Automatización Comercial: qué es, ventajas y por qué invertir

TOTVS LATAM | 30 mayo, 2022

La automatización comercial ha cambiado la forma en que trabajan muchas corporaciones al simplificar el servicio y las operaciones internas.

El proceso evita errores y retrabajos, ya que reduce o incluso elimina la intervención humana.

El éxito de la tecnología está justificado: las empresas buscan cada vez más la automatización para agilizar actividades que a menudo se realizan manualmente.

¿El resultado?

Entre otras cosas, un gran aumento de la productividad en la empresa y una considerable reducción de costes.

Estratégicamente, la automatización es un gran diferenciador competitivo para su tienda y POS.

Sin embargo, el acceso a este tipo de tecnología aún es limitado, especialmente en el comercio minorista. Muchos ni siquiera son conscientes de todos sus beneficios, que se aplican a todo tipo de empresas, incluidas las pymes.

Por eso, en este contenido aprenderás para qué sirve la automatización comercial, cómo funciona, su importancia y ¡cómo evaluar las mejores herramientas!

Entonces, ¿vamos a seguir este camino del conocimiento? Simplemente siga leyendo esta guía completa para la automatización empresarial.

¿Qué es la automatización empresarial?

La automatización comercial se puede definir como el uso de herramientas y métodos tecnológicos para automatizar tareas corporativas. Se puede aplicar tanto en acciones operativas como en la parte estratégica del negocio.

La automatización comercial es prima cercana de lo que conocemos como automatización industrial.

Mientras que el segundo tiene como objetivo optimizar las ejecuciones dentro de la planta de fabricación (pero también se extiende a la oficina administrativa ), la automatización comercial busca lograr lo mismo en negocios, tiendas y puntos de venta, minoristas en general.

Es decir, se puede aplicar tanto en la tienda como en tus sistemas.

¿Para qué sirve la automatización empresarial?

La automatización comercial sirve para respaldar (o, a menudo, hacerse cargo) de los procesos operativos, como el servicio al cliente o la generación de facturas.

Su aplicación en el comercio minorista tiene como objetivo optimizar los procedimientos diarios, quitando la carga operativa de los hombros de los empleados y agilizando las tareas.

Además, con el apoyo de los recursos tecnológicos, es posible recopilar datos e información sobre cada una de estas ejecuciones automatizadas, lo que brinda más seguridad y prevención de pérdidas a su tienda.

El acceso a estos insumos puede ser determinante para mejorar la inteligencia comercial de su comercio, ayudando a tomar mejores decisiones.

El resultado de implementar la automatización comercial en su comercio minorista es casi inconmensurable.

Mucho depende de cuán tecnológica esté dispuesta a ser su empresa.

Sin embargo, no se deje engañar: la automatización empresarial trae grandes resultados.

Un ejemplo es la reducción de costos.

Según datos de la consultora McKinsey, el 45% de las actividades remuneradas de hoy pueden ser automatizadas por las tecnologías actuales.

Eso significa ahorros de $2 billones anuales en salarios.

¿Cómo funciona la automatización empresarial?

La automatización comercial funciona con el uso de herramientas y soluciones tecnológicas que optimizan, integran, estandarizan y por supuesto automatizan procesos.

Puede implementarse en la primera línea de una tienda, apoyando la parte operativa de un sistema POS, o en la oficina administrativa.

De esta forma, se pueden encontrar impactos positivos tanto en el servicio y en el trato directo con el cliente, como en la propia gestión del negocio.

¿Quieres algunos ejemplos?

Para el TPV existen soluciones interesantes que agilizan varios pasos, como las estaciones de autoservicio que facilitan la tarea al cliente.

Hoy en día, es posible encontrar innovaciones aún más interesantes, que utilizan dispositivos IoT para leer el POS y aportar insights para la toma de decisiones, como la disposición de los productos en la tienda.

Otra tecnología que está ganando más espacio es la Inteligencia Artificial.

Según otro estudio de McKinsey, de 2018 a 2019, hubo un crecimiento del 35 % en la tasa de adopción de herramientas de IA entre las empresas minoristas.

En la oficina, la automatización comercial puede pasar por una o varias herramientas. El más utilizado es el ERP, un software de gestión que integra los sectores y facilita la vida administrativa de tu negocio.

Con él, tienes una solución capaz de automatizar tareas en los sectores de Inventario, Financiero, Ventas, Compras, RRHH e incluso Servicio Online.

¿Cuál es la importancia de la automatización para mejorar los procesos de una empresa?

La automatización comercial es una respuesta tecnológica a los deseos de un mercado que demanda cada vez más eficiencia y agilidad. Como resultado, se puede esperar una reducción de costos y también un aumento en las ventas.

Estos son los pilares de las empresas, minoristas o no, que se diferencian de la competencia.

La automatización tiene esa característica inigualable de transformar el foco del negocio, convirtiendo a sus principales empleados y sectores en el brazo estratégico.

No importa cuán operativa sea la empresa, se basa en la estrategia que mantiene, desarrolla y crece.

Para las empresas, la automatización es una solución que va mucho más allá de la simple conveniencia de alejar a los empleados de sus tareas repetitivas.

¿Sabes el peso de este tipo de demanda?

Un estudio mundial realizado por Unit 4 encontró que los trabajadores de oficina pasan alrededor de 69 días al año solo en tareas administrativas.

Es decir, demandas sin ningún valor y que reducen la productividad de la empresa.

En valores, eso sería el equivalente a un despilfarro de 5 billones de dólares anuales.

También según McKinsey, el 60% de las empresas podrían ahorrar alrededor de un tercio del tiempo dedicado a los procesos de producción si utilizaran la automatización.

Por lo tanto, es una necesidad para las organizaciones, una forma de posicionarse como un competidor real y con potencial de crecimiento.

¿Cuál es el impacto de la transformación digital en los negocios?

¿Qué, de hecho, impulsa la automatización empresarial? Podemos citar varios factores, pero uno de los principales es la transformación digital.

El movimiento, que define una nueva realidad para las empresas, buscando alinearlas con soluciones tecnológicas y digitales (como el cloud computing) es uno de los motores de este cambio.

Y su origen viene precisamente de los consumidores, que se han vuelto mucho más digitales, conectados y (quizás por eso) exigentes.

Algo que se refleja tanto en negocios B2C como B2B.

Para que te hagas una idea, la transformación digital y el enfoque en la experiencia del cliente pueden generar un aumento del 20-30% en la satisfacción del cliente, así como ganancias económicas del 20-50%, como dice McKinsey.

Por lo tanto, depende de las empresas adaptarse a través de tecnologías innovadoras. Pero, por supuesto, todo es un proceso. Hay empresas con mejores condiciones que otras, y que logran tomar la delantera en lo que a innovación se refiere.

Pero no se equivoquen, esta no es una batalla perdida.

Cualquier empresa puede, y debe, pasar por su propia transformación digital. 

La búsqueda de soluciones tecnológicas es amplia: existen en el mercado una serie de soluciones, accesibles para todo tipo de negocio y para todos los presupuestos.

¿Cómo ayuda la automatización comercial a tu cliente a tener una mejor experiencia de compra?

En la práctica, el uso de la automatización comercial se puede imaginar en una serie de tareas. Prácticamente todos los sectores de su negocio y tienda pueden beneficiarse.

Después de todo, es una tecnología que integra información y brinda insumos para que su empresa y su cliente se conecten, lo que garantiza más transparencia y un mejor contacto entre ellos. A este sistema lo llamamos CRM.

¿Quieres conocer las principales implementaciones? Échale un vistazo:

Inventario

Un gran desafío para las empresas, controlar las entradas y salidas de productos del stock puede resultar complicado.

Cuando hay una alta rotación o situaciones como la estacionalidad, el control a través de hojas de cálculo puede presentar altos riesgos.

Un sistema que automatiza e integra estos pasos brinda una visión amplia de cada movimiento, lo que permite una mayor previsibilidad para mejorar la toma de decisiones.

Así, su empresa no sufre carencias ni excesos inesperados, favoreciendo el presupuesto.

Ventas

Un proceso muy importante, la venta es otro paso que puede beneficiarse enormemente de la automatización comercial.

Al atender rápidamente al cliente, con la ayuda de un sistema que emite documentos fiscales rápidamente, gana puntos con él.

Además, un sistema como un ERP integra los datos.

Así, siempre tendrás en tu base de datos todo el historial de interacciones, compras e información sobre este cliente, lo que facilita la creación de estrategias de marketing segmentadas, potenciando tu ticket promedio y tu fidelización.

Análisis de crédito

En retail, un paso muy importante antes de la venta es el análisis crediticio.

Sin un sistema que asista en la verificación automática, su empresa corre el riesgo de meterse en grandes “agujeros”.

Control financiero

Las empresas, especialmente en el caso del retail, registran grandes movimientos todos los días.

Mantener el control sobre cada uno de ellos, asegurando la comprensión de las cuentas por pagar y por cobrar, es un gran desafío.

Ni siquiera piense en realizar este proceso manualmente, ya que la posibilidad de errores es muy alta.

Aquí, la automatización empresarial encaja como anillo al dedo.

Todo el proceso de registro de transacciones y organización de las cuentas está a cargo del software de gestión, el cual automatiza todo el proceso, facilitando la gestión financiera.

Documentación fiscal

Además de generar los documentos fiscales, es necesario realizar otra tarea para mantener a la empresa dentro del cumplimiento externo e interno: su almacenamiento.

Con el software adecuado, cada paso de organización y almacenamiento de documentos fiscales se almacena en la nube.

El fácil acceso a cada uno de estos archivos hace que algunas tareas sean mucho más sencillas, como por ejemplo: cerrar la caja registradora, controlar las ventas (y su tipo, como con tarjeta de crédito o débito), la rotación de productos y otra información fiscal.

¿Cuáles son las ventajas de invertir en automatización comercial?

El sistema de automatización de negocios puede actuar en diferentes sectores de una empresa, desde la recopilación de datos importantes hasta la creación de estrategias y las mejores formas de mantener las relaciones con los clientes.

A través de la automatización comercial, es posible organizar un registro del historial de cada cliente que pasa por la empresa.

Los datos resultantes son importantes para el desarrollo de prácticas de fidelización de consumidores, como el servicio personalizado o la orientación asertiva de las ofertas.

Vea sus principales ventajas:

Productividad incrementada

La automatización de procesos hace que el tiempo para realizar cada tarea disminuya. Las actividades manuales, incluidas las burocráticas, dan paso a medios tecnológicos que simplifican el trabajo.

Integración de base de datos

Al unirse a una solución de automatización empresarial, integra su base de datos en toda la empresa.

Es decir, se mapea cada operación y se registra cada resultado.

Así, es mucho más fácil analizar el desempeño de los sectores, así como delinear objetivos e identificar cuellos de botella operativos. Por no hablar de la alineación entre los equipos, teniendo datos compartidos de forma segura y transparente.

Estandarización

En una empresa, la estandarización es importante para mantener el estándar de calidad establecido. Este factor suele estar definido por certificados como el ISO.

Manualmente, es difícil realizar esta tarea de manera consistente.

Sin embargo, al automatizar tareas, defines parámetros productivos que nunca serán modificados. ¡Esto hace que las entregas sean mejores!

Supervisión del rendimiento

Como ya aprendió, una de las ventajas de integrar la base de datos y tener acceso a esta información es la posibilidad de monitorear el desempeño general de la empresa.

Así, todo el proceso de análisis de oportunidades de mejora es más transparente y sencillo, sin necesidad de invertir mucho tiempo en la actividad.

Esto, a través de un sistema de gestión, sucede de forma intuitiva, con cuadros de mando personalizados con los principales KPIs de tu negocio. 

Reducción de costos

Se incrementa la rentabilidad de la empresa, ya que puedes encaminar a tus empleados a tareas que requieren más asertividad y toma de decisiones.

Las actividades y los procesos ineficientes se pueden detectar con la ayuda de la automatización, lo que reduce la pérdida de tiempo y dinero.

Además, hay una disminución en los costos de trabajo extra y hay menos errores en las tareas diarias.

Logística mejorada

La automatización comercial proporciona un alto nivel de control sobre todas las operaciones dentro de la empresa, especialmente en el comercio minorista.

Esto le permite alinear cada sector para garantizar entregas constantes al sector logístico, cumpliendo (y, a menudo, optimizando) los plazos.

¿Cómo sé si mi empresa debe invertir en automatización de negocios?

La respuesta más sencilla sería: todas las empresas deberían invertir en la automatización empresarial.

Pero sabemos que estás buscando una base.

Por lo tanto, piense detenidamente en los datos que trajimos anteriormente y que ilustran el escenario actual del mercado. La competitividad no hace más que crecer y el entorno empresarial se vuelve cada día más voraz.

Es por eso que las innovaciones son tan bienvenidas:

Dan mayor “potencia de fuego” a jugadores que hasta hace poco no destacaban.

Pero aprovechar este potencial es de pocos. Es necesario estar conectado a las soluciones que ofrece el mercado, así como a las oportunidades de negocio.

La automatización comercial sirve como base para que su empresa se mantenga dentro de este entorno competitivo y, en el futuro, ¡simplemente crezca!

¿Qué evaluar al elegir un sistema de automatización comercial?

Y ahora que está convencido de la automatización comercial, ¿sabe elegir el mejor sistema? Durante el contenido, llegó a conocer algunas de las aplicaciones.

A continuación, hemos preparado una pequeña lista de verificación de detalles para evaluar antes de invertir en la herramienta de automatización.

Analiza qué procesos automatizar

Sumérgete en los procesos operativos y estratégicos de tu negocio. El objetivo es mapear las ejecuciones identificando dificultades, tareas repetitivas que no agregan valor y oportunidades de mejora.

¡Es a partir de este estudio que puede comprender los puntos críticos del negocio, orientando mejor sus inversiones!

Investigar posibles proveedores de software

¿Y ahora? Es hora de buscar proveedores de software capaces de satisfacer su demanda.

Idealmente, busque organizaciones que ofrezcan soluciones integrales, como una plataforma de herramientas, y que brinden funciones personalizables. Para que usted y su equipo puedan configurar el software según las necesidades del negocio.

Otro punto es la relevancia de la empresa.

Los nombres destacados en el mercado, con años en el camino, son más confiables ya que brindan más seguridad en su inversión.

Asegúrese de que la empresa ofrezca un buen soporte

Cuando hablamos de tecnología, el soporte técnico lo es todo.

Por lo tanto, realice pruebas y entrevistas para comprender los niveles y la calidad del apoyo brindado, así como los canales utilizados.

Favorecer empresas con una infraestructura de soporte 24 x 7 x 365, que le garantizará un servicio completo y una rápida resolución de problemas y dudas.

Considere la rentabilidad

Finalmente, analice el costo-beneficio de la inversión.

¿La plataforma elegida realmente se paga sola y puede ofrecer todo el valor que espera?

¡Esta respuesta la puede obtener a través de pruebas, datos de proveedores e investigaciones sobre la efectividad de sus soluciones!

TOTVS CRM

Para que el sistema de automatización comercial de su empresa sea efectivo y pueda optimizar los procesos, es necesario contar con un sistema de calidad.

De acuerdo con las soluciones que hemos mencionado, trabajamos constantemente para ofrecer herramientas que se ajusten a su negocio para mejorar su gestión y también crear una comunicación más cercana con su cliente, como ERP y CRM respectivamente.

CRM (o Customer Relationship Management) es un conjunto de prácticas, tecnologías y estrategias comerciales utilizadas para gestionar y analizar su audiencia, desde las interacciones con sus consumidores, hasta la captación de nuevos clientes.

Usando TOTVS CRM, es posible automatizar la fuerza de ventas a través de un SFA integrado al ERP de su empresa que soporta la gestión completa de clientes, y también crea un verdadero canal para nutrir y comunicarse con sus clientes. 

Proporcionar el estado de entrega de un producto o servicio, gestionar las facturas y crear una dinámica más fluida de contacto con los clientes de forma automatizada son algunas de las ventajas que el CRM puede ofrecer a tu negocio. 

Y si el tema es la seguridad, ¡que sepas que TOTVS CRM está 100% en la nube!

Y para su empresa, ¿qué herramienta sería más eficiente que el mejor CRM de Latinoamérica?

Es una tecnología completa, desarrollada en Latinoamérica que ayuda a optimizar su operación y aumentar las ventas.

¿Qué tal saber más sobre TOTVS CRM?

Conclusión 

Si su empresa tiene la intención de aparecer como un competidor en el mercado para siempre, es hora de dejar atrás las viejas prácticas y mirar lo nuevo.

Es hora de que la automatización comercial entre en escena, ayudando a todo el proceso de gestión empresarial.

Más productividad para que tu negocio crezca, con la reducción de costes que siempre has deseado. ¿El resultado? ¡Eficiencia que se traduce en un diferencial competitivo!

¡Sigue nuestro blog para estar al tanto de estas y otras tecnologías y no perderte ningún contenido que te interese!

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