El ERP Financiero es una herramienta fundamental para gestionar y controlar los gastos de una empresa de éxito. Y esta no es solo nuestra afirmación, sino un hecho probado. Según un estudio de caso de SelectHub, el 88% de las organizaciones cree que la implementación de ERP fue fundamental para su éxito. Esto está directamente relacionado con la facilidad que aporta el ERP financiero a la gestión empresarial. Ya sabes, no es ningún misterio: administrar el departamento de finanzas es un verdadero desafío. Es un sector dedicado a planificar el mejor uso de los recursos de la organización, controlando los ingresos, los gastos y todos los factores que influyen en estas cifras. Y ERP Financiero permite automatizar estas y otras tareas, aumentando la eficiencia operativa y contribuyendo al éxito empresarial. TOTVS es especialista en el tema, desarrollador del principal ERP de Brasil y referente en tecnología. Por eso, hemos preparado una guía completa para que aprendas todo sobre el sistema y ¡cómo puede ser beneficioso para tu empresa!
¿Qué es un ERP financiero?
ERP Financiero es un sistema de gestión que le ayuda a gestionar los recursos de su empresa. La herramienta se encarga de todas las entradas relacionadas con la cuenta, lo que le permite comprender cómo las finanzas se convierten en efectivo y cómo se utilizan. Es una forma eficiente de identificar cuellos de botella, gastos excesivos y oportunidades para maximizar sus ganancias. ERP Financiero profundiza su comprensión de cómo funciona el flujo de caja total en la empresa, de modo que todos los gastos se reflejarán en su interfaz. La buena noticia es que puede ser utilizado por cualquier empresa, desde una pequeña hasta una gran empresa.
El efecto directo de este nivel de evaluación es que los gerentes podrán tomar decisiones financieras y presupuestarias importantes, de manera rápida y asertiva. Es una acción que contribuye directly para que usted y todos los gerentes comprendan realmente la situación financiera de la empresa. Este es un nivel de conocimiento esencial para que la organización mida sus acciones, como la necesidad de inversiones o reducciones de costos, en busca de una operación sostenible y rentable. ¿Cómo y cuándo aparecieron los primeros ERP? Los sistemas ERP tienen un origen más lejano de lo que crees. Su estructura más arcaica, que sirve como un sistema informático que automatiza los inventarios, surgió en la década de 1960. Era un software realmente anticuado, personalizado al extremo, desarrollado dentro de las propias empresas. Básicamente fueron intentos, que ni siquiera vieron la luz del día, ya que innovaciones como estas just if mercantilizaron. El siguiente paso en la evolución llegó con el software MRP (Manufacturing Resource Planning), una innovación que nació de una colaboración entre IBM y J.I. Case, fabricante de tractores y otra maquinaria pesada de construcción en la década de 1970. No fue hasta la década de 1990 que se consolidó el software ERP. En ese momento, lo que sucedió fue la integración total del negocio en una sola base de datos, buscando una mayor capacidad de adaptación a las demandas del mercado. Su principal diferencia con MRP es que integra departamentos que, hasta ese momento, son considerados en esenciales, como Marketing, Finanzas y RRHH. Así, de del nuevo milenio y con el boom tecnológico que marcó este giro, los ERP cobraron fuerza, con la incorporación de aplicaciones e integraciones que permitieron al ERP convertirse en la herramienta polifacética que es hoy. No es de extrañar, ERP es adecuado para cualquier tipo de negocio. Y con cada nueva actualización o innovación, el software sirvió para aumentar su poder predictivo. Por lo tanto, cuantas más fuentes de datos tenga a su disposición un sistema de gestión, a través de CRM o incluso MRP, mejor podrá responder la empresa a los cambios en la demanda o las nuevas tendencias en su industria.
¿Para qué sirve un ERP financiero?
El ERP Financiero sirve para ayudar en la gestión de la empresa, integrando todos los datos relacionados con Finanzas y otras operaciones que influyen directamente en el back office de su empresa. Este potencial organizacional permite un mayor poder de toma de decisiones para una empresa.
Cabe destacar que el ERP en sí está compuesto por varios módulos, entre ellos, Finanzas, uno de los más importantes sin duda alguna.
La herramienta completa, que permite la gestión de empleados y suministros, así como el control de todas las partes fiscales y contables.
Por lo tanto, un ERP financiero nunca es solo una herramienta de gestión del sector financiero.
De hecho, es una plataforma de gestión integrada que centraliza todos los datos comerciales. Es decir, une a cada sector del negocio a través de la tecnología.
Así, toda la operación de la empresa queda registrada en una base de datos. Cada decisión tomada, cada resultado, cada consecuencia.
Al final del día, son los datos los que pueden ayudar directamente a los gerentes a administrar sus sectores y llevarlos a cabo de acuerdo con los objetivos.
¿Qué empresas pueden utilizar un ERP financiero?
Debido al grado de tecnología involucrado en un ERP Financiero, es común que los emprendedores piensen que es una herramienta exclusiva para grandes jugadores.
Pero eso no es cierto en absoluto.
Un ERP puede encajar como un guante en la estructura robusta de una gran organización, que tiene múltiples sectores y múltiples procesos o incluso para una mejor alineación y automatización de procesos en una empresa más pequeña.
Es una solución que ayuda a la empresa a proporcionar un canal para que fluya la información.
En otras palabras, mucho más que potencial operativo, ERP se convierte en una herramienta de monitoreo integral y una fuente inagotable de información valiosa.
Sin embargo, no crea que las pequeñas y medianas empresas no pueden disfrutar de estos beneficios.
Una de las principales ventajas de utilizar ERP Financiero en las pequeñas y medianas empresas es que el emprendedor centraliza varias operaciones en un solo sistema.
Esto evita gastos innecesarios en múltiples plataformas de diferentes proveedores.
Entre otros desafíos a los que se enfrentan estas empresas, podemos enumerar:
- Datos incorrectos y redundantes;
- Sistemas individualizados que no se comunican entre sí;
- Sistemas limitados que no pueden mapear procesos comerciales;
- Incapacidad para acceder a plataformas y datos cuando está fuera de la oficina.
En otras palabras, es difícil para una pequeña o mediana empresa crecer si sus sistemas no son capaces de comunicarse, comprender la dinámica empresarial y transformar este procesamiento en insights para el emprendedor.
Es algo que puede obstaculizar no solo las operaciones diarias, sino también el crecimiento del negocio.
Con un ERP financiero, esta dificultad ya no existe.
Después de todo, la plataforma completa integra sectores para eliminar estas barreras operativas.
Otro factor es este: ERP automatiza una serie de tareas que son meramente repetitivas y de poco valor, pero aún necesarias.
Esto significa mucho, ya sea para una gran corporación o para pequeñas empresas, lo que libera estas actividades del gerente, lo que permite un mayor enfoque en el negocio.
¿Cuáles son las principales características de un ERP financiero?
Al analizar un ERP, especialmente en relación con su módulo de control financiero, es importante estar atento a las características que ofrece.
Notará varias funciones enfocadas en recopilar, almacenar y procesar información.
Además, el ERP Financiero también automatiza una serie de tareas con el fin de facilitar la gestión del negocio.
Vea algunas de las características principales:
Organización del flujo de caja
La gestión financiera es una tarea compleja que implica planificar, organizar y determinar el mejor uso de los fondos para una empresa.
Básicamente, esto implica organizar el flujo de caja.
El ERP financiero permite a los gerentes utilizar datos financieros para tomar decisiones sobre proyectos de capital, fuentes de financiamiento, inversiones y otras actividades de administración de efectivo.
Generación de reportes:
Debido a que la información está integrada en la misma base de datos, la generación de informes lleva menos tiempo, con más información relevante para el negocio.
Su potencial de integración de sectores es lo que permite una lectura tan profunda de las condiciones de la empresa, permitiendo la emisión de informes personalizados que permiten evaluarla desde una perspectiva micro o macro.
Control de cuenta, pagos y recepción:
Es fácil perderse en cuentas por pagar y por cobrar cuando tienes un día ajetreado, especialmente para los pequeños empresarios.
Pero los grandes actores no están exentos de esto, ya que la lista de obligaciones financieras puede ser muy grande.
El ERP financiero ayuda a equilibrar todo este proceso.
Le permite rastrear, almacenar y analizar datos financieros como cuentas por pagar, cuentas por cobrar, presupuestos y pronósticos.
Así, además de automatizar algunos procesos, como el cobro, también registra automáticamente el pago de las deudas.
Esto acelera una tarea particularmente importante y, a menudo, lenta: el cierre de fin de mes.
Con un ERP financiero, su empresa cierra cuentas en menos tiempo, lo que permite menos prisas en los últimos días del mes.
Registro de clientes y proveedores
Uno de los grandes diferenciales de ERP es su amplia catalogación de clientes y proveedores.
Es una forma de aprobar a los socios comerciales con los que mantiene contacto, centralizando también su gestión de documentos, certificados, contratos y otros contactos.
Si su ERP está completo, con integración a un CRM, aún es posible agregar los datos de relación con estas partes.
De esa forma, dispondrá de datos altamente cualificados para analizar el negocio actual o trabajar en nuevas propuestas.
La importancia del ERP para la gestión financiera de una empresa
El ERP funcionará junto con otros módulos para realizar un seguimiento del flujo de caja de la empresa, desde la compra de nuevos suministros hasta el pago de los empleados y la emisión de facturas a los clientes.
En otras palabras, el ERP financiero permitirá una visión general de la gestión financiera de la empresa, lo que permitirá a los líderes evaluar con mayor precisión cada paso a dar.
El software puede incluso ayudarlo a presupuestar su negocio, realizar pronósticos financieros y proporcionar información sobre dónde se pueden reducir los costos.
El 95% de las empresas vieron mejoras importantes después de implementar ERP, agilizar los procesos, aumentar la colaboración y centralizar los datos corporativos.
Esto de acuerdo con datos de Datix Inc.
En este punto, quizás se pregunte:
“Está bien, pero ¿puede tal inversión en tecnología traer un buen retorno financiero al negocio?”
Era la misma pregunta que un estudio de una consultora, llamada Ultra, planteaba a las empresas que estaban implementando un ERP.
De esas organizaciones, el 85% ya había proyectado una fecha límite para tener el ROI.
Lo que vio la consultora fue que, para el 82% de este grupo, el ROI se logró en el tiempo esperado.
ERP financiero: 7 razones para invertir en un sistema
Después de todo, ¿por qué tantas empresas de repente buscan un ERP?
Bueno, las razones hablan por sí solas. Es por eso que el 81% de las organizaciones están implementando o ya lo han implementado, según una encuesta de Panorama Consulting Group.
Y este número es expresivo por varias razones, pero resaltemos una:
Nunca antes tantas empresas habían invertido tiempo y dinero en la implementación de una tecnología, el ERP Financiero, si los sistemas no aportaban ventajas a su negocio.
Aquí, también vale la pena señalar: la mayoría de estos beneficios están relacionados con un problema central, que es la integración.
Los datos son el activo más importante para las empresas hoy en día, y una operación exitosa que debe tener la capacidad de capturarlos, el espacio para almacenarlos y la tecnología para procesarlos.
Hay tres pilares del desempeño de ERP, independientemente de su módulo.
En el caso del ERP Financiero, puede recopilar información de una multitud de fuentes, desde la gestión de un taller, stocks, procesos logísticos, facturación, RRHH, etc.
De esta forma, es posible basar toda la contabilidad empresarial en los datos integrados por el ERP.
Pero, ¿qué justifica abrir las puertas a una tecnología como esta? Le explicamos:
Seguridad de datos e información
ERP Financiero es una tecnología que comprende la importancia de los datos que fluyen entre las computadoras de su empresa y los servidores en la nube.
Después de todo, para tratar con datos comerciales tan confidenciales, la seguridad es un problema primordial. Sin eso, no hay forma de lograr ningún éxito.
ERP protege la información de su empresa a través de alta tecnología, como el cifrado.
De esta forma, solo se permite el acceso a quienes tengan autorización.
Por lo tanto, la empresa puede definir niveles de permisos, limitando la visualización, el intercambio y la edición de datos, documentos y otros archivos.
Estandarización de actividades
Al centralizar los procesos, se puede estandarizar su ejecución e incluso acercar sectores, haciendo que la comunicación sea más transparente.
Entonces, por ejemplo, el sector de ventas tiene la misma información que utilizan los envíos, el servicio al cliente y el sector financiero.
Es decir, si finanzas deciden congelar la cuenta de un cliente, o si el servicio al cliente cambia el registro y cambia la dirección de un cliente, los otros departamentos pueden ver esto de inmediato.
Estos son pequeños detalles que marcan la diferencia en la vida cotidiana, evitando la necesidad de llamadas telefónicas o correos electrónicos urgentes.
Asistencia en la toma de decisiones
En el mundo moderno, la capacidad de toma de decisiones está intrínsecamente relacionada con qué tan bien su empresa utiliza los datos.
El poder de la analítica permite a los empleados recopilar una amplia variedad de información y convertirla en información útil. Hablamos de cosas como:
• Reducción de costos;
• Detección de fraudes;
• Identificación de nuevas oportunidades comerciales
• Mejores formas de optimizar las operaciones actuales;
• Formas de promover un mejor servicio al cliente.
Un ERP puede ayudar a los líderes a tomar decisiones bien informadas basadas en datos significativos.
La plataforma permite al gerente analizar prácticamente cualquier proceso comercial, con acceso a informes asertivos, presentados en diferentes formatos.
Reducción de costos
Optimización de procesos que se traduce en mejora operativa y, por supuesto, reducción de costes.
Este es un viaje común en el mundo empresarial actual. Es un objetivo absoluto, inherente a casi todos los ciclos de una empresa que busca crecer.
Y es precisamente en este punto donde un ERP Financiero puede ayudar.
Fue algo que Hubspot descubrió al preguntar sobre el ROI de la implementación de ERP para algunas organizaciones.
Para el 40% de ellos, el principal beneficio de la herramienta fue la reducción de los costes de TI. El segundo, para el 38% de estas empresas, fue la reducción de los niveles de inventarios.
Además, el 35% de ellos también apuntaba a una reducción del tiempo de ciclo.
Mire: estas son tres áreas esencialmente costosas que, para la mayoría de estas empresas, mostraron una reducción significativa en los costos directos o indirectos.
Optimización de procesos
ERP ofrece la capacidad de automatizar las tareas repetitivas de una empresa, algo de lo que ningún emprendedor puede huir, pero que puede solucionar.
Estos incluyen: nómina, procesamiento de pedidos, facturación, informes y más.
La automatización minimiza el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, reduce los errores y permite a los empleados concentrarse en tareas de mayor valor agregado.
Además, el ERP Financiero también pone a disposición de los usuarios de toda la organización todos los datos introducidos (teniendo en cuenta sus niveles de acceso).
Entonces, por ejemplo, el módulo de Control de inventario puede activar automáticamente un envío y una factura cuando una unidad está disponible.
Se trata de pequeñas tareas que, en última instancia, se traducen en más ingresos y una mejor experiencia del cliente.
Control de plazos
¿Qué más identifica a un sector financiero sino su obligación de cumplir con los plazos?
Después de todo, eso es lo que todo el mundo dice: el tiempo es dinero.
Con un ERP Financiero, el equipo del sector puede llevar a cabo un control asiduo de los plazos, asegurando que las cuentas por pagar se realicen y que los recibos efectivamente entren en efectivo según su fecha de vencimiento.
Es una característica que mejora la salud financiera de la empresa, lo que le permite operar en el azul y que puede contar con una previsibilidad asertiva de efectivo.
Más organización
ERP permite a las empresas rastrear, identificar y comprender las métricas comerciales, un recurso poderoso.
La herramienta facilita el acceso de toda la empresa a datos casi en tiempo real, evitando la formación de silos de información y proporcionando informes y análisis para todos los aspectos de las operaciones comerciales.
La centralización de datos potencia estos procesos, fortaleciendo el cumplimiento del sector y promoviendo la organización de la información.
5 consejos sobre cómo elegir un ERP financiero para su negocio
De hecho, el ERP Financiero puede transformar su empresa de varias formas.
La eficiencia del proceso es solo el comienzo, porque con la tecnología, su desarrollo no tiene límites.
Pero solo se necesita un poco de investigación en Internet para ver cuántos desarrolladores hay disponibles.
Entonces, ¿qué debe contar en su decisión de elegir un ERP? ¡Te mostramos algunos factores que se pueden considerar!
Conoce tus necesidades
Antes de tomar una decisión, debe mirar dentro de su organización.
¿Cuáles son sus necesidades comerciales, prioridades, oportunidades de mejora y fortalezas?
¿Y cómo puede la tecnología contribuir a mejores entregas en general?
Lo que queremos decir es que debe realizar una evaluación comercial, entendiendo los procesos que deben automatizarse.
Mapeo de los procesos de la industria
La implementación de ERP depende de una serie de factores, en particular, la madurez de los procesos de la empresa.
¿Está seguro de que su estructura puede manejar tal nivel tecnológico?
Pero no te preocupes, esta es una tarea que se puede realizar junto con el desarrollador.
Lo ideal es mapear los procesos, para entender cuáles necesitan reformulación, cuáles son prioritarios, cuáles son las mejores prácticas a adoptar en la empresa, entre otras cosas.
Búsqueda de proveedores
Un paso fundamental que requiere paciencia: la búsqueda del proveedor adecuado.
Opte por empresas de renombre, cuya solución sea amplia, aunque personalizable a las necesidades, tamaño y tiempo de su negocio.
Además, busque alternativas con funcionalidad realmente funcional y que se adapten a su operación.
Los problemas específicos, como la transparencia con respecto a las actualizaciones (que deben ser periódicas) y el soporte técnico de calidad, deben contar como puntos en su elección.
Considere la inversión financiera
Hay varias opciones de ERP en el mercado, para todos los presupuestos y estructuras.
Las soluciones 100% basadas en la nube tienden a ser más económicas, flexibles y escalables.
Esto significa que puede adoptarlo cuando su operación aún sea muy pequeña y usarlo hasta el punto en que se convierta en una verdadera empresa.
Es decir, desde el principio, puedes ahorrar recursos en la implementación, pagando solo una tarifa mensual fija mensual que cubre todo el uso de la herramienta.
Priorice los sistemas que son fáciles de implementar
Hoy en día, ningún emprendedor tiene tiempo para liderar o seguir el proceso de implementación de una solución.
Lo que se espera es rapidez y practicidad, algo que ofrece el ERP Financiero en la nube.
Simplemente contacte con el proveedor, firme un plan y listo: usted y todo su equipo tienen acceso a la herramienta.
La instalación es muy fácil y rápida, ya que todo el procesamiento se realiza en la nube.
Entonces, solo descarga la interfaz y las funcionalidades, realizando una rápida integración de datos para comenzar a operar el 1er.
Sistema de backoffice de TOTVS
La organización de la rutina financiera de su empresa se ha vuelto más fácil al invertir en tecnología. Con TOTVS Backoffice puedes hacer todo el control de tus finanzas y con la posibilidad de automatizar tareas financieras y administrativas, con datos integrados actualizados en tiempo real.
TOTVS Backoffice es una solución completa y personalizada para servir a empresas de diferentes tamaños para una gestión eficiente y organizada.
El sistema está disponible para ejecutarse tanto en sus propios servidores como en la nube. TOTVS Backoffice le permite llevar a cabo todo, desde la gestión de compras y suministros hasta la gestión fiscal, incluido el inventario, las finanzas y la contabilidad.
Conclusión
A lo largo de este contenido, le presentamos todos los detalles sobre el ERP Financiero.
Si has llegado hasta aquí, ya sabes qué es esta solución, sus principales características, la importancia de tenerla en tu negocio y cómo elegir el mejor ERP para tu empresa.
La tecnología es, sin duda, el brazo derecho de las organizaciones.
Contar con una solución como un ERP es el verdadero primer paso para que su empresa se establezca en el mercado, presentando ventajas competitivas estratégicas.
Para eso, sabes que puedes contar con TOTVS.
TOTVS ERP tiene múltiples funcionalidades, así como una infraestructura flexible para ser absorbida por su negocio y sus procesos.
De esta forma, actúa como un complemento operativo y una ganancia estratégica que puede optimizar los procesos, impulsando los resultados.
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