El control de inventario es una actividad crucial para el éxito de una empresa. No se trata sólo de gestionar entradas y salidas, sino de hacer fluir el flujo de producción, además de garantizar la satisfacción del cliente.
Por eso es una tarea tan compleja.
En muchas empresas es habitual que esta actividad quede reducida a una mera lista de control. Sin embargo, el control de inventarios juega un papel fundamental en la planificación estratégica empresarial y, por tanto, requiere iniciativas que van mucho más allá.
Es una parte esencial del capital de trabajo de la organización.
Por lo tanto, cualquier falla puede dañar el negocio, impactando sus resultados financieros y de producción.
Todo un golpe para quienes buscan aumentar el número de ventas y la tasa de rentabilidad.
Es por eso que las empresas exitosas practican un excelente control de inventario, respaldado por muchos recursos innovadores, como estrategias y sistemas de gestión modernos.
El sistema de control de inventarios puede evitar la desorganización en los procesos, lo que afecta negativamente los plazos de entrega y la rentabilidad del negocio.
Esto se debe a que el gestor es capaz de monitorear las previsiones de demanda y tener una mayor previsibilidad del consumo para saber cuándo comprar materias primas.
En este artículo explicamos mejor el concepto de control de inventario, entendiendo cómo un sistema puede facilitar la gestión de la información para su negocio y qué otras ventajas ofrece.
¿Qué tal aprender más sobre el tema y encontrar soluciones para el control de inventarios de su empresa? ¡Así que sigue leyendo!
¿Qué es el control de inventarios?
El control de inventarios es una tarea que va mucho más allá del almacén de una empresa. Implica la gestión de productos y mercancías a lo largo de su vida útil dentro de su organización.
Es decir, desde que entra en almacén hasta que el cliente lo compra.
Es una tarea basada en la organización de la información y debe tener en cuenta toda la cadena de suministro para que sea efectiva.
El objetivo es mantener a todos los sectores implicados informados del estado de cada artículo, para que entiendan su disponibilidad y/o necesidad de reposición.
Esta cuenta es importante e imprescindible, ya que proporciona una mayor previsibilidad a la empresa, lo que puede evitar, entre otras cosas:
- Escasez;
- Almacenamiento innecesario;
- Uso exagerado del espacio;
- Daños a los productos;
- Mercancías obsoletas.
¿Para qué sirve el control de inventarios?
La función del control de inventarios es mejorar la visión estratégica del gerente.
Con un conocimiento profundo de su stock, es posible comprender mejor su nivel de exigencia, permitiendo una planificación de producción más eficiente, reduciendo costos innecesarios y aumentando su margen de beneficio.
Aun así, para tener una comprensión práctica del control de inventarios, es posible señalar 4 beneficios principales de su práctica:
- Integración con las finanzas: El control de inventarios es casi un brazo de la gestión financiera, ya que hablamos de un activo de la empresa. Su buena ejecución dirige la producción.
- Optimización del espacio: Un buen control de inventarios permite a la empresa almacenar sólo lo necesario para la producción y/o ventas, sin que exista escasez o exceso de productos.
- Reducción de desperdicios: Al realizar el control de manera eficiente, es posible eliminar los desperdicios (así como mapear su origen), lo que impacta directamente en los gastos de la organización.
- Evite el efecto dominó: Sin productos en stock, se pierden oportunidades de venta y se perjudican los resultados del negocio. Un simple error que provoca un efecto dominó, capaz de impactar negativamente a la empresa.
Esta claridad de información no sólo es importante, sino esencial para la continuidad del negocio.
Entiendan: esto no es una mera afirmación, sino una cuestión de datos.
Un estudio de GS1 US encontró que, en el comercio minorista estadounidense, sólo el 63% de las veces las existencias se actualizan correctamente. Es decir, un tercio de las veces la información es inexacta e incorrecta.
¿Cómo controlar el stock?
Existen varios métodos para realizar el control de inventarios, desde los más arcaicos hasta los más modernos.
En la práctica, es necesario mantener un registro correcto de las entradas y salidas de los productos; sin embargo, como ya habrás aprendido, va un poco más allá.
En general, se deben seguir algunos pasos para controlar mejor los productos. Verificar:
- Organización espacial;
- Planificar cantidades mínimas y máximas para cada producto;
- Creación de una buena red de socios comerciales para cumplir los plazos según las demandas previstas.
En el primer punto, destaca la definición de la ubicación del stock: el espacio físico que ocuparán los productos y mercancías.
Aquí es necesario considerar el funcionamiento optimizado, por lo que se deben tener en cuenta requisitos como el almacenamiento (y la refrigeración) y la frecuencia de reabastecimiento de combustible.
El segundo punto está directamente relacionado con la planificación estratégica del sector y de la propia empresa.
Establecer cantidades mínimas y máximas de productos en stock garantiza una operación sin extremos (falta o exceso), garantizando la salud financiera de la organización.
Y en el último paso, analizamos lo que va más allá de las acciones: asociaciones con empresas comprometidas con sus objetivos.
Es necesario confiar en proveedores confiables, que cumplan con los plazos y ofrezcan buenas condiciones comerciales.
¡Para ello, sin embargo, es esencial tener demandas predecibles!
¿Cómo gestionar el inventario en una empresa con ingresos recurrentes?
Una de las grandes ventajas de las empresas que adoptan el modelo de negocio de ingresos recurrentes es que hay un mayor control sobre la demanda. Esto facilita la gestión de stock.
Después de todo, trabajar con clientes fijos, en modelos de suscripción o contratos a largo plazo, permite a su empresa tener una mejor idea de sus necesidades de inventario.
La palabra clave aquí es transparencia, ya que la organización comprende plenamente las exigencias de los próximos meses.
De esta forma, además de ayudar al sector de compras, también fortalece las buenas prácticas de control de inventarios.
Existen varias formas, sin embargo, de realizar esta gestión de forma eficiente y respetando el presupuesto y el nivel de exigencia de la empresa.
La mejor manera es acumular stock suficiente para cubrir las demandas esperadas para los próximos meses (teniendo en cuenta un período determinado, por ejemplo 12 meses).
Y, por supuesto, calcular un extra que debe estar relacionado con la tarifa media de nuevos clientes que entran cada mes.
Por tanto, es posible comprar lo suficiente para satisfacer las necesidades del negocio.
En el caso de los métodos de control de inventario, simplemente lea la guía; a continuación, le explicaremos más sobre los principales.
¿Dónde se realiza el control de inventarios?
Básicamente, toda empresa lleva a cabo un control de inventario, ya sea un fabricante o distribuidor de un producto, así como un proveedor de servicios. Por tanto, se realiza en la mayoría de empresas.
Por supuesto, hay algunas excepciones: una pequeña startup que trabaja con un producto 100% digital, como software, y tiene solo unos pocos empleados trabajando desde casa o desde cualquier lugar, apenas necesitará inventario.
Pero como sugiere el ejemplo, se trata de excepciones.
Algunas empresas no necesitan inventario para almacenar materiales y productos para la fabricación o venta, sino que utilizan almacenes: un espacio dedicado para almacenar materiales, como oficina, limpieza, etc.
A lo largo del proceso de control de inventarios se deben realizar algunas tareas esenciales: monitorear las entradas y salidas de materiales y productos, así como su inventario completo.
La responsabilidad del control de inventarios depende del flujo productivo y comercial de cada empresa.
En las empresas manufactureras, por ejemplo, una parte la realizan los encargados de la gestión de la cadena de suministro, mientras que otra parte la realiza el sector productivo, que los consume para fabricar los productos.
Ejemplos de control de inventario
Existen algunos ejemplos de control de inventario en el mercado que pueden servir de inspiración para su empresa. Grandes organizaciones ya han utilizado y aprobado métodos famosos, como el Just-in-Time, e incluso se han convertido en casos concretos.
¿Qué tal si echas un vistazo a algunos de ellos?
Toyota fue uno de los primeros en crear el Sistema de Producción Toyota (STP), un movimiento precursor de la metodología lean.
De ahí que también surgió el método Just-in-Time.
Este método garantizaba que las materias primas no entraran en el área de producción hasta que la empresa recibiera el pedido.
De hecho, vale la pena mencionar que este método todavía funciona, ya que Toyota lo sigue utilizando y, en todo el mundo, innumerables otras organizaciones.
La práctica Just-in-Time practicada por Toyota hace décadas ayudó a la empresa a destacar en los mercados oriental y occidental, superando la falta de materias primas presentes en Japón en ese momento y convirtiendo al fabricante en uno de los más grandes del mundo.
Otro gran exponente moderno del Just-in-Time es Apple. En el caso del fabricante de iPhones, iPads, iMacs (entre otros), el punto fuerte fue establecer buenas relaciones con sus proveedores.
Así, la empresa puede mantener un solo almacén en todo el territorio americano, pero cuenta con más de 150 grandes proveedores en todo el mundo.
A través de la subcontratación, la producción hizo que Apple fuera más eficiente y resultó en ahorros de costos y reducción del exceso de inventario.
Quizás te estés preguntando: “pero ¿cómo es posible que Apple, una de las empresas más grandes (si no la más grande) del mundo, solo tenga 1 almacén? “.
Es sencillo, tu stock está en las tiendas.
De hecho, ya es fanática de los modelos logísticos que optimizan aún más el inventario, como el dropshipping.
¿Y otros métodos? Por nombrar algunos, según un artículo de The Motley Fool , Dell usa FIFO (PEPS), Walmart usa LIFO (UEPS) y General Electric usa LIFO (UEPS) para el inventario en los Estados Unidos y FIFO (PEPS) a nivel internacional.
¿Qué importancia tiene el control de stock?
Una buena planificación del control de inventarios es fundamental para el crecimiento y desarrollo de cualquier empresa.
Con una gestión eficiente del inventario, la empresa siempre tendrá los materiales necesarios para producir sus bienes y atender a los clientes.
También podrá mantener la calidad de sus productos y plazos de entrega.
En última instancia, esto significa que garantizará capital de trabajo para su negocio.
Al fin y al cabo, el stock ocioso es dinero mal invertido, pues no se recupera, además de ser susceptible de devaluarse, por posibles daños o desgaste de la mercancía.
Y, por supuesto, no tener stock es un desastre de proporciones aún mayores, pues afecta al cliente y también a tu sector productivo (y al sector financiero, activando el efecto dominó que ya hemos comentado).
La falta de productos en stock puede comprometer la relación de confianza con un cliente potencial, dando una mala imagen a su empresa.
Para que te hagas una idea, según el estudio E-commerce Fulfilment Report 2017, algo más de un tercio de las tiendas online retrasan las entregas porque vendieron un producto que no tenía en stock.
Por eso, para las organizaciones modernas, una simple hoja de cálculo a menudo no es suficiente. De hecho, incluso puede hacerte daño.
Sin un buen sistema de gestión, puede haber escasez de productos o mercancías almacenadas durante mucho tiempo.
Ambos casos provocan pérdidas económicas para la empresa.
¿Cuáles son los tipos de control de inventarios?
Puede que sea nuevo para muchos, pero existen diferentes formas de llevar a cabo el control de inventario. Por tanto, es mucho más que “registro de entradas y salidas”.
Hay toda una lógica y dinámica logística que debe cumplir con los objetivos y modus operandi de la empresa.
Es esencial comprender en qué encaja su organización, no sólo para dar forma a sus procesos, sino también para comprender cómo un sistema de gestión respaldaría el negocio.
Los 7 mejores métodos de control de inventario
Para lograrlo, como ya has leído a lo largo de la guía hasta ahora, se utilizan diferentes métodos para controlar el inventario.
Hablar de cada uno de ellos sería una tarea interminable, por eso a continuación hemos separado los principales. Algunas ya las conociste en este mismo texto, como Just-in-Time.
Sin embargo, hay otros que vale la pena conocer y aplicar en tu empresa.
Recordando que el método ideal para tu negocio dependerá de una serie de factores, como el sector en el que trabajas y tu previsibilidad de la demanda.
Por ello, conocer los principales modelos de control de inventarios es fundamental. ¿Vamos allá?
PEPS
El acrónimo significa “primero en entrar, primero en salir” y ya da una buena idea de cómo se organiza el stock, ¿verdad?
En este modelo, el control de inventarios sigue un orden cronológico, distribuyendo las mercancías según su orden de llegada al almacén.
Es común en negocios que trabajan con productos perecederos.
UEPS
Las siglas UEPS significan “Último en entrar, primero en salir”, básicamente una modificación del método anterior.
En este caso, los artículos que entraron al stock en último lugar (por lo tanto, más nuevos y más caros) salen primero, a medida que llegan los pedidos.
Costo promedio
El Costo Promedio no se refiere a una determinada dinámica de envío, sino más bien a una forma de calcular los impuestos.
Conocido como Media Móvil Ponderada (MPM), es un modelo que propone la suma del valor de los productos en stock con los nuevos, dividiendo este valor por el número total de artículos.
El resultado, naturalmente, sería el coste medio de cada producto.
Just in Time
Just in Time es un modelo reconocido, que garantiza un inventario mínimo para la empresa. El objetivo es minimizar el número de artículos almacenados, reduciendo costes.
Su aplicación es más compleja y requiere de un sistema de gestión adecuado que proporcione información cualificada para una mejor previsibilidad de las demandas.
Curva ABC
La Curva ABC es un modelo de control de inventarios que considera tres factores al organizar la dinámica del inventario: rotación de inventario, ingresos y rentabilidad.
Así, los productos se clasifican en tres categorías. El objetivo es priorizar los productos que más valor aportan a la empresa.
La curva (que se puede representar mediante una gráfica) se divide en A, B y C, en una lógica como esta:
- R: El 20% de los artículos representan el 80% del valor;
- B: el 30% de los artículos representan el 15% del valor;
- C: El 50% de los artículos representan el 5% del valor.
La ventaja es que la curva ABC no está fija en stock. Nosotros explicamos:
Puedes tener una Curva ABC para el departamento de ventas y compararla con la Curva ABC del inventario, haciendo el control mucho más eficiente.
Precio Específico
Una opción para operaciones más robustas, de productos con importante valor de venta y bienes de equipo (como vehículos o máquinas, por ejemplo). Es importante enfatizar que las empresas con alta rotación de inventario no deberían utilizar este método.
En este caso, el precio específico del artículo se identifica individualmente.
De esta forma, es posible amortizar cada unidad vendida. Luego, el inventario final se calcula en base a las unidades existentes y sus precios específicos.
Rotación de inventario
Otro modelo de control popular, la rotación de inventario, le ayuda a comprender el rendimiento de sus existencias.
Es un cálculo que relaciona el inventario promedio de la empresa con las ventas totales durante un período de tiempo (normalmente, el año).
La división de valores definirá cuántas rotaciones de inventario tiene la empresa en este periodo definido.
El resultado ayuda a la empresa a comprender cuánto tiempo permanecen los artículos en stock.
Esto permite al gestor optimizar la operación, diseñando estrategias comerciales que optimicen la rotación de stock.
9 consejos fundamentales para mejorar tu control de inventario
¿Está buscando formas de mejorar su proceso de control de inventario?
Además de la teoría anterior, es posible aplicar algunos consejos sencillos y rápidos para optimizar el funcionamiento. ¡Verificar!
Conozca bien su negocio
Mucho antes de que su producto llegue al cliente final, hay que seguir varios pasos.
Digamos que su minorista vende ropa. Antes de que tu cliente recoja una camiseta para probársela, hay todo un proceso previo que debe tener en cuenta.
Por ejemplo: su proveedor necesita pedir la tela adecuada y en buena cantidad para satisfacer la demanda.
Luego, el fabricante envía el envío al almacén de su empresa, que ahora necesita registrar las camisetas en stock. Esta es una cadena de suministro, simplificada, por supuesto.
Ahora mira, ¿y si tuvieras que describir los pasos de los productos y materiales que utilizas, lo sabrías?
Antes de decidir qué método de control de inventario utilizar, es fundamental conocer el flujo de productos y materias primas que involucran a su negocio, y no solo en relación con su proceso.
Por qué decimos esto? Verá: cuando su control de inventario funciona perfectamente, todo lo demás resulta fácil de manejar.
Pero cuando algo sale mal, es un paso hacia el caos.
Por supuesto, algunos eventos son inevitables, pero comprender su negocio y todos los eslabones de su cadena de suministro puede ayudarlo a adelantarse a lo inesperado, así como a comprender exactamente qué método emplear.
Desarrollar un mapeo de procesos.
Comprender el flujo de trabajo, no sólo del sector de inventario o producción, sino de toda la empresa, le ayudará a comprender cómo es la rutina operativa.
De esta manera entenderás con mucha más profundidad cómo afecta la operación de venta al inventario.
De esta manera, podrá comprender cuál es la mejor estrategia para satisfacer la demanda existente, además de encontrar lagunas para optimizar esta relación.
Planifica los pasos
Su stock responde a una serie de procesos: primero está la requisición de productos. Luego, realizar el pedido. Luego, su recibo e inventarios, y así sucesivamente.
Debes asegurarte de que todos estos procesos estén alineados con la rutina de la empresa y, lo más importante, que estén correctamente planificados.
De esta manera, todos los pasos se pueden realizar con precisión y sin margen de error.
Y, por supuesto, lo sabemos: ocurren situaciones impredecibles que pueden complicar sus procesos, pero un entorno organizado es más resistente a estas situaciones.
Entradas y salidas récord de acciones
Todo lo que entra y sale de la empresa debe estar documentado y organizado, de manera que los registros aporten información clara de cada operación.
De esta manera, tu empresa no pierde ningún movimiento y puede actualizarse en tiempo real, sin retrasos que provoquen exceso o falta de productos.
La mejor manera de hacerlo es con un sistema de gestión que mejore su poder de grabación, automatizando tareas y brindándole más control para reducir fallas.
Además, el seguimiento se realiza en tiempo real, lo que da una idea mucho más ágil y evita errores de alineación entre equipos.
Hacer inventarios
No basta con registrar las entradas y salidas, es necesario saber qué hay en sus existencias.
Algunos productos pueden ser muy similares, pero tienen diferencias esenciales que hay que resaltar para que tu frente de ventas no se vea perjudicado.
Por ello, busca crear y gestionar inventarios completos , que contengan la información principal de cada producto, facilitando además su organización y logística.
Tener una relación amigable con los proveedores.
Intenta crear una relación cercana con tus proveedores.
Son una parte esencial de un buen control de inventario, ya que pueden contribuir o no a sus necesidades, desde las más urgentes hasta las menos urgentes.
Tener siempre stock crítico
El stock crítico, a pesar de no ser un concepto que hayamos cubierto hasta ahora a lo largo del contenido, es sencillo de entender.
También llamado stock de seguridad (el término “stock crítico”, en Brasil, está más relacionado con la Cadena de Frío y los insumos médicos, como medicamentos, tejidos humanos y sangre), es un producto que no puede salir de su stock de ninguna manera.
En otras palabras, debes asegurarte de que no se produzcan desabastecimientos.
No todas las empresas tienen esta necesidad, pero sí muchos distribuidores o fabricantes específicos.
Te recomendamos mapear tu proceso de producción y las demandas de tus clientes para entender exactamente qué artículo no puede faltar en stock.
Una hamburguesería de comida rápida, por ejemplo, puede funcionar con todos los artículos agotados -excepto los que componen su producto principal: pan, lechuga, carne y queso-.
Establecer un stock crítico es una forma de garantizar que su empresa pueda satisfacer la demanda más básica y no perjudicar su flujo de caja.
Planificar fechas y periodos de compras.
Ahora bien, tu proceso de compra de insumos y materias primas no debe ser aleatorio. Al contrario, hay que planificarlo, para saber de antemano cuándo y cuántos artículos se deben comprar.
Es una forma de facilitar el trabajo del sector de Compras, pero también de simplificar la gestión de inventarios, asegurando que haya previsibilidad en cuanto a la reposición de artículos.
Además, las fechas o periodos de planificación sirven para validar el proceso productivo de la empresa.
Si la empresa omite un artículo antes de tiempo, significa que hubo un problema.
No es la mejor de las situaciones, pero ayudará a tu equipo a localizar el motivo del problema y poder corregirlo.
Establecer el volumen mínimo y máximo de cada artículo.
Dentro de la aplicación del control de inventarios, existe consenso en que existe un volumen mínimo y un volumen máximo para cada artículo. ¡Te recomendamos que calcules para cada producto que ocupa un lugar en tu estantería de stock!
Esto ayudará al sector de Compras a no extenderse demasiado o incluso ahorrar demasiado al realizar el pedido de artículos, además de ayudar al área de producción a orientarse en relación a la demanda.
Recordar que no es lo mismo stock mínimo que stock crítico, este último tiene que ver con el artículo que no se puede dejar en stock en ningún momento.
El objetivo de este cálculo es evitar el desperdicio e incluso la falta de un artículo, para no incrementar costes para la empresa y mantener (¡o mejorar!) la satisfacción del cliente.
Para realizar el cálculo, necesitará las siguientes fórmulas:
- Stock mínimo = Costo promedio diario del producto x tiempo de reposición
- Stock máximo = Stock mínimo + lote de reposición
¿Cuáles son los principales errores al realizar el control de inventarios?
Tu proceso de control de inventario ya está establecido, seguiste los consejos que te dimos anteriormente, pero aún encuentras problemas en el sector. ¿Cómo resolver?
Antes que nada, es fundamental encontrar la raíz de estas situaciones.
A continuación, hemos separado algunos de los principales errores en la gestión de inventario. ¡Verificar!
Dejar productos faltantes
¿Alguna vez te has parado a pensar que uno de los mayores problemas a los que se enfrenta tu empresa, sobre todo si los síntomas están relacionados con la insatisfacción del cliente, podría estar relacionado con la falta de stock?
Sin un control adecuado, es fácil perder la pista de los artículos en stock y dejar que la producción utilice más de lo necesario.
Como resultado, es natural que los artículos se agoten rápidamente y dañen el proceso de producción, lo que significa que su empresa no puede cumplir con los pedidos ya realizados.
Tener exceso de stock
¡Tener demasiados productos es malo para cualquier empresa!
Después de todo, significa que tus costos de inventario son más altos, que gastaste más de lo debido en la composición del almacén y que necesitarás estrategias de ventas para vender más y mantener el stock en movimiento.
No realizar inventarios con regularidad.
Los inventarios son una parte esencial del control de stock: en ellos se describe todo sobre todos los artículos en stock, asegurando que la información esté disponible.
Un control deficiente del inventario, sin inventarios rutinarios y en tiempo real, socava la transparencia sobre lo que tiene y no tiene su stock, lo que conduce a una mala toma de decisiones.
Las auditorías periódicas son cruciales para mantener los datos actualizados y garantizar que su empresa aproveche al máximo lo que tiene en stock.
Desconocer el comportamiento del consumidor
Uno de los grandes termómetros para el trabajo de control de inventarios no está precisamente en tu empresa, sino en el comportamiento de los consumidores.
Después de todo, ¿cómo es su historial de compras? ¿Hay meses o periodos en los que aumenta la demanda? Y cuando caiga, ¿cuáles son las opciones para mantener el flujo de efectivo?
Es importante comprender estos detalles, ya que dictarán la planificación de su inventario, así como las proporciones de volumen mínimo y máximo de un artículo.
Depender de herramientas de control de inventario que no satisfacen las necesidades del negocio.
La falta de herramientas tecnológicas para el control de inventarios puede no parecer un problema o incluso un error al principio, pero créanme, ¡puede convertirse en uno!
Especialmente en un momento en el que la empresa está creciendo y los procesos manuales ya no tienen sentido.
Al fin y al cabo, la organización permite que se produzcan errores de inventario, pedidos con proveedores, entre otros.
Contar con un sistema de gestión de almacenes es una buena solución, ya que permite un mayor nivel de automatización de procesos, facilitando el control y mitigando errores.
Sin considerar la estacionalidad
Mucho más allá del comportamiento del consumidor, es fundamental saber qué productos y artículos de tu stock sufren estacionalidad.
De esta forma, es posible tomar precauciones ante periodos de baja producción, anticipando pedidos, por ejemplo.
No fomentar la comunicación entre empleados.
Independientemente del tamaño de la empresa, cualquier problema de inventario puede acabar en pérdidas económicas.
Incluso para empresas que trabajan a escala, cada unidad de producto y cada artículo en stock es fundamental.
Uno de los motivos que lleva a que se agote el stock es algo que va más allá de una simple “falta” de control, sino también de una mala comunicación entre empleados.
Al optimizar esta parte, es muy probable que tu negocio vea una reducción de errores humanos en la cadena de producción, manteniendo el stock protegido.
¿Cómo combinar control de inventarios y ventas?
La mejor manera de integrar su control de inventario con el sector de ventas es mediante el uso de sistemas capaces de conectar, dividir los datos generados y recopilados.
De esta forma, siempre que los vendedores (ya sea en caja o incluso en un e-commerce) realicen una venta, sabrán exactamente si un producto está disponible, así como su cantidad, características, etc.
Es una forma de optimizar y estandarizar procesos, agilizar el servicio y mejorar algunas acciones, como el procesamiento de ventas, la separación de pedidos, así como las acciones logísticas para el envío.
Así, todo funciona de forma integrada, dentro de una cadena lógica que favorece la satisfacción del cliente.
¿Para qué sirve el informe de gestión de inventarios?
Los informes de gestión no son nada nuevo para las empresas: permiten a los responsables del negocio evaluar los índices de cada sector, basando su toma de decisiones en datos actualizados y fiables.
Uno de los informes de gestión más habituales es el control de inventarios, y también el más importante, ya que es el principal activo generador de ingresos.
Estos son documentos completos, que mencionan todos los productos en stock y:
- la fecha de la última compra;
- el costo de la última compra;
- los códigos dentro del sistema;
- los volúmenes mínimo y máximo;
- la cantidad disponible y la reserva;
- cuántos se vendieron en el período del informe;
- y los totales de cada uno de estos índices mencionados.
¿Qué es una hoja de cálculo de control de inventario?
La hoja de cálculo de control de inventarios es una herramienta simplificada para realizar la gestión de inventarios.
Requiere cumplimentación manual y por tanto no es una buena opción para empresas con un gran flujo productivo o comercial.
Sin embargo, para las empresas nuevas en el mercado, puede ser una buena solución temporal.
¿Cómo crear una hoja de cálculo de control de inventario en Excel?
La hoja de cálculo de control en Excel es una opción común para las micro y pequeñas empresas, y la buena noticia es que cualquiera puede crear una.
Simplemente crea un archivo en Excel o Google Sheets y describe las características de cada producto en stock.
La información principal suele ser la siguiente:
- Código y nombre del producto;
- Volumen Mínimo;
- Volumen máximo;
- Entradas de existencias (cuántas fueron adquiridas por la empresa y almacenadas);
- Emisiones de stock (cuántas fueron compradas por los clientes o utilizadas en la fabricación de pedidos);
- Stock actual (simplemente reste el valor de los insumos del valor de los productos);
- Estado (bajo, alto, stock normal, agotado, etc.).
- Precio unitario;
- Precio total;
- Porcentaje de ocupación de productos en stock;
- Rotación de inventario.
Sin embargo, puedes incluir mucha más información personalizando la hoja de cálculo.
¿Existe una aplicación para el control de inventario?
Con la tecnología actual es posible realizar el control de inventarios en tu celular. Soluciones como los sistemas WMS de TOTVS tienen estas diferencias.
De esta manera, ni tú ni tu equipo necesitáis un ordenador o notebook para realizar controles, actualizar información o realizar correcciones: basta con coger vuestro smartphone, acceder al ERP y ¡listo!
El control de inventarios en tu celular puede ser muy sencillo y rápido, a la velocidad que exige el mercado y tan fácil como unos pocos clics en la pantalla de tu smartphone.
¿Cómo puede ser útil una solución tecnológica de control de inventarios?
El sistema de gestión de inventarios es una tecnología para el control y seguimiento de todo este sector de la empresa.
Esto se debe a que es una tecnología que integra el sector productivo con el área de ventas, permitiendo optimizar los volúmenes de compra.
Por lo tanto, esta solución permite al gerente tener más control sobre la producción de la empresa, además de tener acceso a datos que permitan tomar decisiones más asertivas.
6 ventajas principales del sistema de control de inventarios
Como vimos anteriormente, el sistema de gestión de inventarios facilita y automatiza los procesos de una empresa.
Conozca más sobre los principales beneficios de esta tecnología:
Integración sectorial
La automatización de procesos hace posible la integración entre todos los sectores de la empresa.
Esto sucede porque la solución registra los productos entregados por el proveedor e indica que ya están en stock.
Cuando se entregan mercancías, el sistema también lo registra y genera una notificación.
Esto ayuda a realizar un seguimiento de las ventas, además de proporcionar datos para el sector financiero.
De esta forma, todos los procesos quedan centralizados, lo que reduce los errores en el cálculo de impuestos.
Previsión de compra
Otra ventaja de disponer de un sistema de control de stock y almacenamiento es poder predecir la necesidad de compras.
El gestor puede establecer límites mínimos y máximos de stock para que el sistema monitorice y avise cuando es necesario reponer mercancía.
También ayuda en la toma de decisiones y seguimiento del número de ventas de cada mercancía.
Un ejemplo de informe es aquel que identifica los productos que son más relevantes para el negocio en relación con la cantidad de ventas y rentabilidad generada.
Análisis de costos
El seguimiento que proporciona esta tecnología también permite realizar un análisis de los costes de producción.
Esto se debe a que el gestor tiene a mano la información necesaria para evaluar el valor de la materia prima, el tiempo que permanece en stock, el plazo necesario para fabricar el producto y las tasas de pérdida.
El sistema también puede tener una estimación de ganancias para cada producto, lo que aumenta la posibilidad de tomar mejores decisiones para el éxito del negocio.
Por lo tanto, es posible identificar la necesidad de cambiar los procesos para asegurar mayor agilidad y eficiencia.
Optimización de procesos
Sin duda, uno de los principales beneficios del sistema de gestión de control de inventarios es que optimizas procesos gracias a la integración de datos y la automatización de tareas.
Al fin y al cabo, es necesario movilizar menos personas para que una actividad se realice, lo que reduce las brechas de comunicación y agiliza el flujo.
Prevención de fallas
Un pequeño error en la hoja de cálculo y listo, todo tu control sobre el día, mes o año podría verse afectado. Sin embargo, con un sistema esto no sucede.
La información, como el recuento de productos, se actualiza automáticamente: tan pronto como el cajero registra una venta, el producto ya está en proceso de despacho.
De esta forma, reduce los errores de gestión y los errores relacionados con la entrega de mercancías, ¡garantizando la satisfacción del cliente!
Proporcionar informes completos
Está claro que una solución informática permite acceder a datos cualificados en formato de informe.
Así, es posible que el gestor evalúe cuestiones como períodos de mayor rotación y productos con mayor flujo, posibilitando una mejor planificación de la producción y las inversiones.
¿Cómo elegir un software de gestión de inventario?
Para elegir la mejor opción de sistema de gestión de inventario, es necesario evaluar las necesidades específicas de su empresa.
Evalúe las características que mejor sirven a su negocio. Vea más consejos a continuación:
Proveedor
Es fundamental analizar la credibilidad del proveedor y su tiempo en el mercado.
Las empresas sólidas suelen indicar que los productos que ofrecen son de calidad.
También podrás consultar quiénes son tus principales clientes y qué dicen sobre el sistema y la empresa.
Integración del módulo
Otro consejo es optar por sistemas de control de inventarios que tengan posibilidad de integración con otros módulos.
De esta forma podrás disponer de una solución más completa y personalizada, que cubrirá todas las exigencias de tu negocio. La tecnología necesita adaptarse a los procesos de la organización.
Monitorear y controlar
La solución debe proporcionar un seguimiento en el que la gestión de inventario y almacenamiento se realiza de forma conjunta. Esto es particularmente importante para los productos perecederos.
De esta manera es posible identificar si un producto está cerca de su fecha de vencimiento.
Sistemas WMS TOTVS
¿Busca su propio sistema para su almacén? Así que tenga la seguridad: los sistemas WMS de TOTVS son las mejores plataformas de gestión de almacenes del mercado.
Las soluciones y características que ofrecen son infinitas y le permiten administrar todo su centro de distribución con solo unos pocos clics, ¡automatizando todos los procesos!
Con tecnología especializada en gestión de inventarios podrás definir la planificación de compras, la gestión de precios y producción, y todo el control de recepción, almacenamiento, envío, transporte e inventario.
¿Qué tal reducir costos, hacer su operación más eficiente y controlar el 100% del inventario para siempre?
¡Descubre las diferencias entre los sistemas WMS de TOTVS!
Conclusión
Una organización que busca potenciar sus resultados no puede mirar sólo a su sector comercial. Necesitas considerar el todo.
En este caso, el control de inventarios es una actividad fundamental para asegurar la rentabilidad, ya que es un brazo estratégico para crear la mejor planificación de la producción.
Sin embargo, su mejor aplicación depende de estrategias modernas y eficaces y de tecnología de vanguardia.
Como todo hoy en día, el control es la palabra clave, y eso es lo que un sistema de gestión de inventario proporciona a su operación.
Para más contenidos como este y otras enseñanzas sobre el mundo de los negocios y la gestión, ¡estad atentos a nuestro blog!
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