Indicadores de productividad: conoce los principales

TOTVS LATAM | 06 septiembre, 2022

¿Conoces la importancia de los indicadores de productividad en el análisis de desempeño y eficiencia de tu empresa?

La respuesta: ¡son imprescindibles!

Después de todo, el crecimiento y el éxito de su empresa solo estarán determinados por la consistencia de los resultados.

Y estos resultados solo se lograrán si su equipo logra constantemente los objetivos y metas establecidas.

Son populares en la gestión empresarial actual y se utilizan ampliamente en todos los sectores empresariales.

Sin embargo, muchos empresarios y directivos no los conocen como deberían. A menudo se atascan al responder preguntas como:

  • ¿Qué tan importante es para el negocio?
  • ¿Cuáles son los diferentes tipos de indicadores?
  • ¿Cuáles son las diferencias entre indicadores y métricas?
  • ¿Cuál es la funcionalidad de los indicadores de productividad?
  • ¿Cómo definir los mejores indicadores de productividad para tu estrategia?

Pero no te preocupes, en esta completa guía sobre indicadores de productividad daremos respuesta a todas tus dudas sobre el tema.

¿Listo para aprender más? ¡Continua leyendo!

¿Qué son los indicadores de productividad? 

Los indicadores de productividad, un tipo muy conocido de KPI (o indicadores clave de rendimiento), son medidas cuantificables que se utilizan para comprender si se están cumpliendo los objetivos comerciales.

A través de los indicadores, es posible comprender cómo va la relación entre la producción, los recursos, los procesos y los resultados de la empresa en un período de tiempo determinado.

Así, los gerentes pueden comprender e interpretar el nivel de entrega de diferentes maneras, tanto cualitativa como cuantitativamente.

Cuando se habla de indicadores de productividad, es importante entender que no se trata de una entrega cuantitativa, sino de hacerlo en el menor tiempo y manteniendo la calidad.

Durante el texto, también nos referiremos a los indicadores como KPI, pero tenga en cuenta que esto es solo una conceptualización, ya que son un tipo específico de indicador de desempeño cuando se enfocan en la lógica de la productividad.

También vale la pena mencionar que no todas las empresas tienen los mismos indicadores.

Todo depende de sus criterios de desempeño individual y de equipo y de las prioridades de la industria y del negocio en su conjunto.

Sin embargo, sin fanfarria: generalmente, los indicadores siguen estándares preestablecidos y utilizados por toda la industria, el comercio minorista y otros segmentos del mercado.

¡Por eso se usan tanto!

En general, medir el desempeño de los empleados es una parte esencial de la evaluación de la salud financiera de una empresa.

Después de todo, si el capital humano es su principal activo, debe asegurarse de que su inversión en ellos realmente esté dando sus frutos.

¿Para qué sirven los indicadores de productividad?

Los indicadores de productividad empresarial son una parte esencial para medir los éxitos y fracasos de su negocio.

Es a través de los KPI que los propietarios y gerentes de negocios tienen una visión general de cómo se está desempeñando su negocio, o industrias individuales, en un momento dado.

Objetivamente, por lo tanto, es posible decir que los indicadores de productividad sirven como guías para la estrategia empresarial.

Ayudan a las organizaciones a comprender si la empresa se dirige en la dirección correcta y, de no ser así, dónde debe centrar sus esfuerzos e inversiones.

Cabe mencionar que, en relación a la conceptualización del indicador de productividad, no importa exactamente lo que mida.

Después de todo, su objetivo es casi siempre el mismo: mejorar la salud organizacional. 

Por lo tanto, cualquier gerente (tanto en sectores como en negocios completos) hoy necesita comprender qué constituye un KPI.

En general, puede encontrar tres formas diferentes de un indicador de productividad:

  • Cuantitativo : Presentado en forma de números;
  • Práctico : Se integra bien con los procesos existentes de la empresa;
  • Accionable: Se puede poner en aplicación práctica para efectuar el cambio deseado.

Para ser eficaz, un indicador de rendimiento debe basarse en datos legítimos y debe proporcionar un contexto que refleje los objetivos comerciales.

Por eso es tan importante invertir en plataformas digitales para hacer esta medición.

Los KPI también deben definirse de tal manera que los factores externos fuera del control de una empresa no puedan interferir con ellos.

Otro tema importante es que los KPI deben tener un período de tiempo específico, desglosado en puntos de control de precisión clave.

¿Cómo funcionan los indicadores de productividad?

Los indicadores de productividad están intrínsecamente ligados a los objetivos estratégicos de una empresa.

Los gerentes y directores usan estos indicadores para evaluar si están en el camino correcto mientras trabajan para lograr estos objetivos.

Por lo tanto, es necesario que el equipo primero defina un índice estándar para el proceso que será analizado. Es el nivel base para la comparación.

Luego el equipo realiza el proceso, analiza los resultados y hace la comparación.

Este es el proceso lógico detrás de analizar cómo funciona. Pero, ¿cómo construir estos indicadores? Depende de algunas cosas:

  • Entender el momento de la empresa;
  • Establecer metas a corto, mediano y largo plazo;
  • Encuentre en estos objetivos los indicadores que puedan comprobar el avance estratégico;
  • Establecer metas para los indicadores, también con diferentes plazos;
  • Involucrar a todo el equipo para que se realice el trabajo y se realice la lectura de los indicadores.

Ahora, ¿qué significa todo esto en la práctica? Veamos algunos ejemplos:

  • El equipo de ventas puede buscar nuevos ingresos, captar nuevos clientes u optimizar el canal de ventas.
  • Un equipo de atención al cliente puede medir el tiempo de espera promedio y el porcentaje de llamadas que dan como resultado una evaluación positiva de la encuesta posterior a la llamada.
  • Un sector de marketing digital puede analizar la contribución de las ventas generadas por el sector, como las influenciadas por acciones de marketing de contenidos o mediante el seguimiento de leads.
  • Las áreas de producción del negocio pueden medir la eficiencia de los procesos productivos, además de contar con métricas de calidad.
  • Los departamentos de RRHH pueden medir la rotación de empleados, entre otras métricas relacionadas, para ello, disponer de indicadores propios de recursos humanos es fundamental y totalmente integrado con la productividad.

Así, los directores y gerentes monitorean estos indicadores a lo largo del tiempo. Si es necesario, ajustan los planes y programas de la empresa para cumplir mejor con los objetivos estratégicos de la empresa.

¿Cuál es la importancia de los indicadores de productividad para las organizaciones?

Los indicadores de productividad son importantes para ayudar al crecimiento de la empresa, la satisfacción de los empleados y la calidad del producto final.

Comprender la situación de la empresa en relación con sus objetivos

Permiten a los gerentes realizar una variedad de mediciones, desde el desempeño de los empleados hasta el progreso de la organización hacia una meta o un conjunto de metas.

Al fin y al cabo, su principal utilidad es precisamente esa: entender qué tan lejos o cerca estás de cumplir un objetivo corporativo.

Entonces, considera un caso hipotético: una empresa que busca generar 100 leads por mes en lugar de 50.

Un indicador podría indicar que su equipo de marketing solo está generando el 30% de su capacidad para adquirir nuevos clientes potenciales. 

Como gerente, se da cuenta instantáneamente del progreso de su equipo de ventas, así como de por qué no están alcanzando la cantidad deseada de clientes potenciales.

Esto se debe a que cuando puede medir sus objetivos, tiene la oportunidad de ver dónde se está equivocando.

Así, es posible identificar la raíz del problema y tomar decisiones asertivas y rápidas para sortear la situación y lograr el objetivo.

Enriquece el ambiente corporativo

Otro factor que enfatiza la importancia del indicador de productividad es que su aplicación crea un ambiente de aprendizaje en la empresa.

¿Qué quiere decir eso?

Pues con la capacidad de evaluar aciertos y errores a una escala muy cualificada, es posible tener a mano datos relevantes de los procesos internos.

Y no se equivoque: antes de tomar cada decisión, hay mucha conversación y alineación.

Después de todo, el objetivo es la mejora continua, que contribuye al enriquecimiento de la cultura organizacional.

De esa manera, en el momento en que la lectura de un indicador sea negativa, sabrá con quién hablar y de qué hablar.

Es una forma de dirigir la retroalimentación, actuando “justo sobre la herida”.

Es decir, en cierto modo, comprometerá y valorará a los empleados.

Y por supuesto, de la misma manera, la lectura de los indicadores puede servirte tanto a ti como gerente como a los empleados para considerar los objetivos y metas.

¿Son lo suficientemente realistas? ¿Son muy desafiantes? ¿Necesita modificaciones?

Las respuestas a estas preguntas las puede alcanzar leyendo los KPI en profundidad.

Actualizaciones en tiempo real para vencer a la competencia

Dependiendo del tipo de operación de su empresa, el uso de indicadores de productividad puede ser fundamental para medir el desempeño en tiempo real de su empresa.

Es un tipo de información vital para las empresas insertas en segmentos de mercado altamente competitivos y cuya carrera contra la competencia es siempre uno de los mayores objetivos.

Los datos en tiempo real que proporcionan los KPI le permiten realizar ajustes sistemáticos en su planificación.

Esto puede parecer poco, pero son acciones calculadas que evitan la necesidad de hacer cambios frenéticos al final de cada mes.

Ajusta su percepción de los empleados

Con indicadores de productividad, su empresa tiene a mano datos detallados sobre el desempeño de los empleados.

Este nivel de lectura evita que caigas en trampas e imprecisiones en la lectura de estadísticas, asumiendo causas equivocadas para los efectos negativos que siente tu negocio.

¿Quieres un ejemplo?

Puede suponer que un empleado se está desempeñando mal porque tiene problemas de puntualidad o falta de compromiso con la empresa.

Sin embargo, sin indicadores, no tienes pruebas cuantificables de esto.

Con un KPI, es posible comprender si este tipo de evaluación es correcta o no, cambiando su percepción de las causas de este problema.

Así, por ejemplo, puede ocurrir que entiendas que el bajo rendimiento está más ligado al nivel de las tareas burocráticas que llenan el día a día del empleado, que a su compromiso en sí.

Sirve como un impulso moral para el equipo.

Cualquiera que sea líder o gerente sabe lo difícil que es trabajar la moral dentro del ambiente laboral.

La motivación es un elemento clave para el éxito empresarial y para mejorar la cultura organizacional.

A menudo puede ser difícil motivar a su equipo cuando los objetivos establecidos solo se pueden lograr una vez al trimestre o al año.

Aquí es donde los indicadores de productividad juegan un papel clave.

Puede ser muy gratificante y motivador para los empleados recibir informes positivos por cumplir con ciertos KPI mientras tanto, y los resultados suelen ser instantáneos.

Es una acción simple, pero crea un sentido de propósito capaz de mantener al equipo enfocado en lograr sus objetivos.

Los 6 principales indicadores de productividad

Es importante entender que, antes de utilizar indicadores de productividad, es necesario conocer sus diferentes tipos y aplicaciones.

Como ya hemos mencionado, la industria y el mercado operan con KPIs predefinidos y estandarizados. Su uso puede agilizar la construcción e implementación de una estrategia exitosa.

Consulte los principales tipos de indicadores:

Indicadores de calidad

El indicador de calidad suele ser una característica de un proceso. Se trata más de decisiones comerciales que de números en sí mismos.

Las opiniones, por ejemplo, son indicadores cualitativos, generalmente tomados de encuestas internas de satisfacción.

En el caso del indicador de calidad, el foco está más en entender la razón o justificación detrás de una decisión empresarial, y no en entender cómo se llegó a ese punto.

Indicadores de capacidad

El indicador de capacidad se utiliza normalmente para medir el nivel de entrega productiva durante un período de tiempo. Este es un cálculo puramente cuantitativo.

Al leerlo, es posible identificar la cantidad de bienes producidos, por ejemplo, buscando el cumplimiento de los objetivos comerciales.

Indicadores estratégicos

Los indicadores de estrategia tienen un alcance más amplio: se refieren a la participación de mercado de la organización.

Es decir, su posición en relación a los competidores, la cuota de mercado. Buscan mostrar el éxito de la estrategia en un panorama más amplio que involucra el entorno externo de la empresa.

Es un buen indicador para entender el valor que tiene tu empresa en relación al producto en el mercado. 

Indicadores de rentabilidad

Los indicadores de rentabilidad buscan comprender la estabilidad económica, el crecimiento y la viabilidad del negocio de una empresa.

Algunos de los KPI más comunes en este contexto incluyen el margen de utilidad bruta, la utilidad neta, las cuentas por cobrar y los índices de activos.

Proporcionan una visión directa de la salud financiera de una empresa, buscando comprender el sector responsable de la mayor ganancia.

Indicadores de competitividad

Los indicadores de competitividad son una serie de factores que tienen como objetivo identificar tu potencial para desbancar a la competencia.

Es decir, hablamos tanto de los precios de sus productos y servicios, el salario promedio, entre otros.

Indicadores de facturación

Los indicadores de rotación tienen como objetivo medir la tasa de rotación del negocio, entendiendo sus porqués y cómo mejorar este aspecto del negocio.

Aquí hablamos del número de despidos, de solicitudes de baja y también de la tasa de jubilados (que también sirve para medir el envejecimiento de tu plantilla).

¿Cómo se pueden utilizar los indicadores de productividad?

Los indicadores son las herramientas de navegación que utilizan los gerentes para comprender si la empresa está en un viaje exitoso o se está desviando del camino de la prosperidad.

El conjunto correcto de KPI ilumina los aspectos clave de la productividad y destaca las áreas que pueden necesitar atención. Así, es posible decir que los indicadores son herramientas para la toma de decisiones.

Es decir, estos KPIs están íntimamente ligados a los objetivos estratégicos y ayudan a responder las preguntas más críticas de un negocio.

Por lo tanto, un buen punto de partida es identificar estas preguntas.

A los gerentes y directores les queda la tarea de responderlas.

Y este es el hueco para encontrar los mejores indicadores y aplicarlos en el negocio, incorporándolos a los objetivos estratégicos.

Aquí, también vale la pena señalar la diferencia entre indicadores y métricas de productividad.

Lo que muchos expertos ven es una diferencia vital en la forma en que ven los dos conceptos: la métrica es solo una medida, mientras que el indicador tiene un contexto.

Por ejemplo, el tamaño de su base de clientes es una métrica. Algo importante, sin duda, pero sin un peso específico a la hora de hacer comparaciones.

Está claro, sin embargo, que las métricas son importantes (ayudan en varios procesos, como pronósticos financieros y otros estudios).

Y es por eso que luego deben transformarse en indicadores.

¿Como?

Con la definición de un objetivo, la creación de un criterio de éxito (objetivos y plazos), la recopilación de datos y la creación de una fórmula (utilizando una o más métricas).

Allí tenemos un indicador, compuesto por varios elementos, contextos y, lo que es más importante, métricas (o múltiples métricas).

Y entonces sí, al hacer comparaciones, es posible tener una visión amplia y definida de la organización o de un sector de ella.

¿Cuáles son las ventajas de establecer indicadores de productividad?

No cabe duda que el uso de indicadores de productividad puede traer innumerables beneficios a un negocio, ¿verdad? Pero en medio de tanta teoría, muchas veces se pierde el factor práctico.

Por tanto, en el día a día, ¿cómo se pueden reflejar los indicadores en ventajas? Nosotros explicamos:

Mejorar los procesos

Los indicadores juegan un papel importante al servir como guía para los procesos comerciales internos.

A través de ellos, es posible comprender los éxitos y fracasos de una estrategia.

¡Es una forma asertiva de corregir el rumbo y aun así lograr excelentes resultados!

Detectar errores

Cuando hablamos de “comprender los éxitos y los fracasos”, es porque la lectura de indicadores de productividad nos permite sumergirnos en el proceso.

Es decir, tanto en su parte operativa como estratégica.

Así, es posible detectar y comprender los errores cometidos, trazando un nuevo plan de acción para evitar repetirlos, o incluso corregirlos.

Optimizar las demandas

Al comprender los procesos internos y lo que los afecta, los gerentes pueden optimizar las demandas.

La razón es simple: el análisis de indicadores permite tener un mejor nivel de toma de decisiones, es decir, dónde enfocar el tiempo y esfuerzo del empleado o equipo, agregando valor real al negocio.

Identificar oportunidades

Cuando se tiene control sobre procesos y ejecuciones, se tiene una visión general completa del trabajo de los equipos.

Esto le permite a usted, como gerente, comprender cómo dirigirse mejor a los empleados, identificar oportunidades para mejorar los procesos, así como necesidades de recursos específicos.

Aumento de la rentabilidad 

Finalmente, el uso de indicadores está intrínsecamente ligado a una cultura orientada a resultados.

En otras palabras, el objetivo es siempre desarrollarse, buscando la mejora continua.

Al implementar y alentar a los empleados a seguir los indicadores, fomenta una cultura de resultados que se refleja directamente en el bolsillo de la empresa, aumentando su rentabilidad.

¿Cómo definir los indicadores de productividad de su empresa?

Al momento de definir indicadores de productividad, una empresa debe comenzar por considerar los factores que el equipo de gerentes y líderes utiliza en la gestión de la organización.

Luego debe considerar e identificar si estos factores ayudan a evaluar el progreso de la empresa frente a las estrategias definidas.

También es necesario asegurarse de que los KPI definidos sean realmente claros para quienes los leen.

La razón es sencilla: de esta forma te aseguras que tanto profesionales de la empresa como externos (como una consultoría, por ejemplo) lleguen a las mismas conclusiones.

Lo más importante en este proceso es conocer la relevancia de los indicadores para su negocio, sector u operación que se está evaluando.

Sea cual sea el objetivo que se fije su empresa, asegúrese de que los indicadores sean realmente cruciales para el éxito del negocio.

¿Cómo utilizar los indicadores de productividad?

El uso de indicadores de productividad en sí mismo no es precisamente complicado.

Es necesario implementarlos en su proceso y definir un responsable de monitorearlos.

Recomendado probarlos por áreas, dividiendo así:

  • Indicadores de alta gerencia: logro de metas corporativas, éxito operativo, desempeño de la cartera de productos, expansión de la base de clientes.
  • Indicadores de producción: capacidad productiva, tiempo de entrega, tiempo de producción y eficiencia de las rutinas de mantenimiento.
  • Indicadores financieros: cumplimiento de la planificación financiera, flujo de caja y contabilidad, punto de equilibrio económico o financiero.
  • Indicadores comerciales: presencia en el mercado y eficiencia de las estrategias de marketing.

Una forma de optimizar la dinámica de análisis y retroalimentación de tu equipo en base a los indicadores es adoptar metodologías ágiles en tu proceso interno.

Entonces, si su empresa opta por la retroalimentación diaria o semanal, es posible anclarse en las premisas de estas metodologías y marcos para optimizar este tipo de entrega.

Muchas reuniones pueden ser enemigas de la productividad, algo que tus indicadores buscan atestiguar. Así que las pruebas siempre son bienvenidas.

Y por último, el uso de una herramienta de gestión puede ser determinante.

Usando la tecnología, puede organizar prioridades, compartir indicadores de manera más eficiente y centralizar la información y toda la comunicación.

¿Cómo se puede utilizar la tecnología para aumentar la productividad?

La tecnología puede jugar un papel importante en la búsqueda de una mejor productividad. Una lectura rápida a través de nuestros contenidos y ya puede confirmar que esto es un hecho.

Pero, ¿con qué tecnología es esto posible?

La tecnología es en sí misma un facilitador de la actividad humana. Por lo tanto, toda plataforma digital tiene como objetivo optimizar una tarea, depende de ti identificar los principales cuellos de botella y obstáculos productivos para definir cuál es mejor para tu negocio. 

Un ejemplo funcional es el sistema de gestión TOTVS, un referente en tecnología e innovación. Con él, tiene una infraestructura completa que puede ayudar a su back office, automatizando varias tareas, integrando sectores y centralizando datos.

Ahora bien, si su problema está más centrado en la parte comercial, las demandas de su equipo de ventas y el contacto con el cliente, una herramienta de CRM, que puede integrarse en el ERP de su empresa, también es una tecnología muy eficiente que puede traer mucha productividad a su empresa. 

¿Entiendes cómo todo dependerá de las necesidades de tu empresa? Pero la ventaja es que estos módulos pueden integrarse al TOTVS ERP, un software robusto y personalizable de acuerdo a los indicadores de productividad de su empresa. 

Es la decisión más asertiva para las empresas que buscan mejorar su productividad, optimizar sus indicadores y presentar mejores resultados. ¡Vea el sistema de gestión TOTVS!

Conclusión

La búsqueda de mejores resultados pasa por optimizar la productividad.

Sin embargo, para lograr este resultado, no basta con invertir en recursos, personal o en la simple reformulación de procesos.

Es necesario tener organización para conducir a la empresa a la cultura de mejora continua, donde los indicadores servirán de guía para un servicio integral y multidimensional para la empresa.

Por lo tanto, el uso de indicadores de productividad es fundamental para reducir errores, involucrar al equipo, aprovechar mejor los recursos y lograr mejores resultados.

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