Adoptar un sistema de gestión puede ser muy ventajoso. Ayuda en el control de los procesos, además de proporcionar la integración entre las actividades sectoriales y una gestión de riesgos más eficiente.
Gracias a la automatización que proporciona este tipo de herramientas, aún es posible aumentar la productividad de tus equipos y optimizar los resultados empresariales.
Sin embargo, a pesar de lo popular que es el tema, los sistemas de gestión siguen siendo un tema de duda por parte de los líderes y gerentes empresariales.
Después de todo, ¿qué es un sistema de gestión, cuál es el concepto detrás de él y qué tipos de herramientas están disponibles en el mercado?
Para comprender más sobre esta tecnología y por qué es tan importante para las empresas, ¿por qué no continúa leyendo nuestro contenido?
TOTVS es pionera en el desarrollo de sistemas de gestión empresarial en Brasil, con más de 20 años de experiencia. Es decir, mucha experiencia para contarte todo sobre esta herramienta.
¿Vamos allá?
¿Qué es el sistema de gestión?
El sistema de gestión es un software de computadora que tiene características que organizan, integran, controlan, monitorean y automatizan su operación administrativa.
Es una tecnología que organiza la gestión de un negocio, creando formas para que los procesos se ejecuten de forma ágil, eficiente y segura, mejorando los resultados y la productividad.
Quizás el principal exponente cuando hablamos de sistemas de gestión es el software ERP, es decir, la tecnología para gestionar los recursos empresariales.
Sin embargo, bajo un mismo paraguas, podemos incluir CRM, BPM, TMS, WMS, entre muchos otros.
¿Cuál es el papel de un sistema de gestión?
La función de un sistema de gestión es optimizar las actividades operativas que componen la gestión del negocio o del propio sector. Proporciona una mayor transparencia y control tanto de las operaciones como de los datos.
Volvemos al ejemplo del ERP: este sistema de gestión es como una gran suite de recursos que pretende centralizar procesos e información de todos los sectores de una empresa.
Así, con unos pocos clics, es posible gestionar sectores completos, como el financiero, fiscal, inventario, logística, entre muchos otros.
Específicamente, una de las funciones de cualquier sistema de gestión hoy en día es automatizar tareas repetitivas, haciendo que la rutina administrativa sea más eficiente, rápida y asertiva.
¿Cuándo utilizar un sistema de gestión empresarial?
No hay un momento adecuado para que una empresa invierta en un sistema de gestión, ya que todas las empresas pueden contar con la tecnología desde el día 1 de operaciones.
Pero sí, sabemos que hay una inversión de por medio y no todas las organizaciones, especialmente las micro y pequeñas, tienen un nivel de exigencia que justifique la modernización.
En general, es común que los fundadores de empresas comiencen desde abajo, escalando el negocio, utilizando herramientas como hojas de cálculo y sistemas gratuitos de organización de proyectos.
A medida que crece la demanda, estas soluciones pierden su razón de ser utilizadas, especialmente porque no son confiables. Aquí es donde tiene sentido invertir en un sistema de gestión.
¿Cómo se organiza la estructura de un sistema de gestión?
El sistema de gestión sirve como una plataforma centralizada para datos y operaciones. Esto quiere decir que es una tecnología estructurada basada en unos pilares.
Por lo general, estos pilares son:
- Gobierno corporativo;
- planificación estratégica;
- despliegue y operación de tareas;
- evaluación del desempeño a través del seguimiento de los resultados;
- elaboración de correcciones e implantación de una filosofía de mejora continua.
La presencia, robustez y dinamismo de cada uno de estos variará de un sistema a otro.
Una versión de prueba definitivamente ofrecerá algunas funciones clave a expensas de otras (ofrecerá herramientas operativas, pero no gobernanza ni planificación estratégica, por ejemplo).
Necesidad del sistema de gestión en la era 4.0
Industria 4.0 hace referencia a la revolución industrial que estamos viviendo en la actualidad, en la que están convergiendo avances tecnológicos de diferentes áreas. Esto involucra:
Control y seguimiento
Gracias a hardware y software de gestión más eficientes, es posible obtener información crítica y estratégica importante, con mayor precisión y en tiempo real. Una de esas soluciones es el análisis de big data.
Tecnología de la información mejorada
La Industria 4.0 también permite una mejora en el área de TI con sistemas integrados de gestión e incluso operativos.
Automatización total del negocio
Gracias a la inteligencia artificial (IA), el aprendizaje automático y la computación cognitiva, es posible automatizar incluso las actividades analíticas y de toma de decisiones. Todo ello en base a criterios previamente establecidos.
Virtualización de documentos y sistemas
La Industria 4.0 prevé la copia digital de la “fábrica inteligente”. Esto significa la posibilidad de rastrear y monitorear remotamente flujos y equipos a través de sensores instalados en su infraestructura.
Sistemas de monitoreo avanzados
Estas soluciones pueden recopilar y procesar datos rápidamente. Generando así información estratégica casi al instante. Esto contribuye a una toma de decisiones más ágil.
Automatización de actividades
Con la automatización es posible tener una descentralización de procesos. Por ejemplo, los módulos pueden funcionar de forma independiente dentro de una industria inteligente, pudiendo optimizar y mejorar sus propios procesos.
Alta modularidad de los sistemas.
Cada módulo podrá funcionar de acuerdo a las demandas existentes, pudiendo vincularse o desvincularse de las actividades fácilmente.
Internet de los Servicios
Con las arquitecturas de software orientadas a Internet de los servicios, los componentes podrán comunicarse a través de IoT y realizar servicios o tareas inteligentes. Por ejemplo, un termostato puede mostrarle cómo ahorrar energía.
¿Por qué adoptar un sistema de gestión?
Los puntos presentados anteriormente son, en sí mismos, buenas razones para adherirse al software de gestión empresarial.
Sin embargo, si quieres más razones para adoptar este tipo de solución, aquí tienes siete de las principales:
1. Más transparencia e integración
Normalmente, un sistema de gestión empresarial es capaz de registrar la práctica totalidad de las operaciones realizadas en él, así como los datos introducidos y consultados.
Estos estarán a disposición de los gestores, permitiéndoles monitorear los procesos que transitan por el programa.
Además de contar con diferentes módulos para cada sector empresarial. Los módulos funcionan juntos, ya que muchos procesos se ejecutan en diferentes departamentos.
La información generada en este flujo de proceso también está disponible, según las atribuciones de cada empleado y sector, a las personas involucradas.
Los sistemas de información gerencial también facilitan la supervisión de las agencias gubernamentales, especialmente si cuentan con prácticas y procesos adaptados a los estándares legislativos.
Esto es especialmente importante para los módulos fiscal, contable y financiero.
En definitiva, se facilita el registro y transmisión de la información que estas entidades necesitan o requieren.
2. Reducción de la burocracia
Una buena solución de gestión suele construirse con el tiempo, es decir, sufre modificaciones y se actualiza con frecuencia, con base en las mejores prácticas identificadas en el mercado.
El desarrollador recopila datos de experiencias con varias empresas que utilizan su sistema para implementar mejoras y optimizar adecuadamente el programa en relación con las demandas de la empresa.
Uno de los objetivos es desarrollar flujos más ágiles, que se pueden hacer de forma automática o con obstáculos mínimos, como una alta burocracia.
Además, el escaneo de documentos facilita compartirlos rápidamente entre colaboradores.
Esto permite procesos de autorización, procesos de recolección de firmas o procesos que dependen de reglas externas —bancarias, legales, fiscales, etc. — se llevan a cabo sin tantas trabas burocráticas.
3. Automatización de procesos
Con la automatización de procesos, es posible optimizar la gestión de la cadena productiva.
Por ejemplo, después de que un colaborador ingrese datos sobre la recepción de un artículo, el sistema puede emitir automáticamente documentos relacionados con él.
Además de avisar a los demás compañeros que la mercadería está lista para la venta.
En la Industria 4.0, la automatización de los equipos y el uso de sensores, etiquetas RFID (identificación por radiofrecuencia) y potentes cámaras permiten actualizaciones cuando el producto sale del stock.
De esta forma, el sector financiero sabrá si hubo una venta y podrá producir la información y registros de la operación.
El control de recursos, costos, elementos en circulación en la empresa, entre otras actividades, es más eficiente.
Esto se debe a que permite consultar en tiempo real lo que ocurre en los almacenes de la empresa. Otros procedimientos automatizados en el sector financiero implican:
- emisión de documentos;
- control de transacciones financieras;
- formas de pago más rápidas y eficientes;
- creación de flujo de caja y control de caja, además del ingreso de datos;
- cotización de productos, que se puede hacer en conjunto con el departamento de compras;
- organización y estructuración de informes, para facilitar su lectura y análisis;
- realizar cálculos y procesar información para obtener indicadores, estadísticas y otras métricas.
4. Reducción de errores humanos
La automatización ayuda a reducir los errores humanos en procesos repetitivos, agotadores y manuales.
Por ejemplo, una coma ingresada incorrectamente en una cuenta puede provocar cambios en los análisis de gestión.
O un documento registrado incorrectamente puede causar problemas con las autoridades fiscales.
Para evitar estas situaciones, es importante contar con un sistema capaz de automatizar diferentes procesos o la mayoría de los pasos que los componen.
Al automatizar las tareas más estresantes, los empleados pueden liberarse para funciones que requieren un mayor análisis y creatividad. Incluyendo, generar mayor valor agregado para el negocio.
5. Decisiones basadas en datos
La producción de indicadores de desempeño por parte del sistema integrado de gestión mejora la toma de decisiones de los gerentes.
Después de todo, con estadísticas, gráficos, porcentajes, etc., es posible comprender mejor el desempeño de la empresa, sus departamentos y empleados.
También es posible verificar qué procesos se están desempeñando por debajo de las expectativas, lo que permite mapear e identificar los puntos que necesitan mejoras.
Un departamento de recursos humanos basado en datos, por ejemplo, puede elegir qué empleados necesitan desarrollo.
El sistema de gestión se puede integrar con soluciones de análisis y procesamiento de datos, como big data o aprendizaje automático.
Así, la información obtenida tendrá mayor calidad y precisión, lo que incluso podrá ayudar a mapear tendencias, descubrir oportunidades o reducir riesgos.
6. Cumplimiento de la legislación fiscal
Como se mencionó, un sistema de gestión generalmente se desarrolla con base en requisitos fiscales, contables, financieros y otros.
De esta forma, suele estar actualizado en relación a las leyes del país, emitiendo informes y documentos, como la factura electrónica (NF-e), en cumplimiento de las normas.
Con cada nuevo cambio en los estándares, el desarrollador suele actualizar el sistema después de consultar a expertos.
O incluso integre su solución con programas proporcionados por el gobierno. Esto ayuda a evitar problemas con la legislación y, en consecuencia, prevenir multas, juicios y otras sanciones impuestas por la Administración Tributaria.
7. Posicionar a la empresa para el crecimiento
La ganancia de escala debe ir acompañada de una buena gestión, para que no se pierdan las “direcciones” del negocio y no se excedan los presupuestos.
En este caso, el sistema de gestión, sobre todo uno que sea escalable y escalable, alojado en la nube, es fundamental.
Es adaptable, ampliando o reduciendo sus recursos según el tamaño de la empresa. Otro punto positivo es la forma de acceso, que es a través de internet y, por tanto, se puede realizar en cualquier momento, día y lugar.
El sistema de gestión debe ser adaptable al tamaño de la empresa, conteniendo procesos que sean eficientes tanto en la pequeña como en la mediana y gran empresa.
En cualquier caso, el software de gestión empresarial elegido deberá hacer frente a diferentes consecuencias del crecimiento, como la necesidad de:
- administrar múltiples ubicaciones;
- manejar la comunicación del personal;
- también administrar e integrar sistemas de otros negocios;
- administrar adecuadamente la información departamental y el flujo de datos entre ellos;
- gestionar mejor los procesos nuevos y los de sistemas heredados o básicos.
8. Economía
Uno de los principales beneficios detrás de la implementación de un sistema de gestión en la empresa es el potencial de reducción de costos.
Según datos de Ultra Consultants , la principal razón que citan las empresas para justificar la inversión en una tecnología de este tipo es el ahorro de costes.
Además, según la misma consultora, al preguntar a las empresas dónde tenía más impacto un sistema de gestión, las tres principales respuestas fueron:
- reducción de costos de TI;
- Reducción del tiempo de ciclo;
- Reducción de los niveles de stock.
La razón detrás de estas respuestas es simple: el sistema de gestión permite a las empresas optimizar la forma en que utilizan sus recursos, haciendo que las operaciones sean más ágiles y asertivas.
¿Cuáles son los tipos de sistema de gestión?
Como dijimos anteriormente, los sistemas de gestión no son solo un tipo de tecnología. En realidad, es un paraguas compuesto por varias soluciones, algunas más amplias y otras más específicas.
A continuación, te separamos una breve explicación de algunos de estos sistemas para que los consultes, échale un vistazo:
ERP
ERP automatiza y unifica las actividades de varios departamentos, equipos y unidades de una empresa: sucursales y oficinas centrales.
Es un sistema completo, que cruza datos de diferentes procedimientos, brindando un mayor control en relación al flujo de actividades dentro de la empresa.
Con el ERP, es posible integrar diferentes departamentos y procesos dentro de la empresa de dos formas:
- de manera funcional : a través de módulos/funcionalidades específicas para las actividades de cada área;
- de manera sistémica: compartiendo recursos a través de procesos/sistemas comerciales clave, como el procesamiento de transacciones.
Algunas de las ventajas de ERP incluyen una buena escalabilidad y centralización de contenido en un único repositorio. Además de la posibilidad de acceder a historiales para realizar consultas y realizar presupuestos.
CRM
Customer Relationship Management, o Customer Relationship Management, es un sistema que facilita la interacción con los clientes. También optimiza el servicio que se les ofrece. En el CRM, información como:
- registros de consumidores y datos de contacto;
- preguntas más comunes o específicas que fueron respondidas;
- historias de interacciones con clientes y clientes potenciales;
- mensajes intercambiados entre consumidores y empleados;
- análisis para conocer mejor el perfil del público, predecir tendencias y hábitos de consumo o atender nuevas demandas, etc.
BPM
El software BPM sirve para implementar una correcta Gestión de Procesos de Negocio.
Permite a una empresa mapear, estandarizar, mejorar y optimizar continuamente sus procesos.
Es una tecnología que permite una mejor gestión de la empresa, para que cada vez sea más fácil alcanzar sus objetivos y superar las expectativas.
¿Cuál es la importancia del sistema de gestión para las empresas?
Hay soluciones que pueden adaptarse a las nuevas herramientas, generando oportunidades. El uso de herramientas de gestión también facilita el trabajo del gestor.
Esto es fundamental en negocios que están creciendo y, en consecuencia, cada vez más complejos de gestionar.
Basta con mirar el mercado para comprender la importancia de la tecnología vinculada a la gestión de la organización.
Según datos de una investigación estadounidense , la implementación de un ERP condujo a una mejora del 95% en la gestión de procesos comerciales.
Además, de todas las empresas entrevistadas que invirtieron en tecnología, el 50% vio una mejora impactante en sus procesos.
Sistema de gestión: preguntas frecuentes
Antes de terminar esta completa guía, ¿qué tal responder algunas preguntas frecuentes sobre el tema? Separamos las preguntas que siempre recibimos de los clientes y lectores y las respondemos. Verificar:
¿Cómo elegir el mejor sistema de gestión?
Primero, comprenda las necesidades de su operación. Por lo tanto, realice una investigación de mercado y elija los desarrolladores que ofrecen los sistemas más apropiados.
Recuerde considerar factores además de los costos, como los beneficios que brinda el sistema, su nivel de soporte y la reputación de la empresa en el mercado.
¿Existe un sistema de gestión gratuito?
Hay sistemas de gestión gratuitos, pero son limitados. Las versiones de prueba son una buena opción para aquellos que quieren probar la solución, pero no para una adopción a medio y largo plazo.
La inversión en una herramienta completa vale la pena, ya que puede transformar su operación y brindar excelentes resultados en poco tiempo.
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Conclusión
A lo largo de esta guía, explicamos todo sobre el sistema de gestión, su función, la forma en que está estructurado, qué necesidades resuelve y ¡mucho más!
Invertir en tecnología es uno de los principales pasos para consolidar tu negocio y entrar de una vez por todas en la transformación digital.
¿Las buenas noticias? El sistema de gestión es el primer paso en este viaje y está a solo unos clics de distancia.
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