El proceso de onboarding es la solución que han encontrado las empresas para que haya una buena integración entre el equipo y los flujos de trabajo de forma más productiva.
Después de todo, contratar a un nuevo empleado es una señal del éxito de la empresa, pero contratarlo es sólo el primer paso de un largo viaje.
Por lo tanto, integrar un nuevo miembro a la cultura organizacional de la empresa puede ser un desafío para los directivos.
El profesional necesita conectar con los valores y misión de la organización, sumergiéndose en su contexto corporativo.
Para ello es necesario tener una buena planificación para que los nuevos profesionales se sientan parte de la empresa más rápidamente. Conozca más sobre el tema y las ventajas que puede aportar a la armonía entre los empleados de una empresa.
¿Qué es la incorporación?
Para entender qué es la incorporación, podemos comenzar con el término. Traducido significa “a bordo” o “embarcar”. Se trata, por tanto, de un proceso de integración de nuevos miembros a una empresa.
De esta forma, el nuevo empleado se familiariza de forma más eficiente con la misión y los valores de la empresa.
El onboarding es una misión de RR.HH., pero debe movilizar a todos los sectores, especialmente a los líderes.
Se cree que el momento de la contratación es cuando el profesional está más motivado y comprometido. Después de todo, en un nuevo trabajo, tu mayor ambición es mostrar buena disposición.
Es el momento perfecto para que se adapte a una nueva cultura organizacional.
Este es precisamente el mayor problema de las nuevas contrataciones sin un proceso de integración eficiente: poco a poco, estos profesionales se sienten desplazados y perdidos en relación con la cultura de la empresa o incluso con el funcionamiento del negocio.
Por eso, según datos de Glassdoor , un programa de incorporación bien ejecutado puede mejorar la retención del talento hasta en un 82%.
Otro dato que aporta el estudio es que una excelente integración puede contribuir a un aumento del 70% en la productividad empresarial desde el primer día de trabajo.
¿Cuál es el objetivo del onboarding?
El principal objetivo del Onboarding es integrar y acoger a nuevos profesionales. Esto fortalece el sentimiento de pertenencia y reduce la posibilidad de abandonar la vacante en cuestión.
Este proceso, además de reducir la rotación, hace que la empresa sea más competitiva y garantiza que el equipo se mantenga más centrado en sus obligaciones.
BambooHR lo vio en un estudio reciente: la empresa descubrió que una buena incorporación ayuda a que los nuevos empleados se sientan hasta 18 veces más comprometidos con la empresa.
¿Cómo funciona la incorporación?
El onboarding es algo que, cada vez más, se vuelve dinámico y con diferentes actividades encaminadas a integrar al nuevo empleado.
Por tanto, no existe una única manera de lograrlo.
Hasta hace unos años, las empresas que hacían esto solían reunir a los profesionales en una sala y darles explicaciones en forma de conferencia. Algo muy sencillo, directo y objetivo.
Sin embargo, con el avance de las tecnologías y el conocimiento sobre el área, este proceso ha cambiado.
Hoy en día, además de las conferencias, es habitual que los profesionales participen en diferentes dinámicas, algunas incluso de gamificación, para sumergirse.
Se trata de actividades presenciales o virtuales que buscan generar cumplimiento, clarificación, además de introducir a los profesionales en la cultura de la empresa y conectarlos con ella.
Recursos como el storytelling son cada vez más utilizados, ya que permiten a los profesionales comprender la historia de la empresa desde sus inicios.
De esta forma, entienden el propósito del trabajo realizado, facilitando su inmersión en la misión y su relación con los valores del negocio.
¿Cuáles son las 4 C de la incorporación?
¿Recuerdas que mencionamos 4 términos arriba? Cumplimiento, clarificación, cultura y conexión. Bueno, no estaban allí por casualidad.
Estas son las 4 C del onboarding: los cuatro niveles que todo buen programa de integración debe contener.
Lo ideal es que toda persona de RR.HH. diseñe su proceso basándose en las 4 C.
Hacen este viaje más práctico. De esta forma, la empresa no corre el riesgo de repetir pasos o hacer el proceso tedioso.
Por el contrario, siguiendo el marco de las 4 C, la organización proporciona un marco comprensible para que la integración sea exitosa.
Obtenga más información sobre cómo se integran estas palabras clave en la incorporación:
Cumplimiento: Implica enseñar y orientar sobre la estructura de los procesos dentro de la empresa, desde los más burocráticos hasta los más sistemáticos, como reglas, valores, políticas internas, obligaciones y código de ética.
Aclaración: Paso imprescindible, ya que busca aclarar todo sobre el nuevo rol del profesional contratado: deberes, responsabilidades, escala jerárquica, herramientas y recursos.
También es un momento para alinear expectativas, para que el nuevo empleado comprenda el nivel de exigencia respecto a sus entregas.
Cultura: El profesional profundiza en la cultura organizacional de la empresa, entendiendo su misión y visión.
Es el momento perfecto para que conozca el clima dentro de la organización, entendiendo ya cómo funcionan las dinámicas.
Conexión: Finalmente, el siguiente paso natural en este proceso y que oficializa tu ingreso a la empresa: crear una conexión interpersonal con los líderes, colegas y las responsabilidades de tu equipo.
De esta forma, es más fácil para el profesional empezar a rendir bien de inmediato, sin necesidad de una gran curva de aprendizaje.
¿Cuáles son los beneficios de invertir en onboarding?
Generalmente las primeras impresiones sobre un lugar pesan mucho a la hora de crear admiración o miedo respecto al entorno.
La incorporación de empleados puede resultar beneficiosa tanto para la empresa como para los propios profesionales.
Algunas de ellas ya las has visto a partir de los datos que mostramos, pero podemos complementarlas con más, como por ejemplo:
- Una experiencia de incorporación negativa puede duplicar las posibilidades de que un nuevo empleado busque otras oportunidades, según Digitate;
- Según datos de CareerBuilder, un buen proceso de onboarding trae varios beneficios, como un mayor compromiso en el trabajo, más confianza para realizar funciones y una mayor confianza de los nuevos empleados en su liderazgo.
Conozca más sobre los principales beneficios de esta técnica:
Mayor compromiso de los profesionales
Los profesionales que se sienten acogidos en el entorno laboral al inicio de su contratación acaban sintiéndose a gusto más rápidamente y comprenden más rápidamente el modelo de negocio, a quién acudir cuando tienen un problema y otras cuestiones burocráticas.
De esta manera, pueden sentirse más motivados para obtener buenos resultados.
Una vez que el empleado ya está familiarizado con la cultura de la empresa, comienza a actuar en consecuencia y desarrolla un sentimiento de pertenencia.
Aumento de la calidad de las entregas.
El proceso también ayuda a la empresa a funcionar como un equipo y trabajar en conjunto para lograr los mejores resultados.
El sentimiento de pertenencia a un equipo y saber que puedes contar con tus compañeros sólo favorece el desarrollo del buen trabajo.
De esta manera la calidad aumenta y el negocio prospera.
Disminución de la facturación
Otro beneficio de incorporar nuevos empleados es la reducción de la rotación profesional.
De esta manera, el equipo se familiariza entre sí y trabaja de forma más productiva.
El hecho de que siempre haya gente yendo y viniendo de la empresa puede perjudicar la calidad del trabajo realizado, así como la imagen de los empleados en la empresa.
Además, también puede haber una pérdida de tiempo en la contratación de candidatos.
Fortalecimiento de la cultura organizacional
Para los nuevos empleados, no siempre es fácil captar el clima y la cultura organizacional.
Y esto va mucho más allá de entender la dinámica laboral, sino entender realmente a quién reportas y cuáles son tus responsabilidades del día a día.
La integración favorece este importante paso, alineando la nueva contratación con las propuestas de la empresa.
Esta etapa se lleva a cabo con la ayuda de RR.HH. y en consulta con los líderes, quienes pueden asesorarlo mejor al comenzar su viaje en la organización.
Retener el talento
Si bien algunas empresas ofrecen buenos salarios, estos elementos muchas veces no son suficientes para retener a los profesionales. Algo falta.
Y ese “algo” puede estar en tu adaptación y comprensión de los procesos y jerarquía de la empresa, factor en el que el onboarding se encarga de profundizar.
Con ello, es posible retener los talentos contratados y, juntos, evolucionar con él, formando equipos comprometidos, sintonizados y altamente calificados.
Este es uno de los sueños de muchas empresas, ¿verdad?
El proceso, por tanto, es una herramienta que permite este escenario positivo: reducir no sólo la rotación, sino los costos que genera la salida constante de empleados.
Formación y desarrollo de capacidades
El proceso de onboarding no funciona sólo como una “guía” para el profesional, ya que existen diferentes formas de aplicarlo.
Uno de los recursos disponibles, y capaz de cualificar en gran medida el programa, es a través de la formación y las cualificaciones.
De esta forma el profesional ya aprende aún más. De esta manera, no sólo te sentirás valorado, sino que agregarás valor a tus entregas desde el principio.
¡Lista de verificación de incorporación para empleados en 5 pasos!
La etapa de onboarding puede comenzar con la descripción del puesto, lo que permite al candidato comprender la cultura organizacional de la empresa y determinar más rápidamente su compatibilidad.
Consulte a continuación otras formas de implementar esta estrategia.
1. Prepárate para tu llegada
El gerente también puede organizar un cronograma de las actividades que se realizarán durante la integración.
Esto hace que sea más fácil organizar qué se hará y cuándo.
Un consejo es crear una lista de verificación de incorporación para los empleados con las actividades necesarias, para garantizar que todo se llevará a cabo. A continuación se muestra un ejemplo de los elementos que puede enumerar:
- Proporcionar el equipo y las herramientas necesarios;
- Configurar correos electrónicos, inicios de sesión en el software de la empresa, etc.;
- Proporcionar acceso a software y programas;
- Notificar al equipo del sector sobre su llegada y coordinar con el líder del equipo las actividades en las que deben participar;
- De ser posible, desarrollar una breve presentación sobre el área de actividad, con la participación del líder del sector.
El primer día se puede dedicar a presentaciones del equipo y a explicar cómo funciona cada sector de la organización.
2. Empleados a bordo
La integración es muy importante al contratar nuevos empleados; por lo tanto, incluya este punto en su lista de verificación de incorporación de empleados.
Puede suceder en un momento donde todos están juntos y hay una conversación para presentar los valores y la cultura de la organización.
Actividades como presentaciones y grupos de conversación ayudan en el proceso de integración. Esto permite que los profesionales veteranos conozcan a los recién llegados y se creen vínculos.
Además de los procesos burocráticos, valora los gestos sencillos, como un almuerzo en equipo, que potencian la integración.
3. Realizar capacitación
En los días posteriores a la contratación del empleado, lo ideal es que se realicen capacitaciones para concienciar al empleado sobre la seguridad en el trabajo y cómo se deben realizar las actividades.
Cada empresa tiene su propia forma de operar, y es fundamental que los profesionales se adapten rápidamente.
Además de familiarizar a los nuevos miembros con los procesos de la empresa, la formación también aumenta su confianza y eficacia en sus tareas.
4. Poner a disposición los documentos de referencia.
Otro punto importante que debe incluirse en la lista de verificación de incorporación de empleados es la provisión de documentos para localizar al nuevo empleado.
La persona debe tener acceso a información sobre la empresa, comprender el sector en el que trabajará y tener acceso a modelos de documentos de uso frecuente en la organización.
- Asegúrese de proporcionar:
- Historia y cultura de la empresa;
- Detalles y objetivos del sector en el que trabajará el empleado;
- Modelos de documentos estándar, como informes, formularios y procedimientos;
- Guías de mejores prácticas y códigos de conducta.
Garantizar este acceso desde el principio no sólo acelera la integración, sino que también refuerza la cultura de transparencia y colaboración de la empresa.
5. Realizar un seguimiento
Finalmente, asegúrese de evaluar el desempeño del profesional en el ambiente laboral.
Buscar comprender, a través de la retroalimentación directa, cómo va el proceso de adaptación, entendiendo puntos donde hay oportunidades de mejora.
Las conversaciones periódicas con los líderes pueden afinar la comprensión de la evolución del profesional y la efectividad del proceso.
Documente los comentarios y utilícelos como información para mejorar su programa de incorporación.
Onboarding Digital: ¿cuáles son las diferencias entre los procesos?
Hoy en día, no se puede decir lo contrario: el trabajo remoto se ha convertido en una práctica habitual para muchas empresas. En este sentido, el proceso de integración se ha transformado.
El método tradicional, realizado de forma presencial, y el onboarding digital, adaptado a la realidad de trabajar desde casa o en cualquier lugar de la oficina, presentan diferencias significativas que impactan directamente en la experiencia del nuevo empleado.
¿Su empresa no sabe cómo llevar a cabo uno de los dos o qué los diferencia? Hemos separado las principales características de cada uno a continuación, échale un vistazo:
En persona
- Entorno Físico: la integración se produce en las instalaciones de la empresa, permitiendo al nuevo empleado familiarizarse con el espacio y sus compañeros.
- Interactividad Directa: es posible hacer preguntas, resolver dudas y establecer relaciones personales de manera inmediata, todo cara a cara con los líderes.
- Materiales impresos: los empleados suelen recibir manuales, guías y otros documentos en formato físico.
- Actividades grupales: las capacitaciones, dinámicas y actividades se realizan de manera presencial, favoreciendo la construcción de vínculos entre los miembros del equipo.
Digital
- Plataformas Virtuales: la interacción se realiza a través de herramientas digitales, desde presentaciones hasta capacitaciones.
- Flexibilidad de Tiempo y Lugar: los empleados pueden acceder a materiales y participar en actividades desde cualquier lugar, siempre que tengan conexión a Internet.
- Materiales digitales: todos los documentos están disponibles en formatos electrónicos, como PDF, videos y presentaciones.
- Networking Virtual: se promueven reuniones y dinámicas virtuales para que los nuevos empleados puedan interactuar y familiarizarse con su equipo.
En teoría, el proceso no cambia mucho y ambos métodos tienen sus ventajas.
Si bien lo presencial ofrece una inmersión directa en la cultura y el entorno de la empresa, lo digital brinda flexibilidad y conveniencia, adaptándose a las necesidades de la era post-COVID.
Lo importante aquí es conseguir que, independientemente del formato, el proceso sea eficiente, acogedor y proporcione al empleado todas las herramientas necesarias para una integración exitosa.
¿Cómo puede el software ayudar a RR.HH. en el proceso de incorporación?
Toda contratación pasa por un proceso de reclutamiento, selección y otros puntos que exigen mucho del sector de recursos humanos.
Para facilitar todo esto existe el sistema de gestión empresarial, una auténtica revolución para crear RRHH Digital.
Con él, puedes automatizar algunos procesos de recursos humanos y hacer que la contratación sea más sencilla y rápida.
El software abarca funciones como cronometraje electrónico, Seguridad y Salud Ocupacional, nómina, evaluación del desempeño y mucho más.
La transformación digital en RRHH tiene un impacto directo en la captación y desarrollo del talento dentro de la organización.
Por eso es importante mantenerse siempre informado sobre las soluciones que impactan en este importante sector de la empresa.
Entre los procesos que el software puede ayudar en el proceso de incorporación, destacamos algunas características:
Automatización y llenado de información.
La forma es una burocracia que pesa en la rutina del profesional de RR.HH. a la hora de contratar.
Con una buena solución digital, automatizas este proceso, con una funcionalidad de llenado que te ahorra tiempo.
De esta forma, el responsable de RR.HH. prepara la documentación más rápidamente y puede centrarse en preparar el programa de integración.
Entrenamientos en línea
La formación que se ofrece a los nuevos empleados no siempre tiene que ser dentro de la empresa.
Es posible compatibilizar actividades, permitiéndole producir desde el primer día y también utilizar su tiempo libre (de común acuerdo, por supuesto) para realizar la formación necesaria.
Integración remota
El software completo le permite crear un entorno de capacitación y capacitación remota para sus empleados.
De esta manera, solo necesitan realizar las pruebas en el sistema y todos los datos estarán disponibles para su análisis de desempeño.
La formación puede estar disponible en un portal, que también permite a los interesados registrarse.
De esta manera, puedes evaluar la demanda de aprendizaje y perfeccionar tu estrategia de formación más allá de la incorporación.
Quédate entrevistas
Una entrevista de permanencia es una conversación entre el directivo y el empleado, con el objetivo de entender qué mantiene al profesional trabajando en la empresa, así como qué espera o desearía como mejoras.
Existen porque se entiende que intentar entender estas cuestiones cuando un empleado se marcha es algo malo, considerado “demasiado tarde” para poder identificar los problemas y resolverlos.
Por tanto, lo ideal es actuar directamente de raíz.
Con el software se pueden programar entrevistas periódicas de estadía con los empleados, catalogando las respuestas para apoyar los planes de acción de la empresa.
Así, de forma sistemática, RRHH y líderes pueden trabajar en mejoras directas a la convivencia y el trabajo en la organización, mejorando toda la cultura organizacional.
TOTVS RH
TOTVS desarrolla sistemas completos para la gestión de empresas y personas en todos los sectores del mercado.
Por ello, cuenta con la tecnología ideal para los RRHH de tu empresa: TOTVS RH.
El sistema automatiza cada proceso del sector, reduciendo la carga burocrática de su equipo y permitiendo más tiempo y concentración para actividades estratégicas, como la incorporación.
Entre las funcionalidades que ofrece para mejorar este y otros procesos del sector podemos destacar:
- evaluación del desempeño del equipo;
- seguimiento de objetivos;
- cargos y salarios;
- entrenamiento y desarrollo;
- ¡es mucho más!
TOTVS RH puede ayudar a su negocio a potenciar la gestión y desarrollo de las personas dentro de la empresa, desde antes de su ingreso a la organización.
¿Quiere saber más sobre la solución y cómo ayudará a su empresa a mejorar el proceso de incorporación de nuevos empleados?
¡Entonces consulta las características y posibilidades de TOTVS RH!
Conclusión
El onboarding tiene un significado que va más allá de la simple integración de los empleados. Se trata de un auténtico hito para la empresa y para el profesional que inicia una nueva etapa en su carrera.
Por tanto, no puede ser una mera formalidad. Es necesario sumergirse en el proceso y ofrecer una experiencia de integración que aporte valor el primer día de trabajo.
Con esto, es posible no sólo involucrar a los profesionales, sino incorporarlos verdaderamente al modus operandi de su organización. Es una forma de romper barreras sociales a través de la unión con el equipo, lo que tiene beneficios como la agilidad en los procesos.
De esta manera, su empresa logra mejores resultados más rápidamente.
Aquí es donde entra la tecnología, como facilitadora del proceso y de todo RRHH, permitiendo desarrollar un programa de onboarding realmente efectivo.
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