RRHH digital: que es, como funciona y como implementarlo

TOTVS LATAM | 27 septiembre, 2021

En el momento que vivimos, donde la transformación digital ya es una certeza, la tecnología se presenta como un medio para resolver problemas en todos los sectores de una empresa. Este es el caso de RRHH Digital.

En general, la modernización y la digitalización abarcaron todos los aspectos de la vida de las personas y la rutina de las empresas.

En el caso del sector de Recursos Humanos, no es diferente: operar en un entorno digital, con la ayuda de plataformas modernas y metodologías innovadoras, cambia significativamente su nivel de entrega, ¡de una manera positiva, por supuesto!

Sin embargo, además, aporta mucho a la relevancia del sector en un carácter más global en el contexto de la organización.

Después de todo, con RRHH Digital, el sector se posiciona como un creador de soluciones eficientes para los dolores de negocios, operando con estrategias que promueven la prueba y la innovación continuas.

Para las empresas que buscan modernizarse más allá de la asistencia operativa, es esencial comprender más sobre los recursos humanos digitales.

En este contenido, verá una guía completa sobre el tema, entendiendo su importancia, cómo funciona, las ventajas de RRHH Digital y cómo implementarlo en su negocio.

¡Sigue leyendo!

¿Qué es Digital RRHH?

Los recursos humanos digitales son una forma de optimizar los procesos en los que se aprovechan las tecnologías sociales, móviles, analíticas y en la nube, para hacer que los recursos humanos sean más eficientes, efectivos y conectados.

En otras palabras, es un cambio general, un 180º, en la forma en que funciona la industria de recursos humanos.

RRHH Digital es el resultado del proceso de transformaciones tecnológicas que estamos atravesando.

El mercado es cada vez más competitivo, por lo que necesita invertir en herramientas que hagan que su empresa se destaque.

Además, el sector de recursos humanos es un actor clave en el desarrollo del negocio.

En este contexto, lo que hace que RRHH sea Digital no es solo la implementación y el uso de nuevas tecnologías.

De hecho, RRHH digital busca unir cultura organizacional, talentos, estructura corporativa y procesos optimizados en busca de mayor eficiencia.

Todo esto está guiado por un implacable sentido de innovación, capaz de impactar a toda la organización y promover la transformación continua en sus procesos.

Para tener una idea de cómo RRHH Digital ya tiene cierta inmersión en el mercado, vale la pena buscar datos de una encuesta latinoamericana de Deloitte.

Según los datos obtenidos, alrededor del 81% de las organizaciones ya consideran a RRHH Digital como “importante o muy importante”.

Además, el 56% de las empresas manifestó que busca transformar los procesos de la industria para incorporar nuevas tecnologías, como la móvil y la digital.

RRHH 4.0

RRHH 4.0 es un concepto un poco más amplio que RRHH Digital.

Sirve de marco para que la empresa desarrolle sus estrategias de gestión de personas y recursos en un escenario en el que la Cuarta Revolución Industrial es una realidad.

No menos importante, RRHH 4.0 es la respuesta directa del sector de recursos humanos al movimiento de transformación de la industria.

Es una forma de pensar en RRHH como una industria realmente diferente: más automatizada, menos manual y burocrática, centrada en actividades estratégicas y menos tiempo perdido en acciones repetitivas con poco valor agregado.

Sin embargo, cabe destacar que la propia RRHH 4.0 busca distanciarse de la imagen de un sector que “resuelve la burocracia”.

De hecho, la innovación busca posicionar al sector como fundamental para la calificación del negocio, atrayendo y seleccionando nuevos talentos, además de actuar directamente en el mantenimiento de la cultura organizacional.

En otras palabras, RRHH 4.0 es un movimiento que busca transformar el sector de manera que contribuya directamente a la mejora estratégica de la organización. ¿Qué significa eso? Más productividad, mejor retención de talento y mayor rendimiento en su conjunto.

Todo esto con el uso de tecnologías e innovaciones como:

  • El pensamiento de diseño;
  • Aplicaciones móviles;
  • Metodología ágil;
  • Inteligencia artificial;
  • Centros operativos;
  • Plataformas analíticas;
  • Plataformas integradas de recursos humanos;
  • Cuadros de mando interactive, con actualización en tiempo real;
  • Foco en el capital humano, con un foco que contribuya a la experiencia del empleado.

¿Cómo impacta HR Digital en los procesos de la industria?

El papel de RR.HH. es actuar como un engranaje vital en el funcionamiento de una organización.

Con la creciente importancia de RR.HH. como brazo estratégico de negocios, la transformación digital se ha convertido en un objetivo mucho más relevante para los líderes de la industria.

La verdad real es que la transformación digital está alterando tectónicamente el modus operandi de los recursos humanos tradicionales.

En resumen, la transformación digital crea un enfoque completo, más allá de la automatización, con mayor agilidad empresarial, servicios inteligentes y las habilidades de una fuerza laboral diversa.

Por lo tanto, es posible ayudar al equipo a adaptarse y seguir siendo relevante en el nuevo mundo del trabajo, agregando valor a los entregables de la organización.

Entre otros impactos, los recursos humanos digitales pueden transformar la industria de muchas maneras. Mira los principales:

Optimiza la rutina

RRHH Digital puede automatizar cualquier proceso manual que requiera mucho tiempo, lo que le permite a usted y a su equipo concentrarse en ser más productivos e importantes en el aspecto estratégico del negocio.

Después de todo, piénselo: cualquier organización con una gran cantidad de empleados tendrá dificultades para administrar su información en papel.

RRHH Digital permite a los profesionales de recursos humanos optimizar los flujos de trabajo para mejorar la gestión general, logrando mejores niveles de entrega.

Comunicación más efectiva

RRHH Digital simplifica el proceso de acceso a información esencial para todos los empleados, así como también simplifica la toma de decisiones, ya que todos los datos son instantáneamente accesibles y actualizados.

Facilita la comunicación entre los profesionales del sector y en toda la empresa, agilizando los procesos y evitando largas interrupciones.

En este caso, es una gran ganancia en términos de transparencia.

Además, en RRHH Digital, es posible mantener todos los datos, información y contenidos de la organización en una ubicación segura centralizada.

Agilidad en los procesos

Todo este potencial tecnológico favorece una rutina operativa más ágil, que le permite a usted y a su equipo completar las tareas más rápidamente.

En particular, manuales y esencialmente burocráticos.

La ayuda de un sistema para RRHH Digital es vital en este logro, ya que permite automatizar diversas tareas, así como monitorear su ejecución con el fin de comprender el nivel de productividad ejercido.

Es posible, por ejemplo, realizar toda la gestión de documentos online y digitalmente.

Entonces, además de reducir los costos de almacenamiento, tienes a mano un sistema que protege todos los documentos y archivos, además de facilitar el acceso.

Entre otros beneficios relacionados, podemos enumerar:

  • Control de vacaciones mejor y más eficientes.
  • Creando nóminas automáticamente;
  • Digitalización de contratos de prestación de servicios;
  • Certificados médicos, informes de rendimiento y solicitudes de licencia en la nube.

Innovación

¿Y qué es agregar tecnología a un proceso sino innovación pura y simple?

En el sector de RRHH, es una necesidad que busca alinear el sector a los cambios que imperan en otros sectores del negocio, como el operativo.

Por lo tanto, RRHH Digital busca no solo traer nuevas tecnologías a su vida diaria, sino remodelar realmente la cultura del sector y la organización.

De esta forma, es posible implementar metodologías y marcos innovadores en la forma de gestionar a las personas, no solo en su vida productiva diaria, sino también en su puesto dentro de la organización, en su cualificación, etc.

¿Cómo funciona Digital HR?

RRHH Digital trabaja con la implementación de tecnologías en el sector de recursos humanos, así como con la incorporación de metodologías innovadoras en la composición de la estrategia de la empresa.

Es necesario integrar la cultura organizacional, las tecnologías utilizadas por los empleados y el compromiso.

Los tres pilares que reducirán las barreras de comunicación y permitirán una transformación real en el trabajo de RRHH y en la forma en que se desarrolla la experiencia del empleado en la empresa.

Elementos de recursos humanos digitales

Desde hace un tiempo, el sector de recursos humanos de una empresa ya no es solo burocrático, encargado de encargarse de las contrataciones, el mantenimiento y los despidos.

Además de los procesos como los pagos a los empleados, RR.HH. también es responsable de administrar a las personas y garantizar el mantenimiento de la cultura organizacional.

La digitalización de RR.HH. facilita las tareas estratégicas, ya que utiliza recursos de Inteligencia Artificial para comprender mejor a las personas.

Con tecnologías como estas, es posible evaluar cómo ayudar a la empresa a alcanzar sus objetivos.

Vea a continuación los principales elementos afectados por el uso de RRHH Digital:

Proceso de selección

La tecnología permite que los procesos de selección de nuevos empleados sean más rápidos y eficientes.

Las entrevistas pueden incluso realizarse en línea o mediante juegos corporativos.

Además, los datos de los candidatos se pueden analizar mediante People Analytics.

Esta herramienta procesa un gran volumen de datos para que la empresa tenga una visión más precisa de los perfiles de las personas.

De esta forma, es más fácil identificar cuál es el profesional más adecuado para un puesto, por ejemplo.

Esta solución es capaz de analizar el desempeño del capital humano, facilitando la promoción de los empleados.

Almacenamiento en la nube

El uso de la computación en la nube para almacenar datos de la empresa ha sido una alternativa segura y eficiente.

Esto se debe a que solo las personas autorizadas pueden acceder a esta información, que está altamente protegida contra intrusos.

Esto disminuye las posibilidades de ataques cibernéticos contra la organización.

También es una forma de promover una reducción de costos, ya que elimina el uso de servidores físicos que requieren más mantenimiento.

De esta forma, la empresa obtiene más ventajas, desembolsando menos recursos.

Reloj electrónico

El control del tiempo ahora se puede realizar de forma mucho más eficiente y sencilla.

Con el reloj de tiempo electrónico, es posible tener acceso al espejo del movimiento diario del empleado, además de gestionar el tiempo de asistencia.

También permite la integración directa con la nómina, haciendo una gestión integrada de RRHH.

La solución brinda al sector la posibilidad de programar y controlar las horas de los empleados, incluidos los que trabajan de forma remota.

Asimismo, también se contabiliza automáticamente el banco de horas de los profesionales.

Soluciones móviles

Otra tendencia en la digitalización de RR.HH. es el uso de soluciones para dispositivos móviles.

En algunos casos, son operativos, como aplicaciones que reemplazan el reloj antiguo con control de presencia de geolocalización.

Los datos como los tiempos de entrada y salida, incluidos los de equipos remotos, se envían directamente al sistema, sin que un empleado tenga que registrarlos.

Además, las empresas están adoptando soluciones móviles a la hora de seleccionar profesionales.

Los candidatos pueden participar en el proceso incluso a distancia, lo que facilita la atracción de personas de otras ciudades o regiones.

Inteligencia de Negocio

Business Intelligence recopila, organiza y analiza datos de la empresa con el fin de obtener información esencial para su crecimiento.

Así, es posible identificar patrones y tendencias, además de verificar comportamientos.

Aplicado a la planificación estratégica de RR.HH., las empresas pueden desarrollar el capital humano de la organización y aumentar la productividad.

También ofrece la posibilidad de realizar ajustes en las estrategias para poner a la empresa en el camino correcto para alcanzar sus objetivos.

¿Cuáles son las ventajas de RH Digital?

De la misma manera que la tecnología ha transformado la vida de las personas, también impacta en la vida diaria del sector de recursos humanos.

Hoy, ¿sabes lo que RRHH Digital puede aportar a la empresa? Exploramos algunas de las ventajas a continuación:

Seguridad de datos

Con RRHH Digital, es natural que los procesos se vuelvan cada vez más sencillos de llevar a cabo. Este es un reflejo directo de la infraestructura tecnológica que asegura el funcionamiento del sector, basado en un completo sistema de RRHH.

Sirve tanto como medio para realizar actividades, como también como lugar de seguridad para la información.

De esta manera, ningún dato confidencial de los empleados sale de las inmediaciones del departamento de recursos humanos; está restringido solo a los empleados autorizados.

Aquí, no solo estamos hablando de gestión de salarios y beneficios, sino de información como control de vacaciones, emisión de nóminas y punto digital, por ejemplo.

Organización

Con RRHH Digital, su empresa evoluciona el nivel de organización de la información.

Descarte todos los archivos físicos y comience a almacenar cualquier documento en la nube, facilitando el acceso y mantenimiento de los archivos.

Este es un factor esencial para algunas actividades, como la captación y selección de talento.

Con la ayuda de un completo sistema de RRHH, automatizas toda la base de datos de currículums, organizándolos según los criterios de la empresa, lo que agiliza una parte importante de la etapa de contratación.

Modernización

Al reemplazar los sistemas heredados con una plataforma en la nube integrada con una sólida infraestructura digital, actualiza las herramientas de aprendizaje, contratación y gestión del rendimiento.

Es una forma de facilitar la gestión del capital humano, acortando distancias y simplificando toda la implicación del sector con los empleados.

Ahorro de recursos

Finalmente, RRHH Digital permite a su empresa reducir los costos operativos relacionados con la gestión de personas.

En particular, destacamos los gastos de almacenamiento y toda la gestión de documentos físicos.

Un completo sistema de recursos humanos elimina la necesidad de un uso masivo de papel, lo que permite que las tareas se realicen digitalmente.

Además, la tecnología puede revolucionar la forma en que la empresa maneja ciertas tareas, como la selección de talentos, la calificación de los empleados y su participación.

A través de herramientas digitales, es posible acortar el trabajo manual además de estas actividades, midiendo cada parte del ciclo de vida del empleado en la empresa.

Esto hace que sea más fácil y económico tomar decisiones relevantes para la empresa.

RRHH Digital: ¿Cómo empezar a implementar?

En primer lugar, no piense en RRHH Digital como una forma de complicar los procesos. Es todo lo contrario.

Entonces, comprender cómo implementar este cambio en RRHH debería comenzar simplemente: ¡con preguntas!

“¿Qué áreas de nuestros procesos de recursos humanos necesitan un cambio de imagen digital?”

Haga esta pregunta tanto a los empleados como a la junta. Debe comprender la visión de todos sobre qué partes, tareas y funciones creen que deberían ser digitales.

Esto, por supuesto, dará como resultado una larga lista de ideas.

Lo siguiente que debe hacer es priorizar estas ideas en función de dos criterios: impacto y esfuerzo.

El impacto se refiere al impacto comercial de la digitalización de ideas. El esfuerzo implica el tiempo y el dinero necesarios para digitalizar las ideas.

Esta matriz será su punto de partida: comience con ideas de alto impacto y bajo esfuerzo. Te ayudarán a desarrollar RRHH digitales y a ponerlos en acción rápidamente.

Es importante que los líderes comprendan que adoptar los recursos humanos digitales requiere conocimientos de datos reales.

La mejor forma de proporcionar esto es a través de un completo sistema de RRHH que integre información, facilite el control de datos y haga las tareas más transparentes.

Además, la adopción de metodologías innovadoras para la resolución de problemas y la ejecución de proyectos, como el pensamiento de diseño, también es esencial.

Después de todo, estamos hablando de conceptos que catalizan una nueva cara de RRHH.

TOTVS RH

A medida que estas tecnologías adquieren madurez, también aumentan las posibilidades de aplicación a diferentes sectores de una empresa.

TOTVS RRHH ofrece soluciones que automatizan el sector de recursos humanos, brindando mayor productividad a su empresa.

Con él, es posible que RRHH se centre más en el capital humano que en los procesos burocráticos.

El sistema está completo y apoyará el desarrollo desde el departamento de personal para brindar datos de desempeño que ayuden a los gerentes a definir los mejores indicadores de recursos humanos.

Así, el sector se vuelve más estratégico, digital, seguro y eficiente y capaz de configurar un PDI con más información de los empleados.

En otras palabras, un consejo para los verdaderos recursos humanos digitales en su negocio.

¿Quiere saber más sobre lo que nuestras soluciones pueden aportar a su negocio?

Consulte la página de TOTVS RRHH para comprender todo lo que el sistema de recursos humanos completo, moderno e integrado puede hacer por su empresa.

Conclusión

Una realidad importante en cualquier transformación digital es que la tecnología por sí sola no creará cultura ni involucrará a los empleados.

Crear un trabajo significativo que incluya a toda la fuerza laboral en la estrategia digital será aún más importante que en el pasado, especialmente con los millennials.

Dentro del contexto corporativo, los empleados buscan un propósito para lo que hacen en el trabajo.

Tenga en cuenta que los empleados a menudo se muestran reacios a utilizar nuevas tecnologías si el trabajo en sí o el contenido de las aplicaciones con las que interactúan no es intuitivo, relevante y motivador.

Los empleados deben saber que tienen espacio para crear el futuro al tener el poder de innovar.

Y el sector de RRHH debe estar atento a toda esta dinámica, potenciando su día a día y compliendo los objetivos de negocio.

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