Sistema de gestión integrado: ¿por qué adoptarlo en los negocios?

TOTVS LATAM | 18 febrero, 2022

Un sistema de gestión integrado permite mejorar la gestión de una empresa, desde el control unificado de datos, personas y sectores, con toda la información disponible y accesible en un único lugar.

El objetivo de este sistema es optimizar los procesos de la organización en general y ofrecer soporte para las mejores decisiones, generando productividad y rentabilidad. Para saber más sobre esta tecnología, ¡sigue leyendo el artículo!

¿Por qué adoptar un sistema de gestión integrado?

El sistema de gestión integrado actúa directamente sobre el flujo operativo de las empresas. Actuando en diferentes áreas de una organización, permite ejecutar procesos con mucha más agilidad. 

La actualización en tiempo real del sistema de gestión integrado permite un seguimiento preciso de puntos cruciales para el correcto desarrollo del negocio. Entre sus mayores beneficios, podemos mencionar:

  • Aumento de la productividad;
  • Modernización e innovación en procesos;
  • Informes estadísticos y con indicadores sólidos;
  • Decisiones basadas en datos , centrándose en los objetivos y necesidades más relevantes;
  • Comunicación transparente; 
  • Mejora del clima organizacional;
  • Estandarización de procesos;
  • Crecimiento de la rentabilidad;
  • optimización de inventario;
  • Mayor seguridad y menor riesgo de accidentes,
  • Compromiso de los empleados y satisfacción de los clientes e inversores.

Principales sectores integrados por el sistema

La gestión centralizada que proporciona el software ERP comienza con los sectores básicos de una organización, es decir: finanzas, facturación, compras e inventario. Vamos a entender más sobre cada uno de ellos a continuación.

Financiero

Toda empresa tiene como objetivo final la obtención de beneficios. Por lo tanto, es fundamental que el área financiera de la organización sea monitoreada de cerca y reciba conocimiento de otros sectores también.

El sistema ayuda en el análisis de la información de ventas, el seguimiento de los costos y los ingresos, al mismo tiempo que respalda los sectores de compras, contabilidad e incluso recursos humanos.

Ingresos

La integración entre sectores continúa directamente con la facturación. Cuando se calcula, el sistema proporciona tableros con visualización sin complicaciones, órdenes de venta y todos los análisis necesarios.

El software también es capaz de generar facturas, emitiendo también la factura electrónica, requerida para los procesos de compra en línea, que están cada vez más presentes en la vida de los consumidores.

Compras

El sistema de gestión integrado permite la solicitud de nuevas compras, considerando todas sus etapas, desde la fase de cotización. El software es preciso al ofrecer el historial, desde el presupuesto, la aprobación de la compra y su verificación.

Valores

Al integrar sectores como compras, ventas y producción, el sistema cruza datos para garantizar el mantenimiento seguro del stock, para que no exceda su límite o se quede sin personal.

De esta forma, el ERP organiza y presenta las demandas, una nueva compra de insumos, por ejemplo. Exceder los inventarios puede generar mayores costos de almacenamiento, mientras que no tener suficientes productos puede afectar las ventas. Por eso es tan importante la gestión eficaz de este sector.

¿Cómo implantar el sistema de gestión integrado?

De cara al crecimiento empresarial, es fundamental contar con un plan, con la mayor cantidad de información posible. Posteriormente, es importante plantear los objetivos que será alcanzado por la organización, definiendo el paso a paso a seguir. 

La implantación del sistema de gestión puede, por tanto, contar con algunos aliados, que garantizan una mayor fluidez y adaptación de la cultura interna de la empresa y de sus empleados. Echa un vistazo a algunas herramientas que pueden ayudar.

  • Elección adecuada del sistema: al definir sus objetivos, identificando los puntos positivos y a mejorar, el gerente puede adquirir la herramienta que mejor se adapte a las características de su negocio. La ayuda de un consultor es muy bienvenida en este punto;
  • Capacitación y calificación del personal: todos los involucrados, incluidos los empleados y los miembros de la gerencia, deben dominar las funciones del sistema. Por ello, es fundamental que el equipo esté formado y familiarizado con ella, adaptándose también a posibles nuevas metodologías de trabajo ;
  • Gestión de procesos de negocio: BPM permite monitorear las actividades de la empresa y calibrar el desempeño de los equipos, junto con la alineación de las demandas y la evolución de los proyectos. La puesta a punto de los procesos, consiguiendo la máxima productividad y calidad, es fundamental para el éxito de la empresa,
  • Monitoreo de resultados: el desempeño del sistema de gestión se puede mejorar aún más al monitorear los indicadores de desempeño, así como otros KPI, como el retorno de la inversión. Sobre la base de análisis anteriores, se pueden poner en práctica nuevos enfoques y estrategias.

El sistema de gestión integrado es con TOTVS

En este contenido has visto la importancia de contar con un sistema de gestión integrado en tu empresa. Mostramos los beneficios que brinda el software, hablamos de los principales sectores que se pueden integrar y mostramos algunas herramientas y acciones que incrementan el uso del ERP.

Como decíamos a lo largo del artículo, los cuatro sectores principales son fundamentales para prácticamente todas las empresas, pero es importante destacar que a tu sistema se le pueden añadir diferentes funcionalidades y módulos, encajando perfectamente en tus objetivos, estableciendo una relación simbiótica y sana.

TOTVS es una empresa de origen brasileño con presencia en Latinoamérica desde hace más de 25 años. Nuestros sistemas, al contrario de lo que puedas imaginar, son adherentes a pequeñas, medianas y grandes organizaciones.

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