La idea de back office se refiere al respaldo administrativo/financiero, responsable de resolver problemas rutinarios en las empresas.
Si bien este sector no tiene contacto directo con el cliente, sus procedimientos son esenciales para los procesos internos, que se reflejan directamente en el beneficio de la institución y en la satisfacción del cliente.
Todos y cada uno de los departamentos que ofrecen soporte a otras áreas dentro de las empresas, independientemente del segmento, se incluyen en este concepto. Esto incluye finanzas, comerciales, recursos humanos, TI, contabilidad y otras oficinas administrativas.
Si quieres saber más sobre el tema, ¡sigue leyendo y descubre las ventajas y beneficios!
¿Qué es un back office?
El sistema de backoffice es un conjunto de funciones que se llevan a cabo en una empresa de una manera más optimizada y sin la percepción del cliente, es decir, el consumidor no se ve impactado en ningún momento, a pesar de poder sentir las mejoras en su producto o servicio adquirido posteriormente.
En las empresas, está presente de diferentes maneras a través de un sistema de gestión integrado, realizando actividades y controlando tareas administrativas, financieras y otras.
¿Cómo funciona el back office?
El sector de backoffice es importante dentro de cualquier organización que preste servicios o venda productos.
Como el objetivo es apoyar las actividades principales de la empresa, los procesos y los empleados no son necesariamente vistos por el cliente final, pero juegan un papel importante en la entrega.
Al analizar las etapas operativas de un negocio tradicional, hay interacción con el cliente, pedido de productos, consulta de inventario, planificación de entregas, pago, retención y lealtad del consumidor.
Sin embargo, si hay un cuello de botella en este proceso, como un producto defectuoso o un retraso en la entrega, ya se puede calcular una pérdida, teniendo la insatisfacción del cliente un gran peso en el valor que la organización tiene ante el público y el mercado.
Es con esto en mente que el gerente debe evitar correr este riesgo, fortaleciendo las rutinas administrativas o financieras.
¿Qué profesionales componen esta área?
El área de backoffice es esencial para el soporte operativo y administrativo de una empresa, asegurando que los procesos internos fluyan de manera eficiente y eficaz.
Los profesionales que componen este campo varían en función del tipo de empresa y del sector en el que se desarrolle, pero generalmente incluyen:
- Analistas administrativos: responsables de las tareas generales de administración, como el control de documentos, la gestión de contratos y el apoyo a otros equipos internos;
- Profesionales de recursos humanos: a cargo de la gestión de personas, incluyendo reclutamiento, selección, capacitación, desarrollo y cumplimiento de las leyes laborales;
- Especialistas financieros: Estos incluyen contadores, analistas financieros y tesoreros que se encargan de la contabilidad, las finanzas, la nómina y otras operaciones financieras.
- Técnicos informáticos: apoyan la infraestructura tecnológica de la empresa, gestionando sistemas, redes, seguridad de la información y soporte técnico;
- Profesionales de compras y suministros: gestionan la adquisición de productos y servicios necesarios para las operaciones de la empresa, negociando con proveedores y gestionando inventarios;
- Asistentes: realizan una variedad de funciones de apoyo, ayudando con las actividades diarias y asegurando que las operaciones de la oficina se desarrollen sin problemas;
- Especialistas en cumplimiento y riesgos: se centran en garantizar que la empresa cumple con todas las normativas y leyes aplicables, así como en la gestión de los riesgos corporativos.
La importancia del back office en las empresas
Al tener rutinas bien establecidas y estandarizadas, es mucho más fácil reconocer cuándo cualquier paso se sale del ritmo esperado.
En los procesos administrativos, sin embargo, es importante recordar que un error aislado puede convertirse en una bola de nieve, afectando negativamente a todas las demás fases de un ciclo de producción.
El equipo responsable del back office comercial identifica las brechas, actúa antes de que adquieran mayores proporciones y, a menudo, resuelve el problema antes de que suceda.
Esto es posible gracias a los análisis generados a partir de datos, que pueden ser recogidos a través de sistemas de gestión (ERP) y herramientas tecnológicas (big data).
Veamos ejemplos en algunos segmentos y ventajas del back office a continuación:
- En el comercio electrónico: cuando el comprador elige un producto, es necesario que se inicien una serie de procesos y comiencen su “flujo” dentro de la empresa. Si el artículo está agotado, por ejemplo, será posible identificar la falta del producto incluso antes de que el cliente proceda con la compra, evitando la cancelación y la devolución además de la insatisfacción del comprador;
- En la industria: la automatización proporcionada con la ayuda de esta área tiene un efecto directo en los equipos y máquinas, además de proporcionar una gestión escalable que satisface las más diversas necesidades operativas de una fábrica;
- En el retail: el back office de ventas organiza las demandas de los empleados que atienden directamente con los clientes, para resolver problemas de facturación y cobranza, trabajando directamente con todo el apoyo administrativo que necesite el área comercial.
También hay muchas aplicaciones para empresas de diferentes tamaños y segmentos, en las que un back office completo y robusto solo aporta ganancias a la operación.
Por eso es tan importante contar con una estructura que no solo esté organizada, sino también automatizada, con la ayuda de tecnología que habilite alternativas para mantener el flujo de ventas a toda velocidad.
Beneficios de la tecnología en el back office
Además de ayudar a optimizar procesos básicos para el buen funcionamiento de un negocio y facilitar la integración del rendimiento de otros sectores, automatizar el sistema de backoffice es fundamental para construir una buena relación entre empresa y consumidor.
Es poco probable que los fracasos y los cuellos de botella se eliminen por completo, independientemente del tamaño de la organización o de su campo de actividad.
La automatización, sin embargo, ayuda a reducir drásticamente los errores, no permitiendo que se extiendan al cliente que compra productos y servicios.
Reducción y control de costes
Las actividades de back-office generan costos directos e indirectos para la empresa, y la automatización de estas tareas puede reducir considerablemente los gastos.
Con la reducción del trabajo manual, es mucho más fácil establecer un proceso seguro y mapeado, con menos errores y desperdicios.
Asimismo, los empleados pueden participar en procesos que requieren mayor poder de decisión y estrategia, además de prescindir del gasto de la formación.
El control de costos también puede ser monitoreado por el gerente a través de cuadros de mando que ofrecen una visión más clara e indicadores de los sectores.
Optimización y fluidez de los procesos
Las tareas comunes en el sector administrativo o financiero, como la gestión de documentos, la emisión de facturas, las órdenes de venta y las órdenes de servicio, por ejemplo, requieren una atención y un cuidado extra, ya que muchas de ellas tienen valor legal.
Con la automatización, hay una simplificación de los procesos burocráticos, ya que el envío de documentos se realiza sin interferencias, de acuerdo con los requisitos de las políticas internas de la organización y de acuerdo con las reglas de la legislación.
Por no hablar de la reducción de papel, lo que evita la duplicidad de información.
Indicadores y análisis más completos
Una empresa genera diariamente una gran cantidad de datos, que deben ser registrados y organizados, permitiendo análisis que ayuden a entender los resultados en relación a los objetivos establecidos y que indiquen puntos que necesitan mejora y mayores inversiones.
Las metodologías automatizadas también garantizan la seguridad e integridad de los datos, a los que solo pueden acceder los empleados y gerentes autorizados.
La información sobre el nivel de inventario, los resultados del vendedor, la productividad y el seguimiento de las ventas es posible gracias a la automatización.
Backoffice TOTVS – Línea Protheus
En un mercado altamente competitivo, lograr la máxima eficiencia en la gestión es crucial. Esto implica la gestión eficaz de todas las variables (productivas, financieras, contables, fiscales y administrativas) que influyen en los distintos sectores de una empresa.
Y, como hablamos en este contenido, el back office también es una parte valiosa del negocio.
Contar con un sistema robusto que automatice procesos y reduzca costos, a la vez que promueve la integración entre los diferentes departamentos de la empresa, marca la diferencia.
Para las empresas que buscan una solución que satisfaga estas necesidades, TOTVS Backoffice – Línea Protheus ofrece la tecnología y el soporte necesarios para optimizar la gestión e impulsar el crecimiento.
Automatiza una serie de procesos rutinarios, reduciendo la necesidad de intervención manual y minimizando los errores. Esto incluye todo, desde la gestión financiera hasta la administración de recursos humanos.
Además, es adaptable a las necesidades de cada negocio, lo que permite configurarlo para atender las particularidades de los diferentes segmentos del mercado.
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Conclusión
Como hemos visto, esta área se refiere a las operaciones internas de una empresa que no son visibles para los clientes, pero que son cruciales para mantener el negocio funcionando de manera eficiente.
Estas actividades entre bastidores incluyen operaciones administrativas, financieras, contables, de cumplimiento y otras operaciones esenciales que respaldan las actividades diarias de una organización.
Buscar la coherencia y unidad en el objetivo de las áreas que componen el back office es fundamental para garantizar un discurso que esté en sintonía y alineado con la misión y los valores de la empresa, estableciendo un diálogo entre la marca y los clientes.
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