Para lograr resultados superiores, todo gerente necesita saber cómo elegir el mejor ERP para su empresa.
Con ella, podrás tener una visión holística del negocio, facilitar la integración en diferentes sectores, y asegurar otras ventajas para tu actividad.
También conocido como software de gestión integrada o de planificación de recursos empresariales, la planificación de recursos empresariales (ERP) es un sistema robusto que estructura y centraliza la información de la empresa.
Por lo tanto, asume un papel importante dentro de las organizaciones de cualquier tamaño y actividad económica.
En este artículo, señalamos 8 aspectos que se deben evaluar a la hora de saber cómo elegir el mejor ERP para tu empresa. ¡Aprende más!
¿Qué es un ERP?
Un ERP (Enterprise Resource Planning) es un sistema integrado que ayuda a gestionar los recursos y procesos de una organización, como las finanzas, el inventario, las ventas, las compras y la producción.
Esta tecnología puede resolver varios problemas dentro de la empresa, tales como:
- Incumplimiento de reglamentos y normas;
- Falta de visibilidad y control sobre costos y gastos;
- Dificultad para seguir y satisfacer las demandas de los clientes de forma ágil;
- Falta de integración y comunicación entre los diferentes departamentos y sistemas;
- Falta de escalabilidad y flexibilidad para adaptarse a las necesidades cambiantes del negocio.
- Desafíos en la toma de decisiones estratégicas basadas en datos confiables y análisis precisos;
- Dificultad para obtener información precisa y actualizada sobre finanzas, inventario, ventas y producción;
- Ineficiencia, improductividad y retrabajo debido a procesos manuales, duplicados y/o desorganizados.
Una investigación publicada a finales de 2022 por Statista señala que se espera que la industria de software empresarial en Brasil alcance ingresos globales de US$ 4,5 mil millones para 2027.
En esta industria se consideran ERP, CRM, Business Intelligence y Supply Chain Management (SCM).
Este crecimiento puede justificarse por muchas razones, pero principalmente por el hecho de que el software resuelve todos los problemas mencionados anteriormente.
Ahora que ya sabes más sobre el software de gestión integrada, ¡es hora de saber cómo elegir el mejor ERP para tu organización!
8 puntos para elegir el mejor ERP para tu empresa
Elegir el mejor ERP para tu empresa es crucial para el éxito de los procesos internos.
A continuación, puedes ver 8 puntos esenciales que se deben tener en cuenta, desde entender las necesidades hasta seleccionar un sistema especializado y formar adecuadamente al equipo.
1. Conoce las necesidades reales de tu empresa
El primer paso para aprender a elegir el mejor ERP es entender para qué se utilizará este software.
Para ello, es fundamental hacer una lista de las necesidades de la empresa, que pueden variar según su tamaño y el sector en el que opere.
Una fábrica de muebles, por ejemplo, puede necesitar funcionalidades en el sistema muy diferentes de los recursos que demanda una cadena minorista de electrodomésticos.
Por lo tanto, vale la pena mapear los procesos ejecutados en la organización para averiguar qué tipo de trabajo debe ser capaz de realizar el software para satisfacer las demandas del negocio.
2. Determina un presupuesto realista
Implementar un ERP es una inversión financiera.
Antes de pagarlo, es interesante realizar una evaluación cuidadosa de los recursos disponibles para cubrir este gasto.
Los costes de este sistema pueden variar enormemente según los módulos, los usuarios e incluso el modelo de negocio del proveedor.
Por lo tanto, un presupuesto realista puede ser una forma de evitar que esta inversión se salga de control y que el software pase de ser una solución inteligente a convertirse en un problema.
Otra recomendación importante aquí es considerar, en este cálculo, los ahorros que se generarán con la implementación de ERP con la automatización y agilidad de procesos. Incluso si la inversión es relativamente alta, puede amortizarse en poco tiempo.
3. Evaluar las funcionalidades del sistema
Después de tener en cuenta sus necesidades y presupuesto, es hora de comenzar a evaluar las características que ofrecen los sistemas de gestión integrados.
Algunos de los módulos clave de ERP incluyen:
- Ventas: pedidos, presupuestos, comisiones, CRM.
- Stock: control de stock, inventario, traspasos..
- Servicios: contratos, tickets, SLAs (acuerdos de nivel de servicio).
- Finanzas: contabilidad, cuentas por pagar y por cobrar, flujo de caja.
- Producción: planificación, control de órdenes de producción, costes.
- Proyectos: presupuestos, cronogramas, seguimiento de costos.
- Recursos humanos: nómina, reloj electrónico de tiempo, beneficios.
- Compras: cotizaciones, solicitudes de compra, recepción de mercancías.
Estos módulos proporcionan una visión completa e integrada de los procesos empresariales clave y ayudan a mejorar la eficiencia y el control de las operaciones.
Pero, ¿cómo evaluar estas características a la hora de aprender a elegir el mejor ERP?
El proceso aquí es relativamente simple: el sistema debe ofrecer lo que se enumeró como una necesidad para la empresa al comienzo del proceso de selección.
Ver si el software sirve a los múltiples sectores de la empresa y cumple su rol como centralizador e integrador de procesos.
Por último, tenga cuidado de no dejarse encantar y pagar más por funciones que parecen interesantes a primera vista, pero que no serán realmente útiles para la gestión y el funcionamiento de la empresa.
Debido a que son herramientas completas, muchos ERP ofrecen múltiples soluciones para diferentes tipos de negocios, pero se debe tener cuidado de no dejarse llevar por características que no se utilizarán en absoluto en la vida diaria de la empresa.
4. Averigüe cómo es el proceso de implementación
La implementación de un ERP es algo delicado.
Dado que esta herramienta puede transformar la forma en que se realiza el trabajo en la empresa, se necesita una atención especial durante este proceso, para evitar errores y rechazos que puedan comprometer su efectividad.
Los sistemas con una usabilidad muy compleja pueden requerir inversiones adicionales en formación y cualificación de los equipos que los operarán.
Además, a menudo puede ser interesante implementar el software por etapas para que la operación no se paralice durante este trabajo.
5. Invertir en tecnologías modernas
¿Quieres saber cómo elegir el mejor ERP, ese sistema que marcará la diferencia para tus procesos en un contexto de transformación digital? Evalúe si adopta tecnologías modernas.
La integración de características avanzadas e innovadoras puede aportar beneficios significativos a la eficiencia y competitividad de la empresa.
El software que ofrece funciones como inteligencia artificial, automatización de procesos, análisis de datos, Business Intelligence y movilidad es una gran opción.
Estas tecnologías permiten una gestión más ágil, conocimientos estratégicos basados en datos y acceso a sistemas en dispositivos móviles.
Además, asegúrese de que el proveedor se comprometa a mantener su sistema actualizado con las últimas tendencias tecnológicas y a ofrecer soporte para futuras integraciones e innovaciones.
Invertir en tecnologías modernas es esencial para garantizar que el ERP elegido esté preparado para enfrentar los desafíos y mantenerse al día con la evolución del mercado.
6. Tener en cuenta el soporte técnico ofrecido
¿Cuántas veces te has sentido molesto en la rutina comercial debido al ineficaz soporte técnico ofrecido por un proveedor?
Al elegir su ERP, vea si existe una garantía de soporte para los usuarios con técnicos especializados que puedan resolver preguntas complejas y resolver problemas con la estabilidad o la funcionalidad del sistema.
Incluso pueden ocurrir fallos de software, pero deben resolverse rápidamente para no perjudicar el rendimiento operativo y los resultados de la empresa.
Además de un equipo técnico a su disposición, existen otros medios que pueden ser útiles e importantes para evitar cualquier problema en la relación entre el software y sus usuarios. Ver:
- Buena documentación;
- Formación esclarecedora;
- Herramientas de soporte automatizadas como chatbots
7. Entrena bien a tu equipo
A la hora de implantar un nuevo ERP, es crucial invertir en una formación adecuada para el personal.
Asegúrese de que todos los usuarios involucrados comprendan completamente las funcionalidades del sistema y sepan cómo usarlo de manera eficiente.
Esto incluye capacitación práctica, talleres y la disponibilidad de materiales de referencia.
Además, promover la capacitación continua para mantenerse al día con las actualizaciones de software y explorar todas sus capacidades.
Un equipo bien formado será capaz de aprovechar al máximo las ventajas del sistema, evitar errores, aumentar la productividad y obtener mejores resultados.
No subestime la importancia de la capacitación, ya que desempeña un papel clave en la adopción exitosa de ERP y maximiza el retorno de la inversión.
8. Opta por un ERP especializado en tu negocio
Optar por un ERP especializado en tu negocio aporta importantes ventajas. Estos sistemas están desarrollados para satisfacer las necesidades específicas de ciertos nichos, ofreciendo funcionalidades y características personalizadas.
Por ejemplo, un ERP para la industria puede cubrir el control de la producción, la gestión de inventarios y la trazabilidad de los productos.
En la construcción civil, un ERP para la construcción se ocupa de las principales actividades del sector, que incluye la gestión de proyectos, los plazos y las mediciones de las obras.
Por lo tanto, cuando aprenda a elegir el mejor ERP, piense en las opciones específicas para su campo de actividad.
Así, podrás optimizar los procesos y aumentar la eficiencia, lo que se traduce en mejores resultados y competitividad en el mercado.
Hacerse cargo de la gestión de una empresa nunca será una tarea fácil, pero es posible optimizar esta responsabilidad con la ayuda de un buen sistema de gestión integrado.
Elegir el mejor sistema ERP para su empresa puede ser una tarea desafiante, pero tener a TOTVS como socio puede marcar la diferencia.
Elige el mejor sistema ERP con TOTVS
Con su experiencia y variedad de soluciones, TOTVS ofrece un sistema de gestión escalable orientado a la completa automatización y estandarización de la gestión administrativa.
Está desarrollado en base a las mejores prácticas de la industria y ofrece una funcionalidad integral adaptada a las necesidades específicas de cada segmento.
¿Sabías que, en 2020, TOTVS tenía el 45,9% del mercado brasileño de Planificación de Recursos Empresariales (ERP)?
Nuestro amplio portafolio de ERP le permite incluso optar por sistemas especializados en diferentes sectores, como la industria, las finanzas, la educación y la construcción.
Al elegir nuestras soluciones, el gerente está seguro de estar eligiendo una empresa de renombre, con amplia experiencia y reconocida en el mercado.
Además, TOTVS se destaca por su constante innovación y compromiso para mantenerse al día con las tendencias tecnológicas. Nuestros sistemas están preparados para integrar tecnologías modernas, como la inteligencia artificial, la analítica de datos y la movilidad, con el fin de impulsar la eficiencia y la competitividad de su negocio.
Con TOTVS, también cuenta con soporte técnico especializado y capacitación para capacitar a su equipo, asegurando una implementación y uso exitoso del sistema ERP. ¡Elija el mejor para su empresa con TOTVS y tenga la tranquilidad de tener una solución completa, personalizada y alineada con las necesidades de su negocio!
Conclusión
En esta entrada del blog, exploramos los aspectos clave a tener en cuenta a la hora de elegir el mejor ERP para tu negocio.
Desde la comprensión de las necesidades reales de la empresa hasta la inversión en tecnologías modernas y la optación por un sistema especializado, cada paso juega un papel crucial en el éxito de la implementación de ERP.
Un ERP bien seleccionado que se adapte a las demandas de la empresa puede aportar muchas ventajas. Algunos de ellos son la optimización de procesos, la promoción de la integración de departamentos, el suministro de información estratégica basada en datos y el impulso de la eficiencia operativa.
Al tener a TOTVS como socio en este viaje, tiene acceso a una amplia gama de soluciones especializadas, soporte técnico de calidad y tecnologías innovadoras.
Sea cual sea su proveedor, recuerde involucrar a su equipo en todo el proceso, proporcionándoles la formación adecuada y capacitándoles para que aprovechen al máximo las características del ERP elegido.
¿Ya sabes cómo elegir el mejor ERP para tu empresa?
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