¿Sabes qué es el PMS? Este sistema tecnológico es fundamental para los hoteles que quieran optimizar los procesos del establecimiento. Además, ofrece una experiencia más completa a los huéspedes, con mejores procesos, gestión e infraestructura.
El Sistema de Gestión de Propiedades (PMS) es una herramienta que tiene sus aplicaciones dirigidas a cualquier tipo de negocio del sector hotelero, ya sea pequeño, mediano o grande.
Si quieres conocer más sobre el sistema hotelero, continúa leyendo este artículo y descubre su información principal. ¿Vamos allá?
¿Qué es el PMS?
El PMS es un sistema tecnológico dirigido a los hoteles, que controla las reservas, el check-in y el check-out, y además ayuda a una mejor gestión del establecimiento en su conjunto.
Es esencial para:
- gobernanza hotelera;
- experiencia del huésped;
- evaluación del desempeño;
- gestión financiera;
- almacenamiento e integración de datos;
- flujo diario de control y disponibilidad.
Al registrar información importante en sus bases de datos, podrá obtener mejores análisis de costos, contratos, promociones y tarifas.
Características principales de un sistema PMS
La gestión hotelera depende de varios puntos para tener éxito. En un momento en el que la transformación digital es un factor importante para las empresas, la renovación es necesaria.
Vea algunos de los beneficios que ofrece la herramienta a continuación:
Administración hotelera
Es el área que involucra la planificación, organización, coordinación y control de las actividades relacionadas con la operación de un hotel o cadena hotelera.
Además, es necesario gestionar los recursos humanos, financieros, materiales y operativos de un establecimiento de alojamiento, así como garantizar la calidad de los servicios prestados, la satisfacción del cliente, la rentabilidad empresarial y la competitividad en el mercado.
Algunas de las responsabilidades de quienes se ocupan de la administración del hotel son:
- definir las políticas y objetivos del hotel;
- preparar el presupuesto y el plan de marketing;
- supervisar las rutinas administrativas y operativas;
- coordinar equipos de trabajo;
- negociar con proveedores y socios;
- evaluar resultados e indicadores de desempeño;
- implementar mejoras e innovaciones;
- resolver problemas y conflictos;
- satisfacer las demandas y expectativas de los huéspedes.
Gestión financiera y evaluación del desempeño.
Además de ayudar a delinear mejores estrategias, proporcionar insights y gestionar equipos, el PMS tiene otra función esencial para la gestión hotelera: las finanzas.
Una época de gran demanda, como las vacaciones colectivas o las vacaciones largas, exige un nuevo estudio sobre los precios del alojamiento.
Con más invitados, los costes de profesionales, infraestructuras, gas, electricidad, agua, comida, etc. son mayores. De esta forma, el sistema ayuda a comprender y calcular cómo se deben reajustar las tarifas para que el margen de beneficio del hotel siga siendo satisfactorio.
Registro y recopilación de datos.
La experiencia del huésped es lo más importante en el segmento hotelero. En este sentido, se debe mejorar la relación al máximo, y esto se hace a través de la recopilación y análisis de datos, que permiten conocer y comprender mejor a tu audiencia.
Con el sistema de gestión hotelera, al registrar nuevos huéspedes, es importante recopilar información que permita una comunicación eficiente, específica y personalizada con los clientes.
Esto es necesario no sólo para crear promociones, por ejemplo, sino también para descubrir los gustos personales de cada persona, asegurando una estancia perfecta que asegure el retorno y la retención del consumidor.
Gestión de huéspedes y estancia.
En hoteles y posadas cuidar la llegada y salida de los huéspedes es un desafío complejo, pues va más allá del simple cobro de tarifas. Es necesario inspeccionar la habitación y posibles desperfectos, limpiar y preparar la suite para el próximo cliente, etc.
Especialmente en establecimientos más pequeños, donde el equipo de empleados es pequeño y responsable de más de una función, es posible que esta actividad se salga de control y perjudique su operación.
De esta manera, el PMS del hotel dispone de toda la información de check-in, check-out y futuras reservas, lo que señala claramente cada paso de la rutina. De esta manera, los fallos administrativos y los retrasos en la disponibilidad de habitaciones se convierten en un problema drásticamente reducido.
¿Cuáles son los beneficios de tener un sistema de gestión hotelera?
Ahora que ya sabes qué es el PMS en la industria hotelera y sus funciones, es momento de conocer sus principales beneficios. Verificar:
- centraliza todas las actividades e información en un solo lugar: facilita encontrar información sobre alojamiento, reservas, datos de huéspedes y facturación, por ejemplo;
- organiza los procesos: que automatiza flujos y procesos, además de optimizar el tiempo de todos los empleados del hotel;
- realiza control financiero: permite el control de las cuentas por pagar y por cobrar, así como de los pagos y cobros;
- permite un servicio más rápido y mejora la experiencia del cliente: la información sobre los huéspedes se almacena de forma segura. Además, es posible enviar mensajes y correos electrónicos personalizados a los clientes, como descuentos especiales en su cumpleaños.
- proporciona informes que ayudan a una toma de decisiones más asertiva: esto evita errores y olvidos que pueden ocurrir con el control de ocupación a través de hojas de cálculo manuales;
- Implementación e integración más rápida del sistema: lo que permite una mayor agilidad en todos los procesos del hotel.
Computación en la nube trabajando en el PMS
Disponer de sistemas de gestión que operan en la nube ya es una realidad en la mayoría de empresas, y cuando hablamos de qué es un PMS no es diferente. Aportando más sencillez, agilidad y dinamismo, puede ser una pieza clave para su hotel.
Por lo tanto, contar con el sistema PMS en la nube hace que la instalación, mantenimiento y uso inteligente del espacio sea muy fácil, ya que el servidor está alojado en la nube.
Más difícil que conquistar a un consumidor es conservarlo. En un momento en el que la experiencia del huésped tiene un alto impacto en su satisfacción, lo ideal es que, más que unas buenas instalaciones, el servicio complemente la calidad de tu hotel.
El PMS en la nube aporta una movilidad inusual a su equipo. Mediante dispositivos móviles, como smartphones y tablets, todos los profesionales son libres de realizar sus actividades de la mejor forma posible, sin interferencias ni ruidos en la comunicación y sin necesidad de estar siempre en recepción.
Si un huésped llega temprano, por ejemplo, puedes enviar una alerta de prioridad al equipo de limpieza. También es posible avisar en tiempo real al área de mantenimiento sobre problemas en las habitaciones, como televisión, ducha, etc. Para resolver situaciones que puedan comprometer su estancia, la agilidad lo es todo.
Consejos para elegir el mejor PMS para tu hotel
Ya entiendes que contar con un sistema de gestión hotelera es fundamental para agilizar todos los procesos dentro de tu empresa, ¿verdad?
Mira algunos consejos que te ayudarán a elegir el sistema y que no te puedes perder:
Control financiero
Es muy importante que un sistema cuente con un control financiero eficiente, que pueda acelerar los procesos y reducir las fallas.
Debe colaborar en los cálculos y reportes de cuentas por pagar y por cobrar, así como pagos y cobros de huéspedes y proveedores.
Esto significa que podrás tener un flujo de caja más organizado y facilitar la generación de obligaciones tributarias y contables.
Sistema web
Compruebe que el sistema esté basado en la web y que se pueda acceder a él desde cualquier lugar con acceso a Internet, especialmente fuera del hotel.
Esto facilita su implementación y puede controlar todo lo que necesita dentro del sistema desde cualquier lugar.
Integración con ventas
Un sistema de gestión hotelera debe estar integrado con todos los canales de venta para que sea posible realizar cambios rápidamente, gestionar reservas e inventarios y evitar retrabajos.
Facilidad de uso para los invitados
Un sistema debe ser de fácil acceso y ágil para todos los empleados del hotel, pero también debe hacer la vida más fácil a los huéspedes, como ofrecer check-in y check-out online a través de la app, recibir mensajes vía WhatsApp, por ejemplo.
Calidad en soporte técnico
Normalmente, los sistemas pueden enfrentar problemas técnicos y, por lo tanto, es importante preocuparse por la calidad del soporte técnico al elegir un sistema.
Para ello, analiza cómo se presta la asistencia ofrecida y si funciona todos los días de la semana y las 24 horas del día. Además, compruebe si la empresa es especializada.
Soluciones TOTVS para hostelería
Saber qué es el PMS es fundamental para la gestión de cualquier hotel, sobre todo entender cómo puede ayudar en la gestión hotelera, ¿verdad?
TOTVS es una empresa 100% brasileña, referencia en tecnología, gestión e innovación. Nuestras soluciones son adecuadas para hoteles y posadas de todos los tamaños y se adaptan exactamente a sus necesidades.
Con nuestro sistema TOTVS para Hospitalidad es posible automatizar todos los procesos de reserva, gestión de habitaciones y cálculo de tarifas.
Además, mejora la experiencia de los huéspedes, que pueden iniciar el check-in a través del móvil antes de llegar al hotel y los camareros pueden atender a los clientes desde cualquier lugar.
¡Hazlo más fácil para tus huéspedes y tu hotel con el sistema TOTVS para Hospitalidad!
Conclusión
En este contenido explicamos qué es el PMS en la industria hotelera, presentamos su importancia y los beneficios que aporta al sector.
También cubrimos cómo una solución alojada en la nube es esencial para una mejor organización del equipo y la satisfacción de los huéspedes.
Finalmente, te ofrecemos algunos consejos que te ayudarán a elegir un sistema de gestión hotelera de calidad. Pero para facilitar esta elección, te recomendamos el sistema TOTVS para Hospitalidad, que aumenta tus ventas y mejora la experiencia de tus clientes.
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