La tecnología ha sido un gran aliado para las empresas, ayudando a optimizar los procesos. En este contexto, saber implementar un correcto ERP se ha convertido en un paso fundamental para garantizar una gestión empresarial eficiente.
El sistema de gestión puede contribuir a un salto adelante en el día a día administrativo automatizando tareas, estandarizando las operaciones y mejorando el flujo de información.
Según Microsoft, el 93% de las pequeñas y medianas empresas dijeron que sienten que las transformaciones digitales se han acelerado en sus negocios recientemente.
La agilidad de los cambios es una realidad del mercado, que puede ir acompañada de novedades importantes, como ERP más completos, pero también puede traer desafíos de adaptación para las empresas.
Para aprovechar todos los beneficios de los sistemas de gestión, siga este artículo, que proporciona los pasos necesarios para una implementación exitosa.
5 pilares para una implementación exitosa de un ERP
La implantación del sistema ERP (Enterprise Resource Planning) es un paso muy importante para el negocio y, como aporta nuevas perspectivas, es fundamental analizar y planificar todos los detalles que preceden a una inversión de este nivel.
Ser capaz de identificar si ERP es la solución que, de hecho, se adapta a las demandas que enfrenta su negocio en este momento y si la herramienta cumplirá la mayoría de sus expectativas, es esencial para un uso eficiente de la tecnología.
A continuación, hablaremos sobre algunas formas de facilitar esta transición.
1. Buena planificación
Existe un método capaz de ejecutar la planificación conocido como SMART https://es.totvs.com/blog/gestion-de-negocios/objetivos-smart-que-son-ejemplos-y-ventajas-de-aplicarlos-en-las-empresas/ (Specific, Measurable, Attainable, Relevant and Time based ), que puede traducirse como específico, medible, alcanzable, realista y basado en plazos .
Este enfoque puede ayudar a clasificar los objetivos que desea alcanzar con la implementación de ERP, sirviendo como base para una planificación más asertiva.
Para ello, se consideran las formas en que se lograrán y medirán estos resultados, si marcarán una diferencia verdaderamente relevante y si el tiempo para el ajuste será suficiente.
2. Infraestructura preparada
No sólo es imprescindible enumerar las secciones de tu empresa que necesitan optimizarse y, en consecuencia, las funcionalidades que el sistema debe ofrecer. Es importante que este sistema se adapte a sus procesos.
Vale recordar que los modelos de alojamiento de soluciones tienen un impacto directo en el rendimiento del software ERP, a saber:
- On premise: se instala en los servidores propios de la organización y no requiere conexión a internet. Al utilizar el espacio físico, es importante saber si la sede de la empresa puede albergar la solución y si existe un equipo que sepa utilizar y realizar el mantenimiento necesario;
- En la nube: se puede considerar un ERP online, con el sistema alojado en la nube, lo único que necesitas es conexión a internet e iniciar sesión en la plataforma para acceder a las funcionalidades, con soporte técnico y sin necesidad de hardware.
Siguiendo esta lógica, es crucial evaluar si la infraestructura soporta el sistema de gestión empresarial. Aquí la escalabilidad es un punto al que hay que prestar atención, lo que también se aplica a las opciones de actualización y personalización.
Después de todo, las necesidades e incluso los objetivos de su empresa pueden cambiar con el tiempo y no es interesante quedarse atrapado indefinidamente con un alcance fijo.
3. Migración de datos
Después de hacer la planificación inicial y considerar qué formato de hosting es mejor para tu negocio, llega el momento de poner en práctica poco a poco la migración de datos.
Se recomienda una transición suave y a un ritmo fluido debido al gran cambio que supone adoptar un ERP, sobre todo si es la primera vez que la empresa se enfrenta a una solución de este nivel.
Trate de comprender qué datos son esenciales para el buen funcionamiento de todos los sectores del negocio y asegúrese de que estén seguros.
Confiar en un ERP que maneja datos incorrectos y rotos es una pérdida de tiempo y dinero, ya que el software pierde su función, que es exactamente organizar esta base de datos.
Una falla en esta etapa puede resultar en pérdidas importantes para toda su operación, ya que no es práctico corregir datos inexactos después de la implementación.
4. Gestión de equipos y cambio de enfoque
No es nada nuevo que el proceso de implementación del ERP finaliza, de hecho, con la instalación del sistema elegido.
Después de completar esta fase, es extremadamente importante realizar una capacitación específica para su equipo para garantizar que todos sepan cómo utilizar la tecnología. Esto hace que la adaptación sea mucho más fluida, sin comprometer el avance de los procesos.
Esta capacitación, por cierto, debe realizarse antes de que se complete la implementación y antes de que el sistema comience a funcionar, ya que la inversión es muy valiosa y debe realizarse con cuidado para toda su empresa.
5. Cuente con apoyo constante
La implementación de un ERP es el primer paso en el uso de la tecnología, pero el sistema necesita un seguimiento constante para evitar problemas.
Esto implica revisiones periódicas para garantizar que esté funcionando correctamente, así como actualizaciones frecuentes para mantenerse al día con los cambios del mercado.
Con los avances cada vez más rápidos en el desarrollo tecnológico, estas actualizaciones suelen ser constantes y, por ello, contar con soporte técnico es fundamental.
El equipo especializado también puede contribuir a mantener el sistema de forma más eficaz, identificando rápidamente posibles fallos y evitando problemas que puedan perjudicar de alguna manera la gestión de su negocio.
¿Qué problemas se eliminan con un sistema ERP?
La función del ERP es facilitar la gestión de la información de diferentes sectores, centralizar los datos y, a partir de ello, contribuir a una gestión general más eficiente.
En la práctica, el sistema ayuda a reducir o eliminar problemas como:
- reelaboraciones;
- tareas repetitivas;
- procesos manuales;
- errores en los procesos diarios;
- tiempo dedicado a realizar tareas;
- costos operativos innecesarios;
- Tiempo de respuesta en la atención a proveedores y clientes.
¿Qué beneficios tendrá su empresa después de implementar ERP?
Implementar un sistema ERP en la empresa significa tener una base de datos centralizada, automatizar tareas y monitorear las operaciones de manera más eficiente, además de ser una oportunidad para integrar diferentes sectores del negocio.
La tecnología puede aportar muchos beneficios a la empresa en general, contribuyendo directamente a su éxito en el mercado. Entre los beneficios podemos destacar:
- confiabilidad de los datos;
- tomar decisiones más asertivas;
- organización del flujo de información;
- aumento de la productividad de los empleados;
- acceso a informes más completos y eficientes.
ERP es con TOTVS
Destacarse en el mercado es todo un desafío. Según el estudio encargado por Microsoft , destacado al inicio de este contenido, el 40% de las empresas entrevistadas dijeron que aún tenían que invertir en tecnología.
Para mantener una ventaja competitiva, contar con una solución que optimice la rutina, fortalezca el trabajo del directivo y ofrezca nuevas perspectivas a los empleados es un punto de inflexión para su empresa.
Este es el caso de los sistemas de gestión desarrollados por TOTVS, empresa de origen brasileña con más de 25 años de actuación en el mercado latinoamericano, considerada la mayor del sector tecnológico de la región.
Altamente configurables, las plataformas están preparadas para crecer junto con su negocio, adaptándose a diferentes fases y atendiendo a los más diferentes tamaños de empresas.
Desde la gestión financiera hasta la administración de compras e inteligencia empresarial con indicadores de desempeño, los sistemas integran funcionalidades esenciales para procesos más eficientes.
Conozca los sistemas de gestión de TOTVS y descubra cómo contribuyen a optimizar su negocio.
Conclusión
A lo largo de este contenido mostramos consejos que pueden facilitar la implementación de un software ERP, un proceso que se ha vuelto cada vez más imprescindible para organizar la información dentro de las empresas.
Al centralizar los datos, es posible aumentar la confiabilidad de la información, reducir el retrabajo y los costos comerciales generales.
Todo ello repercute positivamente en diferentes áreas de la empresa, desde el control financiero hasta la gestión de compras y la relación con el consumidor.
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