¿Sabes qué es el check-in en un hotel? Esta es una de las operaciones más básicas y también más importantes del sector de la hostelería. Cuanto más optimizado esté, mejor será la experiencia del huésped.
Sin embargo, muchos líderes empresariales y gerentes de la zona restan importancia a su importancia y recurren a métodos obsoletos e inconvenientes para registrar a los huéspedes.
Además, cabe destacar que se trata de una operación crucial para un buen control de huéspedes en un establecimiento. Favorece un mejor mantenimiento de los alojamientos y ayuda a mitigar el overbooking.
¿Qué tal entender más? Hay mucho por explorar y saber cuándo la pregunta es “¿qué es el check-in?”, por eso hemos preparado una guía básica con todo lo que necesitas saber.
¡Sigue leyendo para seguir aprendiendo!
¿Qué es el check-in en un hotel?
Al fin y al cabo, ¿qué es el check-in? En un hotel, es el proceso mediante el cual los huéspedes se registran y se les asigna una habitación. Es decir, es la confirmación del ingreso al establecimiento.
Esta operación es común en diversos servicios, como aeropuertos, hostales, posadas y eventos de todo tipo.
En un negocio del sector de la hostelería, existen varias formas de realizar el check-in, como por teléfono, de forma digital o presencialmente en la recepción del hotel.
Las diversas opciones (que hoy en día son cada vez más variadas) sirven para hacer el proceso más cómodo para el huésped. Esto evitará que tengas que hacer cola en recepción.
Cabe recordar que también existe un proceso opuesto al check-in, que es el check-out, que se realiza cuando el huésped abandona el establecimiento.
Una vez completado el check-in y asignada la habitación, el huésped recibirá una llave que le permitirá acceder a su alojamiento.
¿Cómo funciona el check-in en el hotel?
Ahora que comprende qué es el check-in, es hora de comprender cómo funciona esta operación. Antes de hablar de la parte práctica, cabe destacar: existen diferentes formas de registrar a un huésped.
La forma más convencional es realizar el check-in directamente en la recepción del establecimiento, donde se resuelven todas las dudas y se detallan todas las ventajas.
Además, el proceso de check-in suele implicar rellenar un formulario de registro, presentando un documento de identidad válido.
Aquí, el pago de la estancia puede realizarse en este momento (antes de que el huésped se instale), sin embargo, muchos hoteles también ofrecen la opción de pagar solo al realizar el check-out.
Por supuesto, todo ello sin tener en cuenta otras opciones de pago, como las cuotas a través de Marketplaces de hosting y aplicaciones como Airbnb.
Luego del check-in, el huésped recibe una llave que le permitirá el acceso a sus instalaciones.
Sin embargo, este es sólo el método más convencional.
Algunos establecimientos ya ofrecen la opción de realizar el check-in online.
Es decir, al llegar al lugar, podrás rellenar el formulario de identificación (enviando una foto de tu documento de identidad, por ejemplo) en una aplicación o página web.
Así, validar la reserva es rápido y práctico, sin tener que hacer cola. Esto es lo que llamamos auto check-in.
La liberación de habitaciones dependerá del nivel de tecnología del hotel, ya que hoy en día existen cerraduras electrónicas y digitales que no requieren llave física.
Es decir, el acceso a la sala se podrá conceder con una contraseña temporal, proporcionada en la aplicación o vía correo electrónico.
Sin embargo, dependiendo del establecimiento, la entrega de llaves podrá realizarse personalmente, simplemente automatizando la parte burocrática del proceso, o incluso otorgando acceso a una caja fuerte que contenga las llaves.
Nuevamente, todo dependerá del nivel de tecnología adoptado por el establishment.
¿Qué importancia tiene este paso?
Independientemente del negocio, cuando hablamos del sector hostelero, entender qué es el check-in y su importancia es fundamental para quienes se ocupan de la gestión de inmuebles, habitaciones o lugares a alquilar.
Esta operación garantiza que el propietario o los administradores conozcan no sólo el flujo de entrada y salida de huéspedes, sino que también tengan acceso a toda su información más importante.
De esta forma, es posible confirmar los datos de la reserva y, por supuesto, resolver las consultas de los huéspedes.
Dependiendo del establecimiento existen diferentes niveles de alojamiento, que garantizan variados accesos y ventajas.
Aunque toda esta información se divulga con antelación, es una buena práctica recordársela a los huéspedes en el momento del check-in. Esto elimina brechas que podrían causar dolores de cabeza en el corto plazo.
Otro punto es que el check-in es un paso confirmatorio importante para que el hotel:
- saber que se le pagará (mediante algún método de pago acordado);
- Entiende cómo organizar tu agenda de alojamiento, incorporando futuras estancias tan pronto como finalice la anterior.
Finalmente, el check-in permite al hotel capturar datos importantes sobre los huéspedes, como sus destinos y fechas de viaje, que pueden resultar útiles con fines de marketing y análisis.
Esta es una excelente manera de crear una primera impresión positiva de su hotel y garantizar que los huéspedes tengan una estadía satisfactoria.
¿Qué necesito para registrarme en un hotel?
Ahora bien, ¿qué deben hacer los huéspedes para registrarse con éxito en un hotel? Los documentos de facturación varían de un establecimiento a otro, pero normalmente incluyen:
- Confirmación de la reserva (un código proporcionado por correo electrónico, normalmente);
- Documentos de identificación (en el extranjero es común pedir pasaporte);
- Información de otras personas que acompañen al huésped que realizó la reserva, como medida de seguridad;
- Los datos de tu tarjeta de crédito o débito para garantizar que cualquier gasto adicional se cargue automáticamente, como artículos retirados del minibar, habitaciones extra o acceso a servicios de pago.
Esta información quedará registrada en un formulario de inscripción. Al completar el check-in, recibirá la llave de su habitación y otra información útil sobre su estadía, como horarios de desayuno y otros servicios disponibles.
¿Cuáles son las formas de hacer el check in en el hotel?
Como comentamos a lo largo del contenido, existen diferentes formas de realizar el check-in en un hotel, desde las más convencionales hasta las más modernas. ¿Qué tal si profundizas un poco más sobre cada uno de ellos?
Hemos elaborado una lista para explicarlos todos, échale un vistazo:
En línea
Existen algunos establecimientos que ofrecen la opción del check-in online, a través de diferentes canales de comunicación, como por ejemplo:
- chatbot;
- Solicitud;
- Sitio web del hotel;
- Formulario en linea;
- WhatsApp (con servicio automatizado o no);
En este sentido, el check-in online ofrece algunas ventajas tanto para el establecimiento como para el propio huésped.
Para el hotel, es una forma de integrar automáticamente los datos proporcionados con el sistema de gestión del hotel.
Además, es una forma de reducir la carga de trabajo de los recepcionistas, lo que incluso agiliza el equipo. Es decir, mayor ahorro para tu bolsillo.
Para los clientes es mucho más cómodo, práctico y rápido, lo que les permite anticiparse al proceso.
Móvil
El check-in móvil sigue los pasos del modelo anterior, pero se realiza exclusivamente a través del teléfono móvil.
Es ideal para establecimientos que cuentan con aplicaciones o sitios web responsivos, con una opción de check-in bien optimizada, para no generar estrés y ser fácilmente realizable.
Aun así, muchos de los canales de los que hablamos anteriormente encajan en esta categoría, ya que son métodos “hermanos”.
Por tanto, las ventajas son las mismas.
Como (posible) desventaja podemos mencionar el trabajo extra que requiere el huésped para descargar e instalar la aplicación del hotel en su smartphone, ocupando espacio en su memoria.
Por este motivo, es interesante contar con una app optimizada, responsive y que no pese a los dispositivos móviles.
En persona
A la hora de aprender qué es el check-in, el método más convencional es el presencial.
Para ello, el huésped deberá llegar al establecimiento y dirigirse al mostrador de recepción, donde se realiza el proceso de registro.
En este momento, todo el servicio es personal, lo que incluye también comunicar las normas del hotel (o entregar un libro de bienvenida) y todos los demás detalles.
Automatizado
El check-in automatizado normalmente se produce mediante un sistema de autocheck-in ubicado en el propio hotel, como un tótem de servicio o quiosco de autoservicio que permite a los huéspedes agilizar el proceso.
Es un método que aprovecha tecnología de punta, como la Inteligencia Artificial, para acelerar el proceso.
¿Qué es la salida del hotel?
El check-out del hotel es el proceso mediante el cual un huésped devuelve la llave de su habitación al establecimiento y finaliza su estancia.
Suele realizarse el día de tu salida, aunque se puede realizar online antes de tu fecha de salida, adelantando servicios posteriores como la limpieza.
Al momento del check-out, el hotel verificará que la habitación fue devuelta en las mismas condiciones en que la encontró el huésped y que se realizó el pago por todos los servicios utilizados.
Si la habitación está en malas condiciones, el hotel podrá cobrar un cargo extra por limpieza. Después del check-out, el huésped ya no tendrá acceso a la habitación ni a los servicios del hotel.
Las funciones de pago incluyen:
- Inspección de la habitación o propiedad alquilada;
- Pago de cualquier cargo pendiente;
- Conteo de artículos consumidos o que sufrieron daños y averías.
- Devolución de llaves, tarjetas de acceso y otros elementos que fueron entregados en el check-in.
El proceso de salida del hotel puede variar ligeramente de un lugar a otro, pero es común seguir estos pasos.
Comprender el concepto de check-in anticipado y check-out tardío
Early check-in y late check-out son servicios que prestan los hoteles y otras empresas de hostelería para que los huéspedes puedan llegar antes o salir más tarde de la hora permitida.
Son servicios que normalmente tienen un coste adicional para el huésped, pero que ofrecen más flexibilidad.
Por ejemplo, un cliente cuyo vuelo aterrizó dos horas antes de lo programado puede necesitar realizar el check-in temprano.
En el mismo sentido, un huésped que esté asistiendo a una conferencia y se le informe que uno de los paneles del evento llegará con cuatro horas de retraso podrá verse obligado a solicitar un late check-out.
Son medidas extraordinarias, pero garantizan una mejor experiencia para los huéspedes.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que los horarios de check-in temprano y check-out tardío pueden variar según el hotel. Algunos hoteles cobran por esta operación, mientras que otros la ofrecen de forma gratuita.
¿Su hotel/casa de huéspedes debería ofrecer check-in flexible?
Mucha gente piensa que su hotel o casa de huéspedes debería ofrecer un check-in flexible, pero ¿es realmente así? Aquí hay algunas cosas a considerar antes de tomar una decisión:
1. ¿Cuál es su ventana de check-in?
Si son solo unas pocas horas, es posible que no sea necesario un check-in flexible. Sin embargo, si el período de registro es más largo, puede resultar útil una mayor flexibilidad.
2. ¿Con qué frecuencia tienes invitados que llegan temprano o tarde?
Si es poco común, es posible que no valga la pena el esfuerzo de realizar un check-in flexible.
Ahora bien, si normalmente recibes huéspedes fuera de la ventana de check-in, la flexibilidad es una buena forma de aumentar tus opciones.
3. ¿Qué tipo de propiedad administra?
Si se trata de una casa de huéspedes pequeña, es posible que el check-in flexible no sea práctico.
Sin embargo, si se trata de un hotel grande con muchas habitaciones, el check-in flexible puede resultar útil.
4. ¿Cuáles son sus procedimientos de check-in?
Si tiene un proceso de check-in simple, es posible que no sea necesario un check-in flexible.
Sin embargo, si tiene un proceso de check-in más complejo, un check-in flexible puede resultar útil.
5. ¿Cuáles son las necesidades de sus huéspedes?
Si sus invitados son ejecutivos y líderes de negocios que necesitan registrarse en horarios inusuales, o incluso familias con niños pequeños que necesitan registrarse temprano, el check-in flexible puede resultar útil.
Ahora bien, si tus huéspedes tienen un perfil de personas de vacaciones, viajeros de ocio sin necesidades especiales, puede que no sea necesario un check-in flexible.
En última instancia, la decisión de ofrecer o no un check-in flexible depende de su propiedad individual y de las necesidades de los huéspedes. No hay una respuesta correcta o incorrecta; es simplemente algo a considerar antes de tomar una decisión.
¿Cómo garantizar un proceso de check-in eficiente para los huéspedes?
Registrarse en un hotel puede ser un proceso que requiere mucho tiempo, especialmente si hay muchos huéspedes haciendo fila.
Sin embargo, hay algunas medidas que el personal del hotel puede tomar para garantizar una experiencia de check-in eficiente para todos.
Cuando llegan los invitados, es importante que sean recibidos con una sonrisa. Esto los hará sentir bienvenidos y tranquilos.
El check-in debe ser rápido y sin complicaciones para que los huéspedes puedan relajarse y disfrutar de su estancia lo antes posible.
Primero, asegúrese de tener a mano toda la información necesaria sobre el huésped, incluido su nombre, dirección y número de teléfono. Luego confirme la fecha de check-in y check-out.
Luego puede proporcionar al huésped las llaves de su habitación y guiarlo hasta los servicios del hotel.
Una idea es utilizar un sistema de check-in electrónico, que puede ayudar a acelerar el proceso de check-in tanto para el personal del hotel como para los huéspedes.
La tecnología como aliada en el sector hotelero
La tecnología está cada vez más presente en nuestras vidas. Simplifica las tareas y hace que las rutinas sean más eficientes.
En el sector hotelero también puede ser un gran aliado para los empresarios, ayudando a gestionar el negocio y ofreciendo un servicio de calidad a los huéspedes.
Con la tecnología es posible automatizar varias tareas, desde el proceso de reserva, pasando por el check-in hasta el check-out.
Es una inversión que simplifica la rutina administrativa y reduce errores, con la automatización de innumerables procesos.
Con el software de gestión hotelera es posible tener un control total sobre las ventas, stocks, finanzas, reservas y atención al huésped. Esto ahorra tiempo y reduce costos con procesos manuales.
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Conclusión
Entendiendo qué es el check-in, su importancia, las diferentes formas de realizarlo y cómo tu organización puede mejorarlo, das un paso más en la optimización de la experiencia del huésped.
Sin embargo, invertir en el check-in no es simplemente una cuestión de contratar más recepcionistas.
Hay diferentes maneras de hacerlo, y la principal es confiar en tecnologías que aceleren procesos como este, que tienden a ser muy burocráticos.
¡Por eso, cuente con las tecnologías TOTVS para Hotelería!
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