El informe de ventas es un documento indispensable en el mundo empresarial, ya sea una gran, mediana o pequeña empresa.
Al fin y al cabo, este tipo de informes es capaz de proporcionar potentes insights sobre el área comercial de una empresa, que pueden guiar a un directivo en la toma de decisiones.
Sin embargo, a pesar de su relevancia en la gestión de una empresa, no todos los líderes comerciales saben por dónde empezar a elaborar su informe o muchas veces ni siquiera comprenden la relevancia de este material.
Con estas preguntas en mente, ¡preparamos este contenido! Aquí te hablaremos de la importancia de generar un informe de ventas y también te mostraremos los pasos esenciales para crear un documento completo. ¡Verificar!
¿Qué es un informe de ventas?
El informe de ventas es un documento que reúne diversa información y datos sobre el área comercial de una empresa, como por ejemplo:
- Número de ventas realizadas en una región;
- Número de ventas realizadas por cada vendedor;
- Valor determinado en ventas en un período determinado;
- ¿Cuántas ventas provinieron de las redes sociales?
- Tasa de abandono del carrito;
- Entre otros.
Vale la pena señalar que la información recopilada en un informe de ventas dependerá de la estrategia del gerente y de lo que quiera analizar y comprender.
¿Cuáles son las ventajas de tener un informe de ventas?
Un informe de ventas puede utilizarse para evaluar el desempeño de los vendedores o para mostrar a los socios y superiores los resultados obtenidos en el área comercial en un período determinado.
A partir de esto, es posible saber qué funciona y qué no y dónde es necesario realizar ajustes para mejorar el crecimiento empresarial.
En este sentido, son varios los beneficios que presenta el informe de ventas para una empresa.
El primero de ellos, como ya hemos dicho, es la oportunidad de realizar ajustes específicos a las estrategias e incluso a los objetivos creados para el sector.
Además, este documento también puede proporcionar algunas previsiones de ventas, lo que ayuda a estimar los presupuestos y el flujo de caja. Con ello, es posible adoptar medidas que contribuyan a un retorno más allá de lo esperado.
Otra ventaja muy destacable del informe de ventas es el hecho de que promueve la transparencia de todas las acciones relacionadas que se llevan a cabo en la empresa. Esto contribuye a la rendición de cuentas y a una atmósfera de confianza y seguridad.
Por último, pero no menos importante, la elaboración de este documento también ayuda al equipo de ventas a trabajar de forma conjunta y colaborativa para alcanzar las metas y objetivos establecidos para el sector.
¿Cómo hacer un informe de ventas?
Ahora que sabes qué es y la importancia de elaborar un informe de ventas, quizás te estés preguntando cómo crear uno de manera asertiva y completa para que traiga los beneficios esperados, ¿verdad?
Por eso, hemos enumerado algunos consejos y pasos importantes que no deben quedar fuera de esta producción. ¡Échale un vistazo!
Tener un objetivo definido
El primer paso es definir un objetivo. En otras palabras, comprenda lo que quiere de ese informe. ¿Mostrarlo a los gerentes o empleados? ¿Entiendes el desempeño del equipo o sabes de dónde provienen tus mayores ingresos?
Estas son sólo algunas preguntas que debes hacerte para luego definir cuál es tu objetivo con el informe. Pero por qué?
Porque esto te ayudará a crear un documento con sólo la información necesaria, conciso y claro. Después de todo, una gran cantidad de datos puede dificultar su interpretación y hacer que el informe sea menos eficiente.
Analizar el embudo de ventas
También es muy importante que realices un análisis preciso del embudo de ventas de tu empresa para saber cuáles son las etapas del viaje de compras y cómo funcionan en tu negocio.
Esto puede ayudarlo a obtener información valiosa sobre los problemas existentes en su negocio que impiden la conversión de clientes dentro del embudo.
Además, es posible tener una visión general de otros puntos, como oportunidades abiertas, precios de venta, etc.
Establecer el periodo de análisis y el formato.
Antes de crear el informe, también debes establecer el periodo que pretendes analizar, así como cuál será el formato del documento.
En el primer punto, definir si el análisis de datos será semanal, mensual o semestral. Esto es importante para que puedas organizar y planificar la recopilación de información, así como para poder realizar comparaciones asertivas.
De esta forma podrás comparar el rendimiento de las ventas entre un mes y otro o entre una semana y otra, por ejemplo.
En cuanto al formato del informe, tenga en cuenta que dependerá en gran medida de su objetivo y de quién verá el documento.
Si es solo para redactar el análisis comercial o contable de la empresa, puede ser en una simple hoja o en Docs. Sin embargo, si vas a presentarlo ante un equipo u otros directivos, entonces necesitarás transformarlo en diapositivas con recursos gráficos.
Por eso es tan importante que el primer paso sea definir los objetivos, como ya hemos mencionado, ya que esto guiará toda la construcción del informe.
Tener información precisa a mano
No hay forma de preparar un informe sin tener la información que guiará su elaboración, ¿verdad? Esto significa que debe tener todo lo que necesita para crear su documento.
Aunque esto varía dependiendo de tu objetivo, podemos enumerar la siguiente información que es esencial:
- Boleto promedio;
- Valor de las ventas;
- Productos agotados;
- Número de ventas realizadas;
- Productos o servicios más vendidos;
- Canales utilizados para realizar ventas;
- Cargo y nombre de los empleados del equipo comercial;
- Días y horarios en los que se diagnosticaron más ventas.
Incluya los ingresos y las ventas totales realizadas.
Dos puntos que bajo ningún concepto pueden quedar fuera de tu informe son los ingresos obtenidos en el periodo analizado y el número de ventas que se realizaron en ese tiempo definido.
Esto le permitirá comprender si los ingresos de su empresa tienen sentido para la cantidad de productos vendidos o si son incompatibles.
Si es posible, solicite al equipo de ventas que describa la categoría de productos vendidos para comprender cuál tiene más ventas.
Por otro lado, si tu venta es de servicios, no de productos, este es un paso que no será posible detallar. Así que ¡ten la seguridad!
Evaluar la estacionalidad
Es común que en determinadas épocas del año haya mayor o menor demanda de tu producto o servicio, ¿verdad?
Por eso, también es importante que tengas en cuenta esta estacionalidad a la hora de crear tu informe, sobre todo si es semestral o anual.
Esto quiere decir que es necesario identificar en el documento cuáles son los datos estacionales para no hacer comparaciones entre un periodo que tiene mayor demanda con uno que es temporada baja para tu negocio.
Además, al diagnosticar la estacionalidad, es posible crear algunas estrategias para mover el área comercial en momentos en que las ventas son menores, como crear condiciones para descuentos y promociones.
Incluir ventas por cliente
Si está en el sector B2B, su informe también debe incluir información sobre las ventas por cliente, como por ejemplo:
- Nombre de la empresa;
- Boleto de venta promedio;
- Productos más comprados;
- Monto gastado en cada artículo;
- Entre otras.
Esto te ayudará a entender en qué casos será necesario fortalecer la relación para que el cliente te compre más en el siguiente ciclo, así como crear estrategias para valorar y retener a un cliente más sólido.
No olvides las ventas totales por vendedor.
También es muy importante elaborar el informe dejando claras las ventas realizadas por cada comercial del equipo comercial.
Aquí deberás detallar tanto el valor total de las ventas como el número de ventas realizadas durante el periodo analizado.
Este punto es importante para que puedas ver el desempeño individual del empleado, gestionar asertivamente las comisiones y crear metas específicas.
Definir el ticket promedio
Quizás ya lo sepas, pero el ticket promedio es un indicador que muestra el valor promedio de las ventas en un período determinado. Saberlo es importante para que sepas si está muy por debajo o muy por encima del ideal.
De hecho, los profesionales comerciales y financieros suelen creer que es necesario aumentar el número de clientes para obtener mejores ingresos, cuando en realidad se trata de aumentar este indicador.
En este sentido, para ser muy precisos, debes definir el ticket promedio de las ventas totales y el de cada producto o servicio vendido en un período determinado.
Añade métricas importantes
Además del ticket medio, también es muy importante que tu informe de ventas presente otras métricas comunes.
Al fin y al cabo, son muy importantes para medir los resultados de las acciones del equipo comercial (y de marketing) y determinar si se alcanzaron los objetivos y metas.
En este sentido, algunas métricas que no debes dejar fuera de tu informe son:
- Ventas por vendedor: como ya mencionamos, esta es una métrica que debe mostrar el valor total de las ventas de cada empleado y la cantidad de ventas que realizó en un período.
- Tasa de conversión de preventa: acciones realizadas por visitantes y clientes potenciales durante el proceso de compra.
- Volumen de reuniones realizadas: analiza cuántas reuniones fueron necesarias para que el cliente cerrara finalmente la compra.
- Ciclo de ventas a partir de la reunión celebrada: mide el tiempo dedicado a cada cliente para completar la venta.
- Rendimiento por producto vendido: analiza la cantidad de ventas por categorías de productos que ofrece la empresa.
Crear una conclusión sobre el informe.
Al final del informe, es muy importante que crees una conclusión sucinta con los principales puntos inferidos durante su elaboración.
Es decir, el final del documento debe contener la principal información y datos relevantes para su comprensión y para posteriormente indicar los caminos a seguir.
Cuente con un CRM
Por último, es muy importante que tengas un software CRM.
Esto se debe a que simplemente te hará la vida más fácil al proporcionarte rápidamente todos los datos que necesitas para preparar tu informe, además de contar con comandos que pueden ofrecerte información valiosa en el área comercial.
En caso contrario, es decir, si no dispones de un CRM, toda la información para la creación del informe tendrás que realizarla manualmente.
Esto, además de ser laborioso, puede resultar en la falta de datos importantes, ya que puedes olvidar algunos o simplemente no saber dónde encontrarlos.
Por lo tanto, para agilizar tu rutina y producir un informe más asertivo, ¡la herramienta CRM es esencial!
TOTVS CRM
Como vio anteriormente, para producir un informe de ventas completo y de calidad, necesita una herramienta CRM.
En este sentido, TOTVS CRM se presenta como una excelente opción considerando que automatiza las ventas y gestiona los clientes en un solo lugar.
Es decir, tienes la tranquilidad no sólo de realizar todas tus actividades diarias, de forma práctica y sin complicaciones, sino también de saber que, a la hora de elaborar tu informe, estará creado en unos minutos. Ya que todos los datos están ahí.
En este sentido, debes saber que TOTVS CRM:
- Está 100% en la nube;
- Se integra con varios ERP;
- Permite un control total de las ventas realizadas y en curso;
- Permite la creación de formularios para cada negociación;
- Proporciona paneles intuitivos para monitorear los resultados.
Además, la herramienta TOTVS te permite incrementar tus ventas, ya que, durante la gestión de la relación con el cliente, te ofrece recursos estratégicos para escalar tu empresa en el mercado, tales como:
- Control de agenda, actividades y documentos;
- Control de oportunidades a través de tarjetas;
- Liderar la investigación por segmento y región;
- Planificación y análisis de ventas;
- Herramienta para personalizar informes.
Por tanto, si necesitas gestionar mejor tus ventas para incrementar tus resultados, conoce TOTVS CRM y todas las herramientas que ofrece para hacer tu día a día más sencillo y optimizado.
Conclusión
Ahora que conoces la importancia del informe de ventas para tu negocio y las instrucciones detalladas paso a paso para elaborarlo, no hay más motivos para no querer completar este paso tan importante para tu empresa, ¿verdad?
Por eso, cuenta con TOTVS CRM Gestión de Clientes para crear este documento imprescindible y gestionar todas tus actividades de ventas. De esta manera, tu rutina seguramente se optimizará, tus decisiones serán más estratégicas y podrás entregar lo mejor a tu cliente.
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