Gestionar un negocio exitoso de forma coherente sólo es posible con un software de gestión.
No es común ver emprendedores con décadas de experiencia empresarial que no utilicen un sistema para optimizar su gestión.
¿El resultado? El negocio se estanca o simplemente es tragado por los avances de la competencia.
Sin embargo, no existe un solo software para gestionar una empresa, de hecho es necesario entender las necesidades operativas y la realidad financiera.
A lo largo de este artículo, hemos separado la información principal para mostrar la importancia del software de gestión para la consolidación y expansión de empresas de todos los tamaños y sectores.
Sigue leyendo para descubrir qué sistemas de gestión son los más beneficiosos para tu negocio.
¿Qué es el software de gestión?
El software de gestión es una tecnología compleja que mantiene a las empresas organizadas, eficientes y garantiza el bienestar del personal.
Puede abarcar desde sistemas de gestión de tareas hasta software que ayuda a gestionar los historiales y datos de los clientes, así como los departamentos de RRHH.
Con diferentes tipos de software de gestión con tantas soluciones para las empresas, cada vez es más popular que los gerentes utilicen estas funciones para una mayor productividad y organización.
Al fin y al cabo, este tipo de software va mucho más allá de mejorar los resultados de cualquier empresa y crear un sistema más ágil.
¿Cuál es la función del software de gestión?
El software de gestión desempeña un papel esencial en el mundo empresarial moderno.
Permite a las empresas acceder rápida y fácilmente a la información y los datos que necesitan, al tiempo que proporciona herramientas invaluables como el seguimiento del tiempo y el almacenamiento de documentos importantes.
Al utilizar software de gestión, las empresas tienen un sistema más eficiente.
La operación se vuelve menos dependiente de actualizaciones manuales, como registros y tareas repetitivas, lo que deja espacio para la ejecución de funciones más productivas.
En última instancia, este tipo de software proporciona una herramienta integral para que las empresas operen de manera efectiva.
¿Cuáles son los beneficios de utilizar un software de gestión empresarial?
La tecnología aplicada a la gestión comercial no es nueva, ya que históricamente tenemos registros de comerciantes chinos que utilizaban el ábaco para cálculos más ágiles.
Imagínense el salto que supuso hacer cálculos más precisos y mucho más rápidos, para las ventas en el comercio de la época.
Hoy en día, la gestión es aún más compleja y el software se mantiene al día con estas necesidades y agrega beneficios como:
1. Integración de sectores e información
La gestión optimizada de las empresas implica una comunicación rápida y asertiva entre todos los sectores.
Por ejemplo, el cierre de una venta necesita información del departamento financiero, si el vendedor tiene que ir tras un responsable, se puede perder la oportunidad.
Con el software de gestión, esta información está integrada, por lo que está disponible para todos los sectores.
2. Agiliza la comunicación del equipo
Incluso cuando la información no está disponible en la plataforma de gestión, los empleados responsables están allí, por lo que el contacto es más rápido.
Incluso para la planificación estratégica, tener estos datos a solo unos clics de distancia optimiza en gran medida los procesos operativos.
3. Reducción de costes
El acceso a datos importantes y la comunicación ágil por sí solos ya representan una reducción de costos, ya que en las operaciones corporativas el tiempo es dinero.
Además, el software de gestión permite automatizar diversas tareas, incluida la comunicación con los clientes.
De esta forma, los empleados tendrán tiempo para dedicarse a otras tareas, sin tener que hacer nuevas contrataciones.
4. Aumenta la productividad
Al automatizar procesos, alivias a tus equipos que podrán trabajar mejor, enfocados en mejorar sus funciones.
También es importante destacar que la automatización de procesos ha disminuido, tal vez se puedan cero errores, lo que evita retrabajos.
Tareas como la comprobación de los datos de las transferencias bancarias, por ejemplo, llevan tiempo y siguen estando sujetas a errores humanos.
Cuando automatizas, el tiempo es más corto y sin errores.
5. Facilita el seguimiento de los resultados
Para comprender si el rendimiento de una empresa va por buen camino, es necesario establecer objetivos y utilizar indicadores para supervisar.
Con un software de gestión tienes la posibilidad de aplicar varios KPIs y exportar informes detallados.
Esto no solo permite un monitoreo más preciso, sino que también genera información más precisa para mejorar sus procesos.
Conoce los principales tipos de sistemas de gestión
El objetivo principal de los sistemas de gestión empresarial es optimizar los procesos y organizar la información relevante para el buen funcionamiento de la operación.
Existen softwares con características específicas para cierto tipo de sectores, pero en esencia, se basan en dos modelos principales: los CRM y los ERP.
A continuación, entendamos las diferencias de cada uno.
Distribución de los recursos
CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management, o Gestión de Relaciones con los Clientes en portugués.
El nombre ya indica que este software tiene como objetivo gestionar los datos de los clientes de las empresas, pero su aplicación está gestionada por estrategias de marketing.
El objetivo es optimizar los procesos de captación de leads y cualificarlos a través de herramientas como un embudo de ventas, por ejemplo.
En resumen, el CRM tiene un uso más estratégico en el sentido de buscar soluciones para mejorar los productos y servicios utilizando la percepción de sus clientes.
Un buen CRM necesita estar integrado con otro software para ser efectivo, y uno de ellos es el ERP.
ERP
El acrónimo significa Planificación de Recursos Empresariales, que se traduce libremente como Planificador de Recursos Empresariales.
En la práctica, es un sistema para que centralices toda la información operativa de tu negocio y monitorees los procesos con métricas e indicadores.
Mientras que el CRM se centra en el marketing y las ventas, el ERP es mucho más completo y abarca todas las áreas de la empresa.
Ambos son complementarios y, cuando se usan juntos, le brindan un control aún mayor de las actividades y también herramientas para una planificación más asertiva.
Un punto a destacar sobre los ERP es que las principales soluciones del mercado se pueden personalizar para que funcionen de forma óptima para las necesidades de tu actividad.
Por último, los ERP tienen una mayor posibilidad de integración, y pueden conectarse a plataformas gubernamentales para agilizar la presentación de documentos fiscales, como eSocial, por ejemplo.
Ejemplos de sectores que pueden beneficiarse del uso de software de gestión
En esencia, cualquier tipo de operación se puede mejorar con un software de gestión, sin embargo, en algunas áreas existen aplicaciones específicas.
Echa un vistazo a algunos sectores en los que un sistema de gestión añade numerosos beneficios.
Industria
La tecnología es esencial para aprovechar la productividad en las industrias, desde la fábrica hasta la administración.
Los sistemas integrados con otras soluciones proporcionan al gerente las herramientas para monitorear de cerca el progreso de la operación.
También es posible monitorear los recursos y tener una base de datos para tomar decisiones más asertivas.
Además, los conceptos de Industria 4.0 están totalmente alineados con la aplicación del software de gestión en las fábricas.
Logística
La logística y la tecnología han sido aliadas durante mucho tiempo, después de todo, ¿te imaginas el transporte de larga distancia sin la ayuda de un GPS?
Sin embargo, este es solo el primer paso, porque para una cadena de suministro de extremo a extremo más eficiente, se necesita una gestión más sofisticada.
El uso de un sistema de enrutamiento ha contribuido a que la planificación de rutas sea más eficiente dentro de las necesidades específicas de transporte de su negocio.
Sector financiero y administrativo
La importancia de tener organizadas las finanzas de la empresa es innegable y seguro que ya lo sabes.
Sin embargo, los números se vuelven más complejos a medida que la empresa crece, por lo que la gerencia debe mantenerse al día con estos avances.
Alimentar las hojas de cálculo clásicas es un comienzo, pero no te llevará muy lejos y aún abre mucho margen de error.
Con un sistema de gestión financiera y administrativa, tiene un control más preciso de los procesos y aun así integra todos los sectores para obtener datos totalmente precisos.
También es necesario destacar que los datos financieros son fundamentales para el control fiscal y tributario, que son actividades que requieren precisión, al fin y al cabo, serán inspeccionados.
RH
Aquí tenemos uno de los puntos más importantes de la gestión de una empresa, que es el sector de los recursos humanos.
Desde la selección de buenos profesionales hasta la retención del talento, el sector puede contar con amplios datos e historial para tomar decisiones más asertivas.
La gestión de los beneficios que ofrece la empresa también se puede optimizar a través de un sistema de gestión, así como mejorar los procesos del día a día a través del feedback de los empleados.
Otro punto es que en este proceso se pueden automatizar varias burocracias, dejando tiempo para que las actividades se preparen para el bienestar del personal.
Toda esta eficiente gestión de RRHH basada en datos permite la creación de planes de carrera que dan a los empleados la oportunidad de crecer junto con la empresa.
Marketing y ventas
Desde la llamada revolución digital se ha creado el término marketing 4.0, que es una innovación que ha traído varias tecnologías a las estrategias del área.
Herramientas como el embudo de ventas, la metodología AIDA, el Net Promoter Score, entre otras, solo se implementan con alto rendimiento a través de tecnologías.
Para el marketing, un buen CRM es fundamental, sobre todo cuando funciona integrado con otras plataformas como Google Analytics.
Estas tecnologías contribuyen a una planificación más eficaz, a la mejora de los procesos y, en consecuencia, a un aumento de las ventas.
Las estrategias que utilizan el CRM se trabajan desde la captación de leads en diversos canales, pasando por una cualificación de contactos e incluso una postventa con un mayor índice de fidelización.
Venta al por menor
En cuanto al marketing y las ventas, el software de gestión minorista es muy importante, ya que trabaja en varios frentes.
El comercio minorista es una de las áreas más competitivas, y aquellos que no utilizan la tecnología se quedan atrás de la competencia.
Las grandes empresas ya lo utilizan, ya que es una operación que necesita un control de inventario muy estricto, una previsión de la demanda asertiva y una política de precios flexible.
Sin un buen sistema de gestión, se hace más complejo cuidar tantos frentes.
Por ello, además de buscar soluciones completas que satisfagan todas estas necesidades, es necesario contratar sistemas omnicanal.
En otras palabras, para ser competitivo a un alto nivel en el comercio minorista, necesita diversificar sus canales de venta para llegar a un público más amplio.
¿Las pequeñas empresas también pueden beneficiarse de esta solución?
Tener un software de gestión empresarial para pequeñas empresas puede parecer un gasto innecesario al principio.
Esto si consideramos que una pequeña empresa no tiene tantos procesos como para demandar un sistema más complejo.
Sin embargo, existen sistemas de gestión de varios tamaños, lo que cambiará son los recursos disponibles.
Independientemente del tamaño de su operación, tener una gestión eficiente utilizando la tecnología es una inversión que vale la pena, solo encuentre la opción adecuada para su realidad.
En promedio, ¿cuál es el valor del software de gestión?
Hoy en día el mercado presenta varias opciones, algunas bastante simples, otras extremadamente complejas.
El principal software del mercado utiliza planes mensuales, y los costos dependen del tamaño y las necesidades de la empresa contratante.
¿Cuál es el mejor software de gestión empresarial?
El mejor software es el que satisface las necesidades de tu negocio.
Puede ser una frase cliché, pero es cierto, ya que como gestor, necesitas invertir de forma planificada.
Además, hay que tener en cuenta algunos factores para una elección más asertiva, como por ejemplo:
- Integración con otro software en su operación;
- Posibilidad de escalar, es decir, aumentar los recursos a medida que la empresa crece;
- Soporte técnico de fácil acceso para responder preguntas, brindar capacitación, etc.;
- Constantes actualizaciones de software e implementación de nuevas funcionalidades.
Estos son los principales ítems a tener en cuenta, además de comprobar si los demás recursos ofrecidos cumplen con las particularidades de tu negocio.
Sistemas de gestión TOTVS
Pensar en software de gestión en el mercado brasileño pasa invariablemente por las herramientas de TOTVS.
Desde hace años, somos líderes en el segmento de tecnología para empresas, y los sistemas de gestión de TOTVS cuentan con una gama de herramientas que sirven a todo tipo de empresas.
Nuestros ERP son personalizables, por lo que, independientemente del tamaño de su operación, tenemos una solución eficiente que se ajusta a su presupuesto.
Estamos a la vanguardia de la tecnología, lo que significa que nuestros sistemas se mejoran constantemente, agregando aún más rendimiento a nuestras soluciones.
Conclusión
El software de gestión es una realidad en las empresas de Brasil y de todo el mundo.
Las necesidades de intercambios de información ágiles con proveedores y clientes exigen soluciones sofisticadas.
Por lo tanto, el uso de ERP y CRM se convierte en una inversión vital para que su empresa se establezca y crezca en un mercado cada vez más competitivo.
TOTVS trabaja en la creación de tecnología para promover el mejor desempeño para empresas de todos los tamaños, con sistemas de gestión que se adaptan a su realidad.
Consulte los detalles y comprenda cómo podemos ayudar a su empresa a prosperar.
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