EL process mining, o minería de procesos, tiene como principal objetivo entender los procesos de una empresa, así como sus flujos de actividad de principio a fin.
Al poner en práctica este enfoque, es posible tener análisis más precisos, con una visión real, amplia e imparcial del negocio y de lo que lo sustenta.
Si quieres saber más sobre el tema y cómo funciona la gestión por procesos, sigue leyendo este artículo y descúbrelo.
¿Qué es la minería de procesos?
La minería de procesos es una metodología de mapeo que utiliza información recopilada de las bases de datos de las empresas. Esta minería se logra a través de movimientos sistémicos.
He aquí un ejemplo práctico: en el sector contable se capta un determinado movimiento. Utilizando el concepto de ingeniería inversa, se ve que estos datos se generaban por el pago de una factura. El boleto está relacionado con una factura, registrada por un proveedor.
Esta factura se generó después de una orden de compra, que se aprobó porque estaba vinculada a una cotización. Al final del proceso, el presupuesto se obtuvo gracias a una solicitud de compra, generada por un determinado departamento.
Este concepto de ingeniería inversa, es decir, mirar hacia atrás, es uno de los mayores avances en la recopilación de información.
Utilizando técnicas como la ciencia de datos y la inteligencia artificial, estos registros se organizan y muestran de forma práctica cómo se ejecuta el proceso dentro de la empresa.
Cómo funciona la minería de procesos
Ahora que sabemos qué es la minería de procesos, podemos dividir el enfoque en tres fases principales. Para comprender mejor estos pasos, describimos cada uno de ellos a continuación. Comprobar.
Descubrimiento
En la fase de descubrimiento, la información se organiza para la construcción de los procesos, aún de forma “cruda”, siendo moldeada únicamente con los datos presentados por el sistema.
Se crea el escenario real, es decir, cómo se desarrollan realmente las actividades. Este paso es fundamental para que podamos crear una relación con el proceso esperado por la empresa.
Por lo general, de acuerdo con la experiencia de TOTVS, el proceso ejecutado en la práctica es muy diferente de las expectativas de los ejecutivos o gerentes de los procesos analizados.
Confirmación
En la confirmación, se comparan algunos escenarios: el teórico, esperado por la organización, y el modelo real, basado en los datos recopilados. Como destacamos anteriormente, los escenarios se configuran con “ingeniería inversa”, aplicada a cada proceso analizado.
Esta es una de las mayores ganancias de la minería de procesos: la posibilidad de hacer un análisis amplio y profundo del flujo de información corporativa.
En la fase de confirmación, todavía está la creación de hipótesis, que son generadas por inteligencia artificial, una posible herramienta de minería de procesos o por una consultoría especializada en el tema.
Cuanto mayor es la experiencia en los procesos analizados y en las prácticas de mercado, más hipótesis se prueban y analizan.
Mejora
Con base en lo que realmente sucede dentro de la empresa, este paso identifica cambios más eficientes que los señalados en la teoría, lo que permite aplicar soluciones amplias en la práctica.
Otro diferencial de la minería de procesos es la posibilidad de priorizar las mejoras según su volumetría. Es decir, atacar de manera efectiva a los mayores infractores de la productividad en los procesos analizados.
Aplicaciones prácticas de la minería de procesos
Imagínese una empresa que necesita entender por qué sus pedidos tardan tanto en ser entregados. El sistema dice una cosa, los gerentes sospechan otra y los clientes siguen insatisfechos.
Es en este tipo de escenarios donde la minería de procesos muestra su fortaleza. Extrae datos de los sistemas corporativos y reconstruye el proceso real, revelando cuellos de botella, desviaciones, retrabajos, todo basado en registros reales, no en conjeturas.
En la práctica, vemos que la minería de procesos se utiliza para:
- Optimización de los procesos logísticos: las empresas pueden identificar, por ejemplo, que el retraso no está en la entrega, sino en la aprobación del pedido;
- Cumplimiento y auditoría: al mapear el proceso real, es posible identificar si se adhiere a las normas regulatorias y políticas internas;
- Reducción de los costos operativos: al visualizar claramente dónde hay redundancia, desperdicio o ineficiencia, los equipos pueden actuar con precisión;
- Servicio al cliente: al analizar el flujo de servicio, las empresas de telecomunicaciones, salud y banca mejoran el tiempo de respuesta y reducen el número de llamadas repetidas;
- Sector público: las agencias gubernamentales han utilizado la minería de procesos para identificar dónde se atascan los procesos burocráticos y en qué áreas es posible digitalizar los pasos sin comprometer la legalidad.
¿Cuáles son los beneficios de la minería de procesos?
La primera ganancia es la claridad. Con el mapeo visual y objetivo de los procesos, los gerentes pueden ver lo que realmente sucede en el piso de la operación.
Lo que antes era invisible, como pequeños fallos repetidos o rutas alternativas no mapeadas, ahora está documentado.
Además:
- Agilidad en la toma de decisiones: al saber exactamente dónde está el problema, las soluciones son más rápidas y efectivas;
- Mayor alineamiento entre áreas: marketing, operaciones y TI comienzan a hablar el mismo idioma, basado en datos reales extraídos de los sistemas corporativos.
- Mejora continua basada en evidencias: el ciclo de mejora continua deja de ser una propuesta vaga y se vuelve medible;
- Aumento de la productividad: Cuando el proceso fluye como debería, los equipos pueden centrarse en lo que importa.
Otro punto relevante es la previsibilidad. Al conocer el comportamiento histórico de los procesos, es posible anticipar con mayor precisión los riesgos, los plazos y los impactos operativos.
Cómo implementar la minería de procesos en tu empresa
El primer paso no está en la herramienta, sino en la mentalidad. La minería de procesos no es magia: requiere una cultura basada en datos y apertura para revisar las viejas prácticas. Empieza de esta manera:
- Definir un proceso crítico a analizar. Evite querer mapear toda la empresa a la vez. Elija un flujo que tenga un impacto real, como la facturación, las compras o el cumplimiento;
- Garantizar el acceso a los datos. Las herramientas de minería de procesos necesitan registros de eventos, es decir, registros digitales de actividades. Asegúrese de que los sistemas que utiliza registren esta información con precisión;
- Elija una herramienta robusta. Hay buenas opciones en el mercado. La elección dependerá de la complejidad de sus procesos y del nivel de detalle requerido;
- Configure los eventos e inicie el análisis. Esto incluye definir lo que se considerará como el inicio, la transición y el final del proceso. Con esto, el sistema podrá reconstruir el flujo;
- Interpretar los datos con un equipo multidisciplinar. Involucrar a personas de diferentes áreas (TI, procesos, operaciones) es esencial para contextualizar los hallazgos;
- Implemente mejoras de forma incremental. El objetivo no es revolucionar todo a la vez, sino ajustar los puntos críticos a partir de evidencias concretas;
- Monitoree continuamente. La minería de procesos no es un proyecto puntual, sino un aliado de la gestión continua. Vuelva a realizar análisis periódicamente y supervise los resultados.
Diferenciales de minería de procesos
A lo largo de este contenido, hemos destacado los diferenciales de la metodología de minería de procesos. Sin embargo, si lo enumeramos de manera más objetiva, podemos mencionar:
- Evolución y mejora de procesos: desde una visión más amplia, es posible analizar los procesos críticos de la cadena de valor;
- Priorización: cuando los datos reales recopilados son analizados por una consultoría especializada, o por una persona que conozca el proceso y sus mejores prácticas, es posible actuar directamente sobre los principales infractores. En un escenario de recursos limitados, ya sean financieros o de personal, esta priorización puede ser un factor crítico de éxito. Como destaca el mapeo de procesos, generar mayor valor agregado en el producto es el objetivo de cualquier proceso corporativo;
- Auditoría de procesos y cumplimiento: la minería de procesos puede ayudar a verificar los puntos de control y compararlos con las reglas estipuladas. Estas reglas pueden ser políticas corporativas, regulaciones del mercado o incluso regulaciones de la industria. Las empresas, grandes y pequeñas, deben preocuparse por la seguridad de sus procesos, garantizando la mitigación del fraude y evitando multas u otras sanciones.
- Automatización de procesos: Con la ayuda de la ingeniería inversa, es posible comprobar las actividades manuales. Estas tareas impactan directamente en la productividad de las personas, lo que deja en claro la necesidad de automatización, que puede contribuir efectivamente a la productividad, y también garantizar los elementos de auditoría.
Procesos de minería en tu empresa
En un escenario de cambios rápidos, alta competitividad y escasez de recursos, la minería de procesos puede traer ganancias reales y ágiles en los procesos corporativos.
Como la toma de decisiones se basa en una forma objetiva, clara y confiable, la base de datos generada por la minería de procesos se convierte en un gran aliado.
En la actualidad, es posible contar con software que trabaje con esta metodología. Así, puede ser más sencillo y ágil entender el paso a paso de cada proceso de tu negocio y generar resultados efectivos.
A lo largo de este contenido, has descubierto qué es la minería de procesos y has seguido los beneficios que aporta esta metodología, que dialoga con la tecnología y amplía su uso.
TOTVS, empresa de origen brasileño con más de 25 años de actuación en el mercado latinoamericano, es referente en innovación, gestión y desarrollo, con sistemas que atienden a 7 segmentos de mercado y se ajustan a las necesidades de cada organización, independientemente de su tamaño.
Si te ha gustado este contenido y quieres estar al tanto de las mejores prácticas y soluciones para empresas, sigue nuestro blog. ¡También asegúrese de suscribirse al boletín, para recibir todas las noticias directamente en su correo electrónico!
Deja tu comentario