La llamada planificación de recursos empresariales (ERP) es la clave para integrar diferentes funciones comerciales dentro de una organización. Su uso es común en empresas de diferentes tamaños debido a los beneficios que aporta. ¿Qué pasa con el ERP en la nube?
Este es un tipo de software de gestión empresarial que puede impulsar los procesos internos, ¿sabes? Pero, antes de adoptarla, es fundamental conocer conceptos básicos sobre la tecnología.
¿Cómo funciona el software de gestión de la nube? ¿Existe un ERP en la nube para pequeñas empresas? En este artículo te explicaremos todo lo que necesitas saber sobre este tema.
¿Qué es un ERP en la nube?
Un ERP en la nube es un sistema integrado que funciona en Internet y permite gestionar todos los procesos e información de una empresa. Es decir, no es necesario instalar el sistema en los ordenadores de la empresa, ya que está alojado en servidores remotos.
Al igual que otros tipos de ERP, cubre procesos y tareas desde finanzas hasta inventario, comercial, producción, logística, recursos humanos y mucho más.
Su diferencia es que, al estar basada en internet, se puede acceder desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a la red. Así, los datos se almacenan en la nube y se actualizan en tiempo real.
¿Cómo funciona el software de gestión de la nube?
El software de gestión de la nube funciona a través de una plataforma online que ofrece diferentes módulos y funcionalidades para satisfacer las necesidades de cada empresa.
Para comprender mejor cómo funciona esto, considere los siguientes aspectos:
- Acceso a Internet: los usuarios acceden al software a través de un navegador web estándar o aplicaciones específicas.
- Colaboración y uso compartido: el sistema permite que varias personas accedan y colaboren en los mismos datos y proyectos simultáneamente.
- Infraestructura en la nube: El proveedor mantiene, escala y gestiona la infraestructura necesaria (servidores, almacenamiento de datos y redes) en sus centros de datos.
- Actualizaciones y mantenimiento: son responsabilidad de los proveedores de software y generalmente se aplican de forma automática, sin necesidad de intervención del usuario.
- Almacenamiento de datos: almacenados en la nube, normalmente en bases de datos. Estos datos están organizados y estructurados adecuadamente para permitir una recuperación y un análisis eficientes.
- Seguridad: los proveedores implementan diversas medidas de seguridad para proteger los datos, como cifrado de datos, autenticación de usuarios, firewalls, copias de seguridad periódicas y protección contra ataques cibernéticos.
- Funciones y personalización: El sistema ERP en la nube ofrece una variedad de funciones para satisfacer las necesidades específicas de diferentes empresas. Algunos sistemas permiten la personalización para satisfacer las demandas únicas de cada organización.
- Escalabilidad: los sistemas de gestión de la nube están diseñados para ser escalables, lo que significa que pueden adaptarse a las necesidades siempre cambiantes de las empresas. A medida que la empresa crece o necesita funciones adicionales, el software puede ampliarse fácilmente para satisfacer estas demandas.
¿Entiendes cómo funciona el software de gestión de la nube? Es muy diferente del ERP local.
¿Cuál es la diferencia entre ERP en la nube y ERP local?
La principal característica de un ERP local es su instalación física en el hardware y servidores de la empresa. Está gestionado por el propio equipo informático de la empresa. Cloud ERP está completamente en línea y se proporciona mediante un servicio basado en suscripción.
Como veremos más adelante, el sistema en la nube tiene muchos beneficios. No es sorprendente que el mercado de ERP en la nube estuviera valorado en alrededor de 44 mil millones de dólares en 2020, pero hay previsiones de crecimiento que alcanzarán los 141 mil millones de dólares en 2028.
Conozcamos los tipos de ERP en la nube para que comprendas mejor las posibilidades para tu negocio.
¿Cuáles son los tipos de ERP en la nube?
Las herramientas basadas en la nube tienen sus propias características distintivas. Por lo tanto, antes de implementar esta solución, es fundamental comprender que no todas las opciones de nube son iguales.
Descubra los diferentes tipos de ERP en la nube disponibles a continuación:
- Multiinquilino: la empresa utiliza una arquitectura de red compartida por varios clientes del proveedor, que es responsable de las actualizaciones, la seguridad y la escalabilidad. Los datos de cada organización permanecen aislados e inaccesibles para otras. Es una opción más económica, pero ofrece menos posibilidades de personalización.
- Single inquilino: el ERP en la nube será exclusivo de tu empresa, y tus datos se almacenarán en servidores privados. Pese a ello, todas las operaciones se pueden realizar de forma remota, en la nube. La ventaja de este modelo es tener un mayor control sobre el medio ambiente, pero los costes son mayores.
- ERP en nube pública o privada: El modelo multiinquilino generalmente se implementa en la versión pública. Por otro lado, en el modelo privado, los usuarios acceden al sistema a través de una aplicación remota, utilizando una Red Privada Virtual (VPN).
- ERP de nube híbrida: una combinación de nube privada, nube pública y, si es necesario, componentes locales. Un ERP implementado en un modelo híbrido ofrece una mayor flexibilidad, lo que permite aprovechar lo mejor de ambos entornos.
Las ventajas de un sistema ERP en la nube
Un ERP en la nube puede aportar muchas ventajas a tu empresa. Vea algunos de ellos a continuación:
Más seguridad
Uno de los principales beneficios de un sistema ERP en la nube es la seguridad de los datos de su empresa.
Como se almacenan en servidores remotos y están protegidos mediante cifrado y copia de seguridad avanzados, no corres riesgo de perderlos ni de sufrir ataques cibernéticos.
Además, puede definir niveles de acceso y permisos para cada usuario del sistema y tener copias de seguridad automáticas de la información y redundancia de datos para una recuperación rápida.
Flexibilidad y rapidez en la instalación.
Otra ventaja de un ERP en la nube es la flexibilidad y rapidez en la instalación del sistema.
Al no necesitar ningún hardware o software específico en la empresa, podrás empezar a utilizarlo en apenas unos minutos.
Simplemente contrata el servicio, inicia sesión y listo. ¡Es por eso que el ERP en la nube para pequeñas empresas es tan ventajoso!
¿Quieres un ejemplo real? Con la solución en la nube, se necesitan, de media, tres días para tener todas las herramientas necesarias a tu disposición. Con su propio servidor, le tomaría al menos dos semanas o más tener todo en funcionamiento.
El contratista también puede mejorar, cambiar o cancelar el servicio en cualquier momento, sin burocracia ni multas.
Reducción de costos
Un ERP en la nube también puede ayudar a reducir los costos de su empresa.
Con este sistema, tu empresa no necesita un servidor propio, y cada máquina funcionará de forma independiente. No se requieren inversiones en infraestructura, licencias o actualizaciones.
De esta forma, los riesgos de que un problema impida el funcionamiento de su negocio son mínimos, lo que permite subcontratar servicios de TI.
Otro punto de ahorro es que el usuario sólo paga por lo que utiliza y puede ahorrar en energía, espacio físico, mantenimiento y soporte técnico.
Esto se debe a que no existe un centro de datos interno que requiera equipos de alta potencia conectados las 24 horas del día.
Más movilidad
Se puede acceder a un sistema de gestión empresarial en la nube desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo con Internet. Es decir, es posible gestionar tu empresa de forma remota, sin depender de los ordenadores ni de la red interna de la empresa.
También puedes integrar el sistema con otras aplicaciones móviles que faciliten la comunicación y colaboración entre equipos.
Centrarse en el negocio principal
Otro beneficio relevante de utilizar este tipo de ERP es el enfoque en la actividad principal del negocio.
Los usuarios no necesitan preocuparse por problemas técnicos u operativos del sistema, ya que son responsabilidad del proveedor del servicio.
Por tanto, dedican más tiempo y recursos a planificar y ejecutar sus estrategias comerciales.
Centralización de la información
Con un sistema ERP en la nube, el directivo puede centralizar toda la información de su empresa en un solo lugar.
Podrás tener una visión general e integrada de todos los procesos y sectores de la empresa, además de generar informes e indicadores de desempeño.
Esto facilita el acceso, la organización y el análisis de los datos, así como la toma de decisiones.
Escalabilidad
Una gran ventaja de este sistema de gestión empresarial es la escalabilidad. En otras palabras, puede aumentar o disminuir los recursos del sistema según las demandas de su negocio.
También es posible agregar o quitar módulos y funciones del sistema sin afectar su funcionamiento ni comprometer su calidad.
Productividad para equipos
La productividad del equipo también se mejora mediante un sistema integrado que se actualiza en tiempo real.
La razón es simple: evita retrabajos, errores e inconsistencias de datos, y acelera los procesos internos y externos de la empresa.
Si necesita optimizar su tiempo y recursos disponibles, elija el mejor ERP en la nube para su negocio.
Toma de decisiones mejorada
Finalmente, este tipo de ERP puede ayudar a mejorar la toma de decisiones en tu empresa.
Como tiene acceso a información confiable y actualizada, puede:
- identificar oportunidades, riesgos, fortalezas y debilidades;
- realizar análisis más precisos e informados de su negocio;
- definir las mejores acciones para alcanzar sus objetivos y las metas de la empresa.
Sectores de empresa que pueden beneficiarse de un ERP en la nube
Un ERP en la nube puede ser útil para todos los sectores de tu empresa. Vea algunos ejemplos de cómo puede ayudar a cada uno de ellos:
- Logística: contribuye a la gestión del transporte, distribución, entrega, seguimiento y devoluciones. Si tienes operadores logísticos, empresas de transporte y GPS, puedes integrarlos con este sistema.
- Recursos humanos: el sistema en la nube permite al gerente gestionar el registro de empleados, nóminas, beneficios, vacaciones, cronometraje electrónico, así como el proceso de reclutamiento y selección.
- Comercial: gestión de registros de clientes, pedidos de venta, propuestas comerciales, comisiones, contratos y mucho más. Es posible integrarlo con plataformas de comercio electrónico, CRM y marketing digital.
- Financiero: te permite controlar el flujo de caja, cuentas por pagar y por cobrar, cobros, impuestos, informes financieros y mucho más. Puede integrar el sistema con bancos, operadores de tarjetas y otros servicios financieros.
- Producción: con un ERP en la nube podrás planificar y controlar la producción, el stock, la calidad, los costes, los plazos y mucho más. En este caso, la integración con máquinas, equipos y sensores inteligentes puede mejorar sus procesos.
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Conclusión
Cloud ERP es un sistema de gestión empresarial basado en línea. Funciona a partir de una infraestructura garantizada por el proveedor, que también es responsable de su seguridad, actualizaciones y otros aspectos.
Por sus características, ofrece varias ventajas para las empresas, sin importar el tipo: flexibilidad y rapidez en la implementación, escalabilidad, reducción de costos y mucho más.
Para disfrutar de estos beneficios es importante contar con el mejor ERP en la nube, el TOTVS ERP Cloud, que ofrece el mejor costo-beneficio del mercado.
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