La salud financiera de una empresa depende de una gestión eficiente de sus recursos económicos combinada con procesos más productivos, así como de una buena gestión de inventarios.
Sin esta gestión, el suministro de insumos e incluso la venta de bienes pueden verse comprometidos, generando grandes pérdidas.
Este tipo de situación puede alejar a los consumidores de un negocio, ya que no encuentran lo que buscan. Además, al no gestionar correctamente su inventario, la empresa pierde competitividad.
Comprender el tema en profundidad puede proporcionarte un nivel extra de conocimiento, fortaleciendo tu planificación estratégica.
Con eso en mente, preparamos este artículo para ti: ¡una guía completa del concepto! Continúe leyendo para saber más.
¿Qué es la gestión de inventarios?
La gestión de inventarios implica controlar los recursos (tiempo, dinero y mano de obra), insumos, productos en desarrollo y productos terminados en entornos de almacenamiento.
Para ello se aplican técnicas que tienen como objetivo mejorar la conservación y rotación de artículos en almacenes y centros de distribución, manteniendo una buena rotación de stock, priorizando la mercancía de mayor rendimiento y organizándola para que no se atasque, estropee o se pierda. .
Esta es una de las etapas más importantes de la cadena de suministro, ya que se encarga de alimentar los negocios que se realizan en los puntos de venta, comercios electrónicos y otras ubicaciones.
Este proceso también busca reducir costos y generar un flujo constante y adecuadamente estructurado de entrada y salida de mercancías.
Así, permite un mayor control sobre el presupuesto, de manera que la compra de productos o insumos nunca deja lugar al exceso o falta de algún producto.
Esta afirmación se puede comprobar con algunos datos basados en inversiones específicas en el sector, como lo que descubrió Easy Post :
Las empresas pueden lograr un aumento del 25% en la productividad, una ganancia del 20% en el uso del espacio y una mejora del 30% en la eficiencia del uso del inventario si, al utilizar un sistema de gestión de inventario, procesan los pedidos de manera integrada.
¿Cómo funciona la gestión de inventarios?
El funcionamiento del stock en la práctica depende en gran medida del modelo de gestión adoptado en su empresa, algo que ahora comprenderemos más.
Sin embargo, es posible decir que un stock es un espacio de almacenamiento temporal de productos. El objetivo es vender, preferiblemente en el menor tiempo posible, la mercancía allí almacenada para liberar espacio para nuevos productos.
Si esto no sucede, la empresa necesitará desarrollar estrategias que fomenten las ventas, con promociones y ofertas especiales –o eliminación, en este último caso–.
En este contexto, la gestión de inventarios es una práctica que facilita a la empresa aclarar algunos puntos esenciales, tales como:
- qué precio puedes pagar;
- a qué precio se puede vender;
- cuándo empezar a producir;
- cuándo reponer sus existencias;
- cuándo vender un determinado producto;
- cuanto debes comprar de un insumo.
Se puede ver que, en el esquema intrínseco de la gestión integrada, estas son decisiones críticas para el negocio. Tomarlos sin conocimiento de la situación bursátil puede resultar sumamente perjudicial para la empresa.
En algunas empresas, el control de inventario sigue siendo manual y las hojas de cálculo de Excel sirven como base para comprender las cantidades, ubicaciones y valores de los productos.
Sin embargo, algunas pequeñas empresas y, ahora más consolidadas, medianas y grandes, utilizan un sistema que facilita el control de inventarios.
El más recomendado es ERP, un software que permite a la empresa realizar toda la planificación empresarial directamente en una única interfaz.
¿Qué importancia tiene la gestión de inventarios?
Los productos agotados para la venta generan mayores niveles de desabastecimiento en los lineales, vitrinas y anaqueles de las empresas.
El punto de quiebre, basta recordarlo, es el momento en el que un producto se agota y queda agotado para el consumidor, perjudicando su experiencia y provocando también pérdidas a la empresa.
Es algo que puede provocar parones en la línea de producción de nuevos artículos, hasta agotar stocks. Esto puede suceder a través de:
- ventas a precios más bajos mediante rebajas, promociones o las llamadas ventas de stock;
- fecha de caducidad de los productos, especialmente los perecederos, imposibilitando su venta,
- descartes.
En algunos segmentos, un producto puede quedar obsoleto en poco tiempo. En el mundo de la moda, por ejemplo, las colecciones se cambian según las temporadas, generando pérdidas si no se pueden vender en la próxima temporada.
En este contexto, una gestión inadecuada del inventario puede provocar numerosos dolores de cabeza.
Sin embargo, existen beneficios para quienes mantienen prácticas eficientes de inventario y almacenamiento. ¡Mira algunos de ellos a continuación!
Satisfacer eficientemente las demandas de producción
Una gestión eficiente de los artículos almacenados puede asegurar el suministro de materias primas, especialmente si está bien integrada con el departamento de compras, añadiendo ventajas al negocio.
Se puede organizar según diferentes criterios, como por ejemplo el mayor volumen de producción.
En este caso, los artículos con más ventas se colocan en posiciones estratégicas de los almacenes, siendo rápidamente retirados cuando es necesario.
También se pueden llevar a almacenes más cercanos a los lugares de venta, para un envío más rápido a los clientes.
En supermercados y establecimientos que trabajen con productos alimenticios, el pedido de reposición podrá seguir fechas de caducidad.
Por lo tanto, los productos que están más cerca de su vencimiento se colocan en un lugar destacado en los estantes y se venden primero.
Mejorar el proceso de compra
Es importante calcular la rotación de stock de cada mercancía vendida por la empresa, para saber qué artículos entran y salen más rápido y cuáles tienen mayor tendencia a “atascarse”.
La rotación del inventario corresponde al número de veces que se vendió en un período determinado.
Si una organización tiene 100 unidades de un producto en su almacén y, en 30 días, vende 300 artículos, el stock se renueva tres veces al mes.
Para alcanzar este valor es necesario tener una gestión de stock y almacenamiento bien estructurada, controlando con precisión los tiempos de entrada y salida de cada artículo.
Proporcionar datos para indicadores.
La gestión de inventario implica obtener un promedio del tiempo que cada producto está en la empresa, desde su llegada hasta su destino final: el cliente.
Existen tres ciclos importantes que estructuran mejor algunos períodos dentro de este tiempo, generando importantes indicadores de desempeño. Son ellos:
- establecer y estimular el ciclo económico;
- definir el ciclo financiero o de efectivo;
- crear un ciclo operativo .
Los 8 mejores métodos de gestión de inventario
Existen métodos de gestión y control de inventarios que contribuyen al desarrollo del área y optimizan sus operaciones. ¡Vea algunos ejemplos a continuación!
1. Primero en entrar, primero en salir (FIFO)
Uno de los beneficios de los PEPS es evitar que los productos se estropeen en los lineales, ya que los más antiguos se venden primero.
Sin embargo, se debe tener cuidado, ya que algunos artículos pueden caducar antes que otros comprados anteriormente.
Otro punto: las compras antiguas a veces se hacen a precios más bajos, mientras que las compras nuevas se pueden hacer con precios ajustados por inflación u otros criterios, especialmente cuando se trata de productos de larga duración.
Es esencial tener cuidado al fijar el precio de los bienes en este sistema. Recuerde también que el almacenamiento debe realizarse en serie.
2. Último en entrar, primero en salir (LIFO)
En este modelo, el último lote sale primero y el precio de la mercancía también se basa en sus costes.
Es un método interesante para quienes trabajan con diferentes productos, donde determinados artículos tienen mayores ventas.
De esta manera, en cada compra se sitúa por delante de otras, ya que su facturación es mayor.
Sin embargo, hay que prestar atención al aspecto fiscal, ya que el beneficio obtenido mediante este método suele ser menor que en el método anterior, ya que el precio de los últimos productos suele ser superior al de los primeros lotes.
Debido a esto, no se puede utilizar en contabilidad, sólo como una forma de control interno de la empresa.
3. Justo a tiempo (en el momento adecuado)
Just in Time es un concepto que tiene como objetivo aumentar la productividad en la industria. Aplicado a la gestión de inventarios, el objetivo es reducir al máximo los cuellos de botella en el almacén, para que todo deba fabricarse en el momento adecuado.
Normalmente, esto significa que un producto sólo se fabrica después de que el cliente lo compra. Esto significa que no habrá stock, ya que el insumo se compra y va directamente a la línea de producción.
La mercancía terminada, a su vez, también se envía al consumidor poco después de estar lista.
En este modelo, sin embargo, es posible trabajar con stocks mínimos.
Esto se debe a que, si hay un problema de desabasto o falla en la línea de producción, aún será posible entregar los productos adquiridos a los clientes, evitando frustraciones e incluso demandas.
4. Curva ABC
Uno de los métodos más utilizados en la gestión de inventarios es la popular Curva ABC. Su dinámica se basa en tres pilares: rotación de inventarios, ingresos y rentabilidad.
En base a esto, se organiza el stock para priorizar bienes de mayor valor agregado.
Por ello, disponemos de la siguiente separación de productos en stock:
- Productos categoría “A”: los bienes más importantes que generan mayor valor para la empresa. Posiblemente no sean los más numerosos en stock, por lo que su facturación es razonable, pero destacan en términos de facturación y requieren un control estricto;
- Productos de categoría “B”: bienes de valor medio, que tienden a ser los más numerosos y tienen una buena participación en el mantenimiento del flujo de caja. Su control debe ser estrecho pero no estricto. El punto de atención en la categoría B está en relación con la cantidad disponible de estos productos;
- Productos de categoría “C”: esta es una categoría destinada a productos con menos valor para la empresa, por lo que el control no necesita ser rígido. Suelen ser artículos con un bajo porcentaje de ocupación de stock y no forman parte de inventarios rotativos.
5. Método del costo al precio minorista
Suele utilizarse ampliamente en los grandes minoristas, ya que tienen muchos productos de bajo valor.
Siguiendo este método, el control de inventarios se realiza con base en el análisis del precio de venta unitario, pero intercambiando el margen de utilidad por el margen de utilidad promedio del período.
6. Costo promedio
El método del costo promedio busca crear un promedio de costos. Por lo tanto, el cálculo del precio final de los bienes se determina sólo después de que los gerentes calculan su costo.
En otras palabras, se suma la cantidad de productos nuevos y artículos en stock y se divide este total por el total de bienes. El resultado es el costo promedio por producto.
7. Stock mínimo
En este método el nombre ya indica el camino, ¿no? Se trata de definir un stock mínimo, que sirva de garantía en caso de que la demanda aumente repentinamente.
Es una técnica muy común en negocios impactados por la estacionalidad y que necesitan mantener stock de reserva para hacer frente al aumento de la demanda.
Para calcularlo es necesario conocer el consumo medio de la mercancía (número de unidades consumidas dividido por el periodo de tiempo considerado, en este caso 30 días).
Luego, deberás multiplicar este valor por el tiempo de reposición de la mercancía.
8. Stock máximo
El stock máximo es precisamente lo contrario al método anterior: es una métrica para entender la mayor cantidad de un artículo que debes tener en stock, para evitar excesos.
Este método tiene como objetivo evitar que incurras en pérdidas tanto en términos de gestión de stock (ocupación de estanterías, mantenimiento, refrigeración, etc.) como en pérdidas económicas (por compras innecesarias).
Para calcularlo basta con sumar el stock mínimo (siguiendo la misma fórmula que en el tema anterior) con el lote de reposición.
En otras palabras, ¿cuántas unidades de mercancía suelen tener los lotes? Es este valor el que debes considerar.
¿Cuáles son los principios de la gestión de inventarios?
Mucho más importante que buscar aumentar las métricas, un buen mantenimiento de inventario comienza con sus principios. Es decir, en la aplicación de buenas prácticas que favorezcan el correcto flujo de las operaciones de la empresa.
De esta manera, todos los sectores pueden producir por igual, sin verse sorprendidos por periodos de alta demanda y productividad o periodos de inactividad.
¿Qué tal aprender más sobre estos principios y aplicarlos a su estrategia de gestión de inventario? Verificar:
Previsión de demanda
Comprender la previsión de la demanda facilita todo el trabajo productivo de la empresa. De esta manera, no le pilla por sorpresa ni en momentos de alta demanda, ni en periodos de baja demanda.
De esta forma, podrá seguir produciendo y atendiendo a los clientes con la máxima competitividad, asegurando su satisfacción.
La previsión de la demanda normalmente se realiza en base a algunos estudios de mercado, tendencias y también mediante negociaciones con proveedores.
Análisis de historiales de compra y venta de productos.
Un buen análisis del historial de ventas y compras de un producto también juega un papel clave en la gestión del stock.
Esto se puede hacer de varias formas: controlado mediante hojas de cálculo o con soluciones más tecnológicas, como un sistema de gestión integrado ERP, que proporciona datos precisos sobre la estacionalidad de tu producto.
Es un conocimiento básico, que puede guiar tanto su previsión de demanda como definir stocks mínimos y máximos. De esta forma su empresa no sufrirá pérdidas.
Calidad del almacén
En este contenido hablamos mucho sobre los bienes y productos en stock. Cuidarlos es fundamental.
¡Pero no olvide que el almacén en sí necesita atención!
Mantener los productos en un lugar adecuado, en buen estado, bien cuidados, organizados y preparados para el tipo de mercancía es necesario para una buena gestión del stock.
Inventarios rotativos
El método de inventario rotativo consiste en contar periódicamente el inventario y los estantes. Así, permite un mayor control sobre las demandas y necesidades.
Este inventario permite confirmar que las cantidades registradas en el sistema están acorde con los estantes.
Supervisión
Como puedes ver, la gestión de inventario depende de varios factores, pero sobre todo de un seguimiento constante.
Es necesario estar atento a los cambios y movimientos en el almacén y en el punto de venta para que su inventario esté contabilizado con precisión.
Puede que no lo parezca, pero esta acción por sí sola garantiza un mayor nivel de cumplimiento para la empresa, asegurando que la toma de decisiones sea asertiva, sin perjudicar el efectivo.
Ventajas de la gestión de inventarios para la empresa
Ahora bien, vale la pena comprender las ventajas de invertir en la gestión de inventario de la empresa. Al fin y al cabo, ya comprendes la importancia que tiene para la organización servir al cliente con la máxima calidad.
Pero más allá de eso, ¿qué aporta al negocio una buena gestión de inventario? Te lo contamos a continuación:
- reducción de costos de mantenimiento y almacenamiento;
- evita pérdidas económicas y daños a la imagen de la empresa;
- optimización del espacio en los centros de distribución;
- soporte para compras basadas en informes;
- optimización de la eficiencia operativa;
- asistencia en el control de proveedores;
- Prevención de pérdidas de stock.
Buenas prácticas de gestión de inventarios.
Para mejorar la gestión de su inventario, existen algunas metodologías que deben aplicarse en su negocio para mejorar este proceso.
A continuación, mencionaremos algunos de ellos.
Creando una rutina
Es importante implementar una rutina de control en tu stock, creando un cronograma con fechas de verificación de productos.
De esta manera, se hace más fácil evitar la confusión de datos, así como las salidas y entradas de productos descontroladas, que pueden causar problemas en los registros contables de la organización.
Registración del producto
Como ya hemos comentado, es necesario realizar un seguimiento de todos los productos que entran y salen de stock.
Esto ayuda con el control de efectivo de la empresa, ya que permite comparar la información financiera con los datos de inventario.
Se recomienda que esta acción se realice utilizando tecnologías de automatización, para aumentar la eficiencia y precisión de los datos.
Entre ellos destaca el uso de códigos de barras y etiquetas RFID.
Definición de stock mínimo y máximo
Delimitar los volúmenes mínimos y máximos de stock es fundamental.
Estipular una cantidad de productos que satisfaga la demanda en un plazo determinado evita la escasez y la frustración del cliente cuando no puede encontrar los artículos que busca.
En relación al volumen máximo, es necesario definir hasta qué punto habrá stock de productos, para evitar que los artículos se estropeen o queden inactivos.
Para fijar estos niveles es necesario considerar la rotación de existencias, la estacionalidad en las ventas y las estrategias publicitarias de la empresa, así como el comportamiento del público y las tendencias de consumo.
Entrenamiento en equipo
No crea que un cambio en las prácticas de gestión de inventario no afecta el modus operandi de su equipo. Como ya habrás leído, las rutinas cambian profundamente.
Para que no se cometan errores, la mejor opción es invertir en la formación del equipo, para que todos los implicados en los procesos vinculados al stock conozcan las metodologías adoptadas en la empresa.
Mapeo de procesos
Ahora bien, antes de tomar cualquier acción, la principal práctica de una buena gestión de inventarios es el mapeo de procesos.
¿Cómo es la dinámica de los sectores involucrados con el inventario en la actualidad? ¿Cómo funcionan las acciones? ¿Cuáles son las debilidades y oportunidades de mejora?
Es una comprensión que le ayudará a comprender el flujo actual y le ayudará a rediseñar un nuevo flujo de proceso.
¡Un esquema de pasos saludable, consistente con los objetivos de la empresa y escalable!
Estandarización
¿Cuál es la mejor práctica para una gestión eficiente que la estandarización de procesos?
En un sector tan sistemático como el del inventario, la estandarización puede salvar a su empresa en momentos de necesidad, además de servir como base para crear una cultura de excelencia en las entregas para todos los involucrados.
Monitoreo constante
Una práctica esencial en el mantenimiento del stock es el seguimiento constante.
Después de todo, comprender todos los números de productos almacenados le brindará una visión más profunda de las capacidades de su empresa.
Es decir, permite a la empresa prepararse con antelación para diferentes situaciones y demandas, lo que añade valor y agilidad a las ejecuciones.
Proximidad a los proveedores
Por último, no tiene sentido optimizar todos los procesos internos si aún no se ha invertido en relaciones cualificadas con los proveedores.
Una buena gestión del inventario también depende de qué tan dispuestos estén sus socios comerciales a satisfacer sus demandas comerciales, especialmente las más urgentes.
Es una flexibilidad que permite ajustes en la planificación y permite que su empresa siga entregando calidad, generando satisfacción en el consumidor.
Errores comunes en la gestión de inventario
Existen algunas actitudes y métodos que pueden interferir negativamente con la correcta gestión del inventario. Vea algunos de los errores que debe evitar a continuación.
- no invertir en tecnología;
- no darle importancia a la estacionalidad;
- falta de integración con otros sectores;
- no anticipar cambios en la demanda;
- devaluar las negociaciones con los proveedores;
¿Cómo puede un sistema de gestión de inventario ayudar en las rutinas de su negocio?
Un sistema ERP permite automatizar procesos relacionados con la gestión de inventarios, como el registro y seguimiento de productos.
Con él centralizas el control de procesos, visualizas y analizas datos, tomas decisiones asertivas y mejoras los resultados del negocio.
Pero hay que tener cuidado al elegir una solución.
El sistema elegido debe contar con su propio módulo para la gestión de almacén e inventario.
¡De esta manera la herramienta puede contribuir a obtener las ventajas que mencionaremos a continuación!
- Actualización de entradas y salidas en tiempo real: todos en la empresa siguen la información más actualizada, lo que evita tomar decisiones basadas en productos ya vendidos, como ofrecer ofertas y promociones. Esto evita que la empresa anuncie productos no disponibles.
- Automatización de procesos logísticos: un ERP permite realizar cálculos, control y consultas de históricos de forma automática, así como actualizaciones del volumen de productos. Además de realizar inventarios con ajustes fiscales y temas de reporte.
- Integración de la información: el sistema también integra más fácilmente los procesos relacionados con el stock, aunque sean de diferentes departamentos. Con el módulo de compras, el sector responsable de las adquisiciones puede verificar los productos presentes en el almacén y planificar mejor las reposiciones. Los responsables de finanzas pueden comparar los datos de inventario con los controles de sus cuentas por pagar y por cobrar, mejorando la confiabilidad de la información contable, fiscal y económica del negocio.
- Ayuda en la toma de decisiones: con tanta información disponible y organizada, la toma de decisiones es más segura y precisa.
Sistemas WMS TOTVS
Para aprovechar todas las ventajas que la tecnología puede aportar a tu negocio, los sistemas WMS de TOTVS reúnen las funcionalidades necesarias para que puedas reducir costes y aumentar la eficiencia de tu producción.
Con control del flujo de almacenamiento, selección de stock e inventarios automatizados, los sistemas tienen todo lo que necesita para mantener actualizada la gestión de su centro de distribución y stock.
La plataforma también dispone de una versión app para facilitar aún más la gestión.
A través de la aplicación podrás consultar recibos, realizar cambios de stock y acceder a las principales rutinas de tu operación de almacenamiento, desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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Conclusión
A lo largo de este contenido has observado cómo una buena gestión de inventarios puede generar una ventaja competitiva para la empresa, permitiéndole reducir costos, mejorar el suministro de productos y acelerar el envío de mercancías.
Por ello, no olvide invertir en mejorar el mantenimiento de su stock, buscando aplicar excelentes conocimientos en su cadena de suministro.
Con el tiempo, también se pueden mejorar otros procesos y pasos logísticos, generando resultados para toda la organización.
Con soluciones que se adaptan perfectamente a sus necesidades, nuestra búsqueda es la innovación y el desarrollo constante.
Si quieres saber más sobre este tema, o tienes alguna duda sobre cómo mejorar la gestión de inventario en tu empresa, continúa siguiendo nuestro blog y no olvides suscribirte a la newsletter.
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