Las rutinas del departamento de personal son fundamentales para el funcionamiento de cualquier empresa.
Además de gestionar todos los aspectos burocráticos relacionados con los empleados, el sector vela por el cumplimiento de las normas internas y la legislación laboral.
Nótese que, por tanto, se diferencia del sector de RRHH, que se encarga de la gestión estratégica de las personas, y no de la burocracia en sí.
En cualquier caso, existen innumerables actividades que requieren atención, conocimiento y organización y tienen un impacto directo en la satisfacción, productividad y retención de los empleados.
¿Estás pensando en cuáles son las 6 funciones del departamento de personal? Pues ya te dijimos que ¡no son sólo seis!
En este artículo presentaremos las 8 rutinas principales del sector y cómo organizarlas de manera eficiente. ¡Seguir a lo largo!
¿Cuáles son las principales rutinas del departamento de personal?
Las rutinas del departamento de personal pueden variar según el tamaño, segmento y cultura de la empresa.
Su objetivo es velar por el correcto cumplimiento del contrato de trabajo y respetar la legislación laboral y de seguridad social.
Teniendo esto en cuenta, existen algunas actividades que son comunes a la mayoría de las organizaciones. Mira cuáles son:
1. Procesos de admisión
El proceso de admisión es la primera etapa en la relación entre el empleado y la empresa. Consiste en realizar todos los trámites necesarios para la contratación del empleado, tales como:
- Solicitar y consultar documentos personales y profesionales;
- Elaborar y firmar el contrato de trabajo;
- Registrar la tarjeta de trabajo y el reloj horario;
- Expedir la insignia y el uniforme;
- Realizar el examen de admisión;
- Registrar al empleado en el sistema de nómina y beneficios;
- Integrar al empleado en el equipo y la cultura de la empresa.
El proceso de admisión debe realizarse con rapidez y precisión, para evitar errores que puedan acarrear problemas legales o desmotivación al nuevo empleado.
2. Despidos y despidos
Otra función del departamento de personal es el proceso de despido o despido. La última etapa de la relación entre el empleado y la empresa es un momento delicado pero necesario.
En esta situación, el sector se encarga de realizar todos los trámites necesarios para extinguir el contrato de trabajo. Eso incluye:
- Comunicar la decisión al empleado y al sindicato de categoría;
- Calcular y pagar las indemnizaciones por despido, cumpliendo con el aviso previo;
- Realizar el examen de despido;
- Desechar la tarjeta de trabajo y el reloj horario;
- Recoger la insignia y el uniforme;
- Desconectar al empleado del sistema de nómina y beneficios;
- Emitir documentos de despido, como el comprobante del seguro de desempleo y la clave FGTS.
Con respeto y transparencia, esta etapa transcurre con mayor fluidez y evita conflictos o acciones laborales.
3. Control de puntos
El control horario es la rutina del departamento de personal que registra las horas de trabajo de los empleados, como hora de llegada, hora de salida, descansos, horas extras, ausencias, retrasos, etc.
Obligatorio por ley en la mayoría de los casos, se puede realizar mediante sistemas electrónicos, mecánicos o manuales.
Actualmente, la adopción del cronometraje electrónico digital facilita enormemente una de las principales rutinas del departamento de personal.
Al fin y al cabo, la tecnología ayuda a garantizar el cumplimiento de la jornada laboral establecida en el contrato de trabajo, así como a calcular pagos y descuentos relacionados con la jornada laboral de los empleados.
4. Gestión de nómina
Una de las actividades del departamento de personal considerada muy burocrática es la gestión de nóminas.
Imaginemos que Débora es la empleada de DP responsable de esta rutina.
Ella es quien calcula y paga los salarios de los empleados. Para ello es necesario considerar datos de control horario, prestaciones, cargas sociales, impuestos, aportaciones sindicales, etc.
Esto exige mucha atención, rigor y puntualidad por parte del profesional, para evitar errores que puedan perjudicar a los empleados o a la empresa.
5. Gestión de beneficios
La gestión de beneficios es la rutina que gestiona las ventajas otorgadas a los empleados además de su salario, como vales de alimentación, vales de transporte, planes de salud y dental, seguros de vida, participación en las utilidades y otros.
Según una investigación de Gartner, el 47 % de los líderes de recursos humanos indican que la experiencia de los empleados es una prioridad para 2023. ¡Y esto incluye comunicar las opciones de beneficios!
En este aspecto, el sector debe desarrollar una política que apoye la acción estratégica del departamento de Recursos Humanos.
Después de todo, los beneficios son una forma de reducir la rotación y retener el talento.
¿Y cómo hacer esto?
La actividad debe realizarse con discreción y equidad para satisfacer las necesidades y expectativas de los empleados y generar ahorro y competitividad para la empresa.
6. Planificación de vacaciones
Otro proceso del departamento de personal que exige atención es la organización de los períodos de descanso de los empleados.
La planificación de vacaciones debe realizarse de acuerdo con la legislación laboral y la política interna de la empresa.
A estos efectos, el responsable de la tarea deberá:
- Emitir el recibo de vacaciones y guía del INSS;
- Reemplazar al empleado durante las vacaciones;
- Calcular y pagar el valor de las vacaciones, más un tercio;
- Negociar el periodo de vacaciones con el empleado y el jefe de área;
- Notificar al empleado de su derecho a vacaciones con al menos 30 días de anticipación.
7. Gestión fiscal
La gestión fiscal es una de las principales rutinas del departamento de personal.
Implica la recaudación de impuestos relacionados con la nómina, como el INSS, FGTS, IRPF y PIS, así como la misión y entrega de obligaciones accesorias, como el CAGED, RAIS, DIRF y eSocial.
Al realizar esta actividad, el responsable también debe considerar la actuación de los sindicatos y lo establecido en los convenios colectivos, ¿no?
Una buena gestión tributaria en este aspecto es fundamental para evitar multas y otras sanciones por parte de las Autoridades Tributarias.
8. Mantener el cumplimiento laboral
Cuando pensamos en las rutinas del departamento de personal, es inevitable hablar de mantener el cumplimiento laboral.
Esta actividad es uno de los principales objetivos del sector, que se encarga de verificar y velar por el cumplimiento de las normas legales e internas que rigen las relaciones laborales en la empresa.
Implica acciones como:
- Prevenir y resolver conflictos laborales;
- Revisar los contratos de trabajo y convenios colectivos;
- Vigilar el cumplimiento de las normas de seguridad y salud en el trabajo;
- Capacitar a los empleados sobre las reglas y procedimientos de la empresa;
- Monitorear los cambios en la legislación laboral, como ocurrió en la Reforma Laboral.
En este punto, el sector debe prestar mucha atención a los sistemas oficiales de transmisión de obligaciones.
SEFIP, Listado Anual de Información Social (RAIS) y Registro General de Personas Ocupadas y Desempleadas (CAGED), son sólo algunos ejemplos.
El mantenimiento del cumplimiento laboral debe realizarse con frecuencia y rigor, para evitar riesgos legales o reputacionales para la empresa.
¿Entiendes las exigencias del departamento de personal? ¡Veamos entonces cómo organizarlos para ganar eficiencia en tu rutina empresarial!
¿Cómo organizar las rutinas del departamento de personal?
Las actividades del departamento de personal son complejas y requieren un alto nivel de organización.
Para que se realicen con eficiencia y calidad es necesario adoptar algunas buenas prácticas, tales como:
Contrata profesionales cualificados
El departamento de personal requiere de profesionales capacitados y actualizados en temas laborales.
Por lo tanto, es importante invertir en contratar y capacitar personas que tengan conocimientos técnicos, experiencia práctica y habilidades de comportamiento para trabajar en esta área.
Invertir en comunicación entre áreas
Un sector que se ocupa directamente de las cuestiones burocráticas de su principal activo, las personas, necesita comunicarse fácilmente con otras áreas de la empresa. Especialmente con RR.HH., contabilidad, finanzas y derecho.
Esto optimiza el intercambio de información, facilita el envío de solicitudes y su respuesta.
Para ello, esta comunicación debe ser clara, objetiva y frecuente, a fin de garantizar el alineamiento de información y demandas.
Planificar obligaciones y plazos
Ante tantos procesos del departamento de personal, tus profesionales necesitan planificación.
Hay muchas obligaciones y plazos que cumplir, como pagar salarios, recaudar impuestos y presentar declaraciones.
Para que esto suceda, es necesario planificarlos con antelación y registrarlos en un cronograma o diario.
De esta manera, es posible establecer un flujo de trabajo eficiente.
Monitorear el desempeño
Como cualquier otro sector empresarial, la DP debe monitorear los resultados de sus actividades a través de indicadores de desempeño.
Estos indicadores pueden estar relacionados con la calidad, la productividad, la satisfacción de los empleados o el coste, por ejemplo.
¿La rotación está relacionada con una mala gestión de los beneficios o con el incumplimiento de las normas laborales? Los indicadores pueden proporcionar esta respuesta.
Con ellos, el directivo puede evaluar si las rutinas se están realizando según lo esperado o si es necesario realizar mejoras.
Cuente con un sistema de control de puntos electrónico
Un sistema electrónico de control horario es una herramienta que facilita la gestión de la jornada laboral de los empleados.
Permite registrar tiempos de forma automática, precisa y segura, utilizando dispositivos como biométricos, tarjetas magnéticas o códigos QR.
La herramienta también genera informes e integra datos con el sistema de nómina.
¿Necesita reducir los errores de cronometraje y el fraude? ¿O su principal dolor es la demora en el cálculo de las horas trabajadas y los montos salariales?
Con esta tecnología, el directivo puede resolver estos problemas, cumplir con la normativa laboral y fiscal, mejorar el control de la jornada laboral y la productividad de los empleados y también aumentar la seguridad y fiabilidad de la información.
Adopte la tecnología
La tecnología es un gran aliado a la hora de optimizar las principales rutinas del departamento de personal.
Las soluciones automatizan y optimizan las rutinas en esta área de varias maneras. Además del sistema electrónico de control horario, existen otros sistemas que pueden ayudar al departamento de personal, como por ejemplo:
- Sistema de nómina: ayuda a calcular y pagar salarios, beneficios, cargos e impuestos.
- Sistema de gestión de personas: optimiza la gestión del desempeño, clima, cultura, formación y desarrollo de los profesionales.
- Sistema de gestión documental: mejora el almacenamiento, organización, consulta, actualización y eliminación de los documentos de los empleados.
- Sistema de reclutamiento y selección: facilita la publicidad de vacantes, la selección de CV, la aplicación de pruebas y entrevistas y la contratación de candidatos.
En resumen, con la tecnología, el sector puede reducir costos y desperdicios, aumentar la productividad y la calidad, mejorar la comunicación y la integración y facilitar la toma de decisiones y la innovación.
No sorprende que el 80% de las empresas utilicen software de recursos humanos, ya que también es útil para encontrar y retener talento, incorporar y realizar un seguimiento del desempeño de los empleados.
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Conclusión
Las rutinas del departamento de personal involucran actividades que impactan directamente en la gestión de sus empleados y el cumplimiento legal de su organización.
Admisiones y despidos, control horario, planificación de vacaciones, gestión de beneficios, nóminas e impuestos son solo algunas de las funciones de este sector.
Y para organizar estas actividades de forma eficiente y con calidad, el directivo necesita invertir en formación, comunicación, planificación, seguimiento del desempeño y, por supuesto, tecnología.
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