En el mercado actual, las empresas fracasan por una variedad de razones. Una es la falta de comprensión sobre cómo opera el negocio. Sin comprender las métricas de cada departamento, es difícil prepararse para ciertos eventos o tomar decisiones importantes. Es por eso que los indicadores de desempeño son herramientas esenciales.
Es común que las empresas establezcan metas y objetivos, a menudo audaces, a veces más conservadores, que indiquen lo que esperan del trimestre, semestre y año operativo.
Son estos objetivos los que trazan el horizonte para los empleados y líderes. “¡Ahí es donde tenemos que llegar!”.
Pero el problema es que el horizonte está realmente lejos. “Pero, ¿cómo sabemos que estamos aquí?”
Bueno, para responder a esta pregunta, las organizaciones utilizan indicadores de rendimiento, métricas clave para comprender la efectividad de un proceso, acción, proyecto o industria en su conjunto.
Una buena gestión de indicadores es necesaria en un mundo corporativo donde cada segundo importa y todas las decisiones tienen el mismo peso en los resultados. Es decir, deben estar bien pensados y basados en datos.
¡Estos datos que proporcionan los indicadores de rendimiento!
¿Qué tal si entiendes más al respecto? Hemos preparado una guía completa sobre indicadores de rendimiento, donde explicaremos:
- ¿Qué son los indicadores de rendimiento?
- ¿Para qué sirven los indicadores de rendimiento?
- ¿Cuál es la importancia de definir buenos indicadores para la empresa?
- ¿Son iguales los indicadores de rendimiento y los KPI?
- ¿Cuáles son las características de un buen indicador de rendimiento?
- Ejemplos de los indicadores de rendimiento de una empresa
- Indicadores de desempeño empresarial: ¿cuáles son los más utilizados?
- ¿Cómo crear indicadores de rendimiento?
- Errores que deben evitarse a la hora de definir los indicadores de desempeño de la empresa
- El papel de la tecnología para facilitar la gestión de los indicadores de tu negocio
¡Sigue leyendo para entender más!
¿Qué son los indicadores de rendimiento?
Un indicador de rendimiento es una métrica de valor medible que demuestra la eficiencia con la que una empresa está operando para lograr sus objetivos. Es una medida que demuestra el nivel de éxito de una empresa, sector, proyecto o empleado en relación a un objetivo concreto.
Los indicadores de rendimiento de alto nivel pueden centrarse en los puntos generales de rendimiento empresarial, mientras que los indicadores de bajo nivel pueden centrarse en el rendimiento de los procesos y los propios departamentos.
Según el columnista de Forbes Louis Mosca, los indicadores de rendimiento son “su guía para comprender todas las partes móviles de su negocio, y pueden ser la parte más importante de la gestión“.
¿Para qué sirven los indicadores de rendimiento?
Se requieren indicadores de rendimiento para que pueda medir los éxitos y los puntos de atención de su operación. Al acompañarlos, el gerente puede obtener una visión general de cómo se está desempeñando su negocio, y sus sectores individualmente.
Sirven para medir cuántos caminan la búsqueda de un objetivo, utilizando datos actuales, cuantificables y medibles que se pueden recopilar en cualquier momento.
Son, en esencia, una forma de comunicación que revela información clara y relevante para los objetivos estratégicos de la empresa.
¿Cuál es la importancia de definir buenos indicadores para la empresa?
Los indicadores de desempeño son importantes para que pueda alcanzar los objetivos estratégicos definidos en la planificación, siguiendo la dirección correcta.
Después de todo, lograr objetivos audaces, ya sean financieros o no, es algo que depende de la entrega consistente y enfocada de resultados.
Para que el liderazgo entienda los esfuerzos que emplea el equipo, así como dónde emplea, es fundamental tener una buena gestión de los indicadores de desempeño.
Además, una buena gestión de indicadores es capaz de:
Conectando el propósito con la cultura empresarial
No basta con tener un negocio para “ganar dinero”. Este es un objetivo suave e inútil con el que sus empleados no se conectarán; después de todo, el dinero no será completamente suyo.
Debe tener una misión que empodere a sus empleados, con KPI conectados a esa misión, y que pueda hacer que los empleados se sientan parte del viaje.
Los propósitos de tu empresa y los indicadores ayudarán a tus equipos a entender si están cerca o lejos de alcanzarlos.
Involucrar a los empleados
Un propósito —u meta— en común se absorbe más fácilmente como elemento de unión entre los empleados.
Es decir, involucrar al equipo en busca de lo que la empresa quiere, simplificando la comunicación y posibilitando mejores resultados.
Ayudar a los empleados a comprender su nivel de rendimiento
Al definir indicadores de desempeño, los empleados tienen una base mucho más sólida para evaluar el impacto de sus acciones en el día a día y el éxito de la empresa.
Sirve para guiarlos, aclarando si están aportando como se espera y si el esfuerzo se dirige a las acciones correctas.
¿Son iguales los indicadores de rendimiento y los KPI?
Sí, los indicadores de rendimiento son lo mismo que los KPI o los indicadores clave de rendimiento. De hecho, a lo largo de varios contenidos sobre el tema en nuestro blog, solemos utilizar algunos sinónimos para este tema, tales como:
- Indicadores de desempeño;
- Indicadores de rendimiento;
- KPI.
Se utilizan en cualquier sistema de gestión de indicadores, como la metodología de gestión de objetivos OKR, el Balanced Scorecard (un modelo de gestión de estrategias que mira más allá de las cuestiones financieras), entre otros métodos dentro del paraguas de La Gestión de Procesos de Negocio.
¿Cuáles son las características de un buen indicador de rendimiento?
Y en la práctica, ¿qué hace que una métrica sea un indicador de rendimiento? Hay algunas características de este tipo de medidas que debes pagar antes de empezar a ponerlas en papel.
Puede seguir la metodología SMART Goals, que establece que los KPI deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y vinculados a un período de tiempo.
Sin embargo, hay otras características, que no puede olvidar, tales como:
Ser fácil de entender
Es crucial que los indicadores de rendimiento sean simplemente fáciles de entender.
No sirve de nada establecer un objetivo que dependa de una serie de métricas, porcentajes y números para ser reales, como “aumentar la retención de clientes en un 36,5% sin dejar de reducir el 40% de la cantidad gastada en marketing“.
Es algo complejo, difícil de entender e identificar en el día a día.
Primero, cree indicadores individuales para cada objetivo (no tenga cuidado con solo uno, por supuesto). ¿Cómo hacerlo? Hay una manera muy simple:
Haga preguntas que determinen si ha alcanzado su objetivo, evitando aquellas que puedan responderse con un simple “sí” o “no”.
Trate de hacer preguntas abiertas y que inviten a la reflexión, tales como:
- ¿Qué resultado quiero lograr?
- ¿Cómo puedo impactar el resultado?
- ¿Cómo establezco el progreso?
- ¿Por qué es importante este resultado?
- ¿Cómo sé que he logrado mi objetivo final?
Recopilar datos medibles y concretos
Uno de los elementos más cruciales para su estrategia de gestión de indicadores es que las métricas deben ser medibles.
A partir de esto puedes entender si estás más cerca o más lejos de lograr los objetivos.
Aquí, hay varias cuestiones que deben analizarse, como los KPI a corto, medio y largo plazo, así como los más importantes y menos relevantes para su objetivo en sí.
Otro punto es que debes definir, además de datos medibles, una frecuencia de medición para cada KPI. El monitoreo regular puede garantizar una mayor comprensión de la información comercial.
Guiar las decisiones estratégicas
El indicador de rendimiento debe utilizarse para guiar las decisiones estratégicas de la empresa.
Del tipo que no es simplemente una medida que hay que lograr, sino cuyo seguimiento puede servir para un cambio de procesos, de recorrido e incluso de meta.
Por eso los indicadores son tan importantes: no son solo herramientas de medición, sino recursos interesantes para que el liderazgo de una empresa pueda regular los objetivos estratégicos del negocio.
Estar alineado con los objetivos de la empresa
Y, por supuesto, el KPI debe estar conectado a un objetivo clave de la empresa.
Sin esta alineación, el indicador definido puede confundirse con su estrategia, instigando a su equipo y gerentes a trabajar hacia una causa u objetivo que no esté relacionado con las ambiciones y necesidades de la empresa.
Es por eso que el indicador debe ser medible y capaz de guiar las decisiones estratégicas, yendo más allá del papel de un “número arbitrario”, sirviendo literalmente para “contar” la historia de su empresa durante un período de tiempo.
Forma parte de la organización del día a día
Finalmente, es importante no confundir el indicador con el objetivo en sí. ¿Recuerdas el paralelismo que comentamos, acerca de que la meta es el horizonte que quieres alcanzar?
Esto significa que el objetivo, dependiendo de su período de tiempo, puede ser algo “ocasional” dentro de la empresa, analizado de semanas a semanas (o meses en meses).
El indicador es todo lo contrario: es una medida presente dentro de la empresa y en su día a día, independientemente de la frecuencia que se mida.
Es a través de los indicadores que los profesionales y sectores avanzan hacia los objetivos.
Ejemplos de los indicadores de rendimiento de una empresa
Pero entonces, ¿cuáles son los principales indicadores de rendimiento de una empresa? Mientras hablamos, se pueden dividir de múltiples maneras, como la industria, el proyecto y también el individuo, algo muy común en las empresas que trabajan en programas de aprendizaje permanente para promover la formación profesional.
Hemos establecido algunos ejemplos de indicadores de rendimiento que se pueden aplicar en su operación. Vamos, ¿de acuerdo?
Indicadores de rendimiento individuales
Los indicadores de desempeño individuales se aplican tanto por elección del profesional, con el fin de medir su evolución con respecto al desempeño, como por elección de la empresa, para medir su desempeño específico.
Es algo muy común para los proveedores y profesionales de soporte, que necesitan seguir algunos KPI específicos e individuales para cumplir con su objetivo.
Para un vendedor en un ataque, puede cerrarse la semana con un total de USS $ 5 mil en ventas. Para un asistente de telemarketing de soporte bancario, puede ser algo así como lograr un nivel de satisfacción del cliente del 85% por mes.
Entre los principales indicadores individuales, podemos mencionar:
- Tasa de absentismo;
- Índice de retrabajo;
- Índice de productividad;
- Ventas totales realizadas;
- Nivel de satisfacción con el servicio.
Indicador de rendimiento operativo
Por otro lado, los indicadores de rendimiento operativo están relacionados con lo que se hace en la cadena de producción de la empresa, en su taller. Se miden mediante métricas más complejas y relevantes.
Uno de estos indicadores es el tiempo de inactividad, por ejemplo.
Está relacionado con el índice de productividad individual, pero está destinado a medir una visión general de la producción dentro de una empresa.
Entre los principales indicadores operativos, podemos destacar:
- Tiempo productivo real;
- Tiempo de la cadena de suministro;
- No conformidad en los productos;
- Nivel de residuos materiales.
Indicadores de desempeño de RRHH
Los indicadores de desempeño de RRHH sirven para medir la eficiencia de las acciones y procesos de gestión del capital humano, siendo esenciales para una toma de decisiones más estratégica y basada en datos con respecto a los diversos aspectos detrás de la gestión de la experiencia humana y el departamento personal.
Uno de estos indicadores de RRHH puede ser la tasa de rotación, es decir, la tasa de rotación de los empleados.
Promover y fortalecer la cultura organizacional de la empresa implica, por ejemplo, la necesidad de reducir la tasa de rotación y retener el talento.
Otros indicadores de la industria pueden ser:
- Capacitación en ROI;
- Índice de absentismo;
- Índice de regalos;
- Evaluación del aprendizaje;
- Índice de retención de talento.
Indicadores de rendimiento de ventas
Los indicadores de rendimiento de ventas miden el rendimiento y la eficacia de los procesos de negocio de la empresa. Son esenciales para asegurar el equilibrio financiero del negocio y uno de los más importantes para la estrategia de la empresa.
Uno es el ticket promedio, o cuánto gasta un cliente en promedio con la empresa durante el tiempo de relación.
Analizarlo es crucial para comprender cuestiones como la rentabilidad del negocio, sus ingresos brutos e incluso la predicción de ventas de diferentes productos o servicios.
Otros indicadores valiosos pueden ser:
- Tiempo de venta;
- Tasa de conversión;
- Costo de adquisición de clientes;
- Tasa de abandono de clientes;
- Ingresos por representante de ventas;
- Tasas de ventas adicionales y ventas cruzadas.
Indicadores de desempeño financiero
Los indicadores financieros, por otro, miden con precisión el desempeño de una empresa desde el punto de vista de sus finanzas. Van más allá de las ventas simplemente, sino que también se trata de costos relacionados con la producción o costos logísticos, por ejemplo.
Uno de estos indicadores, quizás el más popular de todos, es el retorno de la inversión (ROI), que también muestra cuánto ha rendido una inversión después de un cierto período de tiempo.
Además de esto, la empresa puede monitorear KPI financieros como:
- Rentabilidad;
- Rentabilidad;
- Costos fijos y variables;
- Margen de contribución;
- Salir tablas;
Indicadores de desempeño logístico
Con los indicadores de rendimiento logístico, la empresa puede medir el rendimiento de su gestión logística y procesos de negocio.
Son esenciales para ayudar a los líderes a crear y refinar su estrategia de entrega e incluso enrutamiento.
Uno de los principales indicadores es OTIF u On-Time In-Full, que osifica la calidad y puntualidad de las entregas.
Cuanto más alto es el índice, más asertivo es el servicio de entrega, lo que significa menos errores y retrabajos en el proceso.
Otros indicadores pueden ser:
- Rotación de existencias;
- Tiempo de entrega;
- Tasa de pedido perfecta;
- Costos de almacenamiento;
- Tiempo de ciclo de pedido.
Indicadores de rendimiento de marketing
Y los indicadores de rendimiento de marketing ayudan a su liderazgo a medir el rendimiento de las estrategias de atracción, retención y lealtad para prospectos, clientes potenciales y clientes.
Se pueden aplicar tanto en estrategias offline como en estrategias de marketing online, así como en acciones de inbound y email marketing.
Una es la posición de las palabras clave que su empresa quiere clasificar.
Cuanto más importante sea la palabra clave que describe su negocio y su solución, mayores serán los esfuerzos para clasificarse en las primeras posiciones de los motores de búsqueda.
En esta área, otros indicadores de desempeño pueden ser:
- Visitas únicas;
- Número de clientes potenciales;
- Tasa de rechazo;
- Número de menciones en redes sociales;
Indicadores de desempeño empresarial: ¿cuáles son los más utilizados?
Los indicadores de desempeño empresarial ayudan a los líderes a guiar su operación y guiar los procesos, reduciendo la planificación estratégica. Entre todos los ejemplos que mencionamos anteriormente, hay algunos específicos que, incluso relacionados con los sectores, son constantemente monitoreados por los líderes.
Entre ellos, podemos mencionar:
- Retorno de la Inversión (ROI): un indicador flexible, aplicado a cualquier sector, que indica la rentabilidad de una inversión realizada. Es esencial para los cálculos predictivos, a fin de ayudar a la empresa a comprender si una inversión es realmente factible.
- Cuota de mercado: un indicador de competitividad, que indica la participación de la empresa en el mercado en el que opera. Es esencial que los líderes entiendan la adherencia de sus soluciones o la efectividad de las acciones de marca.
- Time to Market: un indicador de productividad y efectividad empresarial, que indica el momento de lanzamiento de un producto en el mercado (desde el punto en que se idealiza hasta que se pone a disposición para las ventas).
- Rotación de inventario: un indicador dinámico, ya que sirve para el sector de logística, ventas y también compras. Es la relación entre el consumo de un producto y su balance de stock. Es decir, cuánto tiempo tarda X en venderse y es necesario renovar el inventario.
¿Cómo crear indicadores de rendimiento?
Como indicamos, una de las mejores formas de crear KPI es mediante el uso del método SMART Goals, que establece criterios claros para definir indicadores realmente valiosos para su operación.
Para simplificar el proceso, ¿qué tal si responde algunas preguntas sobre los indicadores que piensa usar?, tales como:
- ¿Son fáciles de entender?
- ¿Están claramente definidos?
- ¿Es posible analizarlos rápidamente?
- ¿Son relevantes en el presente en el futuro?
- ¿Se centran en la mejora de procesos?
- ¿Están estos KPI relacionados con una estrategia válida?
- ¿Reflejan con precisión el proceso de su empresa?
- ¿Puede todo su equipo monitorearlos o está limitado a una persona?
- ¿Involucran factores o cantidades que la organización puede controlar o influir?
Errores que deben evitarse a la hora de definir los indicadores de desempeño de la empresa
Ahora que has aprendido todo sobre los indicadores de desempeño, parece sencillo definirlos y acompañarlos para lograr el éxito, ¿verdad? Ahí es cuando necesitas un pie trasero.
Varias empresas cometen errores que dificultan o retrasan su desarrollo, gran parte de esto con respecto a un factor simple:
No logran gestionar los indicadores.
¿Pero cómo?
El principal error es la falta de revisión periódica de los indicadores, en la que los líderes evalúan el significado de los resultados. Y, por supuesto, aquí, hablamos del monitoreo como una forma de evitar el fracaso.
Sin embargo, los kpi que continúan funcionando bien también deberían provocar una alerta: “¿y si debemos duplicar nuestras expectativas?”.
Es uno de los puntos en los que el método OKR se centra en gran medida: establecer objetivos ambiciosos.
Otro defecto común es la falta de indicadores suficientes.
Verá, ningún KPI por sí solo explica cómo sucedió algo o cómo mejorar su resultado.
Sin embargo, un conjunto bien definido de indicadores puede incluir cifras que indiquen dónde se han deteriorado las condiciones y cómo se pueden mejorar.
Estas son ideas valiosas para fortalecer la toma de decisiones de los líderes.
El papel de la tecnología para facilitar la gestión de los indicadores de tu negocio
Uno de los principales desafíos de la gestión de los indicadores de rendimiento no es simplemente configurarlos correctamente, sino tener la capacidad de monitorearlos.
Sin apostar por la medición manual, es necesario contar con tecnologías de Business Intelligence que puedan integrar datos de sectores y centralizar la medición de indicadores.
Esto le permite crear visualizaciones en tiempo real de sus KPI conectando todas sus fuentes de datos en un solo panel.
A partir de ahí, puede crear segmentaciones, leer dimensiones e incluso combinar KPI para generar informes personalizados que sean apropiados para su objetivo.
ERP de TOTVS
Los ERP de TOTVS son sistemas de gestión completos que simplifican, modernizan y mejoran la gestión de su negocio y, por supuesto, permiten la gestión de indicadores de última generación.
Con nuestros ERP, tiene acceso a sistemas de control que integran industrias, automatizan tareas y hacen que su operación esté completamente basada en datos.
Además de maximizar su productividad, tiene a mano una serie de capacidades de monitoreo de indicadores clave, independientemente del segmento de negocio.
Todo esto le permite a usted y a su equipo analizar datos en tiempo real, ver información en paneles inteligentes y generar informes completos sobre la situación comercial real.
La gestión eficiente de indicadores depende de una decisión: ¿qué tecnología utilizará? ¡Ponte por delante de la competencia con TOTVS ERP!
Conclusión
A lo largo de esta guía completa, le contamos todo sobre los indicadores de rendimiento y su influencia en la buena gestión operativa y la estrategia actual.
Además, has aprendido un poco más sobre cómo definirlos mejor, cuáles son sus características y ejemplos populares de KPI son indispensables para cualquier operación.
Y, por supuesto, también has visto lo importante que es tener la tecnología adecuada. Si te ha gustado este contenido, sigue leyendo los demás aquí en el blog. ¡Ahora aproveche la oportunidad para comprender todo sobre el modelado de datos en nuestra guía definitiva sobre el tema!
erp KPI
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