El sistema integrado es la solución perfecta para empresas que enfrentan problemas y desafíos diarios con la gestión de operaciones, ejecución de estrategias y control de resultados.
Una empresa es un ecosistema complejo compuesto por múltiples colaboradores, herramientas, procesos y tareas.
La coordinación armonizada de todos estos elementos es la clave del éxito para empresas de todos los tamaños y segmentos.
Sin embargo, hacer todo esto manualmente y sin la ayuda de la tecnología es básicamente imposible.
La buena noticia es que existen sistemas de gestión que integran todos los aspectos de tu negocio, conectando procesos y datos de forma eficiente y moderna.
¿Y tú, listo para transformar la rutina de tu organización? La respuesta está en invertir en un sistema integrado.
En esta guía completa, te explicaremos qué es, cuáles son las ventajas, cómo funciona y ¡mucho más sobre la solución!
¿Qué es un sistema integrado?
Un sistema integrado en la gestión de una empresa ayuda a coordinar y optimizar el uso de los recursos en todos los departamentos y funciones de la empresa.
Garantiza que todos trabajen hacia los mismos objetivos y que la información se comparta de manera efectiva entre las diferentes partes de la organización.
Además, un sistema integrado puede ayudar a automatizar algunas de las tareas involucradas en el funcionamiento de una empresa, haciéndola más eficiente y efectiva.
La herramienta puede ayudar a una organización a funcionar de manera más fluida y eficiente, lo que genera mejores resultados al conectar los distintos departamentos y simplificar la gestión de procesos, el seguimiento de resultados y el mapeo de datos.
Este tipo de sistema está diseñado para agilizar las operaciones de la empresa al proporcionar una plataforma única para todos los datos de la organización.
Por lo tanto, permite a los empleados acceder fácilmente a la información que necesitan, cuando la necesitan. Además, ayuda a mejorar la comunicación entre departamentos y promover la colaboración.
El concepto de un sistema de gestión integrado es flexible y varía de una herramienta a otra.
Por ejemplo, es muy común que un CRM utilizado por el equipo de ventas también tenga características que puedan ser utilizadas por el equipo de marketing.
Unir fuerzas agiliza las operaciones, simplifica la ejecución de estrategias y centraliza la información.
Así, volviendo al ejemplo, la empresa con un sistema integrado de ventas y marketing mejora la productividad empresarial y maximiza los resultados.
Resulta que hay sistemas con recursos que van más allá de uno o dos sectores, pero se extienden por toda la columna vertebral de una empresa, sirviendo como base para la acción administrativa.
¿Cómo funciona un sistema integrado?
Un sistema integrado vincula todo el software empresarial utilizado en una organización. La ventaja de esto es que elimina los silos y proporciona una vista unificada de la información interna. Básicamente, es una tecnología que “ata” los sectores y sus procesos.
Para funcionar correctamente, un sistema integrado debe poder conectarse a todo el software utilizado en la organización, incluidos, entre otros, el software de contabilidad, recursos humanos, marketing, ventas y gestión de relaciones con los clientes (CRM).
Los datos recopilados por estas diferentes aplicaciones de software se pueden centralizar en un solo lugar, con diferentes niveles de acceso según la jerarquía del personal.
De esta manera, los empleados pueden tomar mejores decisiones con base en información completa y actualizada.
¿Cuál es el propósito del sistema integrado?
El principal objetivo de un sistema integrado es optimizar el uso de los recursos en todos los departamentos y funciones de la empresa.
También ayuda a garantizar que todos trabajen hacia los mismos objetivos y que la información se comparta de manera efectiva entre las diferentes partes de la organización.
Además, un sistema integrado puede ayudar a automatizar algunas de las tareas involucradas en el funcionamiento de una empresa, haciéndola más eficiente.
¿Cuáles son los tipos de sistema integrado?
Existen diferentes tipos de sistemas embebidos, cada uno con su propio conjunto de características y capacidades.
El tipo más común es el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), que consolida toda la información de los diferentes departamentos y funciones de la empresa en un solo sistema.
Otro tipo de sistema integrado es el sistema de gestión de relaciones con los clientes (CRM), que ayuda a las empresas a gestionar los datos de sus clientes.
Otros tipos de sistemas integrados incluyen el software de gestión de la cadena de suministro (SCM), los sistemas de recursos humanos (HR) y los sistemas de inteligencia empresarial (BI).
¿Cuáles son los beneficios del sistema de gestión integrado?
Impulsar la productividad y mejorar la calidad es el objetivo final de la mayoría de las empresas. En este sentido, el sistema de gestión integrado puede ayudar a optimizar la rutina de producción y brindar una mejor experiencia al cliente.
Con tecnología para respaldar los procesos desarrollados a lo largo de la cadena de valor de una organización, los equipos pueden tomar decisiones más informadas capaces de generar resultados positivos.
Entre los beneficios de adherirse a este sistema, podemos mencionar:
- Ayuda a reducir costos;
- Mitiga el riesgo de errores;
- Mejora la toma de decisiones;
- Ayuda a mejorar la comunicación;
- Ayuda a mejorar la satisfacción del cliente;
- Ayuda a mejorar la eficiencia organizacional;
- Aumenta la transparencia y la rendición de cuentas;
- Crea una única fuente de verdad (SSoT) para la organización;
- Ayuda a garantizar que todos trabajen hacia los mismos objetivos.
- Ayuda a automatizar algunas de las tareas involucradas en el funcionamiento de una empresa;
- La información se comparte de manera efectiva entre diferentes partes de la organización;
- Ayuda a coordinar y optimizar el uso de los recursos en todos los departamentos y funciones de la empresa.
¿Son lo mismo sistemas integrados y ERP?
Puede parecerlo, pero el sistema ERP (Enterprise Resources Management) y el sistema integrado no son lo mismo. Comparten muchas funciones, pero son herramientas distintas.
Básicamente, podemos simplificar en pocas palabras: ERP es un sistema de gestión integrado, pero no todos son un ERP.
Esto se debe a que el sistema Enterprise Resource Planning está compuesto por una sola interfaz, la cual concentra la información de un negocio (normalmente, desde su back office).
Así, además de automatizar varios procesos, también es un entorno amplio y único que permite la actualización de datos en tiempo real.
Es decir, cuando alguien retira un artículo del stock y lo vende, el ERP actualiza tanto el control de almacenamiento como el control financiero.
Por otro lado, el sistema de gestión integrado no es necesariamente una única interfaz. De hecho, en esencia, es el puente entre varios software en una organización.
Por lo tanto, es capaz de alinear diferentes funcionalidades de sistemas individuales para simplificar procesos específicos.
Sistema integrado: ejemplos de sectores que pueden beneficiarse de la solución
¿Todavía tiene dudas sobre la eficacia del sistema de gestión integrado? Trajimos algunos ejemplos de cómo la tecnología puede ayudar en diferentes sectores y empresas.
Logística
Un sistema de inventario integrado puede ayudar a las empresas de logística al integrar múltiples procesos de gestión en una sola plataforma. Esto puede ayudar a agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia de la entrega.
Por ejemplo, la solución asiste en la misión de rastrear los niveles de inventario, coordinar pedidos y administrar los cronogramas de envío.
Al tener toda esta información en un solo lugar, las empresas pueden realizar fácilmente un seguimiento de su inventario y garantizar que los pedidos se completen de manera oportuna.
Además, la plataforma reduce los costos al automatizar muchas tareas y eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente.
Sector finanzas y contabilidad
El sector financiero y contable es uno de los más importantes en cualquier empresa.
Su principal objetivo es controlar los gastos, ingresos y activos para lograr las metas financieras establecidas por la organización.
Por ello, este sector debe contar con un sistema integrado de gestión financiera que le permita optimizar sus procesos y procedimientos, así como racionalizar sus operaciones y mejorar su eficiencia.
Por ejemplo, puede ayudar a optimizar los procesos financieros y reducir los costos. Como resultado, toda la organización puede funcionar de forma más fluida y eficiente, mitigando la posibilidad de errores, lo que permite una gestión más estable.
Área comercial
Con el fin de maximizar la eficiencia, muchas empresas están adoptando un sistema comercial integrado para mejorar sus procesos de venta.
Por ejemplo, si el departamento de ventas necesita realizar un pedido en el taller, puede hacerlo directamente a través del software. Es algo que puede ayudar a reducir la confusión y evitar retrasos.
Además, el sistema puede proporcionar datos valiosos que pueden utilizarse para mejorar la toma de decisiones.
Por ejemplo, si el equipo de ventas nota que ciertos productos se venden mejor que otros, pueden usar esta información para ajustar sus niveles de inventario en consecuencia.
Agroindustria
En la agricultura, como en cualquier negocio, la eficiencia y la rentabilidad dependen de la gestión exitosa de muchos procesos complejos.
Un sistema agroindustrial integrado puede ser una herramienta valiosa para los agronegocios, proporcionando un marco para identificar y resolver problemas potenciales antes de que ocurran.
Acercarse a este tipo de tecnología también puede ayudar a los agronegocios a mejorar la comunicación y la colaboración entre diferentes departamentos y empleados, así como ayudar en el desarrollo e implementación de las mejores prácticas en seguridad, control de calidad y gestión ambiental.
Al agilizar las operaciones y promover la mejora continua, dicho sistema puede ayudar a la agroindustria a alcanzar sus metas y objetivos.
¿Qué debe tener un buen sistema de gestión integrado?
Un buen sistema integrado de gestión empresarial puede marcar la diferencia para una empresa.
Al integrar todas las funciones comerciales esenciales en un solo sistema, puede ahorrar tiempo y dinero a la organización. Además, la herramienta debe ser capaz de proporcionar informes y herramientas analíticas para ayudar en la toma de decisiones.
En concreto, hablamos de una solución capaz de optimizar la productividad de varios sectores a la vez.
Es una forma de potenciar tu planificación estratégica y la capacidad operativa de los diferentes equipos que intervienen en la cadena de valor del negocio.
Otro punto es que el sistema integrado de gestión debe contar con recursos para el seguimiento de indicadores y resultados, con el fin de simplificar la identificación de problemas y oportunidades de mejora.
Paso a paso para implementar un sistema integrado de gestión empresarial
Implantar un sistema de gestión integrado no es tan sencillo como contratar un SaaS. Se necesita preparación. ¿Qué tal si revisamos algunos pasos esenciales?
Evaluación de opciones
El primer paso es evaluar las diferentes opciones en el mercado y sus costos.
Necesita encontrar una solución que satisfaga las necesidades específicas de su empresa y se ajuste a su presupuesto.
También es importante considerar el retorno de la inversión (ROI) del sistema. Es decir, ¿cuánto tiempo llevará que los beneficios del sistema superen los costos?
Elección del modelo
Una vez que haya elegido el sistema que mejor se adapte a sus necesidades, es hora de decidir su modelo de implementación.
Hay dos modelos principales: basado en la nube o en las instalaciones.
Las soluciones basadas en la nube generalmente se basan en suscripción y se puede acceder a ellas desde cualquier lugar con una conexión a Internet.
Las soluciones locales se instalan en los servidores de la empresa y requieren una mayor inversión inicial.
Ambos modelos tienen sus ventajas y desventajas, por lo que es importante elegir el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa.
Etapa de implementación
Ahora que ha elegido su sistema y modelo, es hora de implementarlo. Este proceso se puede dividir en cuatro etapas principales:
- Planificación
- Implementación
- Prueba
- ir a vivir
Es importante involucrar a todas las partes interesadas en cada paso del proceso para garantizar una implementación exitosa.
Una vez que el sistema está funcionando, es importante monitorear su desempeño y compararlo con los objetivos originales.
Esto le ayudará a determinar si el sistema está cumpliendo con sus expectativas e identificar áreas de mejora.
Entrenamiento en equipo
Uno de los aspectos más importantes de una implementación exitosa es capacitar a los equipos que utilizarán el sistema.
Deben estar familiarizados con sus características y funciones para poder aprovecharlas al máximo.
También es importante brindar capacitación continua a medida que se agregan nuevas funciones o se realizan cambios en el sistema.
Personalización
Cuando una empresa comienza a mirar la idea de un sistema de gestión integrado, es importante que entienda que no todos se desarrollan por igual.
Así como cada negocio tiene sus propias necesidades específicas, cada solución debe adaptarse para satisfacer esas demandas.
Después de todo, sería imposible tener un sistema de “talla única” que funcione para todos los negocios en todas las industrias, por lo que es importante asegurarse de que el sistema que elija se pueda personalizar fácilmente para su operación.
Hay algunas maneras diferentes de hacer esto.
Puede comprar un paquete de software listo para usar y luego contratar a alguien para que lo personalice, o puede trabajar con una empresa que se especialice en desarrollar soluciones a medida.
Por lo general, es más económico ir con la última opción.
Si bien tendrá que pagar los costos de desarrollo por adelantado, ahorrará dinero a largo plazo porque no tendrá que seguir pagando los costos de personalización cada vez que actualice su sistema.
Además, trabajar con una empresa que se especializa en el desarrollo de IMS garantizará que su sistema esté diseñado específicamente para su negocio, lo que lo hará más efectivo.
Actualizaciones
Una vez que tenga un sistema implementado, es importante realizar un seguimiento de las actualizaciones. Esta es una máxima que se aplica a todo tipo de tecnología, de hecho.
A medida que su negocio crece y cambia, su sistema deberá actualizarse para reflejar esos cambios.
Además, se agregarán nuevas características y funcionalidades al sistema con el tiempo, por lo que es importante asegurarse de mantenerse actualizado.
Sistemas de gestión TOTVS
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Mucho más allá del ERP, la mayor empresa de tecnología de Brasil es líder en tecnología para la gestión empresarial.
Es decir, nuestras soluciones pueden complementar todo su backoffice, automatizar varios procesos y simplificar la ejecución de la planificación estratégica.
¿Lo mejor? Nuestros sistemas están compuestos por módulos que pueden ser agregados de acuerdo a las necesidades de su negocio y su segmento.
Los mejores sistemas integrados que tu empresa necesita están en TOTVS.
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Conclusión
Un sistema de gestión integrado es una herramienta que se puede utilizar para gestionar todos los aspectos de una operación comercial.
Permite a las empresas optimizar sus procesos y mejorar la eficiencia general.
Es por eso que son tan esenciales para los negocios de hoy. ¿Su empresa ya cuenta con una solución completa para orquestar todos los sectores de la operación? ¡Entonces, cuente con las tecnologías TOTVS!
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