proyecto. De esta manera, puede integrar todas las estimaciones de costos en un documento y puede crear estándares para usar en diferentes proyectos.

Ejecución del programa 

Con mayor control sobre los procesos y la información, es más fácil ceñirse al cronograma preestablecido, cumpliendo con los objetivos originales del alcance del proyecto.

Todo a través de un cronograma que otorga mayor poder para visualizar y comprender las tareas realizadas y las que quedan por completar, relacionadas con la disponibilidad de insumos y personal.

Gestión de la calidad

Con tal control, termina refinando las ejecuciones para reducir las fallas. De esta forma, establece un excelente nivel de calidad en cada etapa del proyecto. La integración de información también ayuda en este punto, reduciendo el riesgo de que eventos imprevistos afecten su planificación.

Tecnologías TOTVS para la construcción

TOTVS, empresa de tecnología líder de América Latina, cuenta con un portafolio de tecnologías en sistemas de gestión para el segmento de construcción civil dirigido tanto a constructores como promotores y al mercado inmobiliario. 

Con TOTVS Construcción, tienes una solución completa y robusta para satisfacer todas las demandas estratégicas del sector de la construcción civil.

El ERP para la construcción ofrece un mayor control sobre plazos, costos, contratos y toda la documentación.

De esta forma, se gana en eficiencia desde la planificación hasta la ejecución del proyecto, logrando una mayor eficiencia en la gestión de la obra.

No es de extrañar que 8 de las 20 empresas constructoras más grandes de Brasil sean clientes y utilicen TOTVS Construcción en su vida diaria.

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Conclusión

Como hemos visto, la gestión eficiente de la obra es fundamental para realizar y completar un proyecto.

Teniendo eso en cuenta, la implementación de tecnologías especializadas puede ser la solución ideal para automatizar procesos y garantizar una mayor productividad.

Herramientas que funcionan desde la planificación hasta la ejecución, para que las entregas se realicen a tiempo y dentro de los costos esperados.

De esta forma, tienes más control sobre los materiales, cronograma y actividades de los profesionales, lo que puede ayudar a anticipar problemas y, sobre todo, a reducir costes.

Comprenda más sobre cómo este sistema puede ayudar a su empresa a ganar más clientes y entregar proyectos de manera más eficiente y garantizar la calidad del trabajo.

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