Elegir un ERP para un hotel es el primer paso para transformar la gestión de tu negocio en una operación verdaderamente integrada, estratégica y eficiente.
Este tipo de solución conecta todas las áreas de tu hotel, aportando una visión amplia que permite un mayor control y precisión sobre los procesos.
Sin mencionar la posibilidad de automatizar varias tareas rutinarias para que tu equipo pueda centrarse en lo que realmente importa: el servicio al cliente y el crecimiento del negocio.
En una industria que depende de la agilidad, la hostelería y la organización, estos son factores esenciales.
Para aprovechar todo esto también en tu hotel, sigue leyendo y comprendiendo cómo funciona el ERP, qué actividades puede automatizar el sistema y cómo elegir la solución ideal.
¿Qué es un ERP hotelero y cómo funciona?
ERP para hoteles es un sistema de gestión desarrollado para centralizar todas las actividades administrativas y operativas de una empresa hotelera, desde reservas hasta control de inventario, en una única plataforma.
El acrónimo significa Enterprise Resource Planning, o Enterprise Resource Planning en portugués, y el término ya dice mucho sobre la función de este sistema: organizar los recursos y procesos de una empresa (en este caso, hoteles).
En la práctica, ERP conecta diferentes áreas del negocio y permite monitorizar, en tiempo real, todas las operaciones hoteleras.
¿Qué tareas se pueden automatizar con el soporte de un ERP hotelero?
El sistema de gestión hotelera te permite automatizar varios procesos, desde la oficina trasera hasta la experiencia del huésped.
Para entender mejor cómo funciona esta tecnología y cómo puede optimizar la gestión hotelera, hemos separado las tareas principales que pueden automatizarse con ERP. Échale un vistazo a continuación.
Gestión del personal
Gestionar a las personas de forma eficiente es esencial para mantener el flujo de la operación; al fin y al cabo, el hosting depende del equipo para funcionar.
Con ERP, puedes hacer que la gestión de personas sea más estratégica. El sistema automatiza los horarios de trabajo, controla las horas de trabajo e integra los datos directamente en la nómina, reduciendo errores y optimizando el tiempo de tu equipo.
Además, también puedes seguir indicadores de rendimiento a través del software, como las tasas de rotación, el absentismo e incluso las horas extra de los empleados.
Control de inventario
La ERP te permite automatizar todo el flujo de productos entrantes y salientes, incluyendo alimentos, bebidas y productos de limpieza.
Además de automatizar, puedes monitorizar en tiempo real y detallado cada paso del proceso, desde el registro de facturas hasta el seguimiento del consumo por departamento.
Esto evita el desperdicio, mejora la planificación de compras y evita la escasez de productos, que pueden afectar a la experiencia del cliente. Todo ello manteniendo el control financiero.
Gestión de recepción
El ERP también garantiza una gestión totalmente digitalizada del check-in y check-out en el hotel, sincronizando la información en tiempo real con el sistema de reservas y el sistema financiero.
Como resultado, tu operación se vuelve más ágil, transparente y personalizada. Esta automatización reduce las colas, elimina los retrabajos y mejora la satisfacción del cliente.
Control de Embarque de Huéspedes
El seguimiento de las pensiones (completas, a media o en desayuno) se realiza de forma automatizada con el apoyo de un sistema de gestión para hoteles.
Además de garantizar que cada cargo se realice correctamente según el paquete contratado, el sistema también registra el consumo adicional, integra los datos con el restaurante y genera informes detallados.
Esto permite un control más preciso de los costes e ingresos por invitado o grupo, además de evitar fallos en la facturación.
Gestión financiera y contable
Un ERP para hoteles centraliza y automatiza todas las transacciones financieras en la operación. Desde cuentas a pagar y por cobrar hasta conciliación bancaria, esta tecnología es un gran aliado para mantener la salud financiera de tu empresa.
El sistema también permite generar informes contables y fiscales conforme a la legislación vigente, garantizando transparencia y seguridad en la gestión financiera.
Con paneles de control intuitivos, es posible monitorizar el rendimiento del negocio en tiempo real, apoyando decisiones más estratégicas.
Servicios de limpieza en hoteles
El ERP también facilita la rutina de los equipos de limpieza y mantenimiento automatizando el control de estado de las habitaciones (limpias, ocupadas, en mantenimiento o disponibles).
Puedes configurar avisos para que el personal sea notificado automáticamente de salidas, reservas o necesidades específicas en cada habitación.
Esto garantiza una mayor agilidad y permite la estandarización de los servicios, lo cual también se refleja en la experiencia del cliente.
Gestión de reservas
El sistema de gestión puede integrarse con el PMS (Sistema de Gestión de Propiedades) para consolidar la información procedente de diferentes canales de venta, como la página web, el teléfono o las OTAs (Agencias de Viajes en Línea).
Con esto, es posible mantener el control total sobre tu ocupación, tarifas y disponibilidad. Así evitas sobrevendas y la duplicación de información.
¿Cuáles son los beneficios del sistema de gestión para hoteles?
El sistema de gestión hotelera transforma tareas repetitivas y procesos manuales de automatización inteligente, aportando agilidad y precisión a la operación.
Con la centralización de los datos, es posible tener una visión integrada de todas las áreas del negocio y disfrutar de numerosos beneficios, tales como:
- Mayor productividad: automatización de procesos repetitivos, liberando al personal para que se centre en la atención al cliente y tareas más estratégicas;
- Mejor experiencia del huésped: check-in y check-out más sencillos, comunicaciones personalizadas y respuestas más rápidas a las solicitudes;
- Mejor control financiero: monitorización del flujo de caja, cuentas por pagar y por cobrar, así como previsiones de ingresos de forma más precisa e integrada;
- Toma de decisiones más asertiva: acceso a informes e indicadores en tiempo real sobre ocupación, ingresos, gastos y rendimiento de diferentes sectores;
- Cumplimiento fiscal y seguridad de datos: cumplimiento de las obligaciones fiscales y laborales, con plena protección de la información sensible, tanto de la empresa como de los clientes.
Estos beneficios dejan claro que el sistema de gestión hotelera es una inversión estratégica para cualquier empresa del sector.
Pero, para elegir el ERP ideal, merece la pena entender qué criterios evaluar para asegurarse de que el software realmente cumple con las necesidades de tu operación.
¿Qué considerar al elegir un ERP hotelero?
Elegir un sistema hotelero tiene un impacto directo en la productividad, el servicio y la rentabilidad del negocio, por lo que debe hacerse con cuidado.
En general, hay algunos puntos esenciales que hay que evaluar antes de decidir en qué ERP invertir. Consulta nuestros consejos a continuación para asegurarte de elegir la decisión correcta.
Considera las necesidades y objetivos de tu empresa
Cada hotel tiene sus características, objetivos y demandas, y el ERP necesita adaptarse a este contexto. Por lo tanto, el primer paso es considerar las particularidades de tu operación.
El consejo es mapear los cuellos de botella actuales y definir qué resultados quieres lograr con el ERP, como mayor eficiencia, mejor experiencia del cliente o un control financiero más preciso, por ejemplo.
Evaluar el formato y la tecnología ERP
Otro factor importante es la tecnología utilizada en el sistema, ya que influirá en la forma en que tú y tu equipo aplicáis la tecnología en la operación a diario.
Un ERP de hotel en la nube, por ejemplo, ofrece escalabilidad, movilidad y actualizaciones automáticas, así como mayor seguridad en el almacenamiento de información.
Es una excelente opción para satisfacer las necesidades tecnológicas en la hostelería, un sector que exige agilidad y disponibilidad para garantizar una excelente experiencia al consumidor.
Revisa el proceso de implementación del sistema
Implementar un buen sistema de gestión hotelera es rápido y tiene el menor impacto posible en las operaciones diarias. Esto evita paradas innecesarias y acelera la adaptación del equipo.
Al investigar y comparar ERP en el mercado, recuerda comprobar si el proveedor ofrece soporte técnico, formación y seguimiento durante el proceso de implementación.
Además, pregunta cuánto tiempo tardará en completar el despliegue.
Elige proveedores reconocidos en el mercado
Además de evaluar las características y el soporte que ofrece el sistema, da preferencia a empresas con experiencia en el mercado, con un historial sólido y experiencia para ofrecer soluciones eficientes.
Proveedores reconocidos y bien estructurados son una garantía para construir una colaboración fiable no solo para el presente, sino también para el futuro de tu negocio.
¿Cuál es el mejor sistema ERP para la hostelería?
Elegir el mejor ERP para hoteles depende directamente del perfil y las necesidades de cada empresa. El sistema ideal es aquel que se adapta a tu operación, optimiza la rutina del equipo y ofrece una visión integrada de todos los procesos.
Un pequeño hotel familiar, por ejemplo, puede priorizar un sistema más sencillo e intuitivo, orientado a automatizar tareas básicas y el control financiero.
Las grandes cadenas hoteleras, en cambio, tienden a requerir soluciones más robustas, capaces de integrar múltiples unidades y sectores en tiempo real, además de monitorizar la complejidad operativa y proporcionar información para la toma de decisiones.
En este escenario, TOTVS destaca por ofrecer sistemas diseñados especialmente para el sector hotelero, bajo la mirada de una empresa de origen brasileña con más de 25 años de presencia en el mercado latinoamericano, que comprende el mercado nacional.
Además de la experiencia, TOTVS ofrece soluciones para empresas de diferentes tamaños, que se adaptan a tus necesidades y crecen junto con tu empresa.
Sistemas TOTVS para hostelería
La gestión hotelera moderna requiere eficiencia, integración y agilidad en la toma de decisiones, y aquí es donde entran en juego los sistemas TOTVS para ayudarte a impulsar tu operación.
Desarrollados para adaptarse a las diferentes realidades del sector, desde posadas y hoteles independientes hasta grandes cadenas, los sistemas ofrecen una gestión completa y centralizada, conectando todas las áreas del negocio en un único entorno digital.
Además de automatizar rutinas, las soluciones permiten una visión unificada de las operaciones, desde el check-in hasta la facturación, con datos precisos y actualizados en tiempo real.
Los resultados son mayor eficiencia, agilidad y rentabilidad para el negocio, como ocurrió con Costa do Sauípe, una referencia en el sector hotelero del país.
Conclusión
En un mercado cada vez más competitivo y tecnológico, contar con un ERP hotelero es imprescindible para garantizar un control preciso de las operaciones, la eficiencia y el crecimiento sostenible.
Además de integrar todos los sectores del negocio y simplificar los procesos, un buen sistema de gestión para hoteles también mejora la experiencia del huésped, ofreciendo un servicio más ágil, transparente y personalizado.
En este contenido, aprendiste qué tareas pueden automatizarse con el apoyo del ERP y descubriste los criterios esenciales para elegir la mejor solución para tu empresa.
Como hemos visto, TOTVS ofrece sistemas desarrollados especialmente para el sector hotelero, con todo lo necesario para ganar productividad, integración e inteligencia de datos.
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