La gestión de compras e inventarios se caracteriza por ser uno de los puntos que merecen mayor atención dentro de las empresas.
La correcta elección de proveedores y una buena negociación de precios son fundamentales para diferenciarse de la competencia y generar valor de mercado.
Sin embargo, es un desafío mantener un equilibrio entre la gestión de inventario y la gestión de compras.
Las compras se definirán a partir de la identificación de lo que se tiene en stock, buscando obtener la mejor relación costo-beneficio en la compra de productos o materias primas.
Si quieres entender por qué este proceso es tan importante y cómo la tecnología puede ayudar, ¡sigue leyendo y descúbrelo!
¿Qué es la gestión de compras e inventarios?
La gestión de compras e inventarios es el conjunto de procesos que involucran la adquisición, almacenamiento, movimiento y distribución de los productos que la empresa vende o utiliza en su producción.
El objetivo es garantizar que la empresa disponga siempre de los productos adecuados, en la cantidad adecuada, en el momento adecuado y al menor coste posible, evitando desperdicios, pérdidas, retrasos, desabastecimientos e insatisfacción del cliente.
Está directamente relacionado con dos áreas fundamentales de la empresa: el sector de compras y el sector de inventarios.
El sector de compras es el responsable de negociar, contratar y comprar los productos que la empresa necesita, ya sea para revender o utilizar en su producción.
Mientras que el inventario se encarga de recibir, almacenar, controlar y enviar los productos con los que cuenta la empresa, ya sea para vender o consumir.
Necesitan trabajar sincrónicamente para evitar costos innecesarios.
Imaginemos que el departamento de compras hace un pedido de 20 cajas al proveedor, pero el almacén no tiene espacio suficiente ya que hubo pocas ventas durante el mes.
Por ello, ambos sectores deben estar en constante comunicación para asegurar la máxima eficiencia.
¿Qué importancia tiene la gestión de inventarios y compras en una empresa?
La gestión de inventarios y compras es de vital importancia para el desempeño y la competitividad de una empresa, ya que impacta directamente en su rentabilidad, productividad, calidad y satisfacción del cliente.
Cuando se hace de manera eficiente, agrega beneficios como:
- Reducción de costos operativos y de adquisición de productos;
- Optimización del capital de trabajo y flujo de caja;
- Mejorar el uso del espacio físico y de los recursos humanos;
- Mayor calidad y disponibilidad de productos;
- Reducir el riesgo de pérdida, obsolescencia, robo y daño de los productos;
- Mayor agilidad y flexibilidad en la entrega de productos a los clientes;
- Mayor control y visibilidad sobre procesos e indicadores de desempeño;
- Mayor alineación entre áreas de la empresa y proveedores;
- Mayor satisfacción y fidelización del cliente.
Compras y gestión de inventarios: ¿cómo se relacionan?
Mantener la armonía en las operaciones de estos dos sectores permite la adquisición de productos enfocados a las necesidades del negocio, según prioridad y capacidad de stock.
En esta dinámica, los dos frentes son interdependientes, ya que, si el equipo de compras no garantiza insumos o productos, la producción o las ventas se verán afectadas.
Siguiendo esta lógica, si falla la gestión de inventarios, es posible que no haya espacio físico para los materiales.
Todo esto puede provocar grandes pérdidas a la empresa. Por lo tanto, la dirección necesita unificar las dos áreas, optimizando los recursos de la empresa y asegurando la entrega a los clientes y los resultados esperados para los objetivos internos de la organización.
Teniendo esto en cuenta, hemos separado dos ejemplos que exigen la fusión adecuada de las áreas de compras e inventarios.
Variaciones en los pedidos
Es difícil medir con precisión los pedidos de cada mes ya que es común que las cifras varíen, por lo que debes estar preparado para las sorpresas.
De esta manera, la gestión de compras e inventario brinda análisis de datos consolidados para evitar que los artículos se reemplacen de manera oportuna.
Compras duplicadas
La gestión estratégica de los sectores de inventarios y compras ayuda a evitar la duplicación de artículos.
Cuando un nuevo producto entra en stock, el sistema avisa al equipo de compras en tiempo real, reduciendo las posibilidades de una nueva compra innecesaria.
¿Cuáles son los pasos para gestionar eficientemente las compras y el inventario?
Para gestionar las compras y el inventario de manera eficiente, es necesario seguir algunos pasos básicos, que son:
Descubra los productos de la empresa
En primer lugar, es importante conocer los productos que trabaja la empresa, sus características, especificaciones, categorías, proveedores, costes, precios, plazos, demandas y estacionalidad.
Esta información es esencial para definir políticas, criterios, parámetros y prioridades de gestión de compras y inventarios, así como para planificar, ejecutar, controlar y evaluar actividades relacionadas con estos procesos.
Organiza tu calendario y plazos
Considere los ciclos de producción, venta y reposición de productos, para crear calendarios eficientes y alineados con los cronogramas de los proveedores.
Este ajuste es importante para prepararse para eventos de temporada, realizar promociones, campañas e incluso anticiparse a las tendencias del mercado.
Al final, evitará la escasez o el exceso de productos y garantizará la puntualidad y regularidad de las entregas a los clientes.
Tener una buena relación con los proveedores.
Esta relación es importante para obtener mejores condiciones de precio, calidad, plazo, pago y logística de los productos, así como para resolver posibles conflictos, imprevistos, retrasos, devoluciones y quejas.
Preferiblemente, utilice sistemas que permitan la comunicación en tiempo real y el intercambio de calendarios para alinear mejor estas entregas.
Cuente con la tecnología
Sin duda, la tecnología es el mayor aliado para gestionar esto con agilidad, eficiencia y bajo coste.
Utilizando sistemas de gestión que pueden automatizar, integrar, estandarizar, simplificar y optimizar los procesos de compras e inventario, el gerente tiene más tiempo y claridad para la toma de decisiones.
Sistemas de gestión TOTVS
Una de las mejores opciones tecnológicas para la gestión de compras e inventarios es el Sistema de Gestión TOTVS.
Contamos con una solución completa, moderna, flexible y personalizable que satisface las necesidades y particularidades de cada empresa, segmento y mercado.
Existen varios recursos y funcionalidades que facilitan y mejoran la gestión de compras e inventarios, como por ejemplo:
- Registro y clasificación de productos, proveedores y clientes;
- Control y seguimiento de pedidos, entradas, salidas y saldos de productos;
- Cálculo y definición de niveles de stock mínimo, máximo e ideal de productos;
- Generación y emisión de órdenes de compra, facturas, etiquetas y facturas;
- Integración y sincronización con sistemas de contabilidad, facturación, ventas y logística;
- Análisis y seguimiento de costos, precios, márgenes, ingresos y gastos de productos;
- Evaluación y seguimiento de proveedores, productos, procesos y resultados de compras y gestión de inventarios;
- Creación y visualización de gráficos, tablas, cuadros de mando e informes de gestión para compras y gestión de inventarios.
Y no queda ahí, conoce más sobre las ventajas de utilizar el Sistema de Gestión TOTVS para la gestión de compras e inventarios.
Conclusión
La gestión de compras e inventarios es un factor determinante en el éxito de una empresa que trabaja con productos físicos.
Implica planificar, organizar, controlar y monitorear los recursos materiales que ingresan y salen de la organización, asegurando la disponibilidad, calidad y costo-beneficio de los elementos.
Para gestionar las compras y el inventario de manera eficiente es necesario seguir algunos pasos básicos, como conocer los productos de la empresa, organizar el calendario y los plazos, tener una buena relación con los proveedores y confiar en la tecnología.
En este sentido, el Sistema de Gestión TOTVS es una solución completa, moderna, flexible y personalizable, que ofrece diversas características y funcionalidades que facilitan y mejoran la gestión de compras e inventarios.
Además, genera información, informes, alertas e indicadores que ayudan en la toma de decisiones.
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