BPO: qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas

TOTVS LATAM | 17 enero, 2022

BPO es una tendencia que se ha ido realizando y convirtiéndose en una ganancia estratégica frente a un mercado cada vez más competitivo.

Con Business Process Outsourcing, la empresa puede volver sus ojos al núcleo del negocio, mientras deja las actividades secundarias en manos de expertos.

Sin embargo, muchos gerentes todavía luchan por entender el concepto, o incluso conocerlo, a menudo confundiéndolo con consejos o sugerencias.

Y para muchas empresas de BPO, queda por entender cómo destacarse en el mercado.

Para estos negocios, el desafío es entender: ¿cómo desarrollar y demostrar al cliente que su empresa se diferencia de las otras en el mercado?

La respuesta, créanme, no es difícil:

Además de presentar una gestión estratégica de servicios, una buena apuesta es buscar soluciones que aporten valor al negocio del cliente.

En este momento, contar con un equipo cualificado, con agilidad en el servicio, e invirtiendo en tecnología de punta, es una gran manera de responder a la competitividad del escenario.

Por lo tanto, permite que su cliente se dedique a la actividad comercial principal, mientras que su empresa de BPO se centra en mantener y optimizar otras industrias críticas para el negocio, aunque sean secundarias.

En este contenido, aprenderá cómo puede aumentar la productividad de su empresa, incluso con un personal esbelto.

La premisa pasa por desarrollar las capacidades laborales de los empleados, delegando actividades repetitivas y burocráticas a un software que automatice las tareas más mecánicas.

Sin embargo, antes de sumergirse en soluciones, es importante repasar el concepto y comprender las características de BPO.

Es una visión esencial que le mostrará cómo el mercado actual ve el Outsourcing de Procesos de Negocio y lo que espera de una empresa de BPO.

¿Qué es BPO (Business Process Outsourcing)?

BPO es el acrónimo de Business Process Outsourcing, un término que se puede traducir como “Business Process Outsourcing“. Es decir, es una empresa que está contratada para realizar actividades para otras empresas.

Sin embargo, bpo no se trata de consultoría o asesoramiento.

Al contratar una empresa de BPO, el cliente busca a alguien especializado que pueda asumir plenamente un sector o actividad de importancia para la empresa: el backoffice o el front office.

Recordando que esta actividad o sector no puede estar relacionado con el core business de la empresa, ya que se trata de una práctica prohibida.

Así, a la hora de optar por BPO, la empresa busca, por ejemplo:

Un socio comercial que se encarga de toda su contabilidad, su TI o el sector legal.

Sin embargo, además del know-how, la empresa BPO debe aportar diferenciales que agreguen valor a la operación del cliente, como el conocimiento calificado, la tecnología y la innovación de procesos.

De esta manera, reduce los costos, se enfoca más en el enfoque del negocio y puede hacer que cada operación sea más ágil y más específica.

Es un modelo de negocio tan efectivo que, según una encuesta de Grand View Research, el mercado de BPO alcanzó un valor de US $ 237 mil millones en 2020.

Si bien la consultoría es un servicio de asesoramiento, propone un plan de acción y supervisa su aplicación. BPO tiene un enfoque más estratégico, no involucrarse de manera práctica en la rutina productiva.

Es común que la consultoría esté compuesta por muchas conversaciones, cursos y conferencias.

El asesoramiento proporciona una asistencia más técnica y dirigida al modelo de negocio.

Es decir, a pesar de actuar en algunas tareas prácticas, su acción se restringe a una parte del negocio.

Un ejemplo es el asesoramiento financiero, que analiza la salud financiera de la empresa, propone un plan de acción y actúa en conjunto para resolver los problemas.

¿Cómo surgió BPO?

BPO es una modalidad de servicios de outsourcing que surgió a principios de la década de 1990, aplicada en procesos transaccionales.

Estas son actividades que no tienen interferencia humana, a menudo son de poco valor y, hoy en día, automatizadas por sistemas. Tienen poco valor para la empresa, pero son necesarios para su funcionamiento.

Fue en la década de 2000, con el boom tecnológico y digital, que las empresas vieron la necesidad de externalizar los servicios completos de su backoffice.

Aunque, vale la pena recordar, el BPO no se limita al backoffice, y se puede contratar para actividades de front-office, como el servicio comercial.

¿Cómo funciona BPO?

BPO – Business Process Outsourcing nace con la idea de optimizar procesos de otras empresas, ofreciendo recursos asociados a las tecnologías de la información (ITES) con el fin de aumentar la productividad de las organizaciones.

La idea es que todo lo que no sea el núcleo de la empresa, se externalice con el proveedor de servicios de externalización de procesos de negocio.

De esta manera, BPO puede funcionar de dos maneras: asignado al código de la empresa del cliente o en la sede de la empresa bpo.

De cualquier manera, el servicio se realiza siguiendo un SLA que determina el nivel de entrega de acuerdo con la demanda o el alcance de la función.

Dependerá en gran medida del tipo de servicio contratado y de su importancia para el negocio.

El BPO financiero, por ejemplo, requiere una mayor integración del cliente con el proveedor de servicios.

Después de todo, la información debe ser bastante clara, de modo que cualquier operación sea transparente para todas las partes.

¿Cuál es la diferencia entre BPO y outsourcing?

Es importante recuperar el paralelismo con otros tipos de contratación, porque BPO es diferente de la subcontratación normal. Esta es una relación que merece protagonismo y explicación en el contenido.

Aunque es común “tomar prestado” el término para mencionar el tipo de servicio, a la hora de contratar bpo, una empresa va mucho más allá de la externalización tradicional.

Este último tiene un carácter más directo: la prestación de un servicio sencillo, como una plantilla específica y puntual en un proyecto o área concreta.

Por ejemplo, podemos enumerar servicios como limpieza, fletamento, mantenimiento, seguridad, etc.

Es decir, se refiere más a una única entrega, sin necesidad de crear un nuevo modelo de servicios organizacionales.

BPO, por otro lado, se trata de contratar toda la estrategia, tecnología, experiencia y procesos detrás de una actividad o de todo un sector de la empresa.

Además, depende de un proceso de evaluación en profundidad por parte del cliente, que debe mapear sus necesidades y encontrar la empresa de BPO ideal para abordar su dolor.

¿Qué sectores pueden ser premiados con BPO?

Aquellos que trabajan en una empresa de BPO trabajan en los dolores de gran parte del negocio.

Por lo tanto, nada mejor que probar soluciones dentro de la propia empresa para hacer el trabajo más ágil.

Dentro del negocio, algunos sectores pueden (¡y deben!) seguir los flujos de trabajo.

Administrativo/RRHH

Trate de reducir el papeleo utilizado en esta área haciendo que los datos sean más claros y accesibles en un entorno digital.

Es fundamental desarrollar estándares para nombrar archivos y establecer el nivel de acceso a los documentos dentro de la empresa, así como a la organización de acuerdo con la fecha y el tipo de archivo.

Desde el punto de vista del capital humano, hay tres frentes en las empresas de BPO que deben tener sus propios procedimientos: reclutamiento y selección, mapeo de carrera y medicina y seguridad ocupacional.

Contabilidad

En el área contable, la gestión de contratos implica la atención a las normas fiscales y fiscales, aditivos y ajustes a lo largo de los procesos.

En las tareas de pago que cubren nómina, punto electrónico y administración de beneficios, lo ideal es integrar estos procesos.

Aquellos que administran la contabilidad, el balance general y los resultados de la gestión deben tener un consultor centrado en los cambios en la legislación.

Por no hablar de los billetes entrantes y salientes, el movimiento bancario y el cumplimiento tributario.

Comercial

Algunas empresas tienen procesos de producción muy complejos y cualificados.

Así, acaban centrándose mucho en la parte operativa, mientras que el equipo comercial está incompleto y dificulta el avance de los negocios.

Por lo tanto, es posible ofrecer el servicio de BPO comercial, estructurando todo un equipo dedicado a explorar el mercado en busca de oportunidades y cerrar negocios.

Pero recuerda:

Para realizar una buena venta en tus empresas BPO, es necesario que la tabla de precios esté asociada a la búsqueda de nuevas oportunidades y a la gestión del presupuesto de servicio.

Transporte

Un escenario similar se observa en muchas empresas donde el foco está más en el ámbito productivo, donde se pierden actividades secundarias ante las demandas.

Uno de ellos es el transporte.

Así, se abre un hueco para que una empresa BPO ayude al cliente a organizar su logística, diseñando la red de transporte, así como la definición de indicadores y todo el seguimiento de la operación.

Conformidad

Cumplir con los requisitos fiscales y de seguridad de la información puede ser un problema.

Para las empresas estructuradas, es necesario conciliar la creación de un sector y políticas de cumplimiento que sean realmente efectivas y en poco tiempo. Para los más pequeños, el desafío es tener los recursos para hacerlo.

Con bpo en cumplimiento, la empresa delega pasos importantes en profesionales especializados, quienes establecerán reglas y monitorearán su cumplimiento interno.

Es una forma de ponerse por delante de los escollos de la legislación, como la LGPD, asegurando que la operación vaya de acuerdo con lo que exige la ley.

Además, contribuye a que la empresa no realice auditorías internas y externas.

Legal

Garantizar la seguridad del cumplimiento legal es otro problema identificado por las organizaciones.

A menudo son problemas específicos, y no todas las empresas pueden armar un equipo legal interno.

Así, bpo legal puede ayudar a los clientes en todos los frentes, desde facilitar el acceso a la legislación, ayudar en el control de los plazos y proporcionar toda la asistencia en los procedimientos judiciales.

I.T.

Administrar toda la infraestructura de TI y garantizar la máxima eficiencia del servidor es una tarea compleja que requiere una alta experiencia técnica.

Para una empresa, hoy en día, vale la pena buscar una empresa de BPO que se haga cargo de la gestión del sector de TI, garantizando la estabilidad y seguridad de la infraestructura del servidor, proporcionando mantenimiento y todo el soporte necesario.

¿Cómo puede BPO optimizar los procesos de una empresa?

Un gran dilema para las empresas de hoy en día es encontrar formas de optimizar los procesos. BPO surge como una alternativa para abordar este problema.

El Business Process Outsourcing encaja perfectamente en las necesidades de la organización, actuando de acuerdo a sus lineamientos y en busca de sus objetivos.

Y por supuesto, dicha entrega se lleva a cabo con gran competencia profesional, por un equipo especializado y dedicado.

Por lo tanto, el cliente tiene mayor libertad para escalar su enfoque en sus actividades primarias.

Es decir, más tiempo y potencial operativo y estratégico para trabajar con la fuente de su ganancia.

¿Significa esto que el sector o la actividad en manos de la empresa BPO están olvidados?

Por supuesto que no, pero la responsabilidad de proporcionar un buen trabajo recae en manos de la empresa BPO.

Con el know-how y las tecnologías innovadoras, puede contribuir al rendimiento de la empresa, ocupándose de las actividades secundarias e informando de todo a los responsables del cliente, tal como lo haría un sector normal.

¿Por qué implementar BPO en su empresa? ¡Conoce 5 razones!

¿Todavía tiene dudas sobre si la contratación de una empresa de BPO es realmente efectiva?

Contratar a un socio comercial para manejar las actividades intermedias de su negocio puede ser la mejor decisión de su viaje corporativo. Comprenda los beneficios:

Reducción de costes

Al contratar a una empresa de BPO, elimina los costos involucrados en la contratación de empleados y sus salarios, y no tiene que lidiar con toda la curva de aprendizaje de un nuevo empleado.

Además, la inversión en tecnología, capacitación y capacitación es responsabilidad del proveedor de servicios, quien debe hacerlo para seguir siendo competitivo en el mercado.

Aumento de la productividad

Como bpo se encarga de las actividades secundarias, el equipo del cliente puede centrarse por completo en las necesidades reales del negocio.

Además, se debe pensar que contratar a una empresa de BPO elimina el riesgo de tratar con empleados ineficientes.

De esta manera, asegurando una mejor productividad en su industria, generando resultados más rápidos.

Costo beneficio

Además de la reducción de costos, la contratación de una empresa de BPO es una acción rentable, ya que proporciona al cliente acceso a una estructura completa para la prestación de servicios.

Así, ya se han realizado inversiones en tecnología y expertise y el equipo encargado de la actividad contratada entrega, desde el primer día, la excelencia.

Servicios especializados

Con los servicios especializados de una empresa de BPO, su negocio tiene a mano un proveedor extremadamente calificado.

Cada servicio se mide de acuerdo con los SLA firmados y la empresa tiene la tarea de registrar e informar sobre su rendimiento, en función de informes y métricas.

Centrarse en las actividades empresariales clave

Finalmente, algo que ya has aprendido en este contenido: BPO le da a la empresa la oportunidad de volver sus ojos a la actividad comercial principal.

Es decir, todo foco y energía productiva se destina a lo que da beneficio a la organización.

El uso de software para BPO

No se equivoquen pensando que las empresas de BPO tienen toda la infraestructura lista ya al inicio de la operación.

Para que uno se destaque, es necesario buscar soluciones innovadoras que agreguen valor a los clientes que buscan brindar servicios.

Por lo tanto, el uso de software para BPO es casi una necesidad para las empresas que desean posicionarse competitivamente.

Un sistema, preferiblemente completo, que facilita el día a día de la empresa y además ofrece características que benefician al cliente.

Una suma compleja de encontrar, ¿verdad? Pero con una mirada cercana, puede encontrar el software BPO perfecto para poner su negocio en la cima.

Qué necesitas saber antes de contratar el software BPO

Surgen algunas dudas a la hora de elegir o no un software BPO, precisamente por el coste que presenta esta característica.

Con eso en mente, TOTVS ha invertido en soluciones que sirven desde pequeñas hasta grandes empresas.

Devolución

Un retorno medible se trata de aumentar la rentabilidad donde el mismo equipo puede servir a más clientes gracias a la automatización de procesos.

De esta manera, es posible hacer “más con menos”, haciendo que las entregas sean eficientes y de alta calidad.

Costo beneficio

El costo de un sistema de servicio completo se puede cobrar de dos maneras.

Una primera, llamada a locales, que requiere un desembolso inicial elevado y es la modalidad más convencional.

Y una segunda, en la que el gestor puede suscribirse a la herramienta por suscripción y utilizarla de forma cloud.

En ambos procedimientos, es posible crecer modularmente en materia de funcionalidad y usuarios.

¿Cómo es la implementación?

La implementación de dicha solución implica, en primer lugar, comprender qué es el negocio.

Por lo tanto, se recomienda planificar este proceso con un equipo especializado.

Oportunidades de negocio

Además de la optimización, es necesario estar atentos a los cambios y necesidades de aquellos que buscan servicios de BPO para asegurar una buena tarjeta de clientes satisfechos.

Seguridad de los datos

Un tema que es urgente para las empresas de BPO es la seguridad de los datos de sus clientes.

Las noticias de fugas de información y piratería persiguen a las empresas que desean implementar rutinas más cercanas a la tecnología de la información.

Intenta demostrar a tus clientes que el proceso de externalización es seguro y que una empresa de BPO está mucho más preparada para estas situaciones con una política de datos clara.

Proveedores de servicios TOTVS

Las soluciones BPO satisfacen una variedad de necesidades.

Por ello, es importante contratar servicios con una empresa que se especialice en el core y pueda ofrecer soporte. TOTVS es sinónimo de innovación y desarrollo.

El PROVEEDOR DE SERVICIOS TOTVS es un ERP totalmente dedicado a empresas que se posicionan como especialistas del mercado.

Puede ser adoptado por la asistencia técnica y por las empresas de BPO que desean agregar valor al cliente.

¿Cómo lo haces?

Con una serie de módulos integrados que automatizan tareas y hacen más transparentes todos los procesos, ayudando en el cumplimiento de las obligaciones tributarias, legales y tributarias.

LOS PROVEEDORES DE SERVICIOS TOTVS aún permiten una alta flexibilidad en la operación, ya que permite el monitoreo de las rutinas de los equipos externos.

Todo para hacer que las entregas de la empresa BPO sean más rápidas, más efectivas y más controladas.

¡Obtenga más información sobre la solución TOTVS Service Providers y comprenda la diferencia que ERP puede hacer en su empresa BPO!

Conclusión

En este contenido, aprendiste más sobre el concepto y las características de BPO. Un tipo de contratación que cada vez gana más tracción debido a las necesidades estratégicas de la empresa.

Por lo tanto, es posible centrarse en el núcleo del negocio, mientras que los expertos se encargan de las actividades o sectores enteros del back o front office.

Para las empresas de BPO, lo que se necesita es descubrir cómo mejorar las entregas y destacarse en el mercado.

Ofrecer diferenciales es fundamental, por lo que apostar por un sistema tecnológico es el camino más garantizado hacia el éxito.

El dilema es la elección: ¿qué solución se adapta mejor a su negocio y a las necesidades de sus clientes? Arriba, puedes consultar más sobre las ventajas de uno de ellos.

Ahora, ¿qué tal si entendemos más sobre la gestión empresarial y encontramos soluciones a problemas estratégicos y operativos?

En el blog de TOTVS encontrarás varios contenidos cualificados sobre el tema.

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