La gestión de terceros es esencial para las empresas que tratan con proveedores de servicios de terceros. Es un conjunto de buenas prácticas y estándares que ayudan en el control y seguimiento de las empresas contratadas.
Actualmente, la subcontratación es una necesidad para la mayoría de las empresas, especialmente después de la nueva ley que amplía las posibilidades de este tipo de contrato.
Sin embargo, como cualquier relación comercial, no es suficiente simplemente pagar más y esperar lo mejor.
Es necesario realizar un control efectivo de las entregas, así como monitorear el cumplimiento del proveedor en relación con las políticas de la empresa y las obligaciones laborales.
Hemos preparado una guía completa sobre el tema, explicando qué es la gestión de terceros, la importancia de evaluar y controlar los riesgos, buenas prácticas y ¡mucho más! ¡Sigue leyendo!
¿Qué es la gestión de terceros?
La gestión de terceros es el conjunto de prácticas encaminadas a gestionar mejor a los proveedores tercerizados a lo largo de su cadena de valor, para que realicen correctamente las actividades para las que fueron contratados.
La externalización de servicios ha sido un tema de discusión durante muchos años, pero sin duda trae innumerables beneficios a las organizaciones.
Después de todo, la subcontratación de actividades centrales o intermedias de un negocio le da al contratista la oportunidad de concentrar sus esfuerzos y concentrarse en la estrategia comercial.
Sin embargo, no es porque una empresa decida externalizar una actividad o un conjunto de ellas que se solucionan los problemas.
Una entrega de calidad depende tanto del compromiso del proveedor del servicio, como del correcto seguimiento y control de la parte contratante.
El nivel de entrega, las obligaciones, las responsabilidades, el cumplimiento de las normas internas y la legislación son una obligación compartida.
La gestión de terceros ayuda a la empresa a recortar todas las aristas de las relaciones y contratos firmados, asegurando que las empresas contratadas realicen el mejor trabajo posible, en cumplimiento de las leyes correspondientes.
Además, la gestión de terceros puede estar relacionada con la forma en que los proveedores de servicios gestionan sus contratos, presupuestos y plantilla de personal.
¿Cuál es la importancia de la gestión de terceros en su empresa?
La gestión de terceros es extremadamente importante para garantizar que los proveedores de servicios entreguen entregas de calidad, cumpliendo con los objetivos establecidos, pero también sin riesgo.
Después de todo, la subcontratación se trata de establecer una asociación estratégica, en la que las empresas trabajan para su empresa y, a menudo, dentro de sus instalaciones.
Esto también incluye a los propios proveedores de servicios, que deben garantizar el pleno cumplimiento de las reglas, normas y procedimientos.
Tal nivel de confianza puede abrir algunas brechas operativas y estratégicas que, sin la debida atención, pueden causar serios problemas.
Hablamos de riesgos operativos, reputacionales, financieros, de seguridad de datos y de cumplimiento.
Con la nueva legislación, la Ley de Subcontratación, aprobada en 2017, las empresas pudieron externalizar actividades básicas (antes solo se permitían actividades de apoyo, como limpieza o seguridad).
Esto ha traído un nuevo panorama al mercado de proveedores de servicios, que se ha expandido como nunca antes.
En 2022, según datos de Valor Econômico, el sector alcanzó el máximo histórico en 15 años.
En otras palabras, el mercado se ha vuelto más competitivo, destacándose las nuevas empresas frente a las tradicionales.
Una buena gestión de terceros ayuda a las organizaciones a lidiar con este escenario, no solo mejorando las prácticas de gestión de los socios contratados, sino también mejorando el proceso de selección.
¿Cuáles son los beneficios de la gestión de terceros?
No hay duda de que la gestión de terceros es una parte importante de la rutina empresarial que trata con las empresas subcontratadas. Sin embargo, ¿invertir en estas prácticas realmente beneficia a la operación?
Para muchas organizaciones, este es un proceso tan “común” que ni siquiera existen pautas, parámetros y herramientas dedicadas.
Sin embargo, ya sea para negocios con una actividad tercerizada o varias, es fundamental desarrollar esta etapa de su operación, con el fin de evitar pérdidas y fortalecer su cultura empresarial.
¿Qué tal entender más? Hemos separado algunas de las principales ventajas de invertir en una buena gestión de terceros. ¿Vamos a comprobar?
Reducción de costes operativos
Al ajustar la forma en que su empresa maneja y administra las empresas y los profesionales subcontratados, reduce los costos operativos.
¿No entendiste la relación? Nosotros explicamos:
La gestión de terceros se refiere a la forma en que un contratista integra al contratista en sus procesos, cultura, nivel de demanda, plazos y más.
Así, con buenas directrices y profesionales encargados de aplicarlas, es más fácil gestionar las entregas, reduciendo los retrabajos y mitigando el riesgo de rescisión del contrato.
Procesos de contratación más organizados
Como mencionamos anteriormente, cerrar un contrato de outsourcing es un desafío no solo cuando se trata de firmar, sino también cuando se busca a los proveedores adecuados.
La gestión de terceros ayuda a la empresa a definir mejor sus objetivos detrás de la subcontratación.
La dinámica es la misma que para cualquier inversión: la decisión no debe tomarse solo en función del costo, sino también de los beneficios asociados.
Pero saber qué proveedor elegir es casi como atraer y reclutar talento, solo que a menudo con una inversión de roles.
Por lo tanto, es necesario tener un alcance muy bien definido para la búsqueda a realizar:
- ¿Cuál es la reputación del proveedor de servicios?
- ¿Cuáles son las valoraciones sobre los trabajos anteriores?
- ¿Qué certificaciones y documentos necesita tener la empresa para cerrar un trato?
- ¡Entre muchos otros!
La gestión de terceros permite a la empresa crear estos mecanismos y optimizar la contratación, trayendo mejores resultados.
Prevención de riesgos
Finalmente, todos estos puntos que hemos mencionado contribuyen a la creación de una política moderna, fuerte y actualizada que ayude a prevenir riesgos de todas las partes.
Uno de los principales es el riesgo de sanciones laborales, ya que es deber del contratante velar por el cumplimiento de la legislación de las empresas que contrate en régimen de externalización.
En tanto el contratante no tenga una relación laboral con los empleados y especialmente con las empresas contratadas, se deberá realizar el cumplimiento de las leyes.
Si surgen problemas, como malas condiciones de trabajo ofrecidas por el contratista, es el contratista quien puede sufrir las consecuencias.
¿Cómo gestionar a terceros?
Ahora bien, en la práctica, ¿cómo puede su empresa gestionar bien a terceros? Este es un conjunto de actividades que a menudo confunden a los profesionales e incluso a los líderes empresariales.
Después de todo, ¿quién es responsable y qué acciones se deben tomar?
Separamos a continuación los puntos principales, detallando cada uno de ellos para facilitar su comprensión, échale un vistazo:
Identificar qué actividades necesitan subcontratación
El primer paso es comprender qué áreas necesitan subcontratación en su negocio.
Suele ser habitual fijarse en actividades intermedias, como tu cafetería o la seguridad de tu local.
Sin embargo, es posible aplicar la subcontratación a las actividades principales, como su departamento de contabilidad o incluso su planta de producción.
Trate de entender, junto con el sector financiero, qué actividades se beneficiarían más de esta transformación.
Después de todo, con la subcontratación de mano de obra, usted trae profesionales totalmente calificados para cumplir con las funciones, sin tener que preocuparse por la capacitación y calificación de los mismos.
Validar proveedores
Ahora es el momento de validar los proveedores que se encuentran en el mercado.
Independientemente del proceso de investigación, es fundamental que, antes de cerrar el contrato, su empresa valide la calidad del trabajo y la calificación del proveedor para la actividad.
Este proceso de validación puede requerir algo de esfuerzo, como la aprobación del socio, cuyo objetivo es verificar la alineación con las certificaciones, los documentos y los procesos requeridos.
Integrar proveedores de servicios
Una vez que el martillo está abajo, la empresa debe incorporar a los proveedores en un proceso similar a, o, según la actividad, el mismo que una incorporación.
Es necesario contextualizarlos en la cultura, valores y objetivos de la empresa, para que se sientan cómodos y aclimatados al ambiente laboral.
Después de todo, las divisiones no son infrecuentes incluso en la fuerza laboral, lo que crea importantes cuellos de botella operativos y productivos.
Intente mitigar esta situación incorporando proveedores de servicios externos a la empresa y haciéndolos parte de los procesos convencionales.
Estandarice y simplifique los procesos
Para evitar que ocurran errores, es necesario facilitar al máximo el progreso de la rutina operativa.
Sin embargo, sin la estandarización de los procesos, esta es una meta difícil de alcanzar, sobre todo porque las ejecuciones se vuelven irregulares, afectando directamente la calidad de las entregas.
Por lo tanto, cuando hablemos de externalización, trate de estandarizar lo más posible la forma en que se realizan las actividades, se comunica y se transmite la retroalimentación.
Evaluar el desempeño de los empleados subcontratados
Sacando un punto del tema anterior, es fundamental detenerse y evaluar el desempeño a través del análisis del resultado.
Para ello, es fundamental establecer indicadores de rendimiento (incluido el SLA firmado), ya que su equipo de gestión de terceros sabrá exactamente qué monitorear y cómo armar los informes.
Aplicar auditoría de campo
Finalmente, la realización de la auditoría de campo es un paso necesario para complementar la evaluación del desempeño, asegurando que, en la práctica, toda la calidad se utilice en beneficio de sus resultados.
Intenta identificar si se siguen todos los protocolos y la legislación, para que los profesionales estén actuando con seguridad.
Este proceso debe llevarse a cabo periódicamente, dando como resultado informes completos que se alineen con las pautas de gobierno corporativo.
¿Cuál es el papel del administrador de terceros?
El gestor de terceros es el profesional responsable de gestionar los proveedores de servicios contratados por su empresa, así como de encargarse del proceso de selección de nuevos socios comerciales.
Gestiona la documentación y supervisa tanto el cumplimiento laboral como el cumplimiento de las normas internas, sectoriales y contractuales.
Además, es este profesional quien:
- controla los costos de contratación, mantenimiento, insumos y demás extras pactados en el contrato;
- gestiona la relación con los proveedores de servicios subcontratados, atendiendo cualquier solicitud;
- realiza el proceso de selección de empresas, incluyendo la validación según los criterios definidos junto con los líderes;
- es responsable de establecer y ofrecer capacitaciones para ajustar los temas de cumplimiento de acuerdo con las reglas de la empresa.
En muchas empresas, este rol se suma a la lista de responsabilidades de otros profesionales.
Sin embargo, destacamos la importancia y el peso de esta función. Con la ayuda de una persona, o un equipo dedicado, puede ser de gran ayuda, brindando una mayor calidad y nivel de cumplimiento.
Y, por supuesto, en las empresas que prestan servicios, estos profesionales son los encargados de organizar el escalado, definir presupuestos, gestionar costes y mantener la ejecución de las obras dentro del alcance pactado en el contrato.
¿Cómo puede la tecnología optimizar la gestión de terceros?
Como todo proceso dentro de una empresa, la tecnología tiene el potencial de optimizar todas las ejecuciones, reduciendo costos y mitigando errores. ¡En la gestión de terceros no sería diferente!
El principal punto que podemos destacar es la posibilidad de automatizar la homologación y calificación de terceros.
Es decir, sin que el gestor tenga que hacer este proceso manualmente.
Otro punto que vale la pena mencionar es la gestión de la información y los datos de todos los terceros en un negocio.
Tener una empresa o empleados subcontratados es una cosa, pero ¿qué sucede si su organización necesita varias?
Gestionar a todos, así como monitorear su desempeño individual, ya comienza a convertirse en un gran desafío, ¿no?
Con la tecnología, es posible centralizar estos datos, lo que permite a los líderes tomar decisiones más asertivas basadas en datos, lo que trae varios beneficios.
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Conclusión
Y a ti, ¿te ha gustado conocer más sobre la gestión de terceros y lo importante que es esta actividad para un negocio?
Ya sea para el contratista o contratista, la gestión de las relaciones comerciales y el cumplimiento de las normas internas y la legislación laboral es fundamental para asegurar la calidad. Ahora, ¿qué tal seguir aprendiendo sobre la gestión del servicio?
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