Debido al llamado viaje digital, cada vez más la gestión empresarial adopta herramientas de planificación de recursos empresariales. Pero, ¿cuáles son las ventajas del ERP?
Los datos y la información de las empresas son ahora activos clave para la gestión, sirviendo como base para una comprensión estratégica que impulse la mejora de procesos y actividades.
En este contexto, el uso de herramientas como el software ERP, diseñadas para optimizar la gestión de la información, se ha vuelto esencial en las operaciones diarias de las empresas.
En este artículo, exploramos las 10 ventajas que un ERP puede ofrecer a las empresas, destacando los beneficios en términos de productividad, eficiencia e integración de los procesos de gestión.
¡Sigue adelante y que tengas una gran lectura!
¿Cuáles son las ventajas del ERP?
Echa un vistazo a la lista de las 10 ventajas del ERP a continuación.
1. Eliminación de procesos manuales
A lo largo del desarrollo de sistemas y software de planificación de recursos, la automatización ha adquirido fuerza y amplitud a partir de los nuevos recursos tecnológicos y la digitalización de los procesos.
En la actualidad, el ERP permite eliminar actividades y procesos manuales, realizando una integración automatizada entre diversos departamentos y sectores de la empresa.
Este escenario aporta un mayor dinamismo y sinergia en el intercambio de información, en la tramitación de demandas y, sobre todo, en la productividad alcanzada por la empresa.
Además, vale la pena recordar que el software más moderno tiene la ventaja de la aplicabilidad en diversos sectores, con miras a adaptarse a las demandas productivas y económicas de segmentos específicos; desde la agroindustria hasta la logística.
Por lo tanto, una de las ventajas del ERP está presente en su capacidad para automatizar procesos y eliminar pasos manuales.
2. Escalabilidad
En la actualidad, uno de los principales retos de las empresas es adaptar su estructura para poder seguir el ritmo de crecimiento del negocio y mantener una gestión eficiente.
Esto se debe a que, a medida que una empresa crece, es necesario controlar más variables y más información forma parte de su rutina.
En este contexto, una de las ventajas del ERP es la escalabilidad. A partir de esta característica, es posible adaptar el sistema a cada momento del negocio.
Por ejemplo, imagina que, en la fase inicial, una empresa aún no necesita un CRM robusto alimentado con datos profundos sobre las interacciones con los clientes.
Sin embargo, a medida que la empresa se desarrolla y amplía sus horizontes, el CRM puede ser necesario.
Por lo tanto, el ERP debe estar listo para integrarse con esta y otras soluciones tecnológicas, con el fin de mejorar la calidad y la profundidad del análisis de gestión del negocio, escalando a medida que surjan las demandas.
3. Fortalecimiento de la seguridad de la información
Otra ventaja del ERP es el refuerzo de la seguridad de la información.
Como se ha dicho, hoy en día los datos representan activos valiosos para las empresas y, por esta razón, es necesario protegerlos.
En este sentido, el ERP es capaz de promover una verdadera revolución en la gestión de la información.
El punto central de este refuerzo es la centralización de la información en un único repositorio.
Esto significa que los gerentes y profesionales de TI no necesitan gastar esfuerzo y recursos en proteger diferentes bases de datos, sino solo una, el ERP.
Actualmente, es muy común que los ERP estén interconectados con los servicios en la nube.
Esta característica mejora aún más la seguridad de la información al asignar los datos a centros de datos externos, totalmente preparados para hacer frente a los factores de riesgo para la integridad y equipados con sistemas de seguridad adicionales, como copias de seguridad continuas, redundancia, cifrado, etc.
4. Flexibilidad y acceso remoto
Trabajar con un ERP moderno también facilita la vida de los profesionales que necesitan mantenerse al día con el flujo de información de la empresa, como el director financiero.
Hoy en día, con el fuerte atractivo del mercado móvil e Internet, el software ERP es más completo y está más conectado, permitiendo el acceso remoto y el seguimiento en tiempo real de la información empresarial más importante.
Esto optimiza el trabajo de los tomadores de decisiones, que pueden acceder al sistema desde cualquier ubicación y en cualquier momento, agilizando la definición de estrategias o la identificación de puntos de atención que necesitan ser resueltos rápidamente.
En un mercado exigente y vertiginoso como el actual, tener un control activo sobre los sistemas de la empresa puede ser un diferencial, sobre todo en negocios con diferentes sucursales, donde los directores están en constante movimiento entre uno y otro.
5. Reducción de costes
En cuanto a los costes, hay varios puntos que se pueden mencionar para demostrar el potencial positivo y las ventajas del ERP.
En primer lugar, la modernización de las rutinas burocráticas reduce los cuellos de botella operativos, permitiendo no solo una operación más ágil, sino aún más dirigida y centrada en el negocio principal de la organización.
Otro factor interesante y ventaja del ERP es la disminución del número de sistemas dentro del negocio.
Al tratarse de una solución destinada a centralizar los datos, las actividades y la información, es natural reducir la demanda de sistemas auxiliares o incluso adicionales.
Así, por ejemplo, no es necesario disponer de un software específico para el control de inventarios, u otro para documentar los pedidos de los clientes y otro para ayudar en la gestión financiera.
Es decir, con una sola herramienta es posible gestionar todos estos pilares de actividades, reduciendo costes y esfuerzo en la adquisición y soporte informático de un gran número de sistemas.
6. Disminución del tiempo de respuesta en las transacciones
No hay forma de no mencionar el valor que representan unas decisiones más ágiles y precisas en el contexto empresarial.
Con un alto flujo de solicitudes e interacciones, a muchas empresas les resulta difícil procesar toda la información y dar una respuesta rápida al cliente.
Con el ERP, hay una disminución en la ocurrencia de este escenario en las organizaciones.
Y es que, con este tipo de sistemas, se imprime en el negocio un flujo comunicativo e informativo mucho más dinámico.
Por ejemplo, los sectores financiero y comercial trabajan de forma más concisa, intercambiando información en menos tiempo, lo que garantiza un procesamiento de pedidos más rápido y más ventas.
Sin embargo, mucho más que reducir el tiempo de respuesta, otra ventaja del ERP es garantizar una mayor regularidad en los procesos.
Siguiendo el mismo ejemplo de los sectores financiero y comercial, hay que considerar que esta integración permite transacciones más seguras, alineando la aceptación del riesgo con los objetivos comerciales de la empresa.
También cabe destacar que esta misma característica positiva es útil en la relación con los proveedores, quienes también están informados de las necesidades de la empresa de una manera más precisa, pudiendo programarse de manera eficiente para abastecer stocks y mantener la disponibilidad de los productos, sin perjudicar al consumidor.
7. Parametrización de la información
Como hemos visto, los datos y la información son prácticamente los impulsores de las acciones empresariales.
Por lo tanto, es fundamental que cada uno de estos activos esté debidamente estandarizado, visible y comprensible para que los empleados, gerentes, directores y otros miembros de la empresa puedan utilizarlos de la mejor manera posible.
¡Con un ERP, esto es totalmente factible!
El sistema no solo reúne toda la información importante de las operaciones, sino que también las transforma en elementos utilizables para la conducción del negocio, asegurando la puntualidad, profundidad y alineación con las necesidades de la empresa, independientemente de si es con fines comerciales, de marketing u operativos.
Por lo tanto, esta es una de las características y ventajas del ERP que impactan positivamente en la parametrización, la optimización del valor y la cantidad de datos que circulan en el sistema.
Esto hace que los análisis sean aún más precisos y amplios en términos de utilidad para otros sectores de la empresa.
8. Procesos mejores y más eficientes
Varios aspectos contribuyen a la mejora de los procesos en las empresas, haciéndolos más eficientes a través de los sistemas ERP.
En primer lugar, esta etapa de operaciones optimizadas se puede lograr reduciendo el error humano debido a la automatización de procesos. Esto impacta directamente en la eficiencia y productividad general de los departamentos.
En segundo lugar, con el ERP se agiliza el intercambio de información, lo que permite la identificación temprana de cuellos de botella operativos y la posibilidad de adoptar estrategias de resolución.
Además, una de las ventajas del ERP se expresa en la dimensión de los costos operativos. Desde el momento en que se entienden los procesos de la empresa de forma integrada y holística, es posible identificar puntos de mejora operativa.
Convencionalmente, estas mejoras también se expresan como la reducción de costes innecesarios o la optimización de procesos que los hagan más eficientes y rentables.
9. Mejora de la toma de decisiones
Uno de los aspectos cruciales de la toma de decisiones es el acceso a información cualificada basada en escenarios objetivos y reales. Es decir, un conjunto de datos que expresan de manera efectiva la situación de la empresa, tanto ante los retos como ante las oportunidades.
Este proceso se agiliza mediante el uso de sistemas ERP en la práctica directiva y gerencial de las empresas.
A través de la integración sistémica de varios departamentos, una de las ventajas del ERP es su capacidad para proporcionar datos cualificados a gerentes, directores o directores de empresas.
Esto permite una radiografía real de la condición operativa de la empresa, así como de las tendencias de la demanda y la respuesta de la organización a los requerimientos de producción y mercado.
Por lo tanto, uno de los puntos cruciales que ofrece el ERP es la recopilación de datos e información valiosa que impacta directamente en la asertividad de la toma de decisiones objetivas y razonadas.
10. Flujo de información optimizado
Por último, una de las principales ventajas del ERP está relacionada con el intercambio y el flujo de información. Con este software, es posible optimizar los pasos y procesos utilizados en la comunicación entre los distintos sectores de la empresa.
Por ejemplo, al integrar los diferentes sectores de la empresa, el ERP permite, entre otros aspectos, una mayor agilidad en los procesos, una mayor asertividad en la comunicación, o incluso un mayor dinamismo y reducción del tiempo de respuesta.
En este sentido, la mejora en el flujo de información abarca desde los procesos de emisión de facturas, la gestión de contratos, los procesos administrativos, así como aspectos relacionados con los departamentos de RRHH y gestión de personas.
Esto implica que, a través de un flujo optimizado de información entre departamentos, todo el ecosistema de la empresa se beneficia; Respondiendo de forma dinámica y ágil a las demandas y oportunidades.
ERPs da TOTVS
El Sistema de Gestión ERP de TOTVS es una solución robusta y totalmente configurable que le permite adaptarse y crecer con su empresa, permitiendo la automatización y estandarización de toda la gestión administrativa.
El Sistema de Gestión ERP de TOTVS atiende a empresas de cualquier tamaño, estando totalmente integrado y cumpliendo con la legislación tributaria brasileña, además de facilitar la transición a las nuevas reglas de la Reforma Tributaria.
Abarcando áreas como finanzas, contabilidad, inventario, costos, compras, facturación, entre otras, la solución ERP de TOTVS aumenta el control, la eficiencia y la integración de los procesos y operaciones administrativas de su empresa.
Conozca la solución del Sistema de Gestión ERP de TOTVS y aumente la productividad y eficiencia de su negocio.
Conclusión
En este artículo has comprobado las 10 ventajas del sistema ERP que impactan positivamente en la mejora de los procesos, la eficiencia operativa y la productividad de las empresas.
Como hemos visto a lo largo del artículo, estas ventajas se expresan en diversas áreas gerenciales y directivas del negocio, que van desde aspectos operativos y de control de inventarios hasta la toma de decisiones basadas en datos objetivos.
Por lo tanto, la implementación de estos sistemas en las empresas permite a las organizaciones alcanzar una etapa de mayor productividad, control y eficiencia en su gestión, con miras a la integración de diversos sectores a través de soluciones ERP.
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