Aprende qué tener en cuenta a la hora de contratar un ERP para grandes empresas

Un ERP para grandes empresas es la base para transformar operaciones complejas en procesos ágiles, integrados y rentables.

A medida que su negocio crece, también lo hace la complejidad operativa: más clientes, más datos y desafíos que las hojas de cálculo y los procesos manuales ya no pueden resolver.

Es necesario tener un control total sobre las finanzas, el inventario, la producción, las ventas y los datos estratégicos para que todo siga fluyendo.

Sin un sistema robusto para mantenerse al día con este crecimiento, incluso la mejor estrategia puede fallar, generando retrabajos, decisiones más lentas y pérdidas que son difíciles de revertir.

Este contenido está aquí para evitar que esto le suceda a su negocio.

En esta guía, descubrirá cómo elegir el ERP adecuado para grandes operaciones, qué criterios realmente importan, cómo evitar riesgos en la implementación y qué beneficios puede aportar el sistema a su empresa. ¿Empezamos?

¿Cuáles son los beneficios de contratar un ERP para grandes empresas?

En las grandes empresas, contratar un ERP ayuda a integrar procesos, optimizar la toma de decisiones, reducir los costos operativos y garantizar la escalabilidad para el crecimiento del negocio, sin renunciar a la sostenibilidad financiera.

Al centralizar la información, automatizar tareas y recopilar datos relevantes, el sistema aumenta la eficiencia de las operaciones y contribuye a la mejora de la gestión de extremo a extremo.

El Índice de Productividad Tecnológica (TPI) de la industria brasileña, desarrollado por TOTVS, registró un aumento del 37% entre 2019 y 2024, gracias a la adopción y uso de ERP y otros sistemas de gestión.

Las empresas entrevistadas señalaron algunos de los principales beneficios observados tras la implementación de la tecnología, tales como:

• Expansión de la gestión del cierre mensual de costos, al 81% de los encuestados;
• Mejor control entre ventas, inventario y planificación de producción, para el 81%;
• Gestión más sencilla de los indicadores, para el 80%;
• Ganancia en eficiencia operativa, hasta el 80%;
• Cumplimiento normativo, para el 77%.

¿Por qué contratar un sistema ERP específico para grandes empresas?

Las grandes empresas tienen operaciones y demandas más complejas, con un alto volumen de transacciones y múltiples áreas para administrar. Un sistema especializado satisface directamente estas necesidades, asegurando eficiencia y flexibilidad.

A diferencia de las soluciones dirigidas a pequeñas y medianas empresas, un sistema ERP para grandes empresas ofrece módulos específicos, soporte para múltiples sucursales, gestión multinacional y un alto nivel de seguridad y cumplimiento.

Son software preparados para manejar operaciones a gran escala, capaces de mantener el rendimiento incluso frente a grandes volúmenes de datos.

Otro diferencial es la capacidad de integrarse con herramientas como CRM (Customer Relationship Management), plataformas de comercio electrónico, software BI (Business Intelligence) y soluciones de gestión fiscal.

Esto asegura una visión centralizada del negocio, que mantiene la alineación entre las diferentes áreas y permite tomar decisiones estratégicas de manera más rápida y precisa.

¿Qué tener en cuenta a la hora de contratar un ERP para una gran empresa?

Antes de contratar un ERP para grandes empresas, es importante evaluar la robustez de la solución y considerar aspectos técnicos, estratégicos y de soporte. 

Esta es una decisión estratégica que impacta directamente en la eficiencia, productividad y escalabilidad del negocio.

Por lo tanto, vaya más allá de factores como el precio o el nombre del proveedor para filtrar las soluciones que realmente se ajustan a su operación.

Hemos enumerado los puntos decisivos que deben analizarse antes de firmar un contrato. Echa un vistazo a lo que son a continuación.

Necesidades comerciales

Antes incluso de comparar proveedores, debe tener un conocimiento profundo de los procesos internos, los cuellos de botella y los objetivos estratégicos de la empresa.

¿Qué resultados pretenden lograr? ¿Qué buscas mejorar con el apoyo de ERP? ¿Qué tareas quieres automatizar?

Responder a estas preguntas proporciona instrucciones y ayuda a filtrar las opciones disponibles del sistema.

Reputación y solidez de los proveedores

Un proveedor reconocido y con experiencia en el mercado es una muestra de un buen sistema ERP para grandes empresas.

Por lo tanto, no solo investigue las características del software, sino también la reputación de la empresa responsable de su desarrollo y suministro.

Evaluar la presencia de la marca en el segmento, la estabilidad financiera de la empresa, el tiempo de operación, los clientes atendidos y los casos de éxito.

También busque saber más sobre certificaciones y premios de proveedores. Pueden ser indicadores sólidos de la calidad de los servicios, la capacidad de actualizarse con frecuencia y el apoyo a largo plazo.

Equipo técnico y cualificado

La implementación de ERP implica la integración de datos, la configuración de módulos y la capacitación de usuarios, por lo que contar con un equipo experimentado para guiar el proceso marca la diferencia.

Las fallas durante esta etapa pueden comprometer su operación. Por lo tanto, elija un equipo que tenga conocimientos sobre su sector de actividad para garantizar agilidad y seguridad.

Testimonios de otros clientes

Conocer la experiencia de quienes ya utilizan la solución es una de las mejores formas de evaluar la eficiencia del ERP.

Estos usuarios ya han utilizado las funciones y probado el software en sus operaciones diarias, por lo que tienen la propiedad de informar lo que funcionó y lo que no funcionó para la realidad del negocio.

El consejo es buscar testimonios e incluso hablar directamente con empresas del mismo tamaño y sector. Investigue y pregunte sobre puntos como:

• Estabilidad del sistema;
• Nivel de soporte ofrecido;
• Facilidad de uso e implementación;
• Beneficios obtenidos después del despliegue.

Características ofrecidas

Al analizar los cuellos de botella y las necesidades de su negocio, ya puede visualizar las características indispensables que debe tener un ERP para servir a su operación.

A partir de esta definición, compare las soluciones disponibles para comprender lo que cada una puede ofrecer. En comparación, considere módulos como:

• CRM;
• Acción;
• Cadena de suministro;
• Gestión fiscal;
• Gestión financiera y contable.

Integración con otros sistemas

Otra característica de un buen ERP para grandes empresas es la capacidad de integrarse con otros sistemas utilizados en su operación, ya sean plataformas de comercio electrónico, software de BI o soluciones logísticas, por ejemplo.

Esto es esencial para permitir la centralización de la información sin comprometer los flujos ya establecidos.

Los sistemas que ofrecen APIs abiertas o conectores listos para usar facilitan esta comunicación entre diferentes sistemas y ayudan a optimizar la gestión empresarial.

Escalabilidad

Las grandes empresas necesitan un ERP capaz de mantenerse al día con el crecimiento de la operación, lo que les permite agregar usuarios, módulos y funciones a medida que surgen nuevas demandas, todo sin comprometer el rendimiento.

En este punto, los ERP en la nube tienden a ser opciones más flexibles.

Apoyo a la implementación

La implementación es uno de los pasos más críticos, por lo que contar con un proveedor que ofrezca soporte durante todo el proceso es fundamental.

Con una estrecha supervisión, se reducen las posibilidades de riesgos y se garantiza que la operación no se vea comprometida o que se pierdan datos durante la transición.

Además del soporte, asegúrese de que el proveedor brinde capacitación sobre usabilidad, funciones y aplicaciones diarias de las herramientas para los usuarios.

Usabilidad

Las interfaces intuitivas, la personalización de la pantalla y el acceso a través de dispositivos móviles son puntos que facilitan la adaptación al sistema.

Estos diferenciales pueden reducir la curva de aprendizaje, contribuyendo directamente a aumentar la productividad y la adherencia de los empleados.

El consejo aquí es pedirle al proveedor demostraciones de la herramienta para evaluar la experiencia del usuario. Muchos ERP ofrecen un período de prueba gratuito, lo que ayuda con este análisis de usabilidad.

Rentable

Al evaluar la rentabilidad del sistema, considere no solo la cantidad inicial, sino también los costos de mantenimiento, licencias, actualizaciones y soporte.

Además, analice el retorno de la inversión.

Un buen ERP para grandes empresas debe proporcionar beneficios como la reducción de los costes operativos, un mayor control sobre los procesos y el apoyo a decisiones más estratégicas.

Principales módulos de un ERP para grandes empresas

Un sistema ERP para grandes empresas necesita contar con módulos robustos, bien integrados y siempre actualizados, capaces de satisfacer las demandas de forma estratégica.

Los módulos esenciales para operaciones más grandes incluyen:

• Gestión fiscal y tributaria: emisión de documentos fiscales, cálculo de impuestos y cumplimiento de obligaciones tributarias;
• Fabricación y cadena de producción: planificación de la producción, control de órdenes de fabricación y gestión de recursos productivos;
• Business Intelligence: análisis avanzado de datos, indicadores de rendimiento e informes completos para la toma de decisiones;
• Gestión financiera y contable: control de las cuentas por pagar y por cobrar, flujo de caja, conciliación bancaria y estados financieros;
• CRM: seguimiento del embudo de ventas, historial de clientes, relación con el cliente y gestión de oportunidades de negocio;
• Compras y cadena de suministro: gestión de proveedores, órdenes de compra, negociación con socios y control de costos de adquisición;
• Control de inventario y logística: seguimiento de entradas y salidas, trazabilidad de productos, optimización del transporte y flujo logístico;
• Recursos Humanos (RRHH): gestión y cálculo automatizado de nóminas, reloj electrónico, control de beneficios, indicadores de desempeño y desarrollo de personas.

¿Cómo evitar riesgos durante la implementación del ERP?

Implementar un ERP para grandes empresas puede traer ganancias significativas a su operación, pero el proceso requiere planificación, alineación entre áreas y soporte de proveedores para tener éxito.

Si no se lleva a cabo bien, la implementación puede tener un impacto negativo en el flujo operativo.

Para que esto no suceda, hemos separado algunos consejos esenciales para evitar riesgos en esta etapa. Comprobar:

• Defina claramente sus objetivos: comprenda lo que quiere lograr con ERP, como reducir el tiempo en los procesos o la facilidad y agilidad en el análisis de datos, y tenga metas para medir los resultados de la implementación;
• Invertir en formación: la formación del equipo es una parte esencial del proceso. Después de todo, los empleados deben comprender cómo usar el sistema en su rutina para que su negocio logre los resultados deseados;
• Cuente con el apoyo de los proveedores: el seguimiento de consultores experimentados, que conocen la herramienta, acelera la implementación del ERP y aumenta la seguridad del proceso;
• Involucrar a todas las áreas: asegurar la participación de líderes y empleados que tendrán contacto directo con el sistema o se verán afectados por él de alguna manera. Esto facilita la adaptación y reduce los errores;
• Establezca un cronograma realista: el proceso de implementación debe ser rápido, pero tenga en cuenta que los plazos muy cortos pueden comprometer las pruebas y los ajustes;
• Pruebe el sistema: Antes de entrar en producción, valide los flujos, las integraciones y los datos para evitar fallas.

¿Cuál es el ERP más adecuado para las grandes empresas?

El mejor ERP para grandes empresas es aquel que satisface las necesidades específicas del negocio, con robustez para manejar un alto volumen de datos, integración entre áreas y flexibilidad para mantenerse al día con el crecimiento de la organización.

Mucho más allá del nombre del proveedor, es necesario evaluar factores como el cumplimiento de los procesos internos, la escalabilidad, las características de seguridad y la capacidad de integrarse con otros sistemas ya utilizados en su empresa.

Este análisis es lo que garantizará que su inversión genere un retorno real e impulse la operación, aprovechando al máximo el potencial de la tecnología.

Sistemas de gestión de TOTVS

Hasta ahora, hemos visto que la elección de un sistema ERP para grandes empresas debe tener en cuenta factores como la integración, la escalabilidad, el soporte y la adherencia a los procesos.

Los sistemas de gestión de TOTVS cumplen con todos estos requisitos y ofrecen mucho más.

Están diseñados para ofrecer una tecnología robusta y altamente configurable, ideal para crecer con su operación y adaptarse a sus necesidades.

Los sistemas cuentan con módulos completos para atender todas las áreas críticas de las grandes empresas, desde finanzas hasta manufactura, pasando por logística, ventas, RRHH e Inteligencia de Negocios.

Todo esto garantiza una visión única e integrada del negocio para optimizar la gestión de extremo a extremo.

¡Conozca los sistemas de gestión de TOTVS y descubra cómo pueden mejorar su operación!

Conclusión

Elegir e implementar un ERP para grandes empresas es mucho más que digitalizar procesos: es una estrategia de negocio, con impacto en toda la operación.

En este contenido, hemos visto que la decisión es entender las necesidades del negocio, seleccionar un sistema capaz de integrar todas las áreas y planificar una implementación para minimizar los riesgos.

Con el sistema adecuado, mejora el control, reduce los cuellos de botella operativos, respalda las decisiones estratégicas basadas en información confiable y prepara su negocio para crecer de manera segura y sostenible.

Los sistemas de gestión de TOTVS fueron diseñados para ofrecer todo esto, entregando características que ayudan a superar los desafíos de gestión, manteniendo la competitividad y la eficiencia operativa en el día a día.