¿Qué es ERP?

TOTVS LATAM | 22 agosto, 2022

¿Sabes qué es un ERP? Enterprise Resource Planning es un sistema de gestión que permite un acceso fácil, integrado y fiable a los datos de una empresa. A partir de la información recopilada por el software, es posible realizar diagnósticos profundos sobre las medidas necesarias para reducir costos y aumentar la productividad.

Si bien muchos gerentes aún desconocen esta solución, cuáles son sus características y cómo puede contribuir al negocio, es fundamental comprenderla. ¿Porque? Básicamente, porque la integración que proporciona aumenta la eficiencia y facilita la comunicación entre sectores.

La tecnología todavía favorece el análisis de datos y procesos. Con eso, el gerente toma decisiones más acertadas, con el objetivo de incrementar el crecimiento y la rentabilidad de la empresa. Para comprender mejor, hemos preparado una guía con la información principal sobre el tema. En este texto, leerás sobre:

  • ¿Qué es ERP?
  • ¿Cómo funciona el ERP en las empresas?
  • Relación entre ERP y seguridad de datos
  • Módulos de este sistema
  • Opciones disponibles para contratar
  • Cómo se divide el software de gestión
  • Cómo utilizar la solución en empresas de diferentes tamaños
  • Personalización de herramientas
  • Ventajas de tener un ERP
  • Valorar la necesidad de un ERP en la empresa
  • Proceso de despliegue
  • Diferencias entre las opciones en la nube y en las instalaciones
  • Suscripción ERP
  • Integraciones estratégicas
  • Tendencias para los próximos años
  • Por qué elegir un ERP TOTVS

¿Interesado? ¡Sigue leyendo!

¿Qué es ERP?

El acrónimo ERP significa “Enterprise Resource Planning”, o sistema de gestión integrado. Esta tecnología ayuda al gerente de la empresa a mejorar los procesos internos e integrar actividades de diferentes sectores, como ventas, finanzas, inventario y recursos humanos.

A partir de la centralización de la información en una única plataforma, el flujo de datos corporativos se vuelve más fluido y se comparte fácilmente. Al mismo tiempo, estas soluciones eliminan la duplicación de información.

Con esto, la solución queda como una base única y completa. El resultado es acceso a insights valiosos, que contribuyen a tomar la decisión correcta.

Historia

El desarrollo del sistema ERP comenzó hace más de 100 años. El ingeniero de Ford, Whitman Harris, creó un modelo EOQ (cantidad económica de pedido) para programar la producción. Se usó durante décadas hasta que el fabricante de herramientas Black & Decker adoptó otra solución para planificar los requisitos de materiales.

El nuevo método se conoció como MRP (planificación de requisitos de materiales). En la práctica, algunos conceptos de EOQ se utilizaron e integraron en una computadora. Esta herramienta se utilizó durante muchos años hasta que se desarrolló una nueva metodología en 1983, MRP II (Manufacturing Resource Planning).

En esta evolución, se adoptaron diferentes módulos y componentes de la arquitectura de software para integrar las actividades de la empresa relacionadas con compras y gestión de contratos. MRP II también permitió la integración de datos y el intercambio de información entre los distintos departamentos de la empresa para mejorar la producción y reducir los desechos.

La tecnología evolucionó en las décadas de 1970 y 1980, al igual que MRP II. Sus conceptos fueron utilizados en diferentes actividades empresariales. Tanto es así que la nueva herramienta pasó a incorporar los sectores de finanzas, RRHH y ventas. En 1990, este sistema se denominó ERP.

Es importante entender que las soluciones tecnológicas están en constante evolución para ofrecer cada vez más funcionalidades y beneficios al negocio. Por lo tanto, la herramienta tiende a sufrir actualizaciones frecuentes para mantenerse al día con los cambios del mercado.

¿Cómo funciona el ERP en las empresas?

Ahora que sabe qué es ERP y su historial de desarrollo, es importante saber cómo se puede aplicar a la rutina empresarial. En un principio, el sistema ayuda al gerente a: administrar las cuentas por pagar y por cobrar, monitorear las ventas y dar seguimiento a las órdenes de compra.

La herramienta también contribuye a la gestión de personas, proporcionando información sobre la productividad del equipo, por ejemplo. De esta forma, el sistema ERP facilita la gestión de la información de varios sectores de la organización.

Esta característica aumenta el control y seguimiento de los procesos. Después de todo, si cada departamento utiliza un software diferente, se pueden generar errores en la información que comprometan la capacidad de producción.

A su vez, la integración de datos aumenta la eficiencia de la gestión y agiliza los trámites. La comunicación entre equipos también se vuelve más efectiva y los problemas se pueden resolver rápidamente. La consecuencia es menos puntos muertos con clientes o proveedores.

¿Quiere entender cómo funciona este proceso en la práctica? Por ejemplo: el ERP identifica que se ha enviado una materia prima al sector de producción. Este artículo se elimina automáticamente del stock y la información del departamento de compras se actualiza. De esta manera, es más fácil controlar la necesidad de adquirir materiales.

Además, el sistema puede ayudar a los departamentos de recursos humanos y finanzas. Por ejemplo: el gerente de recursos humanos ingresa los datos de los empleados, mientras que el gerente de finanzas ingresa la información de pago. En este proceso, la solución controla todo el ciclo para evitar errores en los valores transmitidos.

Por último, el sector del marketing también puede utilizar software de gestión. Cuando notes que un producto tiene una bajada de ventas, puedes realizar una campaña específica para cambiar la situación y evitar pérdidas. Todavía hay otras características que ofrece el ERP, que incluyen:

  • simplificación de procesos operativos;
  • unión de inteligencia y calidad para la información;
  • inventario y control de costos;
  • gestión integrada de datos;
  • control y cumplimiento de plazos;
  • productividad incrementada.

De esta manera, es claro que todos los sectores se benefician. Sin embargo, saber qué es ERP es solo el primer paso. Más que las aplicaciones ya destacadas, esta solución también proporciona más transparencia a las acciones realizadas.

¿Cuál es la relación entre el sistema ERP y la seguridad de los datos?

Una empresa solo tendrá un crecimiento exponencial y sólido si cuenta con un buen software de gestión. Además de contribuir a las actividades operativas, esta solución también otorga subsidios a la seguridad de la información, aspecto básico para mantener una buena relación con los clientes, ganar competitividad y evitar daños a la reputación.

Para que te hagas una idea, este tema es tan importante que el gasto en inteligencia artificial y aprendizaje automático destinado a la seguridad de la información ya supera los millones de dólares. ¿Cómo sucedió esto? ¡La respuesta es simple! La mayoría de los modelos ERP actuales funcionan en la nube.

Este entorno en línea es más seguro, porque tiene varios mecanismos de protección. Estas capas de seguridad evitan la pérdida de datos y también aceleran la recuperación de información en caso de un imprevisto. Para comprender mejor, vea algunas de las herramientas utilizadas para este propósito.

Criptografía

Esta opción no siempre se adopta, pero es una medida extra de seguridad, especialmente si tiene características avanzadas. La idea es hacer que la información sea inaccesible para cualquier persona no autorizada. Este proceso se realiza a través de protocolos de codificación específicos, que codifican la información y la hacen imposible de visualizar.

Cortafuegos

El foco está en monitorear el tráfico entre la base de datos del ERP y los sectores que la utilizan. Con esta inspección del flujo de información se identifican y bloquean automáticamente los ataques maliciosos. Aunque no influye en el funcionamiento del sistema, interrumpe el acceso a determinados puertos a partir del nivel de seguridad establecido.

Control de acceso a datos

El acceso restringido a la información ofrece visualización de datos solo para empleados y gerentes acreditados. Este control incluso le permite saber quién revisó y cuándo, para reducir la posibilidad de intrusión.

Todavía es posible implementar enlaces dedicados, según las demandas y la capacidad de su empresa. Con esta función, evita que personas no autorizadas accedan a los archivos compartidos.

En definitiva, saber qué es el ERP e implementarlo en tu negocio es una forma de mantener la confidencialidad de los datos corporativos. Aumentas tu protección gracias a todos estos mecanismos. Asimismo, evita que el mal uso de software y hardware genere lagunas y vulnerabilidades que puedan ser aprovechadas por piratas informáticos.

¿Cuáles son los principales módulos del ERP?

Un sistema ERP completo cuenta con varios módulos que pueden ser parte del modelo estándar o indexado según las necesidades de la empresa. Descubre las principales:

  • facturación;
  • financiero;
  • compras;
  • inventario;
  • HORA;
  • Supervisor;
  • Gerencia de Proyectos;
  • producción.

Cabe destacar que existe, por tanto, la posibilidad de personalización, como veremos más adelante.

¿Qué opciones hay disponibles para contratar el sistema?

Existen varias alternativas, pero la más común es contar con un plan básico, que incluye un paquete de módulos esenciales para la gestión de tu empresa, y otros complementarios, que se adquieren de acuerdo a las exigencias organizacionales.

También tienes la posibilidad de incluir estas funcionalidades después de la contratación, cuando surja la necesidad. Dentro de este ámbito, presentamos a continuación algunas de las diversas opciones disponibles. 

Back office

Se enfoca en el área administrativa de la empresa. El paquete básico ofrece las opciones más comunes como inventario, facturación, compras y finanzas. En el intermediario, puedes contar con los anteriores y además sumar soluciones contables, fiscales y de activos fijos. Finalmente, el completo comprende todos los módulos, lo que ofrece más autonomía a la organización.

HORA

Está enfocado a la gestión de personas y dividido en un paquete básico y completo. El primero es el que contiene los módulos más utilizados por las empresas que aún se encuentran en los inicios de esta actividad. Los dos principales son el punto electrónico y la nómina. A su vez, el segundo automatiza estos procesos y las siguientes tareas:

  • medicina y seguridad en el trabajo;
  • cargos y salarios;
  • reclutamiento y selección;
  • entrenamiento y desarrollo;
  • evaluación del desempeño.

Plataformas de productividad y colaboración

En este caso, las aplicaciones contratadas aprovechan su ERP. Por un lado, el objetivo es reducir los costes de personalización. Las opciones son:

  • BPM (modelado de procesos);
  • WCM (creación de portales);
  • GED (gestión de documentos);
  • ESB (integrador de sistemas);
  • Identity (administrador de accesos y contraseñas).

Por otro lado, el paquete ofrece una solución completa de Business Intelligence (BI). El propósito es aumentar la visibilidad de los indicadores y datos para facilitar la toma de decisiones.

Todavía hay soluciones verticales para 6 segmentos de mercado. Todos ellos automatizan la actividad core de forma integrada con el back office. Las alternativas están dirigidas a los siguientes sectores:

  • Agroindustria https://es.totvs.com/agro/
  • Manufactura https://es.totvs.com/industria/
  • Construcción y proyectos https://es.totvs.com/construccion/
  • Hotelería https://es.totvs.com/segmentos_hoteleria/
  • Logística y distribución
  • Servicios https://es.totvs.com/prestadores-de-servicios/

¿Cómo se divide el software de gestión?

El sistema tiene tres capas: presentación, procesamiento lógico y almacenamiento. ¡Mira cómo funciona cada uno!

Presentación

Esta es la capa que da acceso al sistema a través de formularios a rellenar. Se comunica con el procesamiento lógico para llevar a cabo la transmisión de información.

Procesamiento lógico

Este es el lugar que recibe los datos y se integra con los distintos módulos del sistema ERP. Se encarga de dar respuesta al usuario a una determinada solicitud o de almacenar información.

Esta es la capa que recibe nuevas actualizaciones para continuar con los procesos de negocio y mejorar los sistemas de seguridad. Para ello, un equipo técnico realiza el ajuste del código fuente y una nueva programación.

Almacenamiento

La información que pasa por la capa de procesamiento llega a la etapa de almacenamiento, donde los archivos se guardan en una base de datos. Desde allí, se puede acceder a ellos en cualquier momento que el administrador lo necesite. A menudo, también es posible exportar a un archivo PDF o subir la información a la nube.

¿Cómo utilizar la solución en empresas de diferentes tamaños?

Mucha gente que sabe lo que es el ERP cree que esta solución es solo para grandes empresas. Eso es un mito. Incluso las pequeñas empresas pueden optar por el sistema. En este punto, debes estar pensando: ¿merece la pena?

La respuesta es sí. Vea cómo usar el sistema en los tres casos.

Pequeños negocios

En este caso, el sistema de gestión empresarial sigue el crecimiento del negocio a partir de un plan básico, que tiene una inversión inicial menor, pero ofrece los recursos necesarios para el buen funcionamiento de la empresa.

Así, sólo pagas por lo que usas y, en consecuencia, evitas el despilfarro. Además, obtiene información correcta en diversas áreas, como inventario, financiera y comercial, lo que permite eficiencia e inteligencia en los procesos de gestión.

Esto ocurre a través de la eliminación de hojas de cálculo y la implementación de recursos tecnológicos, que gestionan todos los aspectos del negocio. De esta manera, puedes lograr mejores resultados.

Medianas empresas

Las medianas empresas tienen la oportunidad de volverse más inteligentes con ERP. Esto sucede a través de la automatización con inteligencia artificial y análisis predictivo. De esta forma, los empleados actúan de forma más estratégica.

Al mismo tiempo, se obtienen conocimientos valiosos que impulsan mejoras en la experiencia de los usuarios internos y externos. Con el tiempo, se implementan otras innovaciones que permiten un mayor cumplimiento en diferentes procesos, como finanzas, compras, recursos humanos, gestión de la cadena de suministro y más.

Empresas grandes

En esta última opción, se suman mecanismos de inteligencia artificial y aprendizaje automático para identificar oportunidades de negocio e implementar mejoras. A partir de ahí, se adoptan diferentes recursos, tales como:

  • aprendizaje profundo: aprendizaje profundo que reproduce el funcionamiento de las neuronas para dar una respuesta;
  • descubrimiento inteligente de datos: es el futuro de BI y tiene como objetivo comprender todos los datos para generar informes automáticos;
  • análisis predictivo: verifica la probabilidad de que ocurra un evento a partir de diferentes variables analizadas por un algoritmo;
  • aprendizaje supervisado: predice la posibilidad de que ocurra un determinado evento futuro a partir de un historial de datos;
  • aprendizaje no supervisado: identifica características similares de un grupo, por ejemplo, clientes;
  • Aprendizaje por refuerzo: prueba y error se usa para determinar qué acciones brindan la mayor recompensa. El dispositivo interactúa con el entorno y ofrece retroalimentación para maximizar los resultados.

Con estas herramientas, su organización brindará una mejor experiencia digital, con automatización de tareas y ejecución de procesos de última generación. Así, se incorporan tecnologías inteligentes para apoyar la toma de decisiones.

¿Es posible personalizar la herramienta?

Aunque todavía genera muchas dudas, la personalización es totalmente posible en los sistemas ERP. De hecho, algunos de estos sistemas tienen características diferentes, con contenidos que incluso utilizan el acento de un lugar determinado.

Los módulos que se pueden agregar al software también le permiten al gerente buscar características que operen de manera más adecuada en relación con el perfil de su negocio. Por lo tanto, ¡todo en esta solución se puede personalizar!

¿El motivo? Tu flexibilidad. Al ofrecer diferentes módulos, para adaptarse a las demandas organizacionales, la personalización comienza con la elección de estas funcionalidades. Siempre puedes elegir el plan básico, pero también tienes la posibilidad de optar por otras herramientas.

En el modelo más común, el proceso de implementación es más rápido y sencillo. En cualquier caso, la posibilidad de añadir funcionalidad siempre es una buena idea, sobre todo porque solo pagas por lo que usas. Con esto, se reduce la ocurrencia de cuellos de botella en su negocio.

Al mismo tiempo, el software se vuelve escalable, sobre todo porque siempre se actualiza para mantenerse al día con la legislación. Por lo tanto, no hay posibilidad de tener una solución obsoleta. Después de todo, siempre hay nuevas características y ajustes técnicos que aumentan las posibilidades de que se cumplan sus demandas internas.

¿Cuáles son las ventajas del sistema ERP?

Esta publicación ya ha presentado mucha información sobre el software de gestión empresarial e incluso algunas de las ventajas que se obtienen con esta solución. Sin embargo, más que saber qué es ERP, debe comprender exactamente qué resultados positivos logrará su organización. ¿Quieres conocer los principales? ¡Vea abajo!

Automatización

Un sistema de gestión reduce el tiempo necesario para que los empleados realicen tareas burocráticas y repetitivas. ERP automatiza actividades y facilita la estandarización de procesos, con la adopción de estructuras simplificadas. De esta forma, su negocio podrá atender las demandas de forma ágil y con un gran potencial de colaboración entre equipos de diferentes sectores.

Reducción de costos

El software ERP tiene la importante función de integrar información de diferentes departamentos comerciales para facilitar el acceso a los datos. De esta forma, el administrador monitorea mejor el efectivo disponible en efectivo e identifica la cantidad necesaria para continuar con las operaciones.

Como resultado, puede hacer un diagnóstico más profundo de las medidas necesarias para reducir costos sin afectar la productividad. La herramienta también ayuda a identificar los niveles necesarios de existencias.

El objetivo es evitar una cantidad excesiva de materiales y trabajar con un stock mínimo para evitar gastos significativos y oportunidades perdidas.

Seguimiento de ventas

Un sistema ERP también permite monitorear el desempeño de la fuerza de ventas y los productos con mayor rendimiento. De esta forma, el gestor identifica si es necesario invertir más en un determinado segmento, por ejemplo, o si la mejor estrategia es descontinuar un rubro que no genera resultados significativos para el negocio.

La herramienta también registra la venta de un producto, con la baja automática del artículo en stock. Este proceso ayuda a evitar errores en la identificación de la cantidad disponible para la venta, por ejemplo, lo que favorece la reducción de fallas durante las negociaciones.

Además, muchos sistemas de gestión permiten la creación de alertas por parte del responsable del sector bursátil, para estar informado del momento en que el nivel de almacenamiento alcanza un límite mínimo recomendado. Con estos datos es posible solicitar al departamento de compras que realice un nuevo pedido al proveedor.

Transparencia y seguridad

El sistema ERP crea una base de datos corporativa centralizada, una situación que genera más transparencia en los procesos y la información. Las actividades de cada área aparecen en una única pantalla para los usuarios, en forma de cuadro de mando. Esto facilita el seguimiento de las demandas de cada sector.

Además, el software de gestión aumenta los niveles de seguridad de los datos empresariales, como hemos visto. Después de todo, muchas herramientas ya permiten enviar información a la nube, que generalmente cuenta con sistemas de protección robustos.

Integración

Los gerentes no siempre utilizan recursos tecnológicos en la gestión y manejan la información empresarial utilizando hojas de cálculo de Excel. A pesar de ser una alternativa muy utilizada, se vuelve inviable cuando la empresa crece o quiere consolidarse en el mercado.

En este caso, el control se vuelve más difícil, ya que aumenta el número de datos y los sectores tienen más dificultades para promover una comunicación eficiente. La integración de herramientas también facilita este seguimiento del directivo y de los empleados de la empresa.

Así, el sistema ERP te permite monitorear varios departamentos al mismo tiempo. El sector financiero, por ejemplo, puede tener acceso a la información del área de compras y realizar pagos a proveedores. El software también simplifica el seguimiento de las previsiones de ventas.

Con la identificación de los pedidos realizados por los clientes, el equipo de producción programa sus actividades de manera más eficiente. A su vez, el sector de inventario verifica más rápidamente si los niveles de artículos son adecuados para satisfacer la demanda, por ejemplo.

Es claro, por tanto, que esta integración de información ayuda al gestor a realizar análisis más precisos sobre el negocio. El resultado es una toma de decisiones más eficaz que favorece el crecimiento de la empresa.

Disminución de errores

El uso de diferentes sistemas dentro de la empresa puede generar fallas en la comunicación entre plataformas y errores en la información. La misma situación ocurre cuando los empleados prefieren reenviar datos a través de correos electrónicos u hojas de cálculo de Excel.

Con el uso de un sistema ERP se logra una reducción de fallas en el manejo y registro de la información. La solución también evita que dos sectores diferentes tengan que registrar datos similares, pero que tendrán usos diferentes.

Por ejemplo, los vendedores ingresan datos sobre pedidos en el software. La información ya se envía al equipo administrativo, que la utiliza para emitir facturas y boletas. También se trasladan al equipo de expedición de pedidos con el fin de reducir el tiempo de espera del cliente y los errores cometidos en estos procesos.

Gestión de personas

La falta de uso de sistemas integrados suele generar una importante pérdida de tiempo con las tareas administrativas. Esta característica conduce a una disminución de la productividad del equipo y la eficiencia de las operaciones.

Al utilizar un sistema ERP, los profesionales dedican sus horas de trabajo a la realización de actividades que generan más valor para la organización, como definir estrategias de ventas, marketing y contratación.

El sector de recursos humanos también gana más tiempo para dedicarse a la realización de demandas que buscan la valorización del empleado, como la creación de un plan de carrera y cursos de formación.

Así, los empleados se sienten más motivados para realizar sus actividades. Al mismo tiempo, la empresa utiliza su potencial humano para obtener ventajas competitivas y diferenciarse de la competencia.

Asistencia en la toma de decisiones

Una gestión más eficaz de la información ayuda a identificar qué áreas necesitan más inversiones, así como las estrategias a adoptar para reducir costos. El sistema ERP realiza estas actividades y además contribuye a la detección de fallas en los procesos y la visualización de los principales factores que generan gastos innecesarios.

Asimismo, cuenta con funcionalidades que permiten la visualización gráfica de la información más importante de la empresa y facilita la identificación de los principales indicadores de desempeño empresarial, así como su configuración para el seguimiento automático.

En resumen, el gerente monitorea los KPI (Key Performance Indicators), analiza e identifica las principales causas de los problemas y adopta medidas para resolverlos de manera más rápida y eficiente.

¿Cómo saber si la empresa necesita un sistema ERP?

Cada negocio tiene un perfil y retos diferentes. Sin embargo, algunas señales ayudan al gerente a identificar si su empresa está pasando por dificultades. Estos indicios señalan el momento de buscar soluciones más eficaces para la organización.

Conozca los factores que demuestran que la empresa necesita un sistema inteligente para mejorar los procesos:

  • el equipo dedica mucho tiempo a tareas que podrían automatizarse;
  • el gerente no tiene acceso a los datos y necesita ser informado por los otros empleados sobre decisiones importantes para el negocio;
  • la empresa trabaja con varios proveedores, de diferentes regiones del país o del mundo;
  • la empresa tiene una gran cantidad de software que se ha implementado a lo largo de los años, pero no están conectados entre sí;
  • el equipo no identifica los niveles exactos de existencias disponibles;
  • el gerente pasa mucho tiempo buscando información sobre la empresa y tratando de encontrar soluciones para aumentar la productividad y la eficiencia;
  • los empleados no pueden compartir información fácilmente, situación que deja a la empresa susceptible a errores;
  • el gerente tiene dificultades para cumplir con la normativa vigente y ya recibió una multa por incumplimiento;
  • los problemas tardan en identificarse y el equipo no puede ser proactivo para resolver situaciones simples.

Si notas que algunas de estas situaciones ocurren en tu empresa, es momento de invertir en un sistema ERP. Por lo tanto, vale la pena entender cómo funciona su adopción.

¿Cómo funciona el despliegue?

El proceso de implementación del sistema debe planificarse cuidadosamente para evitar problemas, como lo que sucedió con Shane Co., una empresa de joyería en Colorado, en los Estados Unidos. El proyecto extrapoló el costo inicial estimado de implementar la herramienta y tuvo que cerrar sus puertas.

HP, también de Estados Unidos, tuvo serios problemas con la implementación del software de gestión. La falla provocó una caída de $ 400 millones en los ingresos en uno de sus trimestres.

Además, los profesionales tenían que recurrir a procesos manuales para etiquetar los envíos de equipos. Los altos ejecutivos todavía tenían que detener sus actividades para realizar aprobaciones urgentes de pedidos de $50, ya que el sistema estaba caído.

¿Cómo evitar este tipo de situaciones? Más que saber qué es el ERP, es importante buscar herramientas inteligentes que sean compatibles con tu segmento de negocio. Además, es necesario contar con un equipo especializado para implementar el sistema de acuerdo a las necesidades de la empresa.

¿Quieres saber más sobre este proceso? ¡Mira un paso a paso a continuación!

Definición del proyecto

Se deben hacer ajustes antes de implementar el nuevo sistema. Aun así, habrá otras correcciones, que deberán realizarse al final del procedimiento. En cualquier caso, es fundamental hablar con el equipo que llevará a cabo la tarea.

El objetivo es definir los pasos de implementación de la herramienta, migración de datos y respaldos necesarios para iniciar el proceso. Tenga en cuenta que algunos errores simples se interponen en el camino de las tareas básicas, como emitir una nómina o un pedido de cliente.

Evaluación cuidadosa del proveedor

El gerente debe realizar una investigación profunda sobre los proveedores de tecnología para elegir el mejor ERP para el negocio. Se recomienda buscar una organización con experiencia en el mercado, ya que los profesionales ya tienen un conocimiento profundo para implementar el sistema.

Además, es fundamental verificar si la solución se ajusta al perfil de la empresa y si ofrece módulos complementarios, que se pueden agregar con el tiempo. Finalmente, opte por un software que reciba actualizaciones frecuentes.

Por lo tanto, evoluciona de acuerdo con la aparición de nuevas tecnologías en el mercado. Al mismo tiempo, el gerente tiene la oportunidad de agregar módulos y funciones a medida que crece la organización.

Elección del equipo de seguimiento

El siguiente paso es la selección de algunos profesionales de la empresa para monitorear la implementación del sistema. Muchas veces se recomienda dirigir a un empleado de cada área, ya que el proveedor necesita entender las particularidades del negocio para atender las demandas internas.

Gestión activa de proyectos.

El proceso de implantación del sistema ERP requiere una atención eficaz por parte del equipo y del responsable elegido para realizar el seguimiento. Tenga en cuenta que el éxito del procedimiento se basa en los detalles y la información que los empleados transmiten al proveedor del servicio.

Por lo tanto, es esencial brindar retroalimentación sobre el progreso percibido o los problemas encontrados al usar la solución. Esta es la única manera de lograr una implementación exitosa.

Análisis de Impacto del Negocio

El sistema ERP puede generar muchos impactos en las actividades de la empresa. Por lo tanto, es fundamental evaluar la herramienta que ofrece el proveedor e identificar cómo se puede utilizar para promover mejoras en los procesos. A menudo, será necesario realizar algunos cambios en los procedimientos internos para lograr todos los beneficios que ofrece la tecnología.

Entrenamiento eficiente

Completar la implementación del software requiere capacitar al equipo para que todos entiendan cómo funciona la solución. Si este proceso se realiza incorrectamente, los empleados tienden a tener dificultades para utilizar el sistema.

En situaciones más extremas, este obstáculo genera incluso el fracaso del proyecto. Por tanto, corresponde al gestor solicitar al proveedor una formación suficiente para que los usuarios sepan utilizar todas las funcionalidades del software de gestión.

¿Cuáles son las diferencias entre las opciones on-premise y on-cloud?

El sistema ERP se puede contratar en el modelo on-cloud u on-premise. En el primer caso, se incrementa la eficiencia y seguridad de la información, ya que se almacena en un entorno virtual encriptado y con otros mecanismos de protección.

En este modelo, también hay más flexibilidad y escalabilidad. Así, contratas un plan básico y añades solo las funcionalidades que necesitas para satisfacer las demandas internas. El resultado es un ahorro de costes, como pay-as-you-go.

El sistema ERP local se ejecuta en el centro de datos de la empresa, lo que significa que la solución debe instalarse en cada máquina. También ofrece flexibilidad y control de datos, pero requiere un equipo interno especializado.

Esto se debe a que, si necesita personalizar las herramientas, el desarrollo de la funcionalidad lo realiza la propia organización. Por lo tanto, esta opción no es adecuada para organizaciones que tienen menos capital para aplicar, ya que requiere una alta inversión en infraestructura e instalación local.

Además, hay muchos esfuerzos y costos involucrados en el mantenimiento del servidor, la implementación y la capacitación y calificación del equipo de TI. El escenario con el sistema ERP en la nube es bastante diverso, como ya has visto y comprenderás con más profundidad a continuación.

¿Cómo funciona el ERP de suscripción?

La solución de suscripción está alojada en la nube y trae todos los beneficios ya mencionados a lo largo de esta publicación. Más claramente, hay tres aspectos positivos principales a destacar. ¡Vea!

Reducción de la inversión inicial

El modelo de nube exime el costo de los servidores y la infraestructura de TI. Al mismo tiempo, reduce el gasto en personal tecnológico interno. Por lo tanto, está libre de capacitación frecuente y aún tiene acceso a resultados positivos y funcionalidades personalizables.

Disminución de los costos de TI

La disminución de gastos se percibe más allá de la inversión inicial. Todos los costos de la solución se tratan como OPEX, es decir, gastos operativos, que se refieren a la gestión y venta de productos y servicios.

Almacenamiento de datos hecho con expertos

La información está alojada en la nube, lo que aumenta tu seguridad. Además de los mecanismos de protección mencionados anteriormente, su empresa también se beneficia con la tercerización del almacenamiento, ya que los profesionales cuentan con la experiencia y el know-how para cumplir con las mejores prácticas del mercado.

¿Cuáles son las integraciones estratégicas del software ERP?

El objetivo principal del sistema de gestión empresarial es integrarse con otras soluciones organizacionales para apoyar la toma de decisiones y proporcionar información más precisa. Para llegar a este nivel, existen algunas posibilidades estratégicas, como las que presentamos ahora.

BI

La oferta de cuadros de mando personalizados permite tomar decisiones eficientes en función de diferentes indicadores de la empresa. Con esta integración, hay más posibilidades de ofrecer resultados reales para eliminar los cuellos de botella. Esto es debido a:

  • integración de datos;
  • grandes datos;
  • servicios de procesamiento;
  • entrega de ideas;
  • implementación de la gobernanza y la seguridad.

BPM

El foco aquí es aumentar el control de los procesos internos, flujos de trabajo y reportes, además de facilitar la integración con sistemas heredados y obtener KPIs consistentes con el negocio. Estas actividades son posibles gracias a recursos tales como:

  • centro de tareas, que presenta elementos pendientes, plazos, etc.;
  • modelador gráfico;
  • formas dinámicas;
  • integración con sistemas heredados, con diagnósticos integrables con cualquier proveedor y tecnología.

Comercio electrónico

El sistema ERP integrado con e-commerce tiene como objetivo atender de forma diferenciada a la industria y al retail, con el fin de ofrecer una experiencia positiva, que aumente las posibilidades de fidelización. Al mismo tiempo, el precio de venta es controlado debido a la información centralizada.

También puedes implementar una estrategia omnicanal y trabajar con marketing , logística, ventas, pagos, tienda de aplicaciones y personalización. Así, los procesos son más eficientes.

GED

La gestión electrónica de documentos le permite controlar, compartir y acceder a archivos de forma centralizada. Con esto, tu equipo deja de perder tiempo buscando información y trabaja estratégicamente. Para llegar a este nivel, la función se basa en:

  • buscar contenido;
  • taxonomía;
  • Visor de documentos;
  • ciclo de vida del archivo;
  • visualización móvil;
  • ámbito de aprobación.

Supervisor

La solución fiscal integrada en el sistema ERP mantiene actualizadas las normas de la legislación brasileña. Con eso, las acciones están alineadas con el segmento empresarial, lo que evita la aplicación de multas y sanciones. Más que eso, es posible pagar menos impuestos dentro de lo que determinen las leyes.

HORA

HR actúa de manera más estratégica con la integración de este módulo al sistema ERP. Esto se debe a que el área trabaja en consonancia con otros sectores empresariales. Con esto, los informes brindan insights relevantes, que contribuyen a la toma de decisiones. También se simplifican los principales procesos burocráticos del departamento, entre ellos:

  • nómina de sueldos;
  • punto electrónico;
  • medicina y seguridad en el trabajo;
  • procesos laborales;
  • BI y analítica.

CRM

El propósito es mejorar las relaciones con los clientes para aumentar el compromiso y la productividad de la fuerza de ventas. Al mismo tiempo, es posible seguir la evolución de las operaciones y obtener información y datos consistentes. La consecuencia es la optimización del proceso de comunicación y otras funciones, tales como:

  • gestión de leads y clientes;
  • gestión de oportunidades;
  • administración de equipos;
  • geolocalización y rutas;
  • gráficos dinámicos;
  • formularios

¿Qué es un ERP y CRM?

Como explicamos aquí, el ERP es un sistema de gestión empresarial, por lo que tiene un enfoque más administrativo, principalmente en actividades esenciales para el funcionamiento de la organización.

Aquí, podemos mencionar aquellas tareas internas más rutinarias del negocio, como la emisión de facturas, la gestión financiera y el control de inventarios, por ejemplo.

Vea algunas características importantes del ERP para empresas:

  • recopilación y análisis de datos en tiempo real;
  • contribuye a la reducción de costos;
  • integración de sectores y tareas;
  • alineación estratégica;
  • sistema flexible

Customer Relationship Management ( CRM ), por otro lado, está directamente relacionado con los clientes de la empresa y el proceso de ventas. 

Este sistema trabaja en la relación con el consumidor, acompañando todas las etapas del recorrido de compra y contribuyendo a acciones estratégicas de retención y fidelización.

Para ello, el software ofrece herramientas que contribuyen a la experiencia del cliente. 

Los recursos están orientados a comprender las necesidades del consumidor y mejorar el servicio, así como a reducir el tiempo del ciclo de compra, haciendo más rentable el proceso.

Vea las principales ventajas de utilizar un sistema CRM en su negocio:

  • comprensión del proceso de compra y las necesidades del público;
  • identificación de oportunidades de venta;
  • mayor satisfacción del consumidor;
  • acciones de marketing más asertivas;
  • mejora en el servicio al cliente.

¿Cuál es la similitud entre ERP y CRM?

A pesar de ser sistemas diferentes, tanto Enterprise Resource Planning como CRM son plataformas de gestión importantes dentro de una empresa.

Ambas soluciones trabajan con la automatización de procesos, visando la optimización operativa y estratégica de los más diversos negocios.

También comparten la gestión de algunas tareas comunes, como la automatización de las acciones de marketing y el propio ciclo de ventas. 

En la práctica, estas herramientas se complementan y, juntas, aseguran una estructuración eficiente de todos los procesos administrativos y de ventas.

Una de las características del ERP es la integración de varios sistemas en una misma base de datos, con el fin de centralizar la información y facilitar la gestión de diferentes tareas.

Al integrar el sistema de gestión empresarial con el CRM, es posible obtener resultados muy positivos en la gestión de la organización en su conjunto, contribuyendo directamente al crecimiento del negocio. 

En general, esta integración es fundamental para garantizar el máximo aprovechamiento del sistema de gestión empresarial. 

¿Cuáles son las tendencias para los próximos años?

La tecnología cambia constantemente y las soluciones reciben recursos cada vez más valiosos para la gestión empresarial. Por lo tanto, la inteligencia artificial es una tendencia candente para crear sistemas eficientes.

Con esta tecnología, el personal puede decidir más fácilmente cuándo puede ofrecer un descuento por pago anticipado, por ejemplo. Esto se debe a que la inteligencia artificial recopila los datos y presenta su impacto al gerente.

También se espera que la realidad aumentada y el aprendizaje automático cambien el uso del software a lo largo de los años. Estas tecnologías ayudan a los profesionales a hacer las cosas con mayor rapidez y precisión. De esta manera, se contribuye al cumplimiento de las demandas, por ejemplo, evitando errores en el empaque de los productos para enviar a los clientes.

¡Listo! Ahora ya sabes qué es el ERP y cuáles son los beneficios de utilizar esta solución en tu negocio. La tecnología ayuda al gerente a controlar mejor los costos y las entradas de recursos, los niveles de inventario de materias primas y los pagos realizados a los proveedores.

De esta manera, se pueden obtener conocimientos valiosos para mejorar la gestión y aumentar la productividad. Si desea profundizar más, aquí hay una lista de materiales de lectura:

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¿Por qué elegir un ERP TOTVS?

Como empresa brasileña, TOTVS entiende mejor que nadie la legislación fiscal del país y, por eso, ofrece al mercado soluciones ERP completas que cumplen con todas estas obligaciones.

Además, nuestros sistemas de gestión son flexibles, capaces de atender la realidad de empresas de todos los tamaños.

Los ERP de TOTVS han mejorado la gestión de nuestros clientes y han traído resultados significativos a sus operaciones. ¡Aumente la eficiencia operativa de su negocio con los ERP más completos del mercado!

Conclusión

A lo largo de este contenido conocemos todo el proceso que hay detrás de un sistema de gestión empresarial y entendemos la importancia de la plataforma para la eficiencia empresarial.

Como hemos visto, el ERP contribuye a la integración de sectores y, en consecuencia, a la estructuración del flujo de tareas operativas de una empresa.

Esta tecnología se ha vuelto fundamental para el funcionamiento de organizaciones de diferentes tamaños en los últimos años, principalmente por la practicidad que trae en el día a día.

En este artículo, también revisó las principales ventajas del sistema y también entendió cómo es posible maximizar los resultados integrándolo con un buen CRM.

¡Aproveche los consejos y la información que se comparten aquí para optimizar su negocio!

¿Qué es un sistema ERP?

ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning, o Sistema Integrado de Gestión Empresarial. Es un software de gestión de procesos capaz de controlar toda la información de una empresa. Con este sistema, los gerentes pueden integrar las actividades de diferentes sectores del negocio, como ventas, finanzas, inventario y recursos humanos.

¿Cuál es la importancia del ERP para la empresa?

El sistema ERP ayuda a los gerentes en la administración de todas las rutinas comerciales. A partir de ahí, es posible realizar un seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar, monitorear las ventas y realizar un seguimiento de las órdenes de compra, por ejemplo.

¿Cuál es la similitud entre ERP y CRM?

El ERP se enfoca en la gestión empresarial y está relacionado con las rutinas internas de la organización. CRM, por otro lado, está específicamente relacionado con las relaciones con los clientes y las ventas.

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